集團會議管理制度

1、集團公司會議管理制度第一章 總則第一條 為進一步規(guī)范會務(wù)管理、轉(zhuǎn)變工作作風，嚴肅會議紀律，進一步提高會議的質(zhì)量和效率，統(tǒng)一思想，集中集體智慧形成正確決定，充分發(fā)揮會議的指導、協(xié)調(diào)和推動作用，實現(xiàn)務(wù)實高效的目標。使*集團公司（以下簡稱“公司”）的會議管理規(guī)范化和有序化，特制定本辦法。第二條 適用范圍本制度適用于*集團公司召集或舉行的各種例會及專題會議。適用于公司各類會議的管理。第三條 原則1、會議本著簡短有效、精減節(jié)儉原則運行。2、強調(diào)會前通知、會時簽到、會議紀律、會中記錄、會后落實五項要求。3、與會人在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都

2、必須堅決執(zhí)行。4、各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召開，（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外）應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。第二章 職責第四條 歸口部門集團辦公室負責監(jiān)督本制度的執(zhí)行。第五條 職責1、集團辦公室負責集團公司總經(jīng)理辦公會和集團辦公會的組織及相關(guān)工作。2、集團生產(chǎn)經(jīng)營辦負責集團公司生產(chǎn)經(jīng)營管理例會的組織及相關(guān)工作。3、集團各職能部門、各子公司負責本部門/公司例會及所涉專題會的組織及相關(guān)工作。4、會議組織部門/公司負責各種會議的會場安排、設(shè)備準備，負責管理保存所有會議紀要原件。第三章 會議分類第六條 會議的重要任務(wù)是研究布置工作，總結(jié)經(jīng)驗教訓，分

3、析解決問題，傳達上級指示。第七條 公司的會議類別有：集團年終總結(jié)表彰大會、集團年度經(jīng)營大綱研討會、集團管理評審會、集團總經(jīng)理辦公會、集團辦公會、集團生產(chǎn)經(jīng)營管理會、職工代表大會、每周工作例會、專題會、朝會、工會匯報會、臨時會和碰頭會。第八條 集團年終總結(jié)表彰大會1、召開時間：每年召開一次，于次年春節(jié)前后兩周內(nèi)召開。 2、主持人：由集團辦公室推薦，集團總經(jīng)理確定人選。3、出席人員：公司中層管理人員、各子公司主管以上干部和受表彰員工，必要時邀請有關(guān)人士列席參加。4、會議主要內(nèi)容：(1) 回顧一年來公司各項工作開展情況（或簽訂下年各單位經(jīng)營目標責任書）；(2) 集團公司總經(jīng)理作年度經(jīng)營工作總結(jié)報告，

4、總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出下年改進的措施，布置下年工作，明確下年工作目標和任務(wù)及完成時間的要求； (3) 集團董事長致辭并傳達董事會決定及有關(guān)精神；(4) 集團領(lǐng)導頒布表彰決定，集團公司領(lǐng)導、各子公司領(lǐng)導和嘉賓為獲獎單位和人員頒獎。5、組織部門：集團辦公室和集團人力資源部。第九條 集團年度經(jīng)營大綱研討會1、召開時間：每年召開一次，于當年1月份內(nèi)召開。 2、主持人：集團總經(jīng)理3、出席人員：集團公司高層管理人員、集團公司各職能部門負責人、各子公司負責人。4、會議主要內(nèi)容：(1) 集團各職能部門報告上年度經(jīng)營管理計劃完成情況及提交下年經(jīng)營管理計劃； (2) 各子公司負責人報告上年生產(chǎn)經(jīng)營管理計劃完成情況及提

5、交下年生產(chǎn)經(jīng)營管理目標計劃； (3) 業(yè)績優(yōu)秀單位作年度經(jīng)營管理工作經(jīng)驗總結(jié)交流；(4) 集團總經(jīng)理作年度經(jīng)營工作總結(jié)和新年工作思路報告；(5) 集團公司與各子公司簽訂下一年度的各單位經(jīng)營目標責任書。此項或可延至集團年終總結(jié)表彰大會時進行；(6) 集團公司董事長作指示。5、組織部門：由集團集團總經(jīng)理確定經(jīng)營大綱編制所屬部門，集團辦公室配合。第十條 集團管理體系評審會1、召開時間：每年召開一次，具體時間由集團質(zhì)量部負責人確定。 2、主持人：集團公司總經(jīng)理。3、出席人員：由集團質(zhì)量部確定。4、會議主要內(nèi)容：(1) 集團各職能部門報告上季度相關(guān)管理工作完成情況，并提出改進措施及建議；(2) 集團各子

6、公司報告上季度相關(guān)管理工作完成情況，并提出改進措施及建議； (3) 針對各職能部門、各子公司的報告，與會人員分別提出意見，對管理工作中存在的問題進行研討，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施； (4) 集團公司總經(jīng)理對管理工作進行評審。5、組織部門：集團質(zhì)量部（體系監(jiān)督審核會議及內(nèi)審會議另訂）。第十一條 集團公司總經(jīng)理辦公會1、召開時間：每月召開二次，根據(jù)需要由集團公司總經(jīng)理確定具體時間。 2、主持人：集團公司總經(jīng)理。3、出席人員：根據(jù)需要由集團公司總經(jīng)理確定。4、會議主要內(nèi)容：公司經(jīng)營計劃事項，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項，人事管理事項，公司合理化建議管理事項，公司其他重大經(jīng)營決策和管理問題

7、等。5、組織部門：會議主要議題所涉相關(guān)職能部門。第十二條 集團辦公會1、召開時間：每月召開三次，于每周五下午召開。 2、主持人：集團公司總經(jīng)理。3、出席人員：集團公司副總經(jīng)理（總監(jiān)）、集團各職能部門負責人、各子公司負責人。4、會議主要內(nèi)容：(1) 傳達董事會決議或有關(guān)精神； (2) 研究解決公司經(jīng)營活動中需要解決的重大問題； (3) 責任部門/公司報告專題工作的基本情況與解決方案； (4) 相關(guān)部門/公司提出意見和建議； (5) 作出專題工作的相關(guān)決定；(6) 落實會議決定執(zhí)行的責任人、監(jiān)督人和檢查標準、完成時間；5、組織部門：集團辦公室。第十三條 集團生產(chǎn)經(jīng)營管理會1、召開時間：每周一下午1

8、6時召開。如遇節(jié)假日，召開時間相應(yīng)順延，若一周工作日不超過 3 日，則該周例會取消。2、主持人：集團公司生產(chǎn)副總經(jīng)理。3、出席人員：集團公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理（總監(jiān)）、集團各職能部門正副職及助理、各子公司正副職及助理。4、會議主要內(nèi)容：(1) 各子公司報告上周生產(chǎn)經(jīng)營計劃和臨時任務(wù)完成情況并提交下周工作計劃，提出需要會議解決的事項； (2) 集團技術(shù)部報告上周各子公司技術(shù)改進情況和新品進展情況，并提出要求；(3) 集團質(zhì)量部報告上周各子公司品質(zhì)檢查情況和6S管理情況，并提出要求； (4) 集團生產(chǎn)經(jīng)營部對各子公司生產(chǎn)、經(jīng)營完成情況做分析，并提出要求；(5) 集團辦公室、人力資源部、財務(wù)部報告所需

9、會議討論或解決事項；(6) 集團公司生產(chǎn)副總經(jīng)理對上周各子公司生產(chǎn)經(jīng)營管理工作進行點評，協(xié)調(diào)跨部門工作，并對生產(chǎn)經(jīng)營活動中存在問題所采取的措施提出要求，確定會議決定執(zhí)行的責任人、監(jiān)督人和檢查標準、完成時間；(7) 集團公司總經(jīng)理作指示。5、組織部門：集團生產(chǎn)經(jīng)營辦。第十四條 職工代表大會原則上每年度舉行一次大會，由集團工會主席或分管領(lǐng)導主持，出席人員為工會委員、工會小組組長和選舉的職工代表。會議主要內(nèi)容：通報公司經(jīng)營管理情況，討論職工關(guān)心的切身利益問題，改選工會委員，研究公司發(fā)展相關(guān)的合理化建議；第十五條 集團職能部門/子公司每周工作例會1、召開時間：原則上為每周二召開（集團生產(chǎn)經(jīng)營管理會次日

10、）。如遇節(jié)假日，召開時間相應(yīng)順延，若一周工作日不超過 3 日，則該周例會取消。2、主持人：集團職能部門/子公司負責人。3、出席人員：集團各職能部門全體人員/各子公司主管以上管理人員。4、會議主要內(nèi)容：(1) 傳達集團公司會議決議、決定以及上級指示精神；(2) 部門人員報告上周工作計劃和臨時任務(wù)完成情況；(3) 負責人講評上周工作，小結(jié)指出上周工作中存在的問題，點評員工業(yè)績；(4) 提出下周工作的要點，布置和安排下周工作，研究解決與會人員提出的需要解決的問題；(5) 研究完成任務(wù)的具體辦法，布置本周工作。5、會議組織：集團職能部門/子公司負責人。第十六條 專題會議 指由相關(guān)部門（或人員）組織的針

11、對專項問題的會議，根據(jù)工作需要召開，一般由公司領(lǐng)導主持。會議內(nèi)容、時間、地點和參加人員由召集人確定。第十七條 朝會上班前15分鐘開朝會，由車間班組負責人主持，所屬當班員工全部參加。主要內(nèi)容：講評本班前一天的工作，表揚好人好事，糾正存在的問題，提出當天的主要工作任務(wù)和要求。第十八條 工作匯報會 下級向上級匯報指定內(nèi)容，周期為定期或不定期，匯報會由上級主管主持，出席人員為上下級或有關(guān)責任人。第十九條 臨時會和碰頭會根據(jù)需要不定時召開，由召集人或分管領(lǐng)導主持，會議內(nèi)容、時間和參加人員因會而定。第四章 會議組織第二十條 會議程序一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：1、確立會議議題；2、安排會

12、議議程；3、發(fā)出會議通知；4、會務(wù)準備；5、做會議記錄和攝像、錄音；6、整理會議紀要、決議；7、相關(guān)領(lǐng)導閱改、簽批；8、印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。第二十一條 確立會議議題會議的議題可能有以下的來源：公司領(lǐng)導提出和各部門提出，集團辦公室收集等。第二十二條 對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報告，該報告包括：1、會議名稱；2、會議主要議題；3、會議時間；4會議地點；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）。重要會議涉及財務(wù)收支的，還需提交會議財務(wù)（支出收入）預算、現(xiàn)有籌備情況及進展、籌備時間進度等，經(jīng)批準后方執(zhí)行。第

13、二十三條 提前發(fā)出會議通知會議召集部門需在會議召開前一個工作日通知各參會部門（人員），并同時報備辦公室。例會時間固定，不需另行通知。如出現(xiàn)會議時間調(diào)整，集團級例會由會議組織部門通知各參會人員，報備集團辦公室并說明原因。1、通知內(nèi)容包括：時間、地點、參會人員、議題、議程及編組等。2、方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會召開的確認。3、出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。4、通知時間：根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前發(fā)送。第二十四條 會務(wù)準備會務(wù)準備包括以下內(nèi)容：會議場所布置座次布局、會議需用設(shè)備的準備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、

14、簽到簿、備用桌椅、電源插頭和延長線、麥克風和播放系統(tǒng)、投影儀、幻燈片、白板（黑板）和筆，以及錄音工具，資料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）、墨水、茶水、飲料、水果或點心等。根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進行相應(yīng)的準備。第二十五條 各部門召開本部門會議，由本部門指定負責會議紀要的起草人。幾個部門召開聯(lián)席會議，由幾個部門協(xié)商指定一個部門負責起草會議紀要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。一個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負責會議紀要的起草工作。第二十六條 會議紀要會議主持人應(yīng)安排會議記錄人，記錄人應(yīng)清晰、全面、客觀地記錄會議所有內(nèi)容，并根據(jù)記錄整理會議紀要。起草會議紀要的內(nèi)容要求：1、

15、必須全面記錄會議的內(nèi)容。2、必須準確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的觀點。3、會議紀要必須做到全而精，要詳略得當，重點突出。4、起草會議紀要應(yīng)采用打印體；時間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時要保持紙面清潔。5、集團會議紀要一般要由集團總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理簽發(fā)，重要決議還需經(jīng)所有參會人員閱讀會簽后存檔。6、會議紀要應(yīng)在會后的三天之內(nèi)報送公司領(lǐng)導及相關(guān)業(yè)務(wù)對口部門，并提交集團辦公室備案。7、會議紀要一般只能在公司OA上發(fā)送電子文本，且未經(jīng)簽發(fā)人允許一律不得外傳，其發(fā)送范圍由簽發(fā)人審核確定。8、各單位會議紀要每年12月31日前統(tǒng)一整理

16、成冊，送集團辦公室封存歸檔。9、會議中形成的決議、決定由會議組織者或者領(lǐng)導指定專門部門負責督查督辦。第五章 會議效率管理第二十七條 判斷會議效率的高低有以下的標準：1、會議是否按預期進行。2、目的及議題是否清晰，是否徹底討論。3、會場準備是否完善。4、資料是否齊全。5、會議日程是否有計劃性。6、參加者是否預先了解主題。7、討論離題是否嚴重。8、會議氣氛是否熱烈。9、建設(shè)性發(fā)言數(shù)量。10、是否得出結(jié)論或?qū)Σ?。第二十八條 提高會議效率的要領(lǐng)： 1、要嚴格遵守會議的開始時間。2、要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。3、要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。4、在會議進行中要注意如下事項

17、：（1）發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?（2）發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?（3）是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?（4）發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進?5、應(yīng)當引導在預定時間內(nèi)做出結(jié)論。6、在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間。7、應(yīng)當把整理出來的結(jié)論交給全體與會人員表決確認。8、應(yīng)當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。第二十九條 會議禁忌事項： 1、發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕2、不可取用不正確的資料。3、不可打斷他人的發(fā)言4、不要中途離席第三十條 會議管理技巧： 1、控制出席人數(shù)，與會無關(guān)者不參加。2、每次會議須明確主題。3、對重大或有分歧的議題，在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應(yīng)及時制止且擱

18、置該問題，會后再議。4、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時間。5、對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發(fā)言時間做出小結(jié)，及時做出決定。第六章 會議室管理第三十一條 集團公司的會議室由集團辦公室統(tǒng)一管理和調(diào)配使用，各子公司的會議室由子公司行政內(nèi)勤管理。第三十二條 會議室使用登記手續(xù)除集團公司例會外，各部門由于工作原因需要使用集團公司會議室及會議室物品等，應(yīng)提前24小時通知集團辦公室，以便統(tǒng)一安排。1、凡需用會議室的部門及人員須提前做預約登記手續(xù)。2、會議室預約登記手續(xù)由集團辦公室辦理。3、會議結(jié)束后將會議紀要送集團辦公室備案。第三十三條 會議室

19、必備的物品、用品和環(huán)境1、會議室必備有會議桌、椅，會務(wù)準備有特殊要求的，請與集團辦公室協(xié)商。2、根據(jù)會議的實際情況，需要使用相關(guān)部門的物品時，應(yīng)當事先征求相關(guān)部門和集團辦公室的意見；使用完畢后，應(yīng)當立即返還或者通知相關(guān)部門進行查驗并交回。3、各部門應(yīng)當指定專人負責辦理會議室的使用手續(xù)，及會議室的布置，物品的借用、保管和返還。4、各部門在使用會議室時，應(yīng)當自覺保持室內(nèi)清潔。會議結(jié)束時，參會人員應(yīng)整理個人物品，帶走桌面垃圾，并將座椅放回原處。會議結(jié)束離開時，應(yīng)當對會議室進行必要的整理，關(guān)閉燈具、空調(diào)、音響及投影設(shè)備，同時應(yīng)當注意保持會議室物品的原狀，會議室內(nèi)的物品，不得隨意挪動。5、由集團辦公室組

20、織的會議，會議物品由集團辦公室負責統(tǒng)一整理和收回。其他任何部門和參會人員不得將會議物品隨意帶走。6、使用會議室后，使用人未及時將所用物品歸還或者未及時整理會議室的，部門負責人將繳納樂捐款100元/次。7、會議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求：（1）注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生.（2）嚴禁在會議室吃東西。（3）嚴禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關(guān)的設(shè)施。（4）嚴禁在會議室處理與工作無關(guān)的事情。第三十三條 會議室維護費用由集團辦公室編制預算并執(zhí)行。第七章 會議紀律第三十三條 會議組織部門負責參會人員的簽到、檢查和維護會議紀律。參會人員到達會場時即進行簽到，會議結(jié)束時由組織人在簽到表上標注遲到、早退和應(yīng)到未

21、到人員情況。第三十三條 參會人員必須準時到會，保持會場秩序，不得隨意走動或外出會客，會上不得隨意交談，不得撥打或接聽電話，不得在會場抽煙，不得辦理與會議無關(guān)的事。第三十四條 應(yīng)參會人員不得以工作繁忙等理由推脫參會（不包含臨時通知的會議、以及臨時更改時間的會議），因故不能參會的人員，須提前向會議主持人請假并獲得批準。獲準不參會的，繳納樂捐款50元/次；擅自缺席不到會的，繳納樂捐款100元/次；請假未經(jīng)批準同意，不到會的，繳納樂捐款100元/次，并考核績效測評5分。第三十五條 參會人員應(yīng)提前5分鐘到會進行簽到，不得以時鐘誤差等作為會議遲到的理由。遲到：遲到15分鐘繳納樂捐款20元，遲到30分鐘內(nèi)繳

22、納樂捐款30元，遲到45分鐘內(nèi)繳納樂捐款60元；遲到45分鐘以上，繳納樂捐款100元。第三十六條 參會人員不得隨意離開會場，有急事離開會場必須征得會議主持人同意后方能離開。開會中途不假退場者，按早退處罰。早退的，繳納樂捐款50元/次。第三十七條 參會人員應(yīng)認真筆記，積極發(fā)言。在會場上吸煙者或打瞌睡的，繳納樂捐款50元/次。第三十八條 參會人員必須帶上記錄本和筆參加會議，將與自己相關(guān)的工作要點記錄下來；會后在本單位/部門組織相關(guān)人員做好會議精神和決議項的宣傳和貫徹執(zhí)行工作。會議組織部門負責在會上抽查參會人員是否帶記錄本參會；未帶記錄本記錄的，通報集團辦公室一次扣罰當事人樂捐20元。會后由人力資源

23、部負責抽查參會人員的記錄情況和相關(guān)會議決定的傳達和貫徹執(zhí)行情況；對未按會議要求執(zhí)行的責任人提出績效測評考核2分意見。第三十九條 參會人員在會議期間不準撥打、接聽電話，電話鈴聲須調(diào)至震動或關(guān)閉狀態(tài)。開會時，手機鈴聲響的，繳納樂捐款50元/次；未經(jīng)主持人同意，撥打或接聽電話的，繳納樂捐款100元/次。會議中除緊急情況外，不得接聽電話，接聽電話應(yīng)當向主持人請示，并且接電話不能離開會議室，每次接聽電話不能超過5分鐘，接聽時不能高聲喧嘩。一般電話應(yīng)在休息時或會議后接聽或回叫對方，嚴禁會議中長時間接聽電話。第四十條 參會人員必須嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布前，不得私自泄露會議內(nèi)容，影響

24、決議實施。第四十一條 會議結(jié)束后，與會下級還未向所屬人員傳達會議決議，上級已越級將會議內(nèi)容告訴了未到會的下級，致使與會下級開展工作被動的，繳納樂捐款100元；制造出矛盾的，繳納樂捐款200元。第四十二條 不按時傳達會議精神或不傳達、貫徹、執(zhí)行會議精神，繳納樂捐款50元。第四十三條 在會議決議未正式公布前，泄露會議內(nèi)容，影響決議實施的，繳納樂捐款100元；情節(jié)嚴重的，給予警告處分。第四十四條 嚴禁將會議中的不同意見向會議以外的人泄露，更不能將不同意見泄露給當事人。將會議中的不同意見向會議以外的人泄露，挑起公司員工內(nèi)部不團結(jié)的，繳納樂捐款100元；情節(jié)嚴重的，繳納樂捐款200元，并給予警告處分。第四十五條 將會議內(nèi)容泄露給他人，給公