時間管理與工作統(tǒng)籌技巧技巧張棟

1、 11 22 盛年不重來，一日難再晨，盛年不重來，一日難再晨， 及時當勉勵，歲月不待人。及時當勉勵，歲月不待人。 陶淵明陶淵明 凡是在事業(yè)上有所成就的人，無凡是在事業(yè)上有所成就的人，無 一不是利用時間的能手。一不是利用時間的能手。 華羅庚華羅庚 放棄時間的人，時間也會放棄他。放棄時間的人，時間也會放棄他。 莎士比亞莎士比亞 33 你熱愛生命嗎？那么別浪費時你熱愛生命嗎？那么別浪費時間，因為時間是構成生命的材料。間，因為時間是構成生命的材料。 富蘭克林富蘭克林 時間是最為寶貴的資源，如果時間是最為寶貴的資源，如果我們不能管理時間，便什么都不能我們不能管理時間，便什么都不能管理。管理。 彼得彼得

2、杜拉克杜拉克 441 1、什么是時間、什么是時間牛頓力學中的時間牛頓力學中的時間是作為度量物質運動變化過程流程的一種參照，是作為度量物質運動變化過程流程的一種參照， 通過我們所定義的標準的時間單位，去衡量物質通過我們所定義的標準的時間單位，去衡量物質 運動變化本身的變化規(guī)律。運動變化本身的變化規(guī)律。時間的目的時間的目的就是描述物質運動變化的參照，并提供一種事件就是描述物質運動變化的參照，并提供一種事件 運動變化的標準流程的計量模式，同時它又是事運動變化的標準流程的計量模式，同時它又是事 件進程描述的一個基本的物理量。件進程描述的一個基本的物理量。 551 1、什么是時間、什么是時間科學上的時間

3、概念科學上的時間概念19561956年國際計量委員會將秒規(guī)定為年國際計量委員會將秒規(guī)定為19001900年年1 1月月0 0日日 1212時正回歸年長度的時正回歸年長度的1/31556925.97471/31556925.9747。這種以地。這種以地 球公轉為基礎的時間標準稱為球公轉為基礎的時間標準稱為* *歷書秒。歷書秒。19671967年第十三屆國際計量大會又采用以原子內部年第十三屆國際計量大會又采用以原子內部 輻射頻率為基準的時間計量系統(tǒng)，成為輻射頻率為基準的時間計量系統(tǒng)，成為* *原子時。原子時。按新規(guī)定，按新規(guī)定，“秒是銫秒是銫-133-133原子基態(tài)的兩個超精細原子基態(tài)的兩個超精細

4、能級之間的躍遷所對應輻射的能級之間的躍遷所對應輻射的9 9，192192，631631，770770個周個周期的持續(xù)時間期的持續(xù)時間”。 662 2、時間是怎樣產生的、時間是怎樣產生的日常的時間概念日常的時間概念年、月、日、時、分、秒年、月、日、時、分、秒地球自轉、公轉與月球公轉地球自轉、公轉與月球公轉太陽太陽地球地球地球公轉軌道地球公轉軌道月球月球 773 3、時間的基本特性、時間的基本特性時間時間恒久性恒久性時時 間間特特 性性客觀客觀公正性公正性時間時間的剛性的剛性不可不可逆轉性逆轉性時間時間一維性一維性54321 884 4、什么是時間管理、什么是時間管理概念概念 由于時間所具備的基本

5、特性，所以時間管由于時間所具備的基本特性，所以時間管 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而 進行的進行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何減。所探索的是如何減 少時間浪費，以便有效地完成既定目標。少時間浪費，以便有效地完成既定目標。結論結論通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。 992 2、個體生命的有限性、個體生命的有限性每一個生命只有一次機會每一個生命只有一次機會時間與生命年輪時間與生命年輪成就大事業(yè)的黃金時代成就大事業(yè)的黃金時代童年、少年、童年、少年、青年、中年、壯年青年、中年、壯年、老年、老

6、年為什么許多人一生平淡，毫無見樹為什么許多人一生平淡，毫無見樹 魯迅先生說：魯迅先生說：時間是組成生命的材料，時間是組成生命的材料， 浪費別人的時間是無異于謀財害命的。浪費別人的時間是無異于謀財害命的。 10104 4、個人和組織的機會成本、個人和組織的機會成本成本的類別成本的類別容易重視的有形成本容易重視的有形成本容易忽視的無形成本容易忽視的無形成本無形成本中的時間成本無形成本中的時間成本大小企業(yè)的區(qū)別大小企業(yè)的區(qū)別成本外延的擴大化成本外延的擴大化由時間特性而導致的機會成本由時間特性而導致的機會成本“過了這個村過了這個村”與與“機不可失機不可失” 11111 1、員工職業(yè)生涯與時間管理、員工

7、職業(yè)生涯與時間管理生命的有限性生命的有限性人最寶貴和稀缺的是什么人最寶貴和稀缺的是什么生命的價值觀生命的價值觀生命的價值和人生的意義生命的價值和人生的意義追求成功人生是每個人的夢想追求成功人生是每個人的夢想成功的原動力來自心靈成功的原動力來自心靈實現理想取決于行動力實現理想取決于行動力個人職業(yè)設計與操作中的時間管理個人職業(yè)設計與操作中的時間管理 1212人生的時間表020歲：20-40歲：40-60歲：60-80歲： 13132 2、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段、人生的四個職業(yè)發(fā)展階段6666歲以上，當退休臨近的時候歲以上，當退休臨近的時候下降下降階段階段4545歲歲-65-65歲歲維持維持階段階段

8、3030多歲和多歲和4040多歲之間的多歲之間的某個時段上某個時段上職業(yè)中期危機階段職業(yè)中期危機階段30-4030-40歲之間歲之間穩(wěn)定子階段穩(wěn)定子階段25-3025-30歲之間歲之間嘗試子階段嘗試子階段24-4424-44歲歲之之 間間確立確立階段階段1515歲歲-24-24歲之間歲之間探索探索階段階段具體說明具體說明不同不同階段階段 14143 3、人生定位與選擇最佳職業(yè)、人生定位與選擇最佳職業(yè)性格性格/ /愛好愛好/ /能力能力/ /市場市場準確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約準確定位提高人生價值是另一種時間節(jié)約性格線性格線愛好線愛好線能力線能力線市場線市場線個人職個人職業(yè)選擇業(yè)選擇的范

9、圍的范圍 15154 4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃栽下梧桐樹，引來金鳳凰栽下梧桐樹，引來金鳳凰 提供了廣闊的舞臺提供了廣闊的舞臺 指明了發(fā)展方向指明了發(fā)展方向 確立了奮斗的目標確立了奮斗的目標 提供了向上發(fā)展的空間提供了向上發(fā)展的空間員工與企業(yè)的三個共同體員工與企業(yè)的三個共同體共同體共同體利利 益益事事 業(yè)業(yè)情情 感感企企業(yè)業(yè)為為員員工工 16164 4、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)為員工設計發(fā)展規(guī)劃尋求三方面的平衡尋求三方面的平衡事業(yè)發(fā)展事業(yè)發(fā)展社會交往社會交往家庭生活家庭生活 17171 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里時間的浪費時間的浪費電話干擾，陪同煲粥電話

10、干擾，陪同煲粥會而不議，議而不決會而不議，議而不決不速之客，禮節(jié)陪聊不速之客，禮節(jié)陪聊回復信件，斟字酌句回復信件，斟字酌句外部客觀的低效率，如：外部客觀的低效率，如：A A、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等）、公共交通（班次少、道路擁堵、晚點等） B B、餐飲服務、餐飲服務 C C、社會化程度、社會化程度 18181 1、我們的問題在哪里、我們的問題在哪里時間的浪費時間的浪費某項調查數據結果某項調查數據結果（天）（天）睡睡 眠眠 8.058.05小時小時用用 餐餐 1.311.31小時小時瑣瑣 事事 0.550.55小時小時工工 作作 7.347.34小時小時交交 際際 0.390.39小時

11、小時 休休 息息 0.450.45小時小時娛娛 樂樂 0.310.31小時小時上下班交通上下班交通 0.730.73小時小時讀書報雜志讀書報雜志 0.420.42小時小時處理家務事處理家務事 0.260.26小時小時興趣的工作興趣的工作 0.370.37小時小時音樂或電視音樂或電視 2.512.51小時小時 與朋友聊天與朋友聊天 1.111.11小時小時 19191 1、我們企業(yè)的問題在哪里、我們企業(yè)的問題在哪里時間陷井時間陷井情不自禁情不自禁事必躬親事必躬親過分客套過分客套例行公事例行公事猶豫不決猶豫不決漫不經心漫不經心碌碌無為碌碌無為 國外學者對某跨國公司總部人員國外學者對某跨國公司總部人

12、員的的跟蹤調查顯示：跟蹤調查顯示：管理人員平均每管理人員平均每8分鐘被打擾一次；分鐘被打擾一次；業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在業(yè)務系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于會議上的時間不少于10小時；小時；行政管理人員每周會議行政管理人員每周會議20小時。小時。心理學家指出：心理學家指出：恢復思路平均時間為分鐘恢復思路平均時間為分鐘 2020日本學者關于時間浪費的調查日本學者關于時間浪費的調查 “人們一般每人們一般每8 8 分鐘會收到分鐘會收到1 1 次打擾，每小時大約次打擾，每小時大約7 7次，次，即每天即每天50506060次。平均每次打擾大約是次。平均每次打擾大約是5 5分鐘，總共每天

13、分鐘，總共每天大約大約4 4小時，也就是小時，也就是50%50%。其中約。其中約3 3小時的打擾是沒有意義小時的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時或者極少有價值的。同時 人被打擾后重拾原來的思路至人被打擾后重拾原來的思路至少需要少需要3 3分鐘，每天就是分鐘，每天就是2.52.5小時。小時?！?根據以上的統(tǒng)計數據，可以發(fā)現，每天因打擾而產生的根據以上的統(tǒng)計數據，可以發(fā)現，每天因打擾而產生的時間損失約為時間損失約為5.55.5小時，按小時，按8 8小時工作制算，這占了工作時小時工作制算，這占了工作時間的間的68.7%68.7%。 21212 2、團隊時間管理的原則、團隊時間管理的原則時間進度表

14、制定原則時間進度表制定原則實際花費的時間總比預計的長實際花費的時間總比預計的長突發(fā)性事件應付原則突發(fā)性事件應付原則為突發(fā)事件預留處理時間為突發(fā)事件預留處理時間日常性事務維護原則日常性事務維護原則做好數據庫清理與更新等基礎工作做好數據庫清理與更新等基礎工作時間被占用說不原則時間被占用說不原則過度熱心腸者的良藥過度熱心腸者的良藥 22223 3、走出觀念上的誤區(qū)、走出觀念上的誤區(qū)“缺我不可缺我不可”的潛理念的潛理念事必躬親的諸葛亮事必躬親的諸葛亮導致操勞過度的高管人員導致操勞過度的高管人員推遲決策會提高決策質量推遲決策會提高決策質量借口借口“需要更多的事實需要更多的事實”只要授權就可節(jié)約時間只要授

15、權就可節(jié)約時間相關人員能力不足相關人員能力不足無效授權或授權失控無效授權或授權失控 23233 3、走出觀念上的誤區(qū)、走出觀念上的誤區(qū)高效率就是高效益高效率就是高效益快就一定好嗎？快就一定好嗎？方向錯誤和方法不當方向錯誤和方法不當鑒別問題比進一步解決問題容易鑒別問題比進一步解決問題容易想明白了再行動想明白了再行動找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素找到管理捷徑是節(jié)約時間的因素管理上有捷徑可走嗎？管理上有捷徑可走嗎？ 24244 4、時間管理的八大法寶、時間管理的八大法寶樹立時間價值觀樹立時間價值觀理念變革理念變革結構流程優(yōu)化結構流程優(yōu)化組織前提組織前提工作環(huán)境工作環(huán)境“”準備工作準備工作工作的計劃性工

16、作的計劃性目標管理目標管理分清工作輕重緩急分清工作輕重緩急優(yōu)先級優(yōu)先級并行串行的兼顧性并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學統(tǒng)籌學工作任務轉移工作任務轉移授權與借力授權與借力學會說學會說“不不” 拒絕的學問拒絕的學問 25252 2、應該記住的、應該記住的2020條實用方法條實用方法準備之二：臨時準備（準備之二：臨時準備（5 5）明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序將相關的工作列在一起將相關的工作列在一起把工作計劃放到隨時可見的地方把工作計劃放到隨時可見的地方每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘做好正式工作前的準備工作做好正式工作前的準備工作 2626、樹立時間價值觀樹

17、立時間價值觀 首先解決思想認識問題首先解決思想認識問題人的行動是受思想支配的人的行動是受思想支配的思想方法決定行為模式思想方法決定行為模式牢固樹立時間的價值觀牢固樹立時間的價值觀時間就是效益時間就是效益時間就是金錢時間就是金錢時間就是生命時間就是生命牢記魯迅先生的話：牢記魯迅先生的話：時間是組成生命時間是組成生命的材料，浪費別人的的材料，浪費別人的時間，其實是無異于時間，其實是無異于謀財害命的。謀財害命的。 2727、組織結構流程優(yōu)化組織結構流程優(yōu)化眾多國企浪費時間的根源眾多國企浪費時間的根源為什么會有內耗（窩里斗）？為什么會有內耗（窩里斗）？組織的體制障礙組織的體制障礙組織設計的原則組織設計

18、的原則精簡、高效、彈性精簡、高效、彈性管理幅度與跨度管理幅度與跨度部門崗位設置與職責明確化部門崗位設置與職責明確化價值鏈管理與流程優(yōu)化價值鏈管理與流程優(yōu)化 2828、日常價值法控制時間日常價值法控制時間工作中的現象工作中的現象我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些我們每天都要面對各式各樣的人和事，這些人和事都需要你耗費時間來處理。人和事都需要你耗費時間來處理。你將如何應對？你將如何應對？是堅持一貫的做法，還是依據本能的反應？是堅持一貫的做法，還是依據本能的反應？通常的表現通常的表現有明確標準的，快速決斷有明確標準的，快速決斷沒明確標準的，依據直覺感受沒明確標準的，依據直覺感受 2929、浪費時

19、間的大敵、浪費時間的大敵工作目標不明確工作目標不明確你為什么工作你為什么工作 你要達到什么目的你要達到什么目的工作沒有計劃性工作沒有計劃性工作千頭萬緒工作千頭萬緒 眉毛胡子一把抓眉毛胡子一把抓被動工作和生活被動工作和生活跟著感覺走跟著感覺走 30302 2、時間管理第一法則、時間管理第一法則目標管理與工作的計劃性目標管理與工作的計劃性工作方法三段論工作方法三段論目標目標方法方法行動行動計劃計劃 計劃是計劃是從目標到從目標到方法的橋方法的橋梁梁 31313 3、明確工作目標、明確工作目標建立目標體系建立目標體系組織組織群體群體個人個人戰(zhàn)略目標戰(zhàn)略目標工作規(guī)劃工作規(guī)劃個人計劃個人計劃按一定時按一定

20、時間范圍把間范圍把目標分解目標分解 32324 4、目標體系的、目標體系的SMARTSMART原則原則 S S-Specific -Specific 具體，不能籠統(tǒng)；具體，不能籠統(tǒng)； M M-Measurable -Measurable 可度量，可度量， A A-Attainable -Attainable 可實現，指付出努力的情況下可實現，指付出努力的情況下 可以實現，避免過高或過低的目標?？梢詫崿F，避免過高或過低的目標。 R R-Realistic -Realistic 現實性，指目標是實實在在的。現實性，指目標是實實在在的。 T T-Time bound -Time bound 時限，完

21、成目標的期限。時限，完成目標的期限。 33331 1、“8080、2020”法則法則運用運用先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道圓的面積占圓的面積占正方形面積正方形面積的多少嗎？的多少嗎？ 你知道去掉你知道去掉圓的面積正方圓的面積正方形面積還剩下形面積還剩下多少嗎？多少嗎？結論：結論：做重要的少數事情做重要的少數事情 3434 請運用請運用“8080、2020”法則，找出自己法則，找出自己日常工作任務中重要的日常工作任務中重要的20%20%。個人模式：個人模式：自發(fā)回憶法自發(fā)回憶法團隊模式：團隊模式：頭腦風暴法頭腦風暴法現場思考：現場思考： 3535、工作優(yōu)先級綜合分析、工作優(yōu)先級綜

22、合分析 四象限坐標圖四象限坐標圖重要度緊迫性A 重要而且緊迫 緊迫但不重要D 不重要不緊迫重要但不緊迫 3636請運用四象限方法排列你的工作：請運用四象限方法排列你的工作： 3737案例分析 一天下午，一天下午，TY公司的公司的KA業(yè)務某某正在公司內核對賬款業(yè)務某某正在公司內核對賬款開稅票，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件開稅票，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學從外地出差來此，約李事。突然收到手機短信，兩個同學從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會。這時財務告知，由于稅票缺少需下華晚上參加校友聚會。這時財務告知，由于稅票缺少需下午才能開具稅票。

23、剛一出公司，就接到電話告知，好家福午才能開具稅票。剛一出公司，就接到電話告知，好家福超市里超市里KF業(yè)務今夜要去調整陳列。業(yè)務今夜要去調整陳列。 假如你是此業(yè)務，此時此刻你該怎么辦？假如你是此業(yè)務，此時此刻你該怎么辦？ 3838案例分析 M公司是一家生產快速消費品的大型企業(yè)，由于市場競爭加劇公司是一家生產快速消費品的大型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務骨干，近來業(yè)績嚴重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務骨干提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，李三已約定今晚同這兩人談話。提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，李三已約定今晚同這兩人談話。但下午接到在北京出差的總

24、經理的緊急電話，一位西安的經銷商今但下午接到在北京出差的總經理的緊急電話，一位西安的經銷商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個很重要的大客戶，總經天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個很重要的大客戶，總經理特別強調要李三經理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接理特別強調要李三經理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，李三的月報尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾待。其實，李三的月報尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓助理幫忙，助理未能達到其要求，這樣的事便攪得他十分著急想讓助理幫忙，助理未能達到其要求，這樣的事便攪得他十分著急。剛過五點鐘李三就急匆匆地找到司機，開車前往

25、機場。還沒走出。剛過五點鐘李三就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽砝掀诺穆曇簦菏袇^(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽砝掀诺穆曇簦骸袄钊龁幔拷裉煳乙钊龁?？今天我要加班，下午加班，下?點你去把孩子從幼兒園接回家。點你去把孩子從幼兒園接回家?！?假如你是李三，從接到總經理指示到此時此刻，該怎么辦？假如你是李三，從接到總經理指示到此時此刻，該怎么辦？ 39394 4、工作任務轉移工作任務轉移學會授權與借力學會授權與借力依據企業(yè)管理的組織原則依據企業(yè)管理的組織原則遵照公司崗位職責和權限遵照公司崗位職責和權限合理分權為授權的前提合理分權為授權的前提非指揮權限關系的借力非指揮權限關系的借力依靠個人非職務影響力依靠個人非職務影響力注意事項注意事項授權有度，控權有方授權有度，控權有方借力要適當，注重實效借力要適當，注重實效 4040今天是我新生命的開始，今天是我新生命的開始，我呼吸著新鮮空氣，我呼吸著新鮮空氣，我沐浴著燦爛陽光，我沐浴著燦爛陽光，我對今天充滿信心，我對今天充滿信心，我無法預料未來，我無法預料未來，但我要牢牢把