采購部工作流程

1、第一章貨品采購一、采購進(jìn)貨流程1、對品種及供應(yīng)商進(jìn)行初步洽談。2、確定進(jìn)貨品種及供應(yīng)商。3、向供貨商索取相關(guān)資質(zhì)文件，轉(zhuǎn)交質(zhì)管部審核。4、協(xié)助質(zhì)管部對供應(yīng)商的業(yè)務(wù)員進(jìn)行合法資格的審查。5、采購合同簽訂。(1)確定采購進(jìn)貨明細(xì)，包括進(jìn)貨品種及數(shù)量，采購計(jì)劃報(bào)出后的到貨時間；(2)確定相應(yīng)的優(yōu)惠政策；(3)確認(rèn)結(jié)款方式及帶票與否；帶票月結(jié)帶票現(xiàn)款帶票實(shí)銷實(shí)結(jié)(財(cái)務(wù)打款轉(zhuǎn)賬的及時性)6、做出計(jì)劃，通知發(fā)貨并跟進(jìn)到貨情況。采購已經(jīng)上報(bào)的計(jì)劃需保存，留做入庫依據(jù)。二、采購進(jìn)貨分類1、 常規(guī)商品進(jìn)貨保證日常銷售采購的商品，對于這類商品的采購流程規(guī)范如下：(1) 低于庫存下限品種的收集途徑： 采購部自查 門

2、店斷貨品種報(bào)采購 配送中心斷貨報(bào)采購部(2) 采購品種的篩選，結(jié)合日常門店總銷售量，進(jìn)行采購貨品的確定。(3) 采購人員通過電話聯(lián)系或者其他方式直接與廠家訂貨。(4) 采購過程中如遇特殊情況需通知門店斷貨原因。2、新品采購新品采購包括：替代品采購、顧客訂購品種采購及常規(guī)新品采購三大類。（1）替代品的采購，功效類似、比現(xiàn)有銷售商品有優(yōu)勢的商品采購。替換商品產(chǎn)生的原因如下：格過高，貨比三家，處于劣勢。廠家新品替代老化品種。毛利低，市場淘汰。（2）顧客訂購品種的采購，顧客必須在門店交訂金，采購部專門為其采購的品種。采購確定到貨時間，超過約定時間導(dǎo)致門店不能銷售的由采購負(fù)責(zé)。（特殊情況除外）這類商品采

3、購數(shù)量極少，專訂專銷，采購做好登記，到貨入庫后及時送至訂貨門店。這類商品不得退貨，到貨后兩個月內(nèi)未售出由店長負(fù)責(zé)（3）常規(guī)新品的引進(jìn)，是為滿足公司發(fā)展的需要引進(jìn)的新品。結(jié)合本公司實(shí)際情況，對現(xiàn)有品類進(jìn)行規(guī)劃，確定新品引進(jìn)。門店部及采購部每周一次對當(dāng)?shù)厥袌鲞M(jìn)行了解。第二章到貨入庫跟進(jìn)一、落實(shí)到貨情況1、查當(dāng)日到貨入庫記錄（1）核對到貨的準(zhǔn)確性，指所到品種與采購計(jì)劃的一致性。若廠家發(fā)了未計(jì)劃貨品，退單處理。（2）核對到貨入庫正確性，包括廠家、帶票與否及結(jié)款方式等；（3）倉儲部收到貨后嚴(yán)格按照要求驗(yàn)收，差異必須在到貨的第二個工作日內(nèi)準(zhǔn)確上報(bào)采購部。2、審核當(dāng)日入庫人員登記的：新品本、漲價本及效期本。

4、（1）查看到貨新品，跟進(jìn)新品到貨情況。門店定購新品，到貨入庫后，及時通知開單員配至門店；常規(guī)新品采購，入庫后，在最短時間內(nèi)（最遲不超過入庫后第三天）鋪貨至門店銷售并跟進(jìn)。按照要求對新品的零售價、毛利屬性進(jìn)行核定；2）查看貨品漲價情況了解核對廠家（供應(yīng)商）通知漲價與實(shí)際到貨價是否一致核查計(jì)劃時答應(yīng)給的返點(diǎn)及贈品是否一致；3）查看效期本情況配合配送中心把握好效期商品流入庫中，當(dāng)天內(nèi)與廠家聯(lián)系，做出退貨或者承諾換貨處理；二、追蹤未到商品1、廠家不再生產(chǎn)或銷售商品的追蹤（1）拓寬渠道，從其他廠家進(jìn)貨；（2）考慮功效相似替代品的進(jìn)貨；2、廠家有貨但未發(fā)商品追蹤（1）當(dāng)天與廠家聯(lián)系，詢問未發(fā)貨原因。暫時斷

5、貨不能發(fā)貨的，及時追蹤，最短時間內(nèi)保證商品到庫；提價而暫不發(fā)貨的，與廠家談協(xié)議，爭取最后一批不漲價貨品；（2）考慮一個品種多渠道進(jìn)貨。貨比三家，選取最低價進(jìn)貨；充分保證貨源。三、關(guān)注銷售過程，積極爭取廠家資源，做商品促銷活動。第三章業(yè)務(wù)洽談一、廠家合作協(xié)議的簽訂1、合作協(xié)議的分類：（1）年度協(xié)議：雙方約定進(jìn)貨量、返點(diǎn);指定供貨渠道：保證貨源及價格統(tǒng)一。（2）臨時協(xié)議：短期的促銷獎勵2、合作協(xié)議包括的主要內(nèi)容：參照采購合同。3、對于長期合作的廠家，應(yīng)在原有合作的基礎(chǔ)上，為公司爭取最大優(yōu)惠政策。（1）精減供貨商的數(shù)量，加大深度合作；（2）把握最佳進(jìn)貨時機(jī)，結(jié)合公司銷量，爭取最大優(yōu)惠政策。二、返點(diǎn)的

6、管理1、協(xié)議好的返點(diǎn)嚴(yán)格做好登記。2、依據(jù)簽訂的合作協(xié)議在規(guī)定時間內(nèi)追蹤廠家返點(diǎn)；（1）確定返點(diǎn)金額，確定兌換返點(diǎn)金額商品；（2）確定返點(diǎn)商品到貨時間；3、返點(diǎn)商品到貨入庫（1）返點(diǎn)商品的入庫按照“不帶票”“月結(jié)”開單，且入庫單價金額為0，并在備注注明“XX月份返點(diǎn)”，便于核查；（2）返點(diǎn)商品要求配送入庫時在漲價本上做詳細(xì)登記，注明返點(diǎn)商品名稱及數(shù)量；（3）采購審核漲價本后，對返點(diǎn)商品做采購?fù)搜a(bǔ)價、勾賬，系統(tǒng)里恢復(fù)進(jìn)貨金額。退補(bǔ)后的價格是采購下次計(jì)劃價格參考退補(bǔ)后的價格是開單入庫價格參考。（4）現(xiàn)金返點(diǎn)，采購做好登記，做進(jìn)系統(tǒng)，由返點(diǎn)方直接上交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部收款后開據(jù)收據(jù)，進(jìn)行勾賬。4、對于不

7、按時按量返點(diǎn)的廠家，依據(jù)合作協(xié)議條款作出相應(yīng)的處理。三、新業(yè)務(wù)到訪：新品：有意向品種按進(jìn)貨流程進(jìn)貨。四、老業(yè)務(wù)到訪：（ 1）流向查詢；(2)查詢進(jìn)銷存；(3)臨時促銷；要求廠商提前做好方案，與門店部負(fù)責(zé)人溝通。(4)配合廠家統(tǒng)一調(diào)整商品零售價；廠家必須提供統(tǒng)一的調(diào)價函下發(fā)通知由門店部具體落實(shí)后反饋價格，再進(jìn)行調(diào)整。(5)效期及不動銷退換貨跟進(jìn)第四章退貨及維修一、公司統(tǒng)一要求效期、質(zhì)量問題的退貨1、退貨通知內(nèi)容。通知退貨的對象(門店、門店經(jīng)理和開單退貨)；退貨商品明細(xì)；商品有批號效期的限制退貨時間段；2、通知途徑。騰訊通；手機(jī)短信的方式(騰訊通斷網(wǎng)時)。3、退貨要求：退貨通知統(tǒng)一由采購部在每個周二、周四十二點(diǎn)前下發(fā)到有關(guān)部門。采購部在發(fā)退貨通知時，門店必須在規(guī)定的時間內(nèi)嚴(yán)格按照退貨要求完成退貨；退貨打單員收到退貨后，在供應(yīng)商要求的退貨時間內(nèi)完成，并反饋采購部。二、門店及倉庫自查，發(fā)現(xiàn)效期及質(zhì)量問題的商品，上報(bào)采購部，采購部確認(rèn)可以處理的，整理下發(fā)退貨通知。三、配送中心驗(yàn)收時拒收商品退貨1、破損，批號效期不明商品退貨：2、資質(zhì)不全，不合格商品退貨；3、近效期商品退貨，效期已超過半的商品拒絕收貨；四、返修商