會展項目策劃與管理第八章會展現(xiàn)場管理與活動策劃

1、案例導入分析案例導入分析 20102010年中國第九屆國際摩托車博覽會管理規(guī)定年中國第九屆國際摩托車博覽會管理規(guī)定 2010年10月2124日 本規(guī)定是展位訂購合同的附件，所有展商均有義務遵守。 規(guī)定規(guī)定1 1：展會時間，地點：展會時間，地點 規(guī)定規(guī)定2 2：允許的展品：允許的展品 規(guī)定規(guī)定3 3：價格所包含的各種服務：價格所包含的各種服務 規(guī)定規(guī)定4 4：報名與預付款：報名與預付款 規(guī)定規(guī)定5 5：付款條件及取消：付款條件及取消 規(guī)定規(guī)定6 6：展品和撤展證明：展品和撤展證明 規(guī)定規(guī)定7 7：義務和禁止：義務和禁止 規(guī)定規(guī)定8 8：技術(shù)規(guī)定：技術(shù)規(guī)定 規(guī)定規(guī)定9 9：保險：保險 規(guī)定規(guī)定10

2、10：展位分配：展位分配 規(guī)定規(guī)定1111：參展商證件和專業(yè)觀眾門票：參展商證件和專業(yè)觀眾門票 規(guī)定規(guī)定1212：會刊：會刊 規(guī)定規(guī)定1414：其他：其他（1）“第九屆中國國際摩托車博覽會第九屆中國國際摩托車博覽會”的現(xiàn)場管理包括哪的現(xiàn)場管理包括哪些內(nèi)容？些內(nèi)容？（2）優(yōu)秀的展會現(xiàn)場管理人員應該注意展會的哪些環(huán)節(jié)？）優(yōu)秀的展會現(xiàn)場管理人員應該注意展會的哪些環(huán)節(jié)？【分析】【分析】展會的管理者是展會現(xiàn)場的協(xié)調(diào)者，在主辦單位和政府各部門之間進行溝通，從而提供服務、對現(xiàn)場進行管理?，F(xiàn)場發(fā)生的問題往往刻不容緩，身為現(xiàn)場管理者，首先必須要盡快解決最亟待解決的事情，同時也能使他更加重視外部世界-展會現(xiàn)場，而

3、不是內(nèi)部-現(xiàn)場管理處。只有外部世界才是產(chǎn)生成果的地方。展會現(xiàn)場管理工作安排展會現(xiàn)場管理工作安排展會現(xiàn)場管理與服務內(nèi)容展會現(xiàn)場管理與服務內(nèi)容展覽期間相關(guān)活動策劃展覽期間相關(guān)活動策劃會展危機管理與關(guān)系恢復會展危機管理與關(guān)系恢復 撤展管理撤展管理展中現(xiàn)場展中現(xiàn)場管理管理展前布置展前布置管理管理展前布置階段展前布置階段1 1設立場地前臺接待設立場地前臺接待 （1）負責參展企業(yè)報到登記。（2）根據(jù)參展報名情況落實參展證的派發(fā)和展品進入場地確認。 （3）派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南。（4）進行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況。 2 2酒店接待處酒店接待處 （1）設立前臺接待處。（2）進行

4、參展商住宿登記。（3）住宿表要求：企業(yè)名稱、房間號碼、酒店聯(lián)系電話、房主姓名。 展前布置階段展前布置階段3 3場館現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作場館現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作 （1）負責監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進行裝修的展位施工。（2）對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作。（3）為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場租賃業(yè)務。 （4）根據(jù)企業(yè)報名表，布置安排會場外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè) 根據(jù)要求而設立的）。4 4交通運輸安排及搬運工作交通運輸安排及搬運工作 （1）企業(yè)運輸展品的接待及裝卸。 （2）搬運工作協(xié)調(diào)。展中現(xiàn)場階段工作展中現(xiàn)場階段工作1 1展覽會的開幕式組織工作展覽會的開幕式組織工作（1）確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單。（2

5、）確定邀請參展企業(yè)的記者名錄。（3）開幕式的場地搭建要求。（4）開幕式主持人講話內(nèi)容的審定及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定。（5）開幕式結(jié)束后，帶領嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安 排工作。 展中現(xiàn)場階段工作展中現(xiàn)場階段工作2 2展會召開期間展會召開期間（1）做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計、分類。（2）發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā) 放）。（3）協(xié)調(diào)展會期間研討會會議組織安排工作，做到研討會與展覽會有 機結(jié)合。（4）做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務。（5）統(tǒng)計大會的成交額，做好記錄。（6）積極聽取參會代表對大會的意見和建議。（7）根據(jù)參會信息，再次邀請參會

6、企業(yè)參加下一屆的展會。 撤展階段管理撤展階段管理 當展會按計劃的天數(shù)進行展覽完畢以后，展會就要準備閉幕，展會閉幕標志著本屆展會正式結(jié)束。然而，展會閉幕并不意味著展會現(xiàn)場工作就此結(jié)束。展會的撤展工作還需要辦理機構(gòu)的大力介入和進行必要的管理。展會的撤展工作主要包括展位的拆除、參展商租賃展具的退還、參展商展品的處理和回運、展場的清潔和撤展安全保衛(wèi)等工作。展會現(xiàn)場管理內(nèi)容與措施展會現(xiàn)場管理內(nèi)容與措施1 1展會觀眾管理展會觀眾管理2 2展會現(xiàn)場廣告管理展會現(xiàn)場廣告管理3 3參展商行為管理參展商行為管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐飲管理餐飲管理7 7證件管理證件管理8

7、8參展商和觀眾投訴處理參展商和觀眾投訴處理9 9新聞管理新聞管理1010知識產(chǎn)權(quán)保護工作知識產(chǎn)權(quán)保護工作1111現(xiàn)場保潔現(xiàn)場保潔1212展覽會布展和撤展管理展覽會布展和撤展管理展會現(xiàn)場管理內(nèi)容與措施展會現(xiàn)場管理內(nèi)容與措施展會現(xiàn)場管理內(nèi)容與措施展會現(xiàn)場管理內(nèi)容與措施展覽現(xiàn)場配套服務展覽現(xiàn)場配套服務1 1展會觀眾管理展會觀眾管理2 2展會現(xiàn)場廣告管理展會現(xiàn)場廣告管理3 3參展商行為管理參展商行為管理4 4安全管理安全管理5 5交通、物流管理交通、物流管理6 6餐飲管理餐飲管理7 7證件管理證件管理8 8參展商和觀眾投訴處理參展商和觀眾投訴處理9 9新聞管理新聞管理1010知識產(chǎn)權(quán)保護工作知識產(chǎn)權(quán)保

8、護工作1111現(xiàn)場保潔現(xiàn)場保潔1212展覽會布展和撤展管理展覽會布展和撤展管理所謂布展，從參展商的角度看，是指參展商為準備展覽而在展會開幕前對展位進行搭裝、布置和將展品陳列在展位上的系列工作；從辦展機構(gòu)的角度看，是指對展會現(xiàn)場環(huán)境進行布置和對參展商有關(guān)工作進行的協(xié)調(diào)和管理展臺搭建管理展臺搭建管理展會開幕式和其他相關(guān)現(xiàn)場布置展會開幕式和其他相關(guān)現(xiàn)場布置 展會開幕式場所的選擇和搭建展會展館序幕大廳布置嘉賓休息室的布置設置“聯(lián)絡咨詢服務中心”設置“新聞中心”。設置“專業(yè)觀眾登記柜臺” 閉幕閉幕/ /撤展撤展展示展示/ /交流交流開幕儀式開幕儀式布展布展/ /預展預展三、三、展展覽覽期期間間三、三、展

9、展覽覽期期間間會展作為一種特殊的重大經(jīng)貿(mào)活動，人流、物流、會展作為一種特殊的重大經(jīng)貿(mào)活動，人流、物流、信息流高度集中，是一個對危機較為敏感的行業(yè)。信息流高度集中，是一個對危機較為敏感的行業(yè)。會展危機是指影響參展商、專業(yè)觀眾、相關(guān)媒體等會展危機是指影響參展商、專業(yè)觀眾、相關(guān)媒體等利益相關(guān)主體對會展的信心或擾亂會展組織者繼續(xù)利益相關(guān)主體對會展的信心或擾亂會展組織者繼續(xù)正常經(jīng)營的非預期性事件。正常經(jīng)營的非預期性事件。1 1社會因素社會因素2 2運作因素運作因素3 3自然因素自然因素4 4安全因素安全因素會展危機管理會展危機管理 第一階段：危機的預防第一階段：危機的預防第二階段：行動準備第二階段：行動

10、準備 第三階段：危機的識別第三階段：危機的識別第五階段：危機的解決第五階段：危機的解決第四階段：危機的控制第四階段：危機的控制 危機預防也可稱為“危機預警”，即展會組織者對可能發(fā)生的危機事件進行預測并根據(jù)各種危機發(fā)生的概率采取相應的預防措施。 建立一支組織者須擁有危機管理團隊，團隊人員需熟悉業(yè)務流程，并能夠制定具體、有針對性、可操作性強的危機管理行動計劃、建立內(nèi)外部溝通機制、開展模擬訓練及建立重要關(guān)系等 這個階段的關(guān)鍵是找出危機的本質(zhì)和真正的根源。這樣才能幫助展會組織者科學、合理、迅速采取危機的處理和援救方案。 危機管理的最后一個階段其實就是總結(jié)經(jīng)驗教訓，這也是危機管理的最高境界 解決危機，速

11、度是關(guān)鍵，一旦時間蔓延到更廣的范圍便難以處理。因此，一旦危機發(fā)生，展覽會組織者就應該迅速啟動危機管理機制，并盡快采取正確的處理措施。第六階段：危機的提升第六階段：危機的提升/評估評估 安排專項人員從事危機的處理和控制工作，將危機損失降至最小的基礎。 及時、準確地與自己的組織成員及客戶通報相關(guān)信息 指定一個人作為展覽會主辦方的發(fā)言人會展危機管理的基本程序會展危機管理的基本程序展會宣傳與展會宣傳與推廣的內(nèi)容推廣的內(nèi)容1 1建立會展建立會展危機管理預警危機管理預警機制機制3 3會展保會展保險的適當險的適當投入投入2 2構(gòu)建危構(gòu)建危機預控系機預控系統(tǒng)統(tǒng) （1 1）成立會展危機管理委員會，對會展危機）成

12、立會展危機管理委員會，對會展危機進行預測分析；進行預測分析；（2 2）制定會展危機應急計劃）制定會展危機應急計劃/ /方案；方案；（3 3）事先和媒體建立聯(lián)系；）事先和媒體建立聯(lián)系；（4 4）確定會展危機組織對外發(fā)言人；）確定會展危機組織對外發(fā)言人；（5 5）建立處理會展危機關(guān)系網(wǎng)；）建立處理會展危機關(guān)系網(wǎng)；（6 6）做好會展組織內(nèi)部人員培訓工作。）做好會展組織內(nèi)部人員培訓工作。 在危機管理的角度而言，在危機管理的角度而言，保險是一種風險轉(zhuǎn)移，通保險是一種風險轉(zhuǎn)移，通過這一機制，眾多的經(jīng)濟過這一機制，眾多的經(jīng)濟單位結(jié)合起來，建立保險單位結(jié)合起來，建立保險基金，共同對付意外事故基金，共同對付意外

13、事故。（1 1）組建）組建“虛擬的虛擬的”危機管理小危機管理小組；組；（2 2）制定危機預案；）制定危機預案；（3 3）開展人員培訓，危機管理全）開展人員培訓，危機管理全真模擬；真模擬；（4 4）落實危機預防措施崗位，防）落實危機預防措施崗位，防范于未然范于未然 要進行雙向溝通；要強化媒體管理，正確發(fā)揮大眾傳媒的作用；做好危機傳播方案。（1）以客戶利益為首位（2）掌握對外信息發(fā)布的主動權(quán)（3）執(zhí)行統(tǒng)一的行動方案在危機預防階段建立的“虛擬”危機管理小組在得到充分授權(quán)的前提下，可以立即轉(zhuǎn)變?yōu)閷ｉT的危機管理機構(gòu)，代表企業(yè)走到危機處理的第一線，形式危機管理職能，確定危機處理策略，制定處理方案，采取各種危機處理措施。（1）預警(Readiness)（2）溝通(communication)（3）反應(Response)（4）恢復(Recovery) 24【三維度【三維度6+66+6實訓項目實訓項目1313】會展現(xiàn)場志愿者服務實訓會展現(xiàn)場志愿者服務實訓25【三維度