企業(yè)證照管理制度原創(chuàng)

1、企業(yè)證照管理制度第一章 總 則第一條 目的為規(guī)范集團(tuán)及其控股子公司的企業(yè)證照業(yè)務(wù)管理，保障公司證照安全有效、提高證照應(yīng)用效率，根據(jù)證照業(yè)務(wù)實際，制定本管理辦法。第二條 定義企業(yè)證照是指依據(jù)法律法規(guī)或市場慣例，企業(yè)應(yīng)具備的、可以重復(fù)使用的各種身份證明文件、權(quán)屬證明文件、許可文件、鑒定文件的正本、副本及相應(yīng)的電子數(shù)字證書。（以下簡稱“證照”)第三條 證照管理原則公司證照實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中保管、分工辦理、借用管理”的制度。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：是指公司所有涉及證照的業(yè)務(wù)活動統(tǒng)一由一個部門歸口主管。集中保管：是指公司所有證照由公司綜合檔案室集中保管，需要借用時辦理借出登記。分工辦理：是公司指定對口部門分工負(fù)責(zé)辦

2、理證照的申請新辦、審核更換等工作。借用管理：是指公司對證照的借用采取借用審批、借用登記、定期盤點、歸還核銷等措施進(jìn)行有效管理。第二章 證照的分類第四條 按用途分，可分為：身份類證照、權(quán)屬類證照、許可類證照、評價類證照。身份類：是證明企業(yè)身份的物件，具有“一個組織只一個唯一號碼”的特點。如，工商管理部門簽發(fā)的營業(yè)執(zhí)照（商事登記證)、人民銀行簽發(fā)的機(jī)構(gòu)信用代碼證、社保機(jī)構(gòu)簽發(fā)的社會保險登記證等。權(quán)屬類：是政府機(jī)構(gòu)簽發(fā)的明確資產(chǎn)權(quán)利法律歸屬的物件，其特點是對資產(chǎn)的獨占性。如，國土部門簽發(fā)的國有土地使用權(quán)證、房產(chǎn)登記部門簽發(fā)的房地產(chǎn)權(quán)證、不動產(chǎn)登記證、車輛管理部門簽發(fā)的機(jī)動車登記證、商標(biāo)管理部門簽發(fā)商

3、標(biāo)注冊證、知識產(chǎn)權(quán)局簽發(fā)的發(fā)明專利證書、實用新型專利證書、外觀設(shè)計專利證書等。許可類：是政府管理機(jī)關(guān)或商業(yè)機(jī)構(gòu)授予企業(yè)從事某項活動權(quán)利的證件。如人民銀行簽發(fā)的開戶許可證、質(zhì)量監(jiān)督部門簽發(fā)的全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、交通運輸管理部門簽發(fā)的道路運輸經(jīng)營許可證、環(huán)保部門的簽發(fā)排污許可證、省市政府簽發(fā)臺港澳僑投資企業(yè)批準(zhǔn)證書等等。鑒定類：是政府或第三方中介對公司某項工作達(dá)到一定水平的評價證明證書。如ISO系列證書、稅務(wù)部門的納稅證明、車輛購置稅完稅證明（正本)、工商機(jī)關(guān)簽發(fā)的“馳名商標(biāo)“認(rèn)定，中介機(jī)構(gòu)發(fā)布的省、市“名牌產(chǎn)品”等。第五條 按正式程度分，有正本和副本。身份類證照一般有正本和副本，如營業(yè)執(zhí)照有

4、正本和副本。正本、副本的使用，各政府部門規(guī)定不一致。一般情況，副本使用較多，或用于張貼或用于政府部門辦事。第六條 按介質(zhì)分，可分為紙質(zhì)證照、電子證照身份類證照附有電子數(shù)字簽注證書（即Key)，用于企業(yè)在政府IT系統(tǒng)辦事時登陸系統(tǒng)、證明身份之用。如與組織機(jī)構(gòu)代碼證對應(yīng)的“組織機(jī)構(gòu)數(shù)字證書KEY”，與國稅局稅務(wù)登記證對應(yīng)的“納稅申報KEY”，商業(yè)銀行網(wǎng)絡(luò)銀行的Key等。第三章 職責(zé)分工第七條 集團(tuán)總經(jīng)辦：1、 集團(tuán)總經(jīng)辦為證照主管部門，負(fù)責(zé)對公司證照業(yè)務(wù)實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。2、 負(fù)責(zé)制定制度，對制度執(zhí)行情況進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。3、 對公司證照業(yè)務(wù)工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，

5、組織協(xié)調(diào)各部門、各方面的力量，保障公司證照公司安全有序開展。4、 根據(jù)公司職能分工，制證照辦理及審核更換工作分工表，經(jīng)公司審批后組織實施。第八條 集團(tuán)綜合檔案室：1、 負(fù)責(zé)公司證照的集中保管，對集中保管的證照的安全完整負(fù)責(zé)。2、 負(fù)責(zé)建立證照臺帳，登記證照出入庫記錄，定期報告證照保管、辦理、借用情況。督促新辦及借出的證照的收繳。3、 集團(tuán)總經(jīng)辦指派專人負(fù)責(zé)綜合檔案室的證照保管日常業(yè)務(wù)。第九條 對口部門：1、 對口部門對相關(guān)證照的及時辦理和定期審核負(fù)責(zé)。2、 證照辦理或?qū)徍撕?，及時將證照移交集團(tuán)綜合檔案室集中保管。第十條 借用部門：1、 借用部門對借用的證照合法使用及證照的安全完整性負(fù)責(zé)。2、

6、借用部門按制度辦理借用審批，借出等記，及時歸還證照。第四章 主要業(yè)務(wù)流程管理第十一條 證照保管要求1、 公司實行證照“集中保管”制度。2、 集團(tuán)綜合檔案室為證照的集中保管部門，總經(jīng)辦指派專人負(fù)責(zé)證照的保管。3、 檔案(證照)管理員變更調(diào)整，應(yīng)辦理崗位交接手續(xù)，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)交接監(jiān)督。交接記錄表應(yīng)與證照臺帳一起存放。4、 新辦或定期審核后的證照，應(yīng)在辦理后一周內(nèi)移交集團(tuán)綜合檔案室集中保管。5、 證照應(yīng)單獨存放于放火、防潮、防塵、防盜的場所。6、 檔案(證照)管理員應(yīng)對集中保管的證照建立和登記“證照臺帳”。每月15日前向總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人、審計監(jiān)察部門、公司領(lǐng)導(dǎo)報送一次證照存續(xù)情況，并對各對口部門單獨報告其

7、對口的證照的存續(xù)情況。7、 檔案(證照)管理員對借出的證照應(yīng)督促借出部門按時歸還，對歸還的證照應(yīng)檢查其完整性，缺失損壞的應(yīng)及時報告總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人處置。對逾期不還的，應(yīng)及時報告總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人處置。第十二條 證照的借用管理 1、證照借用應(yīng)按有關(guān)審批權(quán)限進(jìn)行審批。檔案(證照)管理員憑審批文件辦理證照借出及登記。證照保管員應(yīng)將借用審批記錄保留3年，以便審計部門對其操作規(guī)范性進(jìn)行審計監(jiān)察。2、證照借用審批程序：申請(經(jīng)辦人)審核(部門負(fù)責(zé)人)審批(總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人)3、證照借用時間原則上不超過一個月，超過一個月應(yīng)辦理延期審批。個別需要長期使用的證照，應(yīng)先退回綜合檔案室，再辦理借用手續(xù)。4、證照借用部門應(yīng)按規(guī)定期

8、限歸還借出的證照。檔案(證照)管理員應(yīng)披露超期未歸還的證照的情況。第十三條 證照的辦理及審核1、證照的辦理及審核，由總經(jīng)辦依據(jù)公司部門職責(zé)分工及政府事務(wù)對口劃分，不能劃分給公司部門的證照，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)辦理及年審。2、對口部門負(fù)責(zé)辦理有關(guān)證照，有權(quán)要求有關(guān)部門協(xié)同辦理相關(guān)資料、手續(xù)、現(xiàn)場審核等工作，并對協(xié)同情況進(jìn)行考核，報總經(jīng)辦進(jìn)行處罰。第五章 管理考核第十四條 激勵考核措施1、檔案(證照)管理員如屬于兼職的人員，證照主管部門應(yīng)根據(jù)其承擔(dān)的證照管理及非證照管理全部工作量，酌情給予其適當(dāng)證照管理方面的補助。2、對于證照辦理或?qū)徍擞泄Φ娜藛T，公司酌情給予200-2000分的激勵考核。第十五條 約束考

9、核措施1、檔案(證照)管理員存在未建立證照臺帳、未按期報告證照臺帳、未審批擅自借出證照、未追繳新辦或超期借出證照等失職行為的，每項違規(guī)給予50分的負(fù)激勵考核。2、證照對口部門存在未及時新辦證照或完成定期審核等失職行為的，每項違規(guī)對直接經(jīng)辦人其直接上級分別給予100分的負(fù)激勵考核。3、證照對口辦理部門在辦理或定期審核證照過程中，公司相關(guān)協(xié)同部門不予配合影響辦理或定期年審的，對相關(guān)責(zé)任人及其直接上級分別給予50-100分的負(fù)激勵考核。4、遺失或損毀證照的，對直接責(zé)任人及其直接上級給予300-1000分的負(fù)激勵考核。相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)證照遺失或損毀給公司帶來損失的賠償責(zé)任。第六章 附 則 第十六條 本制

10、度適用于XXXX集團(tuán)及其控股子公司有關(guān)證照的管理。第十八條 本制度由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)修訂解釋，自簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件：2018年證照管理對口分工表XXXXX集團(tuán)二一八年五月十八日 發(fā)放范圍：集團(tuán)及子公司 報 送：董事長、副董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理編 制：總經(jīng)辦 存 檔：總經(jīng)辦附件： 2018年證照管理對口分工表證照名稱類別對口部門廣東地區(qū)華東地區(qū)營業(yè)執(zhí)照身份類銅企管部企管部組織機(jī)構(gòu)數(shù)字證書(UKEY)身份類銅企管部企管部臺港澳僑投資企業(yè)批準(zhǔn)證書許可類銅企管部企管部廣東省工會社會團(tuán)體法人資格證身份類銅企管部企管部組織機(jī)構(gòu)代碼證-工會身份類銅企管部企管部外商投資企業(yè)財政登記證身份類銅企管部 -道路運輸經(jīng)營許可證許可類車隊企管部機(jī)動車輛登記證權(quán)屬類車隊企管部車輛購置稅完稅證明(正本)鑒定類車隊企管部房地產(chǎn)權(quán)證權(quán)屬類總經(jīng)辦企管部銀行開戶許可證許可類資金部財務(wù)部機(jī)構(gòu)信用代碼證身份類資金部財務(wù)部一般納稅人認(rèn)定通知許可類財務(wù)部財務(wù)部銀行開戶許可證-工會許可類資金部財務(wù)部機(jī)構(gòu)信用代碼證-工會身份類資金部財務(wù)部高新技術(shù)企業(yè)證書及牌匾鑒定類總經(jīng)辦 -民營科技企業(yè)資格證書身份類總經(jīng)辦 -全國工業(yè)品生產(chǎn)許可證許可類銅企管部企管部ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書鑒定類銅企管部企管部ISO1