【培訓(xùn)課件】高效會(huì)議

1、11:12:4912022-4-1022022-4-1032022-4-104主要內(nèi)容2022-4-105會(huì)議的意義關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：我存在，故我開(kāi)會(huì)我存在，故我開(kāi)會(huì)2022-4-106會(huì)議的種類(lèi)按人數(shù)分類(lèi)按人數(shù)分類(lèi) 按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)方式分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)按開(kāi)會(huì)目的分類(lèi)團(tuán)體會(huì)議團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議視頻會(huì)議宣布人事安排、講解政策宣布人事安排、講解政策的會(huì)議的會(huì)議當(dāng)眾表?yè)P(yáng)和批評(píng)的會(huì)議當(dāng)眾表?yè)P(yáng)和批評(píng)的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議固定的會(huì)議固定的會(huì)議集思廣益的會(huì)議集思廣益的會(huì)議關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞： 萬(wàn)會(huì)朝宗萬(wàn)會(huì)朝宗解決問(wèn)題解決問(wèn)題2

2、022-4-107會(huì)議的成本計(jì)算n時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)時(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間會(huì)議秘書(shū)工作會(huì)議服務(wù)人與會(huì)者的旅行時(shí)間會(huì)議秘書(shū)工作會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）員工作時(shí)間）n金錢(qián)成本開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本金錢(qián)成本開(kāi)會(huì)的時(shí)間成本與會(huì)人員平均每小時(shí)與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資的工資n直接成本會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)旅費(fèi)、直接成本會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)旅費(fèi)、食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)n不定損失成本不定損失成本會(huì)議必須成功以回收成本會(huì)議必須成功以回收成本2022-4-108高效會(huì)議成功法則（1）2022-4-109無(wú)需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果如如果果2022-4-1010必

3、需開(kāi)會(huì)的五個(gè)如果如如果果2022-4-1011高效會(huì)議成功法則（2）2022-4-1012會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開(kāi)會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽(tīng)材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知2022-4-1013高效會(huì)議成功法則（3）2022-4-1014高

4、效會(huì)議成功法則（4）2022-4-1015高效會(huì)議技巧（一）主持會(huì)議技巧n如何做開(kāi)場(chǎng)白如何做開(kāi)場(chǎng)白n主持人守則主持人守則n如何處理會(huì)議中的意外和沖突如何處理會(huì)議中的意外和沖突2022-4-1016開(kāi)場(chǎng)語(yǔ)練習(xí)：n原則：原則： 明確會(huì)議議題明確會(huì)議議題 限定會(huì)議時(shí)間限定會(huì)議時(shí)間 會(huì)議內(nèi)容會(huì)議內(nèi)容 會(huì)議方式會(huì)議方式2022-4-1017主持人的守則與責(zé)任n營(yíng)造和諧氣氛營(yíng)造和諧氣氛n按照議程進(jìn)行按照議程進(jìn)行n正確總結(jié)討論的內(nèi)容正確總結(jié)討論的內(nèi)容n引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言n幫助與會(huì)者理清不假思索的想法幫助與會(huì)者理清不假思索的想法n尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的尊重別人

5、，避免出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況情況n減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論n保持中立態(tài)度保持中立態(tài)度2022-4-1018意外和沖突的處理蟬的癥狀：蟬的癥狀：講與主題無(wú)關(guān)的故事講與主題無(wú)關(guān)的故事講得模糊而不具體明確講得模糊而不具體明確拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)拒絕傾聽(tīng)別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：采用非語(yǔ)言性暗示采用非語(yǔ)言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解成度探詢、總結(jié)、測(cè)試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言帶入別人發(fā)言2022-4-1019意外和沖突的處理鯊魚(yú)的癥狀：鯊魚(yú)的癥狀：有攻擊別人的傾向有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見(jiàn)總是

6、給予消極的、否定的意見(jiàn)主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：理解對(duì)方的想法或情緒理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中無(wú)論什么意見(jiàn)都可以提重申會(huì)議中無(wú)論什么意見(jiàn)都可以提但正面的建議會(huì)更受歡迎但正面的建議會(huì)更受歡迎采用非語(yǔ)言性方式打斷采用非語(yǔ)言性方式打斷2022-4-1020意外和沖突的處理驢的癥狀：驢的癥狀：過(guò)于敏感過(guò)于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面“墻墻”不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題不能站在別人的立場(chǎng)看問(wèn)題主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn)重復(fù)問(wèn)題重復(fù)問(wèn)題短暫沉默短暫沉默2022-4-1021意外和沖突的處理兔子的癥狀：兔子的癥狀：質(zhì)疑正在使用的程序質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建

7、議總是提議不同的程序或建議主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：突出他的貢獻(xiàn)突出他的貢獻(xiàn)重申可以先試用現(xiàn)在的程序，重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施法實(shí)施2022-4-1022意外和沖突的處理螃蟹的癥狀：螃蟹的癥狀：開(kāi)會(huì)時(shí)還在做別的工作開(kāi)會(huì)時(shí)還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話時(shí)常接電話打瞌睡，走神打瞌睡，走神主持人對(duì)策：主持人對(duì)策：對(duì)開(kāi)小會(huì)者，主持人停止說(shuō)話或者對(duì)開(kāi)小會(huì)者，主持人停止說(shuō)話或者示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議短暫沉默示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議短暫沉默問(wèn)他們是不是覺(jué)得應(yīng)該先分組討論，問(wèn)他們是不是覺(jué)得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論然后集中討論

8、對(duì)打瞌睡者，可中間休息對(duì)打瞌睡者，可中間休息5 5分鐘，分鐘，并加快會(huì)議議程并加快會(huì)議議程2022-4-1023高效會(huì)議技巧（二）參與會(huì)議技巧n與會(huì)者守則與會(huì)者守則n如何進(jìn)行信息溝通與反饋如何進(jìn)行信息溝通與反饋2022-4-1024與會(huì)者的守則與責(zé)任n會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)前充分準(zhǔn)備n會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)n以解決問(wèn)題為己任以解決問(wèn)題為己任n保持開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)保持開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)n盡可能多地獲取信息盡可能多地獲取信息n耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)n勇于發(fā)言，言之有物勇于發(fā)言，言之有物n不進(jìn)行人身攻擊不進(jìn)行人身攻擊n避免

9、出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言n會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié)2022-4-1025會(huì)議中的信息溝通與反饋n溝通漏斗溝通漏斗n溝通金三角溝通金三角n反饋時(shí)的漢堡原理反饋時(shí)的漢堡原理n良好反饋的特征良好反饋的特征2022-4-1026溝通漏斗溝通漏斗別人行動(dòng)20別人聽(tīng)懂40別人聽(tīng)到60你嘴上說(shuō)80你心里想1002022-4-1027溝通金三角溝通金三角自己對(duì)方設(shè)身處地2022-4-1028良好反饋特征n要描述行為，不要判斷要描述行為，不要判斷n側(cè)重表現(xiàn)而非性格側(cè)重表現(xiàn)而非性格n要征求意見(jiàn)，著眼未來(lái)要征求意見(jiàn)，著眼未來(lái)n不能傷害別人的自尊不能傷害別人的自尊n實(shí)際可行實(shí)際可行2022-4-1029高效會(huì)

10、議技巧（三）如何達(dá)成決議n彼得彼得德魯克決議方法德魯克決議方法n決策類(lèi)型及應(yīng)用決策類(lèi)型及應(yīng)用2022-4-1030達(dá)成決議彼得達(dá)成決議彼得 德魯克決議法德魯克決議法用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論之列舉或圖示各提案并開(kāi)始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)估計(jì)各提案之獲益率估計(jì)各提案之獲益率評(píng)估有無(wú)采集更多資料的需要評(píng)估有無(wú)采集更多資料的需要征求反對(duì)意見(jiàn)征求反對(duì)意見(jiàn)以中立角度檢視正反意見(jiàn)以中立角度檢視正反意見(jiàn)尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同單位對(duì)提案做適當(dāng)

11、的修整與妥協(xié)單位對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督2022-4-1031無(wú)異議決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)共識(shí)決策確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開(kāi)支持它；意見(jiàn)不和是最佳的，并公開(kāi)支持它；意見(jiàn)不和及沖突的發(fā)生率最低及沖突的發(fā)生率最低保證所有問(wèn)題和思想得到公開(kāi)辯論，每保證所有問(wèn)題和思想得到公開(kāi)辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)；復(fù)雜的個(gè)團(tuán)隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)；復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議的決議允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn)；保允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)

12、題發(fā)表自己的意見(jiàn)；保證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過(guò)簡(jiǎn)單唱證大多數(shù)人獲勝；決議可以通過(guò)簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)迅速和高效地做出票，相對(duì)迅速和高效地做出決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效實(shí)用；在權(quán)利界限明顯的地方最有效2022-4-1032會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧n會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能n與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)n主持人的會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)跟跟跟跟跟跟2022-4-1033會(huì)議記錄的技巧n重要會(huì)議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間重要會(huì)議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間n主持人，不要兼任會(huì)議記錄者工作。主持人，不

13、要兼任會(huì)議記錄者工作。n會(huì)議記錄盡可能維持在一頁(yè)紙內(nèi)會(huì)議記錄盡可能維持在一頁(yè)紙內(nèi)n會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處；字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處；列出會(huì)議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期列出會(huì)議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期n盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者2022-4-1034與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)n拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己工作相關(guān)的信息做標(biāo)記工作相關(guān)的信息做標(biāo)記n分析一下會(huì)議的過(guò)程，不同與會(huì)者對(duì)同一分析一下會(huì)議的過(guò)程，不同與會(huì)者對(duì)同一問(wèn)題的不同態(tài)度和表現(xiàn)問(wèn)題的不同態(tài)度和表現(xiàn)n分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)n考慮會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)完成方案考慮會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)完成方案n將會(huì)議精神貫穿到下一步