檔案管理系統(tǒng)業(yè)務需求規(guī)格書

1、 檔案管理系統(tǒng)業(yè)務需求規(guī)格書2分類號分類名稱A黨群工作類A01黨務工作A02組織工作A03宣傳工作A04紀檢監(jiān)察工作A05工會工作A06共青團工作A07協(xié)會工作B行政管理類B01政務工作B02企業(yè)策劃、管理工作B03法律事務工作B04人事管理工作B05勞薪管理工作B06教育工作B07后勤管理B08審計工作C經(jīng)營管理類C01經(jīng)營決策管理C02經(jīng)營業(yè)務管理C03服務質量管理C04計劃管理C05財務管理C06股票管理D生產(chǎn)技術管理類D01運行維護管理D02基本建設管理D03科技工作管理E基本建設類E01通信工程E02基建工程E03建筑工程F設備儀器類F01生產(chǎn)設備F02非生產(chǎn)設備G電信產(chǎn)品類G01電

2、信產(chǎn)品G02通用產(chǎn)品G03其它產(chǎn)品H科學技術研究類H01電信基礎理論研究H02電信技術研究H03軟科學研究I會計檔案類I01賬簿I02憑證I03報表I04其它J員工檔案類J 01公司人員J 02死亡員工K聲像檔案類KGP光盤檔案KLX錄像帶檔案KLY錄音帶檔案KZP照片檔案L實物檔案類LJB獎杯LJNP紀念品LJP獎牌LJQ錦旗LJZ獎章LZS證書M圖書資料檔案類M01書籍M02雜志M03圖冊M04信息Q全宗卷Q01檔案管理Q02檔案收集Q03檔案整理Q04檔案鑒定Q05檔案統(tǒng)計Q06檔案保管Q07檔案利用ZM專門檔案ZY重要檔案LT聯(lián)通劃轉WT衛(wèi)通劃轉HS華盛劃轉2 檔案類別檔案庫名稱備注原

3、系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)文書檔案傳統(tǒng)立卷科技檔案傳統(tǒng)立卷會計檔案傳統(tǒng)立卷實物檔案傳統(tǒng)立卷聲像檔案傳統(tǒng)立卷待組卷檔案傳統(tǒng)立卷電子檔案傳統(tǒng)立卷劃轉檔案聯(lián)通劃轉-工程檔案傳統(tǒng)立卷衛(wèi)通劃轉-文書檔案傳統(tǒng)立卷衛(wèi)通劃轉-工程檔案傳統(tǒng)立卷華盛劃轉-財務檔案傳統(tǒng)立卷，分公司無此類檔案文書檔案文書檔案一文一件專門檔案一文一件重要檔案一文一件全宗卷檔案一文一件合同檔案合同檔案一文一件審計檔案審計檔案一文一件科技檔案工程檔案項目庫傳統(tǒng)立卷工程檔案案卷庫工程檔案卷內庫設備儀器檔案項目庫傳統(tǒng)立卷設備儀器檔案案卷庫設備儀器檔案卷內庫會計檔案會計憑證檔案一文一件，分公司無會計檔案庫。會計報表檔案會計賬簿檔案會計其他檔案特殊載體檔案聲像

4、檔案一文一件實物檔案一文一件權證檔案一文一件圖書檔案一文一件員工檔案員工檔案一文一件2名稱數(shù)據(jù)編碼名稱數(shù)據(jù)編碼保管期限永久01密級明文01長期02秘密02短期03機密035年05絕密0410年10企業(yè)秘密0515年15企業(yè)機密0625年25實物類別獎杯0130年30紀念品02文件類型公司收文01獎牌03公司發(fā)文02錦旗04部門收文03獎章05部門發(fā)文04證書06簽報05印鑒07傳真電報06資料類型書籍01任免通知07雜志02合同08圖冊03審計材料09信息04會計類別賬簿01編研類型組織機構沿革01憑證02大事記02報表03文件匯編03其他04年鑒04載體類型紙質01權證類別土地證01電子02

5、房產(chǎn)證02膠片03營業(yè)執(zhí)照03磁盤04組織機構代碼證04實物052.1.2.1文書檔案Ø 移交工作流程文員（申請）-本部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）具體說明如下：1、OA系統(tǒng)定時推送文書檔案到檔案管理系統(tǒng)文書檔案收集庫。2、各部門收發(fā)文文員對本部門文件應于次年3月份前在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請 ，由本部門領導進行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進行審批。3、審批通過后各部門文員帶著紙質檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案檢查紙質檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙方手工簽字，檔案館接收紙質檔案。4、紙質檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、對于沒有人移交的

6、電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實體借閱審批

7、流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.2合同檔案Ø 移交工作流程合同管理員（申請）-本部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）具體說明如下：1、合同系統(tǒng)定時推送合同檔案到檔案管理系統(tǒng)合同檔案收集庫。2、合同管理員對合同文件應于次年3月份前在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請 ，由本部門領導進行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進行審批。3、審批通過后合同管理員帶著紙質檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案

8、檢查紙質檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙方手工簽字，檔案館接收紙質檔案。4、紙質檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、對于沒有人移交的電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：1、對于綜合檔案管理

9、員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。 2、只顯示部分合同著錄項，如：合同名稱，年度，經(jīng)辦人，經(jīng)辦部門，合同編號。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.3科技檔案Ø 移交工作流程工程兼職檔案員（申請）-本部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）具體說明如下：1、工程系統(tǒng)定時推送工程檔案到檔案管理系統(tǒng)工程檔案

10、收集庫。2、各部門工程兼職檔案員對本部門文件應于竣工3月后在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請 ，由本部門領導進行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進行審批。3、審批通過后各部門工程兼職檔案員帶著紙質檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案檢查紙質檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙方手工簽字，檔案館接收紙質檔案。4、紙質檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、對于沒有人移交的電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通

11、過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2Ø

12、移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。條目不掛接原文。Ø 實體借閱審批流程財務共享中心/財務管理部（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：1、對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其

13、他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。 2、實體借閱不提供對其他部門人員的直接借閱申請，由財務共享中心/財務管理部的人發(fā)起申請。2聲像檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下

14、的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人

15、進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.7權證檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到

16、綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。條目不掛接原文。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.8圖書檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到

17、鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。條目不掛接原文。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.9專門檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合

18、檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際

19、情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.10重要檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請

20、檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.11全宗卷檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定

21、小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無電子借閱流程。Ø 實體借閱審批流程無實體借閱流程。2.1.2.12審計檔案Ø 移交工作流程1、 審計部門的文員在檔案系統(tǒng)的收集狀態(tài)下錄入審計檔案的條目信息，然后把電子文件掛接到條目上（紙質需掃描）。2、 審計部門文員對本部門文件應于次年3月份前在檔案管理系統(tǒng)中提起移交申請 ，由本部門領導進行審批，審批通過后由檔案館綜合檔案管理員進行審批。3、 審批通過后文員帶著紙質檔案去檔案館，綜合檔案管理員根據(jù)移交的電子檔案檢查紙質檔案，無誤后打印移交清單，并在移交清單上雙方手工簽字，檔案館接收

22、紙質檔案。4、 紙質檔案移交過程不在系統(tǒng)中體現(xiàn)。5、 對于沒有人移交的電子條目數(shù)據(jù)，由綜合檔案管理員自行從收集庫移交到整理庫。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，

23、對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。Ø 實體借閱審批流程借閱人（申請）-借閱人部門領導（審批）-綜合檔案管理員（審批）備注：對于綜合檔案管理員決定不下的借閱由綜合檔案管理員根據(jù)實際情況提請檔案主管或其他領導審批，對于其他的檔案借閱綜合檔案管理員可直接審批。2.1.2.13員工檔案Ø 移交工作流程無檔案系統(tǒng)移交工作流程。Ø 鑒定銷毀審批流程檔案管理員（申請）-鑒定小組（審批）-綜合檔案管理員（銷毀）具體說明如下：檔案管理員提交申請到鑒定小組進行審批，鑒定小組所有人員審批通過后再提交到綜合部領導進行審批，審批通過后銷毀人進行銷毀。鑒定小組成員包括：辦公室主任、

24、文件所屬部門的負責人、分管總經(jīng)理等。Ø 電子借閱審批流程無流程Ø 實體借閱審批流程無流程。權限管理分為兩類：對系統(tǒng)功能的操作權限和對檔案數(shù)據(jù)的查看權限。權限管理涉及系統(tǒng)中的所有模塊的功能使用及數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。綜合檔案管理員對角色進行授權，將相應的角色分配給用戶。用戶進入系統(tǒng)后，根據(jù)不同的角色權限，轉到不同的工作模塊。用戶進入系統(tǒng)后，根據(jù)自己的相應權限，查看相應的數(shù)據(jù)。對于檔案的利用查詢，都是在檔案的已歸檔基礎上進行的，收集移交整理過程中的數(shù)據(jù)不對外提供利用查詢。2.1.3.1老系統(tǒng)數(shù)據(jù)Ø 老系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)條目默認全部可見，原文默認全部不公開，需走借閱流程。Ø

25、公司領導和檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.2文書檔案Ø 文書檔案條目默認全部可見。Ø 文書檔案著錄項密級為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 公司領導和檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.3合同檔案Ø 合同檔案條目默認全部可見。對著錄項要進行可見篩選。Ø 合同檔案原文全部不公開，全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.4科技檔案Ø 科技檔案條目默認全部可見。Ø 科技檔案著錄項密級為“明文”的條目，原

26、文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.5會計檔案Ø 會計檔案條目默認財務管理部、財務共享中心、審計部可見。Ø 會計檔案不掛接原文。2.1.3.6聲像檔案Ø 聲像檔案條目默認全部可見。Ø 聲像檔案著錄項密級為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 公司領導和檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.7實物檔案Ø 實物檔案條目、原文默認全部公開，不需要借閱。2.1.3.8權證檔案Ø 權證檔案條目默認全部可見

27、。Ø 權證檔案不掛接原文。2.1.3.9圖書檔案Ø 圖書檔案條目默認全部可見。Ø 圖書檔案不掛接原文。2.1.3.10專門檔案Ø 專門檔案條目默認全部可見。Ø 專門檔案著錄項密級為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.11重要檔案Ø 重要檔案條目默認全部可見。Ø 重要檔案著錄項密級為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.12全宗卷檔

28、案Ø 全宗卷檔案對外不開放。條目和原文都不公開。2.1.3.13審計檔案Ø 審計檔案條目默認全部可見。Ø 審計檔案著錄項密級為“明文”的條目，原文公開，不需要走借閱流程；其他全部走借閱流程。Ø 檔案室人員可以直接查看條目和原文，不需要借閱。2.1.3.14員工檔案Ø 員工檔案對外不開放。條目和原文都不公開。2.1.3.15人員權限Ø 在收集庫中做收集整理的人員，只能看本公司本部門內的條目和原文。Ø 省公司領導擁有省公司文書、聲像、實物已歸檔檔案的條目和原文查看權限。Ø 省公司綜合檔案管理員擁有省公司及各分公司所有檔

29、案的條目和原文查看權限。Ø 分公司領導擁有分公司文書、聲像、實物已歸檔檔案的條目和原文查看權限。Ø 分公司綜合檔案管理員擁有本分公司所有檔案的條目和原文查看權限。Ø 省公司及各分公司的普通用戶只能看本公司所有已歸檔且條目公開密級為“明文”的檔案原文，其他不公開的檔案原文需要走借閱。2.2檔案業(yè)務配置需求2.2整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.1.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-A01-01-0001Ø 流水號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則和成文日期排序2序號字段名大小備注1

30、全宗名稱60默認值為公司名稱。OA導入。2檔號90根據(jù)規(guī)則自動生成或手工輸入3件號8自動生成或手工輸入，4位數(shù)字如00014年度4默認為當前年度。OA導入。5分類代碼100選填。顯示：代碼+文字6文號128必填。OA中的收文導入時導入原文號。OA導入。收文編號OA導入。7文件題名128必填。OA導入。8文件類型64OA類型，如簽報，通知等。選填，OA導入。9擬稿人20必填。OA導入。10成文部門64必填，OA導入。11成文日期 10必填，日期格式如2007-03-27，OA導入。12責任者64選填。發(fā)文默認為各公司名稱。收文按OA中的來文機關導入。OA導入。13頁數(shù)12選填，手工填寫。14密級

31、12選填，默認為明文。OA導入。15保管期限12選填，默認為永久。OA導入。16載體類型20選填，默認為紙質。OA導入。17導入日期24選填，OA導入。18歸檔日期10選填，日期格式如2007-03-2719整理人24選填20整理日期24選填21備注128選填。OA導入。附件標題300選填，手工填寫。22盒號20選填.3位數(shù)字，年度大流水。23份數(shù)4選填，默認為1。OA導入。2.2.1.4文書檔案報表Ø 歸檔文件目錄(A4 縱向 每頁10行)歸檔文件目錄 序號檔號責任者文號題名日期頁數(shù)備注1Ø 盒內備考表盒內文件情況說明整理人： 檢查人： 整理日期： Ø 脊背無2

32、.2.1.5文書檔案要求1、各分公司和省公司文書檔案需求一致。2、導入OA系統(tǒng)里面的所有文書檔案。2.2.2.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.2.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-B03-01-0001Ø 流水號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則和簽約日期排序2.2.2.3合同檔案著錄項序號字段名大小備注1全宗名稱60合同系統(tǒng)導入。默認為公司名稱。2檔號90自動生成或手工填寫3年度6合同系統(tǒng)導入。默認為當前年度4件號4選填。5發(fā)起號60合同系統(tǒng)導入。必填6合同編號60合同系統(tǒng)導入。必填7合同名稱120合同

33、系統(tǒng)導入。必填8合同金額 60合同系統(tǒng)導入。必填9合同類型6合同系統(tǒng)導入。10承辦部門60合同系統(tǒng)導入。必填11承辦人20合同系統(tǒng)導入。12承辦人電話60合同系統(tǒng)導入。13簽約日期20合同系統(tǒng)導入。14生效日期20合同系統(tǒng)導入。15終止日期20合同系統(tǒng)導入。16有效期20合同系統(tǒng)導入。17對方名稱 60合同系統(tǒng)導入。必填18分類代碼60選填19頁數(shù)8手工填寫。選填20責任者128合同系統(tǒng)導入。選填。默認為各公司名稱21密級8合同系統(tǒng)導入。默認為企業(yè)秘密22保管期限12合同系統(tǒng)導入。默認為永久23整理人24選填24整理日期10選填25載體類型20默認為紙質26盒號90選填27歸檔日期20系統(tǒng)默認

34、日期。手工填寫。28備注128合同系統(tǒng)導入。29導入時間20合同系統(tǒng)導入。30份數(shù)4合同系統(tǒng)導入。默認為12.2.2.4合同檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.2.5合同檔案要求各分公司和省公司合同檔案需求一致。2.2.3.1整理規(guī)則傳統(tǒng)立卷整理方式2.2.3.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-案卷號Ø 檔號例子： 2012-E03-01-0001Ø 流水號長度：四位2.2.3.3科技檔案著錄項科技檔案項目庫序號字段名大小備注1全宗名稱60默認值為公司名稱。工程系統(tǒng)導入。2年度4默認當前年度。工程系統(tǒng)導入。3項目編號20必填。工程系統(tǒng)導入。4項目名

35、稱128必填。工程系統(tǒng)導入。5項目承辦部門60必填。工程系統(tǒng)導入。6項目負責人60必填。工程系統(tǒng)導入。7分類代碼30選填。8備注128選填。工程系統(tǒng)導入。9導入日期20選填。工程系統(tǒng)導入?？萍紮n案案卷庫序號字段名大小備注1全宗名稱60默認當前全宗名稱。2檔號20根據(jù)檔號規(guī)則自動生成3案卷號20選填4年度20必填，默認為當前年度5題名200必填6密級20必填，默認企業(yè)秘密7保管期限20必填，默認永久8分類代碼20必填，參照實體分類9總頁數(shù)4選填10編制單位100選填11編制日期20選填12載體類型20選填13立卷日期20選填14整理人20選填15盒號20選填16份數(shù)4選填，默認為117備注100

36、選填科技檔案文件庫序號字段名類型備注1全宗名稱60默認值為公司名稱。工程系統(tǒng)導入。2 檔號903卷內流水號8自動生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014年度4默認為當前年度。工程系統(tǒng)導入。5分類代碼100必填6所屬部門60必填7所屬階段30必填。下拉（前期文件，設計文件，施工文件，竣工文件）。默認為空8文件題名120必填。工程系統(tǒng)導入。9成文日期12必填。工程系統(tǒng)導入。10文（圖）號20選填11圖符4選填。默認空。A0,A1,A2,A3,A4,其他12版本號20選填13文件頁數(shù)10必填14圖紙張數(shù)10選填15責任者60必填16保管期限8必填，默認永久17密級8必填，默認企業(yè)秘密18載體類型10紙質

37、，光盤，磁帶，磁盤。默認為紙質19整理人12選填20整理日期12選填21歸檔日期12選填22導入日期1223備注128選填24份數(shù)4默認為1。工程系統(tǒng)導入。2.2.3.4科技檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.3.5科技檔案要求各分公司和省公司科技檔案需求一致。2.2.4.1整理規(guī)則2.2.4.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則： 全宗-年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 舉例說明： 01-2012-I02-15-0001件號為4位數(shù)字，件號排序依賴Excel表格中的順序號導入到件號中。2.2.4.3會計檔案著錄項序號字段名類型備注1全宗名稱4選填。2檔號20自動生成。只讀3件號4只讀4

38、分類代碼8選填5文件題名128必填6年度4必填7月份4選填（憑證檔案須必填）8第幾冊4選填9共幾冊4選填10起止日期24選填11總張數(shù)4選填12憑證編號100選填（憑證檔案須必填）13責任者64必填14編制日期10必填15編制單位60必填16歸檔日期10選填。默認為當前日期17保管期限8必填。默認為永久18密級8必填。默認為企業(yè)秘密19載體類型16選填。默認為紙質20盒號90選填。 21備注128選填22整理人8選填。23整理日期10選填。默認當前日期24份數(shù)選填。默認為12.2.4.4會計檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.5.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.5.2檔號規(guī)則Ø 檔

39、號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-J01-01-0001Ø 件號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則排序2.2.5.3員工檔案著錄項序號字段名大小備注1全宗名稱20默認當前全宗 2年度20必錄項，默認為當前年度3檔號20根據(jù)檔號規(guī)則自動生成4件號20自動生成或手工輸入，四位數(shù)字如00015題名300必錄項6人員名稱30必錄項7職務選填8工作單位必填9材料名稱選填10材料形成時間20必錄項，格式化編碼：YYYY-MM-DD11何時何地轉來300必錄項12何時轉向何處100必錄項14分類代碼20選填15密級20選填，默認為企業(yè)秘密16保管

40、期限20選填，默認為永久17頁數(shù)20選填18載體類型20選填，默認為紙質19整理人選填20整理日期選填21歸檔日期選填22盒號20選填23備注200選填24份數(shù)選填，默認為12.2.5.4員工檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.5.5員工檔案要求各分公司和省公司員工檔案需求一致。2.2.6.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.6.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-L01-01-0001Ø 件號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則及發(fā)放時間排序2.2.6.3實物案著錄項序號字段名大小備注1全宗名稱60默認值為全宗

41、名稱2檔號50根據(jù)規(guī)則自動生成3件號8自動生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014題名128必填5文字說明200必填6年度4必填7歸檔部門64必填8發(fā)放單位64必填9發(fā)放時間10必填10責任者64選填11分類代碼36選填12密級12選填，默認明文13保管期限8默認為永久14歸檔日期10選填15備注128選填16移交人12選填17移交部門60選填18移交時間12選填19整理人12選填20整理時間12選填21份數(shù)4選填，默認為12.2.6.4實物檔案報表無報表2.2.6.5實物檔案要求各分公司和省公司實物檔案需求一致。聲像檔案2.2.7.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.7.2檔號規(guī)則Ø 檔

42、號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-K01-01-0001Ø 件號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則及拍攝時間排序2.2.7.3聲像檔案著錄項序號字段名類型備注1全宗名稱60默認值為全宗名稱2檔號50根據(jù)規(guī)則自動生成3件號8自動生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014題名128必填5文字說明200選填6年度4必填7部門64必填8責任者64選填9作者24必填10時間24必填11地點64必填12分類代碼32默認為照片13份數(shù)10選填。默認為114保管期限8默認為永久15歸檔日期10選填16載體類型12選填，默認為光盤17密級8選填，默認為企業(yè)

43、秘密18備注128選填19整理人選填20整理時間選填2.2.7.4聲像檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.7.5聲像檔案要求各分公司和省公司聲像檔案需求一致。權證檔案2.2.8.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.8.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-L01-01-0001Ø 件號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則排序2.2.8.3權證檔案著錄項序號字段名大小備注1全宗名稱60默認值為全宗名稱2檔號90根據(jù)規(guī)則自動生成3件號8自動生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014權證名稱128必填5分類代碼50選填6權證編

44、號200必填7權證說明200必填8年度4必填9發(fā)放單位50必填10發(fā)證時間24必填11責任者64選填12密級12選填，默認為企業(yè)秘密13保管期限8默認為永久14歸檔日期10選填15備注128選填16整理人12選填17整理時間12選填18份數(shù)4選填，默認為12.2.8.4權證檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.8.5權證檔案要求各分公司和省公司權證檔案需求一致。圖書檔案2.2.9.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.9.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-M01-01-0001Ø 件號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔

45、號規(guī)則排序2.2.9.3圖書檔案著錄項序號字段名大小備注1全宗名稱60默認值為全宗名稱2檔號90根據(jù)規(guī)則自動生成或手工輸入3件號8自動生成或手工輸入，四位數(shù)字如00014年度4默認為當前年度5資料名稱128必填6資料來源128必填7作者64選填8時間20必填9份數(shù)12必填。默認為110保管期限8默認為30年11密級8默認為明文12分類代碼24選填13載體類型12默認為紙質14歸檔日期20默認當前日期15備注128選填16整理人12選填17整理日期12選填2.2.9.4權證檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.9.5圖書檔案要求各分公司和省公司圖書檔案需求一致。全宗卷檔案2.2.10.1整理規(guī)則一

46、文一件整理方式2.2.10.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-Q01-01-0001Ø 件號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則排序2.2.10.3全宗卷檔案著錄項序號字段名大小備注1全宗名稱60默認全宗名稱2年度90默認當前年度3檔號8選填，自動或手工生產(chǎn)4件號4選填，自動或手工生產(chǎn)5文件標題 128必填6分類代碼 64選填7密級12選填，默認明文8保管期限12選填，默認永久9整理部門64選填，默認辦公室10整理人12選填11整理日期12選填12文件日期12選填13責任者64選填14頁數(shù)12選填15歸檔日期

47、12選填16載體類型12選填，默認為紙質17份數(shù)12選填，默認為118盒號12選填19備注256選填2.2.10.4全宗卷檔案報表同文書檔案報表樣式。2.2.10.5全宗卷檔案要求各分公司和省公司全宗卷檔案需求一致。專題、重要、審計檔案2.2.11.1整理規(guī)則一文一件整理方式2.2.11.2檔號規(guī)則Ø 檔號規(guī)則：年度-分類代碼-保管期限-件號Ø 檔號例子： 2012-ZY01-01-0001Ø 件號長度：四位Ø 排序關鍵字：按檔號規(guī)則及成文日期排序2.2.11.3檔案著錄項專題、重要及審計檔案的著錄項統(tǒng)一。序號字段名大小備注1全宗名稱60默認值為全宗名稱

48、2檔號90根據(jù)規(guī)則自動生成或手工輸入3件號8自動生成或手工輸入，4位數(shù)字如00014年度4默認為當前年度5分類代碼100選填。顯示：代碼+文字6文號128必填7文件題名128必填8成文部門64必填，默認為空9成文日期 10必填，日期格式如2007-03-2710責任者64選填11頁數(shù)12選填。12密級12選填，默認為企業(yè)秘密13保管期限12選填，默認為永久14載體類型20選填，默認為紙質15歸檔日期10選填，日期格式如2007-03-2716整理人24選填17整理日期24選填18備注128選填19盒號20選填.3位數(shù)字，年度大流水。20份數(shù)4選填，默認為12.2.11.4檔案報表同文書檔案報表

49、樣式。2.2.11.5檔案要求各分公司和省公司的重要、專題及審計檔案需求一致。3檔案功能需求3.1管理配置功能需求全宗配置可添加、修改、刪除全宗，如果該全宗下已建立檔案庫或存在用戶則不允許刪除該全宗。實體分類配置可添加、修改、刪除、實體分類。數(shù)據(jù)字典配置可添加、修改、查詢、刪除常用數(shù)據(jù)，做成數(shù)據(jù)字典形式。在檔案著錄時直接選擇而不需要錄入。檔案模板配置Ø 檔案庫的建立要通過選擇檔案模板建立。Ø 實現(xiàn)檔案模板的添加、修改、查詢、刪除。Ø 實現(xiàn)檔案模板中著錄項目的自定義，如必填，只讀等。Ø 實現(xiàn)檔案模板的導入導出功能。Ø 實現(xiàn)檔號的自定義配置。檔案庫配置Ø 檔案庫的建立要通過選擇檔案模板建立。Ø 實現(xiàn)檔案庫的添加、修改、查詢、刪除。Ø 實現(xiàn)檔案庫中著錄項目的自定義，如必填，只讀，默認等。報表配置Ø 可以添加、修改、查詢、刪除報表。Ø 能自定義報表的樣式，大小和字體。Ø 根據(jù)檢索要求打印報表。Ø 報表可以導入導出。角色管理Ø 系統(tǒng)中的功能權限按照模塊中的功能劃分到不同的角色，每一個角色可以訪問特定的一個或者多個模塊并使用這些模塊的部分或者所有功能。