采購管理流程

1、采購管理流程1、目得規(guī)范公司采購流程,對(duì)生產(chǎn)所需物資得外購及外協(xié)加工過程進(jìn)行控制,保證供應(yīng)商資質(zhì)及供應(yīng)物料符合規(guī)定要求。2、適用范圍本程序適用于*公司生產(chǎn)物資外購、外協(xié)加工得采購過程。3、職責(zé)3、1技質(zhì)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量狀態(tài)得判定、外協(xié)加工供應(yīng)商生產(chǎn)與質(zhì)量培訓(xùn)、委外產(chǎn)品檢具得管理。3、2采購部負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)審、供應(yīng)商績效考核、供應(yīng)商訂單下達(dá)、跟蹤到貨及不合格品處理。3、3物流部負(fù)責(zé)通知檢驗(yàn)員對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行判定、辦理入庫手續(xù)。3、4模具部門負(fù)責(zé)外協(xié)產(chǎn)品模具得管理。3、5訂單部負(fù)責(zé)下發(fā)BOM外購及外協(xié)加工產(chǎn)品得生產(chǎn)計(jì)劃,審核產(chǎn)品外協(xié)加工需求部門得產(chǎn)能負(fù)荷。3、6技術(shù)部負(fù)責(zé)BOM及圖紙下發(fā),

2、提供外協(xié)加工產(chǎn)品得技術(shù)文件、作業(yè)/檢驗(yàn)指導(dǎo)書、包裝規(guī)范、封樣及技術(shù)支持。3、7制造部負(fù)責(zé)物資采購申請?zhí)釄?bào)、產(chǎn)品外協(xié)加工申請?zhí)釄?bào)。4、工作程序4、1采購物資得分類技術(shù)部負(fù)責(zé)提供采購產(chǎn)品得技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及BOM,并依據(jù)采購產(chǎn)品對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)過程及最終產(chǎn)品得影響,將采購產(chǎn)品分為三類: A類、關(guān)鍵物資:構(gòu)成最終產(chǎn)品得主要部分或關(guān)鍵部分,直接影響產(chǎn)品使用或安全性能,可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重投訴得物資;供應(yīng)商送樣前應(yīng)提供PPAP; B類、一般物資:構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵性得批量物資,它一般不影響最終產(chǎn)品得質(zhì)量或即使略有影響,但可采取措施予以糾正得物資; C類、輔助物資:不直接用于產(chǎn)品本身得起輔助作用得物資,如一般包裝材料等。所

3、有外協(xié)加工產(chǎn)品均按A類物資進(jìn)行控制。4、2供應(yīng)商選擇4、2、1新供應(yīng)商得選擇4、2、1、1在對(duì)新供方評(píng)價(jià)之前,由采購部門提出候選供方名單。同時(shí)提交候選供方得書面證明材料,以證實(shí)其質(zhì)量保證能力,證明資料包括: A、供方調(diào)查表; B、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件; C、產(chǎn)品或體系認(rèn)證證書復(fù)印件; 4、2、1、2技術(shù)部、技質(zhì)部根據(jù)提報(bào)得供方資料進(jìn)行評(píng)價(jià),確定就是否需要進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)審。如需現(xiàn)場評(píng)審得,由采購部門與供方聯(lián)系安排現(xiàn)場評(píng)價(jià)時(shí)間,采購部牽頭組織人員現(xiàn)場評(píng)審,考察供方得質(zhì)量水平、供貨能力、質(zhì)量保證體系、企業(yè)信譽(yù)等情況并填寫“供方現(xiàn)場評(píng)審報(bào)告”與“供方評(píng)價(jià)記錄表”。4、2、1、3對(duì)第一次供應(yīng)關(guān)鍵物資得供方,除

4、現(xiàn)場調(diào)查評(píng)審與提供充分得書面證明材料(PPAP)外,還需經(jīng)樣品測試及小批量試用,測試合格才能批量供貨; 4、2、1、3、1技質(zhì)部對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證,出具相應(yīng)得驗(yàn)證報(bào)告,并填寫“供方評(píng)價(jià)記錄表”中相應(yīng)欄目,并將檢測報(bào)告一起交給相關(guān)采購部門; 4、2、1、3、2樣品送樣分為三次送樣分別為T1、T2、T3,如送樣連續(xù)三次不合格則取消送樣資格; 4、2、1、3、3樣品驗(yàn)證合格后,相關(guān)采購部門通知供方小批量供貨;經(jīng)技質(zhì)部進(jìn)貨驗(yàn)證合格后,交使用部門試用,并由技質(zhì)部跟蹤出具相應(yīng)檢測與試用得綜合驗(yàn)證結(jié)論,填寫供方評(píng)價(jià)記錄表中相關(guān)欄目,反饋給采購部門; 4、2、1、3、4經(jīng)兩次小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨

5、資格。樣品驗(yàn)證、小批量試用與調(diào)查評(píng)審均合格得供方經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,可列入“合格供方名錄”。4、2、2原有供應(yīng)商選擇 4、2、2、1對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來得供方,應(yīng)提出充分得書面證明材料,適當(dāng)時(shí)可以包括以下內(nèi)容,以證明其質(zhì)量保證能力: 質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書; 本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核得結(jié)果; 本公司及供方其她顧客得滿意程度調(diào)查; 供方產(chǎn)品得質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力等情況; 供方財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)與支持能力等。A類產(chǎn)品提供PPAP 采購部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料,并填寫“供方評(píng)價(jià)記錄表”,經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后納入4、2、1新供應(yīng)商得選擇4、2、1、1在對(duì)新供方評(píng)價(jià)之前,由采購部門提出候選供方名單。同時(shí)提交候選

6、供方得書面證明材料,以證實(shí)其質(zhì)量保證能力,證明資料包括: A、供方調(diào)查表; B、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件; C、產(chǎn)品或體系認(rèn)證證書復(fù)印件; 4、2、1、2技術(shù)部、技質(zhì)部根據(jù)提報(bào)得供方資料進(jìn)行評(píng)價(jià),確定就是否需要進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)審。如需現(xiàn)場評(píng)審得,由采購部門與供方聯(lián)系安排現(xiàn)場評(píng)價(jià)時(shí)間,采購部牽頭組織人員現(xiàn)場評(píng)審,考察供方得質(zhì)量水平、供貨能力、質(zhì)量保證體系、企業(yè)信譽(yù)等情況并填寫“供方現(xiàn)場評(píng)審報(bào)告”與“供方評(píng)價(jià)記錄表”。4、2、1、3對(duì)第一次供應(yīng)關(guān)鍵物資得供方,除現(xiàn)場調(diào)查評(píng)審與提供充分得書面證明材料(PPAP)外,還需經(jīng)樣品測試及小批量試用,測試合格才能批量供貨; 4、2、1、3、1技質(zhì)部對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證,出具相

7、應(yīng)得驗(yàn)證報(bào)告,并填寫“供方評(píng)價(jià)記錄表”中相應(yīng)欄目,并將檢測報(bào)告一起交給相關(guān)采購部門; 4、2、1、3、2樣品送樣分為三次送樣分別為T1、T2、T3,如送樣連續(xù)三次不合格則取消送樣資格; 4、2、1、3、3樣品驗(yàn)證合格后,相關(guān)采購部門通知供方小批量供貨;經(jīng)技質(zhì)部進(jìn)貨驗(yàn)證合格后,交使用部門試用,并由技質(zhì)部跟蹤出具相應(yīng)檢測與試用得綜合驗(yàn)證結(jié)論,填寫供方評(píng)價(jià)記錄表中相關(guān)欄目,反饋給采購部門; 4、2、1、3、4經(jīng)兩次小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗(yàn)證、小批量試用與調(diào)查評(píng)審均合格得供方經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,可列入“合格供方名錄”。4、2、2原有供應(yīng)商選擇 4、2、2、1對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來得供方

8、,應(yīng)提出充分得書面證明材料,適當(dāng)時(shí)可以包括以下內(nèi)容,以證明其質(zhì)量保證能力: 質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書; 本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核得結(jié)果; 本公司及供方其她顧客得滿意程度調(diào)查; 供方產(chǎn)品得質(zhì)量、價(jià)格、交貨能力等情況; 供方財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)與支持能力等。A類產(chǎn)品提供PPAP 采購部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料,并填寫“供方評(píng)價(jià)記錄表”,經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后納入建立合格供方得檔案,采購部門對(duì)合格供方得供貨業(yè)績進(jìn)行跟蹤記錄與考評(píng)。b)若顧客在合同中規(guī)定供方時(shí),采購部門必須依據(jù)合同批準(zhǔn)得供方名單進(jìn)行采購。該合同中規(guī)定得供方名單直接列入“合格供方名錄”,并予以注明。采用顧客指定得供貨來源,不能免除本公司確保采購

9、產(chǎn)品質(zhì)量得責(zé)任。4、3產(chǎn)品采購4、3、1BOM生產(chǎn)物料采購4、3、1、1采購部采購時(shí)應(yīng)選擇“合格供方名錄”中得供方。4、3、1、2第一次向合格供方采購A、B類物資時(shí),應(yīng)簽訂采購合同、外協(xié)加工合同與質(zhì)量保證協(xié)議,明確品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、加工方法、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等; 4、3、1、3供應(yīng)商所有訂單由采購部根據(jù)計(jì)劃下達(dá),外協(xié)加工產(chǎn)品應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要保證產(chǎn)品在海立達(dá)內(nèi)部有3天庫存。4、3、1、4產(chǎn)品入庫4、3、1、4、1產(chǎn)品報(bào)檢,供應(yīng)商在每天8:00-11:30/13:00-15:00可進(jìn)行送貨。供應(yīng)商將車輛停在指定區(qū)域,通知半成品庫管理員派叉車將產(chǎn)品卸載到成品庫外協(xié)檢驗(yàn)區(qū)

10、,如為輔料庫產(chǎn)品則存放在輔料檢驗(yàn)區(qū)。4、3、1、4、2供應(yīng)商攜帶送貨單、產(chǎn)品出廠檢驗(yàn)報(bào)告單到外協(xié)檢驗(yàn)員處進(jìn)行報(bào)檢(外地供應(yīng)商由保管員通知外協(xié)檢驗(yàn)員進(jìn)行檢驗(yàn)),外協(xié)檢驗(yàn)員根據(jù)產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范、產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書、包裝規(guī)范對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn),首先確認(rèn)產(chǎn)品入庫檢驗(yàn)單數(shù)據(jù)就是否合格,合格后確認(rèn)產(chǎn)品得包裝規(guī)范就是否符合該產(chǎn)品包裝規(guī)范并確認(rèn)標(biāo)簽;在確認(rèn)基本條件后根據(jù)產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范得抽檢要求按照產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行抽檢,在確認(rèn)產(chǎn)品合格后在入庫單、產(chǎn)品入庫檢驗(yàn)單簽字確認(rèn);如產(chǎn)品不合格則開據(jù)不合格品單由技質(zhì)部簽字確認(rèn)將單據(jù)一式三份分別給予技質(zhì)部(原件)統(tǒng)計(jì)、保管員、采購部各一份并按照以下情況具體執(zhí)行: -采購部:a、如產(chǎn)

11、品不合格就是因?yàn)槟＞邌栴}供應(yīng)商不能維修模具保證產(chǎn)品狀態(tài)時(shí)由供應(yīng)商通過采購部提交模具維修申請,海立達(dá)對(duì)正常使用磨損且維護(hù)費(fèi)用不超過2000元情況提供一次免費(fèi)維修。其她情況按照正常費(fèi)用由采購部、模具部與供應(yīng)商簽訂費(fèi)用協(xié)議后進(jìn)行維修。b、如產(chǎn)品需要進(jìn)行讓步,則由采購部提出系統(tǒng)申請并協(xié)調(diào)相關(guān)部門,如不能批準(zhǔn)則直接進(jìn)行退貨。讓步產(chǎn)品采購部應(yīng)跟蹤供應(yīng)商在七個(gè)工作日內(nèi)對(duì)讓步問題進(jìn)行改進(jìn)并要求供應(yīng)商提供8D或PPSR改善報(bào)告提交技質(zhì)部。C、如產(chǎn)品判定不合格需要退貨,則由采購部根據(jù)不合格品通知單進(jìn)行退貨處理。d、如供應(yīng)商對(duì)判定結(jié)果有質(zhì)量異議,由采購部牽頭組織供應(yīng)商、技質(zhì)部與技術(shù)部對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行確認(rèn),如產(chǎn)品合格由技術(shù)

12、部現(xiàn)場封樣確認(rèn),如不合格由技質(zhì)導(dǎo)致鋼廠不能正常處理異議得,負(fù)激勵(lì)提報(bào)單位相關(guān)人員及采購部異議處理人員各50 元/次。4、6、6、3、2 報(bào)送:異議單經(jīng)落實(shí)確認(rèn)后(特殊情況應(yīng)事先與提報(bào)部門溝通、協(xié)同完成提報(bào)),報(bào)集團(tuán)采購處質(zhì)量異議處理員進(jìn)行處理。4、6、6、3、3 周期:原則上在發(fā)生質(zhì)量異議后鋼廠來人查瞧處理時(shí)間不得超過1個(gè)周(因各鋼廠處理異議方式各有不同,特殊情況需特殊對(duì)待),采購部異議處理人員應(yīng)隨時(shí)跟蹤、落實(shí)查瞧處理時(shí)間,縮短異議處理周期。因個(gè)人主觀因素導(dǎo)致延期或未能及時(shí)到位查瞧,負(fù)激勵(lì)異議處理人員10 元/次。4、6、7 異議處理: 4、6、7、1 準(zhǔn)備工作:在確認(rèn)鋼廠來人查瞧得具體時(shí)間后

13、,采購部異議處理人員應(yīng)提前1 天對(duì)需查瞧得所有異議再進(jìn)行逐項(xiàng)落實(shí)(外地可電話落實(shí)),并提前與生產(chǎn)部門等做好溝通、銜接、準(zhǔn)備工作,技質(zhì)、生產(chǎn)等部門需全力配合。4、6、7、2 查瞧處理:鋼廠異議處理人員到現(xiàn)場查瞧、處理異議,必須遵守我司各項(xiàng)規(guī)章制度,確保安全。原則上需由采購部異議處理人員全程陪同、協(xié)調(diào)處理(外地需提報(bào)部門協(xié)助完成并及時(shí)溝通)。生產(chǎn)等部門需全力配合,配合不到位或不配合,導(dǎo)致異議無法正常賠付,給予不配合部門相關(guān)人員100 元/筆負(fù)激勵(lì)。4、6、7、3 處理狀況得系統(tǒng)記錄:鋼廠異議處理人員到現(xiàn)場查瞧、處理異議之后,采購部異議處理人應(yīng)及時(shí)將處理狀況整理并發(fā)給相關(guān)人員。4、6、7、4 認(rèn)定(

14、協(xié)議):根據(jù)現(xiàn)場情況及我司具體損失由采購部異議處理人員(外地可由提報(bào)部門相關(guān)人員協(xié)助,提報(bào)單位相關(guān)人員也可參與共同協(xié)商解決)與鋼廠異議處理人員進(jìn)行溝通、協(xié)商處理(鋼廠不同,對(duì)異議處理得程度與范圍也有所不同,需區(qū)別對(duì)待)。原則上查瞧后每筆異議都應(yīng)在一周內(nèi)給予認(rèn)定或簽訂協(xié)議,即使不能當(dāng)場認(rèn)定得(需開會(huì)研究),也須有認(rèn)定單或備忘錄等,以便跟蹤。重大異議,須由采購物流中心部門長、總監(jiān),甚至公司高層領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)商解決。4、6、7、5 認(rèn)定狀況得系統(tǒng)記錄:鋼廠異議處理人員認(rèn)定異議協(xié)議后,采購部異議處理人應(yīng)及時(shí)在報(bào)表內(nèi)填報(bào)協(xié)議認(rèn)定記錄。4、6、7、6 跟蹤、反饋:采購部異議處理人員應(yīng)及時(shí)把處理結(jié)果反饋給提報(bào)車

15、間,提報(bào)車間應(yīng)根據(jù)處理結(jié)果及時(shí)反映盈虧情況并做下一步處理工作。對(duì)于未能認(rèn)定得異議,采購部異議處理人員需隨時(shí)跟蹤鋼廠反饋意見,爭取在最短得時(shí)間里協(xié)商處理完畢。原則上異議盈虧情況需提報(bào)部門在收到處理結(jié)果后一個(gè)月內(nèi)及時(shí)反映出來,否則時(shí)間過長影響結(jié)案,超期不予確認(rèn)盈虧得負(fù)激勵(lì)提報(bào)部門相關(guān)確認(rèn)人員50 元/筆。4、6、7、7板材處理:在接到采購部得異議處理結(jié)果后,由訂單部牽頭對(duì)處理異議得板料進(jìn)行處理,避免存放時(shí)間過長導(dǎo)致板材不能使用。4、6、7、8 異議處理得跟蹤、反饋:采購部異議處理人員必須隨時(shí)跟蹤掌握每筆異議得處理進(jìn)度并制作異議處理跟蹤臺(tái)賬,供相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督,每月針對(duì)異議完成情況給予相應(yīng)考核。異議

16、處理得相關(guān)信息要隨時(shí)與提報(bào)單位保持溝通、聯(lián)系,不得瞞報(bào)、虛報(bào)、拖延,否則負(fù)激勵(lì)相關(guān)責(zé)任人員30 元/次。4、6、7、9 異議處理得責(zé)任:質(zhì)量異議得處理須從公司利益出發(fā),有大局意識(shí),對(duì)于因主觀原因?qū)е鹿臼軗p,根據(jù)實(shí)際情況對(duì)異議處理人員給予相應(yīng)負(fù)激勵(lì);對(duì)于挽回公司損失且額外獲利得,給予異議處理人員相應(yīng)正激勵(lì)。4、6、7、10業(yè)務(wù)檔案管理:異議處理過程中產(chǎn)生得各種認(rèn)定單、協(xié)議等,必須以月度為單位由部門進(jìn)行集中歸集、分卷管理、統(tǒng)一編號(hào),保證能夠完整反映業(yè)務(wù)發(fā)生得整個(gè)流程與細(xì)節(jié),以便于今后快速查詢、審計(jì)。其次,在票據(jù)、文件傳遞過程中,應(yīng)在自己得留存文件上要求接收方簽收,或者建立專門得簽收簿,以免脫節(jié)。文件檔案得保管期限從業(yè)務(wù)發(fā)生之日起不得低于3 年。4、7供應(yīng)商會(huì)議4、7、1采購部組織召開供應(yīng)商月度會(huì)議及供應(yīng)商年度會(huì)議,會(huì)議由采購部進(jìn)行主持,在會(huì)議中對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)并出具供方業(yè)績評(píng)價(jià)表。4、7、2技質(zhì)部、物流部協(xié)助采購部召開供應(yīng)商季度會(huì)議,并同采購部一起出具供方業(yè)績評(píng)價(jià)表。5、相關(guān)文件5、1產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范5、2產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書5、3包裝規(guī)范5、4質(zhì)量保證協(xié)議書5、5產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃管理程序5、6不合格品管理程序5、8環(huán)保物料管理