外貿(mào)函電-第一章(商務(wù)信函的組成2014)

1、張燕張燕 合肥工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院合肥工業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 e-mail:外貿(mào)英語函電外貿(mào)英語函電Business English Correspondence外貿(mào)函電講解內(nèi)容組成u商務(wù)信函的組成商務(wù)信函的組成u建立業(yè)務(wù)聯(lián)系建立業(yè)務(wù)聯(lián)系u詢盤和報盤詢盤和報盤u還盤還盤u合同的訂立合同的訂立u支付條件支付條件u包裝、運(yùn)輸與保險包裝、運(yùn)輸與保險u抱怨與索賠抱怨與索賠學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)l通過本章學(xué)習(xí)，了解英文商務(wù)信函的各組成部分通過本章學(xué)習(xí)，了解英文商務(wù)信函的各組成部分l熟悉英語商務(wù)信函的格式熟悉英語商務(wù)信函的格式l能夠規(guī)范，正確，專業(yè)地寫好商務(wù)信函的每一部分能夠規(guī)范，正確，專業(yè)地寫好商務(wù)信函的每一部分ANH

2、UI GARMENTS IMPORT & EXPORT CO., LTD. 436 Changjiang Road, HefeiAnhui, 230061China Tel.:3451672 Fax:5160388Your ref.:556 WG/lsOur ref.:PC/55May 29,2010Mr. J. LewisSuperplus Electrics Ltd.33 Bedford Square,London WC2 3QS,U.K.Dear Mr. J.Lewis, RE: We have got to know your name and address from the

3、 advertisement of “China Foreign Trade”. As an import and export in Annatto Furniture we are keen to expand our foreign trade. As yet, we have no business contacts in London, and would be pleased to consider any business proposals you may have. Enclosed please find our latest illustrated catalogue,

4、together with our latest price list and terms and conditions of sales for your information, and shall be pleased to deal with any specific enquiries you may have concerning any of our products.Should you require any further details about our company,please do not hesitate to contact us. We look forw

5、ard to hearing from you in the near future.Yours sincerely,(signature) Li Hong1.信頭信頭（ Letterhead ）2.發(fā)文編號（發(fā)文編號（Reference Number）3.日期（日期（Date） 4.信內(nèi)名稱和地址（信內(nèi)名稱和地址（Inside Address） 5.經(jīng)辦人（經(jīng)辦人（Attention Line）6.稱呼（稱呼（Salutation）7.事由（事由（Subject Line）8.正文（正文（Body)9.結(jié)尾敬語（結(jié)尾敬語（Complimentary Close）10.簽名（簽名（Signat

6、ure）11.內(nèi)部代號（內(nèi)部代號（Identification Marks）12.附件（附件（Enclosure）13.抄送（抄送（Carbon copy）14.附言（附言（Postscript） 1.1.信頭，即信頭，即“信箋抬頭信箋抬頭”、“發(fā)信人地址發(fā)信人地址”，一般都是，一般都是某一個公司或機(jī)構(gòu)的基本信息。某一個公司或機(jī)構(gòu)的基本信息。公司網(wǎng)址公司網(wǎng)址公司標(biāo)志等公司標(biāo)志等信頭例子CIMC Container Co. Ltd. CIMC Industrial Area, Daao Town, Xinhui District, Jiangmen CityGuangdong Province,

7、 529144 P. R. China. Tel: 0086 -750-6245391; Fax: 0086 -750-6245555; 6245699E-mail: 2.發(fā)文編號（參考編號），發(fā)文編號便于來往書信的存盤和查閱，一發(fā)文編號（參考編號），發(fā)文編號便于來往書信的存盤和查閱，一般用般用Your ref.和和Our ref. 來表示。來表示。3.日期日期 ，可以是寫信的那一天，也可以是預(yù)訂發(fā)信的那，可以是寫信的那一天，也可以是預(yù)訂發(fā)信的那一天。日期一般不縮寫。一天。日期一般不縮寫。4.信內(nèi)名稱和地址，是指收信人的姓名和通訊地址。信內(nèi)名稱和地址，是指收信人的姓名和通訊地址。 收信人姓名(

8、name of people addressed) 收信人職位、頭銜 (title of people addressed) 公司名稱(name of organization) 門牌號碼、街道名稱(number and name) 城市，州和郵編(city, state, postal code) 所在國名稱 (country)信內(nèi)名稱和地址的例子信內(nèi)名稱和地址的例子例例1：Mr. Robert DixonSuperplus Electrics Ltd.District of Columbia Polytechnic 945 Park Avenue Washington DC 20025 U

9、nited States例例2：Uni Walkers (Pvt ) Ltd,Softlogic Building,Level 4No 14 De Fonseka Place, Colombo 5.Sri Lanka. 5.經(jīng)辦人經(jīng)辦人,如果信函是寫給一個群體的，但是希望由特定的人或部門如果信函是寫給一個群體的，但是希望由特定的人或部門親閱，那么寫信人一般會在信件中添加經(jīng)辦人這項。親閱，那么寫信人一般會在信件中添加經(jīng)辦人這項。例：例：Attention: Mr. John Smith. Attention: Sales ManagerFor the attention of Ms. Jane

10、Smith. The Sales ManagerAttn: Mr. John Smith. Attn.:6.稱呼稱呼,是信的開頭對收件人表示的敬語，稱呼后面一般要是信的開頭對收件人表示的敬語，稱呼后面一般要緊跟姓氏或者姓名的全稱。稱呼可以包括收信人的職務(wù)或緊跟姓氏或者姓名的全稱。稱呼可以包括收信人的職務(wù)或尊稱。尊稱。例如：例如：關(guān)系遠(yuǎn)近關(guān)系遠(yuǎn)近稱呼稱呼(例如)女性男性不認(rèn)識MadamDear MadamDear MesdamesSirDear SirsGentlemen認(rèn)識Ms. SmithDear Ms. SmithMr. SmithDear Mr. SmithDear Mr. John S

11、mith很熟悉Dear AliceDear John7.事由，是指信件內(nèi)容的標(biāo)題，事由一般加下劃線或者大事由，是指信件內(nèi)容的標(biāo)題，事由一般加下劃線或者大寫來突出表示，事由可以使用幾個概括性的詞語，也可寫來突出表示，事由可以使用幾個概括性的詞語，也可以直接使用對方的參考編號來表示。以直接使用對方的參考編號來表示。例如：Re:SC007Subject: New Product CatalogueRe: Hard Wood for Fine Furniture9.結(jié)尾敬語，正文結(jié)束后的客氣話，第一個字母大寫后面結(jié)尾敬語，正文結(jié)束后的客氣話，第一個字母大寫后面的都小寫。的都小寫。(例如例如)結(jié)尾敬語結(jié)

12、尾敬語不認(rèn)識Yours faithfullyYours trulyFaithfully yoursTruly yours認(rèn)識Yours sincerelySincerely yours很熟悉Yours everBest RegardsBest Wishes10.簽名簽名,信件寫好后，需要負(fù)責(zé)人的簽名才具有法律效力。如果是群信件寫好后，需要負(fù)責(zé)人的簽名才具有法律效力。如果是群發(fā)信件，可以用負(fù)責(zé)人的復(fù)制簽名。簽名一般包括三到四部分。四發(fā)信件，可以用負(fù)責(zé)人的復(fù)制簽名。簽名一般包括三到四部分。四部分簽名包括：公司名稱、手寫簽名、打印簽名、簽名人的職務(wù)。部分簽名包括：公司名稱、手寫簽名、打印簽名、簽名人

13、的職務(wù)。如果是三部分簽名，就不用寫公司的名稱了。如果是三部分簽名，就不用寫公司的名稱了。 例例1 1簽名者代表公司或者單位時，一般首先打印出公司的名稱，然后簽名者代表公司或者單位時，一般首先打印出公司的名稱，然后再簽名。再簽名。Agricultural Machinery Industry CompanyZhang HaijunZhang HaijunGeneral Manager 例例2 2女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打印的姓名前注女性簽名時，為便于回信人正確使用稱呼，應(yīng)在打印的姓名前注明明Miss, Mrs，MsZhang HaiMs. Zhang Hai 例例3當(dāng)負(fù)責(zé)人不在

14、而以授權(quán)書或者口頭方式授權(quán)經(jīng)辦人員代簽名時當(dāng)負(fù)責(zé)人不在而以授權(quán)書或者口頭方式授權(quán)經(jīng)辦人員代簽名時p.p. Zhang MinJohn Smith11.其它可選部分（附件、抄送、附言、內(nèi)部代號）內(nèi)部代號: BO/js附件： Enclosures：1. Price List 2. Catalogue Encl.: Price List抄送： c.c.: After-sales Service Department附言： p.s.: Dont forget the delivery date.1.齊頭式齊頭式各行開頭都左邊頂格是是齊頭式各行開頭都左邊頂格是是齊頭式(Block style)，齊，齊頭

15、式在極度尊重工作效率的美國很流行，是最易操頭式在極度尊重工作效率的美國很流行，是最易操作現(xiàn)代的一種格式；作現(xiàn)代的一種格式；2.改良齊頭式改良齊頭式改良齊頭式與齊頭式的區(qū)別在于日期和客套結(jié)束語改良齊頭式與齊頭式的區(qū)別在于日期和客套結(jié)束語連同簽字部分被移向右邊。從視覺上感覺平衡些，連同簽字部分被移向右邊。從視覺上感覺平衡些，改變了齊頭式一邊倒的感覺。改變了齊頭式一邊倒的感覺。3.縮進(jìn)式縮進(jìn)式縮進(jìn)式與改良齊頭式的唯一區(qū)別在于采用縮進(jìn)式的縮進(jìn)式與改良齊頭式的唯一區(qū)別在于采用縮進(jìn)式的信件正文的每段第一個詞縮進(jìn)去信件正文的每段第一個詞縮進(jìn)去4-6個空格，英國個空格，英國常用此格式。常用此格式。齊頭式Let

16、ter head （居中）居中）March 21, 2011 Iside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves.All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments.

17、Sincerely yours (簽名簽名)Pepper StebbinsMarketing Manager Encl. :CatalogueC.C.: Precious Woods Amazon, Hongkong OfficeP.S.: Please visit our web site: http:/ Letter headMarch 21, 2011 Inside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam， Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take t

18、his opportunity to introduce ourselves. All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Thank you for your time. Sincerely yours, （簽名）（簽名） Pepper Stebbins Marketing Manager Encl.： CatalogueC.C.： Precious Woods Amazon, Hongkong OfficeP.

19、S.: Please visit our web site: http:/ headMarch 21, 2011 Inside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam, Re: Hard wood for fine furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves. .All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Thank you for your time. Sincerely yours, （簽名）簽名） Pepper Stebbins Marketing Manager Encl. CatalogueCc. Precious Woods Amazon, Hongkong OfficePS: Please visi