檔案信息化管理課件學(xué)習(xí)

1、第十二講第十二講 檔案信息化檔案信息化一、檔案信息化概述一、檔案信息化概述二、檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理二、檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理三、電子文件三、電子文件四、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化四、傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化五、數(shù)字檔案館五、數(shù)字檔案館一、檔案信息化概述一、檔案信息化概述（一）概念（一）概念 檔案信息化檔案信息化是在國(guó)家總體規(guī)劃和宏觀組織是在國(guó)家總體規(guī)劃和宏觀組織下，以下，以現(xiàn)代信息技術(shù)現(xiàn)代信息技術(shù)（含計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（含計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等）為手段，以等）為手段，以檔案信息資源為對(duì)象檔案信息資源為對(duì)象，以，以檔案工檔案工作為依托作為依托，以，以檔案學(xué)最新理論為指導(dǎo)檔案學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息，按照信息社會(huì)

2、和國(guó)家檔案行政部門(mén)的要求，開(kāi)展檔案的收社會(huì)和國(guó)家檔案行政部門(mén)的要求，開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、檢索、開(kāi)發(fā)和利用的集、整理、保管、檢索、開(kāi)發(fā)和利用的現(xiàn)代化管現(xiàn)代化管理過(guò)程。理過(guò)程。 （二）外國(guó)檔案信息化概況（二）外國(guó)檔案信息化概況美國(guó)美國(guó) 1985 1985年成立了年成立了國(guó)家檔案與記錄署國(guó)家檔案與記錄署(NARA)(NARA)，由總統(tǒng)直接領(lǐng)導(dǎo)，由總統(tǒng)直接領(lǐng)導(dǎo), ,并對(duì)各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件的產(chǎn)生、保管、提供利用、最后處置等給并對(duì)各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件的產(chǎn)生、保管、提供利用、最后處置等給予指導(dǎo)和幫助。予指導(dǎo)和幫助。 NARA NARA于于20052005年開(kāi)發(fā)了年開(kāi)發(fā)了聯(lián)邦政務(wù)架構(gòu)檔案與記錄管理綱要聯(lián)邦政務(wù)架

3、構(gòu)檔案與記錄管理綱要版本版本1.01.0(Federal Enterprise Architecture Records (Federal Enterprise Architecture Records Management Profile)Management Profile)，20062006年以來(lái)年以來(lái), ,這套標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)成為美國(guó)各這套標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)成為美國(guó)各級(jí)政府電子政務(wù)設(shè)計(jì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的參考體系。級(jí)政府電子政務(wù)設(shè)計(jì)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的參考體系。 在在NARANARA的牽頭和組織下，美國(guó)建成了的牽頭和組織下，美國(guó)建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)(NAIL)(NAIL)。NAILNAIL是擁有全國(guó)各種檔

4、案館藏信息的聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)是擁有全國(guó)各種檔案館藏信息的聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)了全國(guó)數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成庫(kù)。實(shí)現(xiàn)了全國(guó)數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國(guó)家。為世界上第一個(gè)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國(guó)家。 除了體制上的建設(shè)和保障外除了體制上的建設(shè)和保障外, ,美國(guó)通過(guò)實(shí)施一系列的美國(guó)通過(guò)實(shí)施一系列的信息信息化工程化工程來(lái)推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。來(lái)推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。英國(guó)英國(guó) 檔案信息化建設(shè)是圍繞英國(guó)國(guó)家檔案館的信檔案信息化建設(shè)是圍繞英國(guó)國(guó)家檔案館的信息化建設(shè)而展開(kāi)的。英國(guó)國(guó)家檔案館所保存和收藏檔息化建設(shè)而展開(kāi)的。英國(guó)國(guó)家檔案館所保

5、存和收藏檔案數(shù)量是全世界最多的國(guó)家之一，也是較早開(kāi)展電子案數(shù)量是全世界最多的國(guó)家之一，也是較早開(kāi)展電子文件管理研究和在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)通自己網(wǎng)站的檔文件管理研究和在國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)通自己網(wǎng)站的檔案館之一。案館之一。 從從19951995年英國(guó)就開(kāi)始探索利用互聯(lián)網(wǎng)向公眾年英國(guó)就開(kāi)始探索利用互聯(lián)網(wǎng)向公眾提供遠(yuǎn)程在線服務(wù)的技術(shù)方法。提供遠(yuǎn)程在線服務(wù)的技術(shù)方法。 19991999年英國(guó)國(guó)家檔案館制定并發(fā)布了電子年英國(guó)國(guó)家檔案館制定并發(fā)布了電子文件管理系統(tǒng)功能需求。該報(bào)告由英國(guó)國(guó)家檔案館文件管理系統(tǒng)功能需求。該報(bào)告由英國(guó)國(guó)家檔案館和英國(guó)中央計(jì)算和電信局領(lǐng)導(dǎo)牽頭制定，參加單位有和英國(guó)中央計(jì)算和電信局領(lǐng)導(dǎo)牽

6、頭制定，參加單位有國(guó)防部、財(cái)政部、稅務(wù)局等十一個(gè)政府部門(mén)。國(guó)防部、財(cái)政部、稅務(wù)局等十一個(gè)政府部門(mén)。 為了更好地實(shí)施聯(lián)合王國(guó)數(shù)字檔案館計(jì)劃，為了更好地實(shí)施聯(lián)合王國(guó)數(shù)字檔案館計(jì)劃，19951995年，英國(guó)年，英國(guó)國(guó)家檔案館與倫敦大學(xué)簽訂了七年合同，內(nèi)容是南倫敦大學(xué)代國(guó)家檔案館與倫敦大學(xué)簽訂了七年合同，內(nèi)容是南倫敦大學(xué)代為接收和保存政府部門(mén)和國(guó)家檔案館挑選的具有保存價(jià)值的數(shù)為接收和保存政府部門(mén)和國(guó)家檔案館挑選的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)，并通過(guò)為聯(lián)合王國(guó)數(shù)字檔案館建立的編目，向公眾提供遠(yuǎn)據(jù)，并通過(guò)為聯(lián)合王國(guó)數(shù)字檔案館建立的編目，向公眾提供遠(yuǎn)程檢索服務(wù)。程檢索服務(wù)。 20032003年年1 1月，英國(guó)國(guó)家檔案

7、館制定并在其網(wǎng)站上公布了月，英國(guó)國(guó)家檔案館制定并在其網(wǎng)站上公布了電子文件管理、鑒定和保護(hù)指南，該指南規(guī)定了政府機(jī)關(guān)電子文件管理、鑒定和保護(hù)指南，該指南規(guī)定了政府機(jī)關(guān)電子文件向國(guó)家檔案館在線和離線移交的辦法。電子文件向國(guó)家檔案館在線和離線移交的辦法。同時(shí)，同時(shí)，制定了制定了一項(xiàng)通用標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各部門(mén)向英國(guó)國(guó)家檔案館移交電子文件的一項(xiàng)通用標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各部門(mén)向英國(guó)國(guó)家檔案館移交電子文件的格式格式，提供給軟件開(kāi)發(fā)商和各部委使用，最大限度地減少管理提供給軟件開(kāi)發(fā)商和各部委使用，最大限度地減少管理費(fèi)用和繁復(fù)勞動(dòng)。費(fèi)用和繁復(fù)勞動(dòng)。 此外此外，英國(guó)國(guó)家檔案館與其他檔案部門(mén)之間合作與共享密，英國(guó)國(guó)家檔案館與其他檔案

8、部門(mén)之間合作與共享密切，英國(guó)檔案信息資源的整合與共享的參與高校多切，英國(guó)檔案信息資源的整合與共享的參與高校多達(dá)達(dá)140140多所多所。（三）我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展概況（三）我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展概況1 1，萌芽起步階段萌芽起步階段( (上世紀(jì)上世紀(jì)7070年代末一年代末一9090年代初期年代初期) ) 上世紀(jì)上世紀(jì)7070年代末年代末8080年代初年代初，我國(guó)檔案界開(kāi)始嘗試運(yùn)用計(jì)算我國(guó)檔案界開(kāi)始嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案。機(jī)管理檔案。19791979年起，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、四年起，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、四川、遼寧、江西等省檔案科學(xué)技術(shù)研究所，以及中央檔案館、川、遼寧、江西等

9、省檔案科學(xué)技術(shù)研究所，以及中央檔案館、中國(guó)人民解放軍檔案館等個(gè)別大型檔案館陸續(xù)購(gòu)置計(jì)算機(jī)設(shè)備，中國(guó)人民解放軍檔案館等個(gè)別大型檔案館陸續(xù)購(gòu)置計(jì)算機(jī)設(shè)備，進(jìn)行檔案管理自動(dòng)化課題的研究和實(shí)驗(yàn)，編制出一些簡(jiǎn)單的檔進(jìn)行檔案管理自動(dòng)化課題的研究和實(shí)驗(yàn)，編制出一些簡(jiǎn)單的檔案檢索程序，初步積累了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)。案檢索程序，初步積累了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的一些經(jīng)驗(yàn)。 8080年代中期開(kāi)始著力于制訂檔案著錄標(biāo)引的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，陸年代中期開(kāi)始著力于制訂檔案著錄標(biāo)引的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，陸續(xù)出臺(tái)了一系列檔案編目和機(jī)讀檔案目錄制作方面的規(guī)范，主續(xù)出臺(tái)了一系列檔案編目和機(jī)讀檔案目錄制作方面的規(guī)范，主要有：要有：檔案著錄規(guī)則

10、檔案著錄規(guī)則(1985(1985年制訂，年制訂，19991999年重新修訂，年重新修訂，DA/T18DA/T18一一1999);1999);中國(guó)檔案分類法中國(guó)檔案分類法( (國(guó)家檔案局國(guó)家檔案局19871987年編制年編制););中國(guó)檔案主題詞表中國(guó)檔案主題詞表( (國(guó)家檔案局國(guó)家檔案局19881988年編制，年編制，19951995年修訂再年修訂再版版) )。2 2，快速推進(jìn)階段快速推進(jìn)階段( (上世紀(jì)上世紀(jì)9090年代中期一本世紀(jì)初年代中期一本世紀(jì)初) ) 90 90年代，年代，大多數(shù)省級(jí)檔案館都建立了基于數(shù)據(jù)庫(kù)的大多數(shù)省級(jí)檔案館都建立了基于數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管

11、理的網(wǎng)絡(luò)檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化和計(jì)算機(jī)化?；陀?jì)算機(jī)化。 19991999年底國(guó)內(nèi)年底國(guó)內(nèi)( (主要是大陸地區(qū)主要是大陸地區(qū)) )在互聯(lián)網(wǎng)上可以查在互聯(lián)網(wǎng)上可以查詢到的檔案網(wǎng)站僅詢到的檔案網(wǎng)站僅1212個(gè)，發(fā)展至今已經(jīng)超過(guò)個(gè)，發(fā)展至今已經(jīng)超過(guò)10001000多個(gè)，多個(gè)，這些網(wǎng)站分屬不同省份，涉及國(guó)家、省、市和區(qū)四個(gè)級(jí)這些網(wǎng)站分屬不同省份，涉及國(guó)家、省、市和區(qū)四個(gè)級(jí)別的綜合檔案館、大學(xué)檔案館、專門(mén)檔案館和企業(yè)檔案別的綜合檔案館、大學(xué)檔案館、專門(mén)檔案館和企業(yè)檔案館。館。 同樣，在同樣，在這一時(shí)期，國(guó)家實(shí)施經(jīng)濟(jì)信息化戰(zhàn)略，加這一時(shí)期，國(guó)家實(shí)施經(jīng)濟(jì)信息化戰(zhàn)略，加快了整個(gè)社會(huì)

12、的信息化進(jìn)程，計(jì)算機(jī)應(yīng)用成了普遍工作快了整個(gè)社會(huì)的信息化進(jìn)程，計(jì)算機(jī)應(yīng)用成了普遍工作方式。隨著辦公自動(dòng)化方式。隨著辦公自動(dòng)化(OA)(OA)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)(CAD)、計(jì)算機(jī)輔助制造計(jì)算機(jī)輔助制造(CAM)(CAM)的應(yīng)用發(fā)展，電子文件的類型和的應(yīng)用發(fā)展，電子文件的類型和數(shù)量迅速增加，在此背景下，電子文件歸檔與數(shù)字檔案數(shù)量迅速增加，在此背景下，電子文件歸檔與數(shù)字檔案管理正式提上議事日程。管理正式提上議事日程。3 3，系統(tǒng)發(fā)展階段系統(tǒng)發(fā)展階段( (本世紀(jì)初一現(xiàn)在本世紀(jì)初一現(xiàn)在) ) 20022002年年1111月，國(guó)家檔案局進(jìn)一步發(fā)布了我國(guó)檔案工作迄今為月，國(guó)家檔案局進(jìn)

13、一步發(fā)布了我國(guó)檔案工作迄今為止惟一的一個(gè)專項(xiàng)規(guī)劃止惟一的一個(gè)專項(xiàng)規(guī)劃全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要，成為成為我國(guó)檔案信息化過(guò)程中里程碑式的文件。我國(guó)檔案信息化過(guò)程中里程碑式的文件。 20052005年年1212月，在北京召開(kāi)的全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議審議通過(guò)了月，在北京召開(kāi)的全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議審議通過(guò)了檔案事業(yè)發(fā)展檔案事業(yè)發(fā)展“十一五十一五”規(guī)劃，規(guī)劃，“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程工程”(”(簡(jiǎn)稱簡(jiǎn)稱“金檔工程金檔工程”)”)作為作為“十一五十一五”重大建設(shè)項(xiàng)目正式啟重大建設(shè)項(xiàng)目正式啟動(dòng)。動(dòng)。 除此之外，我國(guó)也相繼出臺(tái)了一系列檔案信息化建設(shè)的制度除此之外，

14、我國(guó)也相繼出臺(tái)了一系列檔案信息化建設(shè)的制度和標(biāo)準(zhǔn)：和標(biāo)準(zhǔn)： 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則電子公文歸檔案管理暫行辦法電子公文歸檔案管理暫行辦法電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范（四四）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容20022002年年1111月全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要提出檔案信息化建月全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要提出檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容：設(shè)的主要內(nèi)容：1 1

15、，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（基礎(chǔ)），檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（基礎(chǔ)）計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行要求的場(chǎng)地環(huán)境、計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行要求的場(chǎng)地環(huán)境、計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等2 2，檔案信息資源建設(shè)（核心任務(wù)），檔案信息資源建設(shè)（核心任務(wù)）在檔案從形成到保存或銷毀的整個(gè)過(guò)程生命周期中合理應(yīng)用信息在檔案從形成到保存或銷毀的整個(gè)過(guò)程生命周期中合理應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)管理效率和服務(wù)水平提升，具體包括資源創(chuàng)建、資源技術(shù)，促進(jìn)管理效率和服務(wù)水平提升，具體包括資源創(chuàng)建、資源管理、資源服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理等內(nèi)容。管理、資源服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理等內(nèi)容。資源創(chuàng)建：原文信息、目錄信息、編研信息等。資源創(chuàng)建：原文信息、目錄

16、信息、編研信息等。資源管理：存儲(chǔ)、載體轉(zhuǎn)換、遷移、訪問(wèn)和安全控制、備份。資源管理：存儲(chǔ)、載體轉(zhuǎn)換、遷移、訪問(wèn)和安全控制、備份。資源服務(wù)：檔案館服務(wù)（目錄檢索、檔案原文瀏覽、網(wǎng)上展覽、資源服務(wù)：檔案館服務(wù)（目錄檢索、檔案原文瀏覽、網(wǎng)上展覽、編研信息發(fā)布）檔案室服務(wù)（針對(duì)內(nèi)網(wǎng)用戶提供查詢、瀏覽、利編研信息發(fā)布）檔案室服務(wù)（針對(duì)內(nèi)網(wǎng)用戶提供查詢、瀏覽、利用申請(qǐng)和批準(zhǔn)服務(wù)）。用申請(qǐng)和批準(zhǔn)服務(wù)）。3 3，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（重要保障），檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（重要保障）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，主要包括電子文件歸標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信

17、息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等方面的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體交換、管理和使用等方面的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。系。4 4，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（技術(shù)保障），檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（技術(shù)保障）操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。5 5，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)6 6，檔案信息安全保障體系建設(shè)，檔案信息安全保障體系建設(shè)必須全面兼顧檔案實(shí)體安全和信息安全。包括：建立檔案信息必須全面兼顧檔案實(shí)體安全和信息安全。包括：建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善

18、檔案信息安全管理體制；各級(jí)檔安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制；各級(jí)檔案部門(mén)在建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密案部門(mén)在建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。的發(fā)生。（五五）檔案信息化的發(fā)展原則）檔案信息化的發(fā)展原則1 1，系統(tǒng)規(guī)劃原則，系統(tǒng)規(guī)劃原則2 2，協(xié)調(diào)發(fā)展原則，協(xié)調(diào)發(fā)展原則3 3，標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)放原則，標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)放原則4 4，安全可靠原則，安全可靠原則二、檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理二、檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理1 1，檔案的，檔案的收集收集：設(shè)定歸檔范圍，可對(duì)立檔單位歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)：設(shè)定歸檔范圍，可對(duì)立檔單位歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，有利于展開(kāi)收集情況核查，并隨時(shí)量化管理和匯

19、總統(tǒng)計(jì)。計(jì)，有利于展開(kāi)收集情況核查，并隨時(shí)量化管理和匯總統(tǒng)計(jì)。2 2，檔案的，檔案的整理整理：計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行合理分類，有序排列，建立：計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行合理分類，有序排列，建立各種檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。各種檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。3 3，檔案的，檔案的保管保管：現(xiàn)代化庫(kù)房密集架控制技術(shù)。：現(xiàn)代化庫(kù)房密集架控制技術(shù)。4 4，檔案的，檔案的檢索檢索：計(jì)算機(jī)把檢索工具轉(zhuǎn)換為機(jī)器可識(shí)別代碼，編：計(jì)算機(jī)把檢索工具轉(zhuǎn)換為機(jī)器可識(shí)別代碼，編制各種目錄。制各種目錄。5 5，檔案的，檔案的利用利用：開(kāi)發(fā)靈活的計(jì)算機(jī)查詢方式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)：開(kāi)發(fā)靈活的計(jì)算機(jī)查詢方式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)作用管理系統(tǒng)作用6 6，檔案的，檔案的

20、編研編研：計(jì)算機(jī)智能化給出編研課題與達(dá)成條件，自動(dòng)：計(jì)算機(jī)智能化給出編研課題與達(dá)成條件，自動(dòng)篩選，完成編研過(guò)程。篩選，完成編研過(guò)程。三、電子文件三、電子文件（一）電子文件的概述（一）電子文件的概述1，定義：，定義：電子文件，又稱數(shù)字文件，沒(méi)有一個(gè)完全統(tǒng)電子文件，又稱數(shù)字文件，沒(méi)有一個(gè)完全統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)概念，但它的基本特征是公認(rèn)的。一的標(biāo)準(zhǔn)概念，但它的基本特征是公認(rèn)的。 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)檔案工作基本術(shù)語(yǔ)中把電子文件定義為：中把電子文件定義為：電子文件電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，以數(shù)碼形式記錄于磁是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在帶、磁

21、盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募ㄐ啪W(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?，包括電子文?shū)、電子信件、包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙。電子報(bào)表、電子圖紙。 為何不稱為電子檔案？為何不稱為電子檔案？原因有二：原因有二： （1）在電子文件形成初期，尚不能確定）在電子文件形成初期，尚不能確定這種新型載體的文件是否作為檔案永久保存，這種新型載體的文件是否作為檔案永久保存，即便將其接收進(jìn)館，仍稱為文件而非檔案，即便將其接收進(jìn)館，仍稱為文件而非檔案，時(shí)至今日，雖然電子文件作為檔案保存的可時(shí)至今日，雖然電子文件作為檔案保存的可能性已經(jīng)得到論證，但稱謂并沒(méi)有隨之改變。能性已經(jīng)得到論證，但稱謂并

22、沒(méi)有隨之改變。 （2）電子環(huán)境中，現(xiàn)行文件與檔案之間）電子環(huán)境中，現(xiàn)行文件與檔案之間的界限已不明顯，目前我國(guó)也多以電子文件的界限已不明顯，目前我國(guó)也多以電子文件的稱謂為主。的稱謂為主。 2，電子文件的優(yōu)勢(shì)，電子文件的優(yōu)勢(shì)（1）占用空間小，儲(chǔ)存信息量大）占用空間小，儲(chǔ)存信息量大（2）應(yīng)用性強(qiáng)，傳輸速度快）應(yīng)用性強(qiáng)，傳輸速度快（3）流動(dòng)性強(qiáng)，易于保存）流動(dòng)性強(qiáng)，易于保存占用空間小，儲(chǔ)存信息量大：占用空間小，儲(chǔ)存信息量大： 電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，占用空間要電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，占用空間要少的多。許多存儲(chǔ)柜才能完成的儲(chǔ)存任務(wù)，少的多。許多存儲(chǔ)柜才能完成的儲(chǔ)存任務(wù)，可能只需一張光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)就可以完

23、成，可能只需一張光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)就可以完成，只要一個(gè)復(fù)制鍵就可以完成備份，同一份電只要一個(gè)復(fù)制鍵就可以完成備份，同一份電子檔案可以同時(shí)為不同的用戶服務(wù)。子檔案可以同時(shí)為不同的用戶服務(wù)。 一個(gè)小型檔案館所需要的所有資料只要一個(gè)小型檔案館所需要的所有資料只要一個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)就可以全部帶走。一個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)就可以全部帶走。應(yīng)用性強(qiáng)，傳輸速度快：應(yīng)用性強(qiáng)，傳輸速度快： 電子文件在計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的支持電子文件在計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的支持下，能同時(shí)保存文字、聲音、圖形和影像文下，能同時(shí)保存文字、聲音、圖形和影像文件。這就增加了電子檔案的可讀性、可視性、件。這就增加了電子檔案的可讀性、可視性、可靠性。同時(shí)電子檔案能

24、夠多方面、及時(shí)、可靠性。同時(shí)電子檔案能夠多方面、及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率。大量地提供檔案信息，提高了工作效率。流動(dòng)性強(qiáng)，易于保存：流動(dòng)性強(qiáng)，易于保存： 電子文件可以互相之間進(jìn)行復(fù)制傳送，具電子文件可以互相之間進(jìn)行復(fù)制傳送，具有很大的流動(dòng)性。電子檔案使用者看到的往有很大的流動(dòng)性。電子檔案使用者看到的往往是往是“復(fù)制品復(fù)制品”，“原件原件”仍保存在檔案部仍保存在檔案部門(mén)，這大大提高了檔案的利用性和流動(dòng)性。門(mén)，這大大提高了檔案的利用性和流動(dòng)性。3 3，電子文件的特點(diǎn)：，電子文件的特點(diǎn)：v信息的非人工識(shí)讀性信息的非人工識(shí)讀性v信息的系統(tǒng)依賴性信息的系統(tǒng)依賴性v信息與特定載體之間的可分離

25、性信息與特定載體之間的可分離性v信息的易變性信息的易變性v信息存儲(chǔ)的分散性信息存儲(chǔ)的分散性v信息存儲(chǔ)的高密度性信息存儲(chǔ)的高密度性v信息的集成性信息的集成性v信息的可操作性信息的可操作性信息的非人工識(shí)讀性信息的非人工識(shí)讀性v電子文件第一次使用了人工不可直接識(shí)讀的電子文件第一次使用了人工不可直接識(shí)讀的記錄符號(hào)記錄符號(hào)數(shù)字代碼（數(shù)字代碼（“0”和和“1”）人工語(yǔ)言人工語(yǔ)言數(shù)字代碼數(shù)字代碼人工語(yǔ)言人工語(yǔ)言人們用肉眼無(wú)法直接識(shí)讀和理解經(jīng)過(guò)復(fù)雜編人們用肉眼無(wú)法直接識(shí)讀和理解經(jīng)過(guò)復(fù)雜編碼的碼的“比特比特”，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特定的程序?qū)@些代碼進(jìn)行解釋還原，使之還原為輸入對(duì)這些代碼進(jìn)行

26、解釋還原，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人工才能識(shí)讀它。前的狀態(tài)，人工才能識(shí)讀它。系統(tǒng)的依賴性系統(tǒng)的依賴性兩層含義：兩層含義： 其一，電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部其一，電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都管理活動(dòng)都必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。才能實(shí)現(xiàn)。 其二，電子文件信息在現(xiàn)實(shí)輸出時(shí)依賴于特定的計(jì)其二，電子文件信息在現(xiàn)實(shí)輸出時(shí)依賴于特定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，即當(dāng)生成一份電子文件的軟件、運(yùn)行該算機(jī)系統(tǒng)，即當(dāng)生成一份電子文件的軟件、運(yùn)行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代以至與原系統(tǒng)不兼軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代以至與原系統(tǒng)不兼容時(shí)，我們需要保存老的系統(tǒng)，或者進(jìn)行一系列適容時(shí)

27、，我們需要保存老的系統(tǒng)，或者進(jìn)行一系列適應(yīng)新系統(tǒng)的應(yīng)新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換、遷移轉(zhuǎn)換、遷移工作，才能確保該份文件的工作，才能確保該份文件的可讀性和可管理性?？勺x性和可管理性。信息與特定載體之間的可分離性信息與特定載體之間的可分離性v以往的文件、檔案，其信息都被固定在某一載體上，成為不以往的文件、檔案，其信息都被固定在某一載體上，成為不可分離的一個(gè)可分離的一個(gè)“實(shí)體實(shí)體”或者或者“原件原件”，雖然可以通過(guò)靜電復(fù)印等，雖然可以通過(guò)靜電復(fù)印等方法傳播利用，但是還是能區(qū)分原件和復(fù)印件的區(qū)別。方法傳播利用，但是還是能區(qū)分原件和復(fù)印件的區(qū)別。電子文件中的信息不再對(duì)原記錄載體電子文件中的信息不再對(duì)原記錄載體“從一而終

28、從一而終”，不再具有，不再具有物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時(shí)而是可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換存在或相互轉(zhuǎn)換，可以根據(jù)需，可以根據(jù)需要隨時(shí)改變或擴(kuò)展、縮小其存儲(chǔ)空間。要隨時(shí)改變或擴(kuò)展、縮小其存儲(chǔ)空間。電子文件中的信息是可流動(dòng)的。具有相對(duì)獨(dú)立性。電子文件中的信息是可流動(dòng)的。具有相對(duì)獨(dú)立性。v因?yàn)榇判圆牧虾凸鈱W(xué)載體壽命短，對(duì)于電子文件而言，因?yàn)榇判圆牧虾凸鈱W(xué)載體壽命短，對(duì)于電子文件而言，轉(zhuǎn)換轉(zhuǎn)換載體是必須的載體是必須的。沒(méi)有一份電子文件擁有恒久不變的載體，電。沒(méi)有一份電子文件擁有恒久不變的載體

29、，電子文件不可能有固定不變的實(shí)體形態(tài)和子文件不可能有固定不變的實(shí)體形態(tài)和物理物理位置。位置。信息的易變性信息的易變性v電子文件信息容易改變，其主要原因有：電子文件信息容易改變，其主要原因有： 其一，人為有意改動(dòng)，其一，人為有意改動(dòng)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中人們對(duì)信息的增刪更改計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中人們對(duì)信息的增刪更改十分方便，除非事先設(shè)定，否則并不會(huì)留下痕跡。十分方便，除非事先設(shè)定，否則并不會(huì)留下痕跡。 其二，系統(tǒng)無(wú)意改動(dòng)其二，系統(tǒng)無(wú)意改動(dòng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展速度很快，編碼方案、，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展速度很快，編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件和存儲(chǔ)介質(zhì)不斷的變化，在轉(zhuǎn)換過(guò)程中存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件和存儲(chǔ)介質(zhì)不斷的變化，在轉(zhuǎn)換過(guò)程中由

30、于操作和其他原因，可能導(dǎo)致信息的改變、損失甚至丟失。由于操作和其他原因，可能導(dǎo)致信息的改變、損失甚至丟失。電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。v電子文件載體的可轉(zhuǎn)換性、信息的易變性導(dǎo)致手工電子文件載體的可轉(zhuǎn)換性、信息的易變性導(dǎo)致手工環(huán)境中依靠環(huán)境中依靠保護(hù)載體的原始性來(lái)保護(hù)檔案信息原始保護(hù)載體的原始性來(lái)保護(hù)檔案信息原始性性的方法在電子世界里失效。的方法在電子世界里失效。信息存儲(chǔ)的可分散性信息存儲(chǔ)的可分散性v表現(xiàn)在兩個(gè)方面：表現(xiàn)在兩個(gè)方面： 其一，一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信其一，一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息分散保存

31、息分散保存。 其二，一份電子文件的信息可能來(lái)自其他多其二，一份電子文件的信息可能來(lái)自其他多個(gè)文件個(gè)文件。 電子文件信息分散存儲(chǔ)，在歸檔保存時(shí)容易電子文件信息分散存儲(chǔ)，在歸檔保存時(shí)容易出現(xiàn)部分信息缺失的情況，影響文件質(zhì)量及出現(xiàn)部分信息缺失的情況，影響文件質(zhì)量及其功能的發(fā)揮。其功能的發(fā)揮。信息存儲(chǔ)的高密度性信息存儲(chǔ)的高密度性電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工識(shí)讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子文識(shí)讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子文件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。存儲(chǔ)的集中也就意味著風(fēng)險(xiǎn)的集中存儲(chǔ)的集中也就意味著風(fēng)險(xiǎn)的集中，載體

32、一，載體一旦受到侵害，損失就可能很大。旦受到侵害，損失就可能很大。多種信息媒體的集成性多種信息媒體的集成性和共享性和共享性電子文件融合聲像，電子文件融合聲像，可實(shí)現(xiàn)多人、可實(shí)現(xiàn)多人、同時(shí)、異地利用同時(shí)、異地利用。電子文件的出現(xiàn)，電子文件的出現(xiàn)，打破了必須在固定場(chǎng)所、在固定時(shí)打破了必須在固定場(chǎng)所、在固定時(shí)間內(nèi)查閱固定份數(shù)的文件的利用限間內(nèi)查閱固定份數(shù)的文件的利用限制。制。信息的可操作性信息的可操作性電子文件中的信息不是靜態(tài)、固態(tài)、消極電子文件中的信息不是靜態(tài)、固態(tài)、消極的，而是動(dòng)態(tài)、可變、積極的信息。由于的，而是動(dòng)態(tài)、可變、積極的信息。由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀信息的易變性，可以方

33、便地改變其存在狀態(tài)。人們可以經(jīng)過(guò)相關(guān)操作，使電子文件態(tài)。人們可以經(jīng)過(guò)相關(guān)操作，使電子文件處于操作者希望的狀態(tài)之下。處于操作者希望的狀態(tài)之下。 4，電子文件的分類，電子文件的分類 按照信息存在的形式分：文本文件、數(shù)據(jù)按照信息存在的形式分：文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件、超媒體序文件、多媒體文件、超文本文件、超媒體文件。文件。 按實(shí)體分類：磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)等按實(shí)體分類：磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)等 文本文件文本文件：是指使用文字處理系統(tǒng)生成的是指使用文字處理系統(tǒng)生成的, , 由字符、制由字符、制表符、段落符等構(gòu)成的文件

34、。表符、段落符等構(gòu)成的文件。字處理系統(tǒng)是現(xiàn)代辦公字處理系統(tǒng)是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中最常見(jiàn)的電子信息系統(tǒng)自動(dòng)化中最常見(jiàn)的電子信息系統(tǒng), , 但不同字處理系統(tǒng)但不同字處理系統(tǒng)之間一般不兼容之間一般不兼容, , 即生成的字處理文件不能交換使用。即生成的字處理文件不能交換使用。如果其生成文件時(shí)使用通用文件格式如果其生成文件時(shí)使用通用文件格式, , 如如txttxt、rtf rtf 等等, , 則可以做到相互兼容。常見(jiàn)的軟件有則可以做到相互兼容。常見(jiàn)的軟件有wpswps、word word 、excel excel 等。等。數(shù)據(jù)文件：數(shù)據(jù)文件：是指那些記錄設(shè)計(jì)參數(shù)、計(jì)算結(jié)果、分析結(jié)是指那些記錄設(shè)計(jì)參數(shù)、計(jì)算結(jié)

35、果、分析結(jié)果、測(cè)試結(jié)果等數(shù)據(jù)信息的文件。果、測(cè)試結(jié)果等數(shù)據(jù)信息的文件。一般指數(shù)據(jù)庫(kù)文件一般指數(shù)據(jù)庫(kù)文件, , 也包括含有數(shù)據(jù)的電子表格文件。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位也包括含有數(shù)據(jù)的電子表格文件。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的各類信息都可以建成數(shù)據(jù)庫(kù)的各類信息都可以建成數(shù)據(jù)庫(kù), , 如政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)、如政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、產(chǎn)品型號(hào)數(shù)據(jù)庫(kù)等。經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、產(chǎn)品型號(hào)數(shù)據(jù)庫(kù)等。數(shù)據(jù)文件因生產(chǎn)程序不同而具有不同的格式數(shù)據(jù)文件因生產(chǎn)程序不同而具有不同的格式, , 一般來(lái)一般來(lái)說(shuō)不同類型的數(shù)據(jù)文件之間需要通過(guò)轉(zhuǎn)換程序才能進(jìn)說(shuō)不同類型的數(shù)據(jù)文件之間需要通過(guò)轉(zhuǎn)換程序才能進(jìn)行信息交換。文件類型有

36、行信息交換。文件類型有dbf dbf 、mdbmdb、xls xls 等。等。程序文件：程序文件：是指源程序文件編譯后生成的文件，是指源程序文件編譯后生成的文件， 一般一般稱之為計(jì)算機(jī)程序或軟件，是我們接觸最多的電子稱之為計(jì)算機(jī)程序或軟件，是我們接觸最多的電子文件。文件。它對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)有一定的要求，它對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)有一定的要求，如不兼容如不兼容,則可能不會(huì)正常運(yùn)行。則可能不會(huì)正常運(yùn)行。超文本文件：超文本文件：就是指具有超鏈接功能的文件，它可以就是指具有超鏈接功能的文件，它可以將文件中已經(jīng)定義好的關(guān)鍵字（將文件中已經(jīng)定義好的關(guān)鍵字（Keyword），經(jīng)過(guò)），經(jīng)過(guò)鼠標(biāo)的點(diǎn)取（鼠標(biāo)

37、的點(diǎn)取（Click），便可以得到該關(guān)鍵字的相關(guān)），便可以得到該關(guān)鍵字的相關(guān)解釋。解釋。能方便地從能方便地從Internet上的一個(gè)文件訪問(wèn)另一個(gè)上的一個(gè)文件訪問(wèn)另一個(gè)文件文件(即文件的鏈接即文件的鏈接)，這些文件可以在同一個(gè)站點(diǎn)也，這些文件可以在同一個(gè)站點(diǎn)也可在不同的站點(diǎn)。可在不同的站點(diǎn)。超媒體文件：超媒體文件：是超文本和多媒體在信息瀏覽環(huán)境下的是超文本和多媒體在信息瀏覽環(huán)境下的結(jié)合。結(jié)合。它是對(duì)超文本的擴(kuò)展，除了具有超文本的全它是對(duì)超文本的擴(kuò)展，除了具有超文本的全部功能以外，還能夠處理多媒體和流媒體信息。部功能以外，還能夠處理多媒體和流媒體信息。 （二）電子文件管理概述（二）電子文件管理概述

38、1 1，電子文件管理的基本原則，電子文件管理的基本原則全程管理原則全程管理原則前端控制原則前端控制原則真實(shí)性保障原則真實(shí)性保障原則完整性保障原則完整性保障原則有效性保障原則有效性保障原則安全性保障可用性安全性保障可用性全程管理原則：全程管理原則：指根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完指根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理和控制。電銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理和控制。電子文件歸檔和管理規(guī)范的總則中規(guī)定：子文件歸檔和管理規(guī)范的總則中規(guī)定：“應(yīng)對(duì)應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、

39、鑒定等步驟實(shí)行電子文件的形成、收集、積累、鑒定等步驟實(shí)行全過(guò)程管理和監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。全過(guò)程管理和監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性?！鼻岸丝刂圃瓌t前端控制原則 主要表現(xiàn)為對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段主要表現(xiàn)為對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段實(shí)施有效控制，盡可能把電子文件全程管理實(shí)施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，從而設(shè)計(jì)出功的所有要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，從而設(shè)計(jì)出功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。先決條件。真實(shí)性保障原則真實(shí)性保障原則（1 1）原始記錄性在數(shù)字世界中的演繹：原始記錄性在數(shù)字世界中的演繹：真實(shí)性就是真實(shí)

40、性就是指電子文件確系業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其內(nèi)容、邏指電子文件確系業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。要求電子文件要求電子文件不是非法用戶偽造的；沒(méi)有經(jīng)過(guò)非法改動(dòng)的；處理不是非法用戶偽造的；沒(méi)有經(jīng)過(guò)非法改動(dòng)的；處理工作也沒(méi)有造成其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息的變工作也沒(méi)有造成其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息的變動(dòng)。動(dòng)。（2 2）國(guó)際）國(guó)際ISO15489ISO15489信息與文獻(xiàn)信息與文獻(xiàn)文件管理文件管理定定義義：文件的文件的形成者與發(fā)送者形成者與發(fā)送者與既定的

41、形成者與發(fā)送與既定的形成者與發(fā)送者相符；文件的者相符；文件的形成與發(fā)送時(shí)間形成與發(fā)送時(shí)間與其既定的形成和與其既定的形成和發(fā)送時(shí)間相符；發(fā)送時(shí)間相符； 所謂既定所謂既定，指法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的規(guī)定。，指法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度的規(guī)定?？傊娮游募恼鎸?shí)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：總之，電子文件的真實(shí)性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：v 一是文件的形成過(guò)程中的真實(shí)性：即某一一是文件的形成過(guò)程中的真實(shí)性：即某一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)，份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)，只有真實(shí)的電子文件才能有效支撐電子化業(yè)只有真實(shí)的電子文件才能有效支撐電子化業(yè)務(wù)活動(dòng)，保證其有序進(jìn)行。務(wù)活動(dòng)，保證其有序進(jìn)行。v 二是文件在形成之后

42、的真實(shí)：表現(xiàn)為在整二是文件在形成之后的真實(shí)：表現(xiàn)為在整個(gè)文件生命周期里未被誤改或篡改，保證其個(gè)文件生命周期里未被誤改或篡改，保證其歷史說(shuō)明能力，這樣的真實(shí)性也被稱為長(zhǎng)期歷史說(shuō)明能力，這樣的真實(shí)性也被稱為長(zhǎng)期真實(shí)性，是電子文件作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存真實(shí)性，是電子文件作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的基本前提。的基本前提。 完整性保障原則完整性保障原則 完整性是指文件信息齊備，沒(méi)有缺失。完整性是指文件信息齊備，沒(méi)有缺失。 主要包括兩個(gè)方面的含義：主要包括兩個(gè)方面的含義：其一，其一，每一每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損；損； 其二，其二，是作為記錄機(jī)構(gòu)活動(dòng)真實(shí)面貌

43、的，具是作為記錄機(jī)構(gòu)活動(dòng)真實(shí)面貌的，具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以揭示件數(shù)量齊全，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以揭示和維護(hù)。和維護(hù)。 一、為了確保每一份電子文件的完整一、為了確保每一份電子文件的完整，應(yīng)分析電子文件的構(gòu)成要素，完整的電子文應(yīng)分析電子文件的構(gòu)成要素，完整的電子文件是這些要素的有機(jī)結(jié)合。為了保證和維護(hù)件是這些要素的有機(jī)結(jié)合。為了保證和維護(hù)電子文件的完整性，要有意識(shí)的將這些要素電子文件的完整性，要有意識(shí)的將這些要素集中管理。集中管理。 二、將相關(guān)的文件建立有效的關(guān)聯(lián)二、將相關(guān)的文件建立有效的關(guān)聯(lián)，如如果這些文件

44、是電子的，則將這些文件進(jìn)行必果這些文件是電子的，則將這些文件進(jìn)行必要的物理集中，并通過(guò)鏈接、標(biāo)引等方式保要的物理集中，并通過(guò)鏈接、標(biāo)引等方式保持其有機(jī)聯(lián)系。如果還有紙質(zhì)文件、影像、持其有機(jī)聯(lián)系。如果還有紙質(zhì)文件、影像、縮微等載體的重要文件，則將其他載體的文縮微等載體的重要文件，則將其他載體的文件電子化，并建立關(guān)聯(lián)。件電子化，并建立關(guān)聯(lián)。有效性保障原則有效性保障原則 電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性。包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的和可被利用性。包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性?？煽啃浴⑤d體的完好性和兼容

45、性?？衫斫庑裕嚎衫斫庑裕?目前保證電子文件可理解性，即可讀性的措施主要目前保證電子文件可理解性，即可讀性的措施主要有這樣幾類：有這樣幾類： 其一，將電子文件以開(kāi)放格式保存。其一，將電子文件以開(kāi)放格式保存。 其二，將文件形成系統(tǒng)與電子文件一起歸檔保存。其二，將文件形成系統(tǒng)與電子文件一起歸檔保存。 其三，采用能打開(kāi)多種格式文件的閱讀軟件，其三，采用能打開(kāi)多種格式文件的閱讀軟件，這這種軟件只能瀏覽不能編輯電子文件，這一點(diǎn)符合檔種軟件只能瀏覽不能編輯電子文件，這一點(diǎn)符合檔案管理要求，但是其缺陷是能夠打開(kāi)的文件格式是案管理要求，但是其缺陷是能夠打開(kāi)的文件格式是有限的。有限的。 其四，將電子文件從舊的技術(shù)

46、環(huán)境轉(zhuǎn)換到另外一其四，將電子文件從舊的技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另外一種技術(shù)環(huán)境上。有可能造成部分文件受損。種技術(shù)環(huán)境上。有可能造成部分文件受損。 其五，將電子文件信息轉(zhuǎn)移到紙張、縮微膠片等其五，將電子文件信息轉(zhuǎn)移到紙張、縮微膠片等傳統(tǒng)載體上傳統(tǒng)載體上，這種方法無(wú)法呈現(xiàn)聲音、視頻等非靜，這種方法無(wú)法呈現(xiàn)聲音、視頻等非靜態(tài)信息。態(tài)信息。 目前業(yè)界傾向于開(kāi)放格式的解決方案。目前業(yè)界傾向于開(kāi)放格式的解決方案。可利用性：可利用性： 可利用性指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)可利用性指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。也就是說(shuō)一旦用戶產(chǎn)生使用文件信或理解。也就是說(shuō)一旦用戶產(chǎn)生使用文件信息的需求，便能查找到所需要信息，并且文息

47、的需求，便能查找到所需要信息，并且文件能以用戶可理解的方式輸出。可利用性以件能以用戶可理解的方式輸出。可利用性以可讀性為前提，同時(shí)提出了便于查詢利用的可讀性為前提，同時(shí)提出了便于查詢利用的更高要求。更高要求。2，電子文件的管理，電子文件的管理（1）存儲(chǔ)：）存儲(chǔ)： 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上就存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、上

48、就存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。不再有明顯的界限。 電子文件的存儲(chǔ)方式對(duì)電子文件的存儲(chǔ)方式對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性依賴性。（2）鑒定：）鑒定： A.首先是首先是區(qū)別電子文件真?zhèn)蔚蔫b定。區(qū)別電子文件真?zhèn)蔚蔫b定。 檔案部門(mén)所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子檔案部門(mén)所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的文件的原件或真實(shí)的電子文件原件或真實(shí)的電子文件；否則電子檔；否則電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)印件。當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)印件。文件制發(fā)單位

49、必須文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔將電子文件的原件歸檔，以保持電子文件的，以保持電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證和依據(jù)性。原始性，以維護(hù)電子文件的憑證和依據(jù)性。 檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)將電子文件的檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該隱形條碼與該文件一同歸檔文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性。，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性。 B.其次，是對(duì)其次，是對(duì)電子文件完整性進(jìn)行鑒定。電子文件完整性進(jìn)行鑒定。 雙重鑒定：一是判斷電子文件信息的有用程雙重鑒定：一是判斷電子文件信息的有用程度，稱為內(nèi)容分析或內(nèi)容鑒定；二是判斷電度，稱為內(nèi)容分析或內(nèi)容鑒定；二是判斷電子有用程度是否具有實(shí)現(xiàn)的可能，即檢查電子有用程度是

50、否具有實(shí)現(xiàn)的可能，即檢查電子文件的技術(shù)狀況，以明確電子文件的利用子文件的技術(shù)狀況，以明確電子文件的利用價(jià)值是否處于可利用的狀態(tài)，又稱技術(shù)鑒定價(jià)值是否處于可利用的狀態(tài)，又稱技術(shù)鑒定或技術(shù)分析。或技術(shù)分析。 兩者合稱雙重鑒定。兩者合稱雙重鑒定。 電子文件的保管期限表制定應(yīng)該參照電子文件的保管期限表制定應(yīng)該參照機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定執(zhí)行。執(zhí)行。（3 3）歸檔：）歸檔：A.A.物理歸檔：物理歸檔：將電子文件集中下載到可脫機(jī)保存將電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。 主要是軟盤(pán)、專用硬盤(pán)

51、歸檔。這些磁盤(pán)要進(jìn)行主要是軟盤(pán)、專用硬盤(pán)歸檔。這些磁盤(pán)要進(jìn)行編號(hào)，以便于雙方查驗(yàn)。還應(yīng)包括改文件的讀編號(hào)，以便于雙方查驗(yàn)。還應(yīng)包括改文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。取軟件甚至操作系統(tǒng)。 歸檔時(shí)間是歸檔時(shí)間是實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔，借鑒紙質(zhì)文實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔，借鑒紙質(zhì)文件歸檔的經(jīng)驗(yàn)并遵照有關(guān)規(guī)定定期完成。件歸檔的經(jīng)驗(yàn)并遵照有關(guān)規(guī)定定期完成。 B.B.邏輯歸檔：邏輯歸檔：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，不改變?cè)嬖谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的，將電子文件的管理權(quán)儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的，將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。歸檔時(shí)間是歸檔時(shí)間是實(shí)時(shí)歸實(shí)時(shí)歸檔。檔。C.“C

52、.“雙套制雙套制”管理：管理：同一內(nèi)容的文件，既以其同一內(nèi)容的文件，既以其電子格式歸檔，也以其紙質(zhì)打印件歸檔，歸檔電子格式歸檔，也以其紙質(zhì)打印件歸檔，歸檔時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一。時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一。D.D.鑒定完需要?dú)w檔的電子文件均應(yīng)編制歸檔文鑒定完需要?dú)w檔的電子文件均應(yīng)編制歸檔文件順序號(hào)，確定文件的保管期限，打印出文件件順序號(hào)，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄。移交目錄。 （4）整理分類：）整理分類： 管理性歸檔電子文件應(yīng)以件為單位整理管理性歸檔電子文件應(yīng)以件為單位整理,按照年度按照年度保管期限保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限期限年度年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方案進(jìn)行機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方案進(jìn)行

53、分類。分類。 科技類電子文件和其它專業(yè)性電子文件，科技類電子文件和其它專業(yè)性電子文件，按照與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案相同的體系進(jìn)行按照與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案相同的體系進(jìn)行整理。整理。（5）保管）保管 存儲(chǔ)設(shè)備：存儲(chǔ)設(shè)備：硬磁盤(pán)、磁盤(pán)列陣、磁帶、磁帶硬磁盤(pán)、磁盤(pán)列陣、磁帶、磁帶庫(kù)、光盤(pán)、光盤(pán)塔、光盤(pán)庫(kù)。庫(kù)、光盤(pán)、光盤(pán)塔、光盤(pán)庫(kù)。 存儲(chǔ)設(shè)備的保護(hù)：存儲(chǔ)設(shè)備的保護(hù)： 溫度控制溫度控制1527 ；相對(duì)濕度；相對(duì)濕度4060 電子文件的信息維護(hù)技術(shù)：電子文件的信息維護(hù)技術(shù)：加密、身份認(rèn)證、加密、身份認(rèn)證、權(quán)限控制、長(zhǎng)期可存取、備份、物理隔離、權(quán)限控制、長(zhǎng)期可存取、備份、物理隔離、防火墻、入侵檢測(cè)。防火墻、入侵檢

54、測(cè)。（6）利用：）利用： A.多套保存：至少三套。一套封存、一套提供多套保存：至少三套。一套封存、一套提供利用，一套異地保管。封存和異地保管的文件需利用，一套異地保管。封存和異地保管的文件需要脫機(jī)保存。要脫機(jī)保存。 B.憑證利用：憑證利用： 電子檔案的電子檔案的憑據(jù)性不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的憑據(jù)性憑據(jù)性不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的憑據(jù)性強(qiáng)強(qiáng)。因?yàn)闄n案的價(jià)值就在于它的原始性、真實(shí)性、。因?yàn)闄n案的價(jià)值就在于它的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性、但電子檔案一般經(jīng)過(guò)幾次轉(zhuǎn)換才能保存憑據(jù)性、但電子檔案一般經(jīng)過(guò)幾次轉(zhuǎn)換才能保存或還原，經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換以后的電子文件很顯然已失去或還原，經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換以后的電子文件很顯然已失去其原始性。又因?yàn)殡?/p>

55、子文件易修改，能復(fù)制的特其原始性。又因?yàn)殡娮游募仔薷?，能?fù)制的特性，所以很難性，所以很難斷定電子檔案所顯示出來(lái)的最終結(jié)斷定電子檔案所顯示出來(lái)的最終結(jié)果是否具有原始的真實(shí)性果是否具有原始的真實(shí)性。維護(hù)電子文件原始性的技術(shù)措施維護(hù)電子文件原始性的技術(shù)措施簽署技術(shù)簽署技術(shù)：光筆簽名、數(shù)字簽名（密鑰）：光筆簽名、數(shù)字簽名（密鑰）認(rèn)證技術(shù)認(rèn)證技術(shù)：利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證，認(rèn)證電：利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證，認(rèn)證電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是否一致，從而證明這份子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是否一致，從而證明這份文件的原始性和真實(shí)性。文件的原始性和真實(shí)性。身份驗(yàn)證身份驗(yàn)證：用于電子文件訪問(wèn)權(quán)限的控制：用于電子文件訪問(wèn)權(quán)限的控制防防 火火 墻墻：防御外部攻擊：防御外部攻擊防寫(xiě)措施防寫(xiě)措施：如光盤(pán)的：如光盤(pán)的“只讀只讀”加密技術(shù)加密技術(shù)：對(duì)稱密碼算法和非對(duì)稱密碼算法：對(duì)稱密碼算法和非對(duì)稱密碼算法維護(hù)電子文件原始性的管理措施維護(hù)電子文件原始性的管理措施加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理電子文件制作過(guò)程要職責(zé)分明電子文件制作過(guò)程要職責(zé)分明建立電子文件全過(guò)程管理制度建立電子文件全過(guò)程管理制度建立電子文件管理的記錄