區(qū)域公文培訓課件

1、重慶區(qū)域公文培訓重慶區(qū)域公文培訓 重慶秘書處 二OO七年培訓目的培訓目的l公文是公司架構、流程、規(guī)范和企業(yè)文化的直接表現(xiàn)。l公文的運用與每名員工的日常工作息息相關。l通過培訓，方便公司員工以最快的速度了解公司公文處理規(guī)范、提高工作效率。l規(guī)范制度l信息流程l行政流程l人事流程l財務流程l公文流轉l采購流程規(guī)范制度規(guī)范制度l通過規(guī)范制度模塊的閱讀可以了解公司各項規(guī)章制度要求l路徑：OA界面經(jīng)驗知識管理規(guī)范制度信息流程信息流程lOA信息流程主要用于OA、POS、SCM、EAM權限申請，也可用于互聯(lián)網(wǎng)以及郵箱容量的申請，更可以通過信息流程申請修改POS數(shù)據(jù)或者OA節(jié)點流程l路徑：OA界面規(guī)范協(xié)作管理

2、信息流程行政流程行政流程lOA行政流程主要用于名片、電腦、電話等辦公物資申請，以及車輛維修、物料采購等（EAM系統(tǒng)主要用于行政采購）l路徑：OA界面規(guī)范協(xié)作管理行政流程人事流程人事流程lOA人事流程主要用于加班、調休、出差、考勤更改、培訓、請假等與人事有關的各項事務的處理l路徑：OA界面規(guī)范協(xié)作管理人事流程財務流程財務流程lOA財務流程主要用于差旅費、招待費申請、費用分攤、費用減免、申請結算等流程（涉及合同內費用超過30天結算期的需申請合同期內變更）l路徑：OA界面規(guī)范協(xié)作管理財務流程差旅費申請差旅費申請l出差申請l差旅費報銷申請出差出差結果匯報費用報銷費用報銷費用報銷l目前各項費用報銷手工費

3、用報銷單與OA節(jié)點并行l(wèi)操作要求：l按照費用報銷表單規(guī)范要求填報并提供相關附件1.在提交手工費用報銷單的同時在OA公文流轉中選擇分期付款或者支票領用模塊進行報批 公文流轉公文流轉公文類型公文類型l文件報批l外來函報批l蓋章印件l工作聯(lián)系單l公函報批形式報批形式OA，特殊情況無法使用OA上報的（如涉及公司機密或附件較多的等）可以使用手工形式上報公司。OA文件報批箋格式已經(jīng)固定設置好，手工報批箋樣表在OA主頁“公司各類表格”中可自行下載使用。填報要求填報要求 l報文人按照文件報批箋格式填寫相關內容，填寫內容時應該保證信息完整清楚，附件齊全，部門負責人、分管領導、相關部門在相應欄目內填寫審核意見；若

4、報告內容較多，可以在“文件報批箋”后面附上文字報告，并在“文件報批箋”的附件欄目填上附件名稱；若報告涉及到費用，請在“費用”一欄將總金額填上。l樣表文件流轉文件流轉 lOA文件流程已經(jīng)事先設定，提交后，報文人應該對文件的申批進度進行跟進，如果某些節(jié)點超過處理時限，可以通過進入該文件界面使用“催辦”功能進行催辦，也可以通過電話進行催辦。l手工文件報批：在報批秘書處前需轉相關部門會簽文件反饋文件反饋 l文件批復后，如在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題可以通過文件報批形式進行反饋，之前批復文件作為文件附件，標題應為“對于文件的反饋”。 處理時限處理時限l無論OA文件還是手工文件在每個節(jié)點的處理時限為1個工作日，

5、緊急文件處理時限半個工作日或即時簽出，特別復雜的文件，處理時限為2個工作日。文件的管理與借閱文件的管理與借閱 l文件批復后，統(tǒng)一由秘書處文件管理員進行管理，統(tǒng)一到秘書處借閱或復印。 外來函報批外來函報批 l1、外來函報批的適用范圍：公司收到的各類外來文件；l2、外來函報批的使用目的：針對外來文件解決外來文件涉及的問題；報批形式報批形式 lOA，特殊情況無法使用OA上報的（如涉及公司機密或附件較多的等）可以使用手工形式上報公司。lOA外來函報批格式已經(jīng)固定設置好，手工外來函報批格式可在OA首頁“常用表格”中下載使用。外來函流轉外來函流轉 lOA外來函流程已經(jīng)事先設定，提交后，報文人應該對申批進度

6、進行跟進，如果某些節(jié)點超過處理時限，可以通過進入該外來函界面使用“催辦”功能進行催辦，也可以通過電話進行催辦。外來函反饋與回復外來函反饋與回復 l外來函批復后，如在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題可以通過文件報批形式進行反饋，之前批復外來函作為文件附件，標題應為“對于外來函的反饋”；如該外來函需要回復，這按照公司批復意見由相應部門回復對方，回復的格式可以參照公函格式。 外來函的管理與借閱外來函的管理與借閱 l外來函批復后，統(tǒng)一由秘書處文件管理員進行管理，統(tǒng)一到秘書處借閱或復印。 蓋章印件蓋章印件 l1、蓋章印件的適用范圍：各類需要加蓋公司印章的文件、合同、單據(jù)、公函、通知等；l2、蓋章印件的使用目的：公司

7、對公行為證明，為公司經(jīng)營發(fā)展服務； 蓋章印件的申報要求蓋章印件的申報要求 蓋章印件申報形式蓋章印件申報形式 lOA，特殊情況無法使用OA上報的（如涉及公司機密或附件較多的等）可以使用手工形式上報公司。lOA蓋章印件格式已經(jīng)固定設置好，蓋章印件格式可在OA首頁“常用表格”中下載使用。蓋章印件的填報要求蓋章印件的填報要求 l報文人應該嚴格按照規(guī)定格式填報，對內容作將要概述，對申請使用的印章名稱要仔細準確地填寫在“印章名稱”欄；將“印章使用審批單”放置在第一頁，申請加蓋印章的文件件、單據(jù)、公函、通知等附在后面，如后附文件較多，應將附件的標題都填寫在“附件標題”欄。l函件管理規(guī)范模版蓋章印件的流轉蓋章

8、印件的流轉 lOA蓋章印件已經(jīng)設定固定流程，提交后，報文人應該對審批進度進行跟進，如果某些節(jié)點超過處理時限，可以通過進入該蓋章印鑒界面使用“催辦”功能進行催辦，也可以通過電話進行催辦。蓋章印件發(fā)文要求蓋章印件發(fā)文要求 l蓋章印件用印完畢后，印章管理員通知秘書處文件管理員領取同時留存一份存檔，領取蓋章文件時，領取人在蓋章印件背面簽收，文件管理員通知報文人領取蓋章印件，報文人與文件管理員應該做好登記簽收工作，對于公函等涉及法律問題的對外文件，文件管理員應特別提醒報文人要求對方簽收，如對方不簽收，這通過掛號信或特快專遞形式發(fā)出，郵政單據(jù)由秘書處存檔。蓋章印件的處理時限蓋章印件的處理時限 l無論OA蓋

9、章印件還是手工蓋章印件在每個節(jié)點的處理時限為1個工作日，緊急蓋章印件處理時限半個工作日或即時簽出，特別復雜的文件，處理時限為2個工作日。蓋章印件的管理與借閱蓋章印件的管理與借閱 l所有已批復蓋章印件統(tǒng)一由秘書處印章管理員管理。 工作聯(lián)系單工作聯(lián)系單 l1、工作聯(lián)系單的適用范圍：部門與部門之間針對需要溝通協(xié)調的事項的書面文件l2、工作聯(lián)系單的使用目的：方便部門之間的溝通協(xié)調工作聯(lián)系單的報批形式工作聯(lián)系單的報批形式 OA 工作聯(lián)系單的報批格式工作聯(lián)系單的報批格式 lOA工作聯(lián)系單格式已經(jīng)固定設置好，手工工作聯(lián)系單格式可在OA首頁“常用表格”中下載使用。 工作聯(lián)系單的填報要求工作聯(lián)系單的填報要求 l

10、內容完整、信息全面，明確提出需要接單部門配合協(xié)調的工作及要求，申報時報文人應在OA流程中設定收文部門。 工作聯(lián)系單的流轉工作聯(lián)系單的流轉 l工作聯(lián)系單是部門與部門之間溝通的文件，工作聯(lián)系單由部門簽發(fā)人簽發(fā)后系統(tǒng)即可自動抄送收文部門。 公公 函函 l1、公函的使用范圍：一般情況下公函是公司對外就某個事項發(fā)表意見、闡述觀點、表明立場或進行客觀說明的公文。l2、公函的使用目的：讓收文單位知道我公司觀點、立場或知曉某一客觀信息。公函的報批形式公函的報批形式 lOA 公函的報批格式公函的報批格式 l可在OA首頁“常用表格”中下載使用，報批時以附件形式上傳。 公函的書寫要求公函的書寫要求 l公函根據(jù)公司名

11、稱不同有不同的編號原則，此編號由印章管理員統(tǒng)一管理；l公函格式字體固定；l公函是根據(jù)公司經(jīng)營管理需要對外表達意見的公文，應該針對不同的事情適用不同語氣的措辭；l公函內容應該簡單明了、立場鮮明、不卑不亢；l公函落款應為收文單位全稱，不得使用簡稱，如果為個人姓名應為該人身份證姓名，不得使用別名、昵稱；l公函一式兩份。公函的流轉公函的流轉 l因為公函代表公司意志，必須言辭謹慎、用詞得當，應通過OA溝通功能轉相關部門會簽：涉及財務數(shù)據(jù)的應由財務會計核對數(shù)據(jù)，涉及法律問題的應由律師提供專業(yè)意見，涉及工程等專業(yè)技術問題，應轉相關部門審核。公函的用印公函的用印/存檔存檔 l公函經(jīng)公司批復后由印章管理員用印，加蓋印章后由文件管理員簽收一份，另一份由印章管理員存檔，文件管理員通知報文人領取公函，雙方做好登記簽收工作。 公函的發(fā)放公函的發(fā)放 l報文人復印一份公函，將公函原件交與對方時，要求對方在復印件上簽收（與年月日收到公函原件，簽收人姓名），如對方拒絕簽收，可使用掛號信或特快專遞形式發(fā)送，郵寄回單存印章管理員處，有對方簽收紀錄的公函復印件由報文人送秘書處印章管理員處存檔。公文的保密公文的保密 l所有公文（無論OA公文還是手工公文）的保管部門為秘書處，所有公司內部公文不得交與公司以外的單位或個人，所有公文涉及信息不得外泄，對于涉及公司核心機密的