計(jì)劃與時(shí)間管理

1、計(jì)劃與時(shí)間管理墨菲定理的日常體會(huì)墨菲定理的日常體會(huì) 我們都有這樣的體會(huì)，如果在街上準(zhǔn)備攔一輛車去赴一個(gè)時(shí)間緊迫的約會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)街上所有的出租車不是有客就是根本不搭理你，而當(dāng)你不需要租車的時(shí)候，卻發(fā)現(xiàn)有很多空車在你周圍游弋，只待你的一揚(yáng)手，車隨時(shí)就停在你的面前。如果一個(gè)月前在浴室打碎鏡子，盡管仔細(xì)檢查和沖刷，也不敢光著腳走路，等過了一段時(shí)間確定沒有危險(xiǎn)了，不幸的事還是照樣發(fā)生，你還是被碎玻璃扎了腳。什么原因呢？什么原因呢？第一講第一講 個(gè)人計(jì)劃的制定個(gè)人計(jì)劃的制定第一節(jié)第一節(jié) 什么是計(jì)劃什么是計(jì)劃 n計(jì)劃的定義：計(jì)劃的定義： 工作或行動(dòng)以前預(yù)先擬定的具體內(nèi)容和步驟工作或行動(dòng)以前預(yù)先擬定的具體內(nèi)容

2、和步驟 n計(jì)劃的特征：計(jì)劃的特征： 預(yù)見性針對(duì)性預(yù)見性針對(duì)性 可行性可行性 約束性約束性n計(jì)劃的作用：計(jì)劃的作用： 無論是單位還是個(gè)人，無論辦什么事情，事先都應(yīng)有無論是單位還是個(gè)人，無論辦什么事情，事先都應(yīng)有個(gè)打算和安排。有了計(jì)劃，工作就有了明確的目標(biāo)和個(gè)打算和安排。有了計(jì)劃，工作就有了明確的目標(biāo)和具體的步驟，就可以協(xié)調(diào)大家的行動(dòng)，增強(qiáng)工作的主具體的步驟，就可以協(xié)調(diào)大家的行動(dòng)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，減少盲目性，使工作有條不紊地進(jìn)行。同時(shí)，動(dòng)性，減少盲目性，使工作有條不紊地進(jìn)行。同時(shí)，計(jì)劃本身又是對(duì)工作進(jìn)度和質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)大家計(jì)劃本身又是對(duì)工作進(jìn)度和質(zhì)量的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)大家有較強(qiáng)的約束和督促作用。

3、所以計(jì)劃對(duì)工作既有指導(dǎo)有較強(qiáng)的約束和督促作用。所以計(jì)劃對(duì)工作既有指導(dǎo)作用，又有推動(dòng)作用作用，又有推動(dòng)作用 第二節(jié) 制定計(jì)劃的6個(gè)問題 n問題一問題一 我想得到什么結(jié)果？我想得到什么結(jié)果？ 我國(guó)古代就有我國(guó)古代就有“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”的思想。西方經(jīng)濟(jì)學(xué)家也闡明了這個(gè)道的思想。西方經(jīng)濟(jì)學(xué)家也闡明了這個(gè)道理：理：“雖然我們無法預(yù)見未來，但如果雖然我們無法預(yù)見未來，但如果我們沒有根據(jù)當(dāng)時(shí)所得到的信息并根據(jù)我們沒有根據(jù)當(dāng)時(shí)所得到的信息并根據(jù)自己想要的結(jié)果來制定計(jì)劃，我們就無自己想要的結(jié)果來制定計(jì)劃，我們就無法合理地行事法合理地行事 。問題二問題二 我必須做什么以達(dá)到結(jié)我必須做什么

4、以達(dá)到結(jié)果？果？ n既然我知道了自己想要的結(jié)果。那么我既然我知道了自己想要的結(jié)果。那么我要考慮要做什么準(zhǔn)備，什么行動(dòng)才能使要考慮要做什么準(zhǔn)備，什么行動(dòng)才能使我的結(jié)果實(shí)現(xiàn)？我的結(jié)果實(shí)現(xiàn)？ 問題三問題三 什么是優(yōu)先次序？什么是優(yōu)先次序？n知道自己應(yīng)該做什么了，可在實(shí)現(xiàn)過程知道自己應(yīng)該做什么了，可在實(shí)現(xiàn)過程中分別輕重緩急，保證重點(diǎn)，為全局奠中分別輕重緩急，保證重點(diǎn)，為全局奠定基礎(chǔ)，有條不紊。定基礎(chǔ)，有條不紊。n通過自己想要的結(jié)果作出事先的通過自己想要的結(jié)果作出事先的協(xié)調(diào)，處理好在計(jì)劃的制定和實(shí)協(xié)調(diào)，處理好在計(jì)劃的制定和實(shí)施過程中優(yōu)先次序施過程中優(yōu)先次序問題四問題四 每項(xiàng)活動(dòng)需要多少時(shí)間？每項(xiàng)活動(dòng)需要

5、多少時(shí)間？ n排好活動(dòng)施行的先后順序，我們應(yīng)該計(jì)排好活動(dòng)施行的先后順序，我們應(yīng)該計(jì)劃好每項(xiàng)工作所需要的時(shí)間，減少了盲劃好每項(xiàng)工作所需要的時(shí)間，減少了盲目性，避免操作中的重復(fù)浪費(fèi)，因而有目性，避免操作中的重復(fù)浪費(fèi)，因而有利于提高效率。利于提高效率。問題五問題五 我何時(shí)做各項(xiàng)活動(dòng)？我何時(shí)做各項(xiàng)活動(dòng)？ n通過了前通過了前4個(gè)問題的思考，我們現(xiàn)在必須個(gè)問題的思考，我們現(xiàn)在必須考慮我們何時(shí)開始行動(dòng)考慮我們何時(shí)開始行動(dòng)問題六問題六 給意外事件留有多少余地？給意外事件留有多少余地？n計(jì)劃趕不上變化，因此我們?cè)谥贫ㄓ?jì)劃計(jì)劃趕不上變化，因此我們?cè)谥贫ㄓ?jì)劃的同時(shí)必須考慮意外事件的發(fā)生，給我的同時(shí)必須考慮意外事件的

6、發(fā)生，給我們的計(jì)劃留下退步。們的計(jì)劃留下退步。第三節(jié) 制定計(jì)劃的6W2H n “What”：您要達(dá)成什么目標(biāo)？：您要達(dá)成什么目標(biāo)？n “When”：您要什么時(shí)候完成目標(biāo)？：您要什么時(shí)候完成目標(biāo)？n “Where”：達(dá)成目標(biāo)要利用的各個(gè)場(chǎng)所地點(diǎn)。：達(dá)成目標(biāo)要利用的各個(gè)場(chǎng)所地點(diǎn)。n “Who”：促成目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的有關(guān)客戶。：促成目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的有關(guān)客戶。n “Why”：更明確為什么要這樣做。：更明確為什么要這樣做。n “Which”：思考上保持彈性，有不同的選擇方案。：思考上保持彈性，有不同的選擇方案。n “How”：選擇、選用什么方法進(jìn)行，如何去做。：選擇、選用什么方法進(jìn)行，如何去做。n “How muc

7、h”：要花多少預(yù)算、費(fèi)用、時(shí)間等。：要花多少預(yù)算、費(fèi)用、時(shí)間等。第四節(jié) 計(jì)劃的實(shí)施n 計(jì)劃越好，實(shí)施越努力，成功的滋味就計(jì)劃越好，實(shí)施越努力，成功的滋味就越甜蜜。越甜蜜。n 任何事情都不能分散您對(duì)計(jì)劃的實(shí)施。任何事情都不能分散您對(duì)計(jì)劃的實(shí)施。n 下定決心，滿懷熱情，不會(huì)安于現(xiàn)狀或下定決心，滿懷熱情，不會(huì)安于現(xiàn)狀或半途而廢。半途而廢。n認(rèn)真地對(duì)待您所訂的計(jì)劃。認(rèn)真地對(duì)待您所訂的計(jì)劃。n 如果希望改變生活，就必須要學(xué)會(huì)制定如果希望改變生活，就必須要學(xué)會(huì)制定計(jì)劃，實(shí)施計(jì)劃，否則生活還會(huì)依舊。計(jì)劃，實(shí)施計(jì)劃，否則生活還會(huì)依舊。 第二講第二講 時(shí)間管理時(shí)間管理n討論時(shí)間的定義及平時(shí)如何管理時(shí)間討論時(shí)間的

8、定義及平時(shí)如何管理時(shí)間忘掉今天的人將被明天忘掉忘掉今天的人將被明天忘掉-歌歌 德德放棄時(shí)間的人，時(shí)間也放棄他放棄時(shí)間的人，時(shí)間也放棄他-莎士比亞莎士比亞 時(shí)間警示格言時(shí)間警示格言下面大家來輕松下做個(gè)測(cè)試下面大家來輕松下做個(gè)測(cè)試時(shí)間管理測(cè)試.doc如何管理好我們的時(shí)間呢？n時(shí)間管理是一種很特別的技巧，在學(xué)校中沒有人教你，但實(shí)際你必須要學(xué)習(xí)這門技巧。否則，不管你有多么聰明，你還是不能整理好你掌握的信息，不管你工作多有經(jīng)驗(yàn)，你還是會(huì)在工作中拖延時(shí)間。職業(yè)道路上的一些特別的技巧職業(yè)道路上的一些特別的技巧可以讓你能夠處理一個(gè)很大的可以讓你能夠處理一個(gè)很大的工作量。工作量。因此，在今天的培訓(xùn)里，我將因此，

9、在今天的培訓(xùn)里，我將介紹介紹10個(gè)技巧，幫助你更好個(gè)技巧，幫助你更好的管理你的工作的管理你的工作1、不要在收件箱中保留電子郵件、不要在收件箱中保留電子郵件 n在當(dāng)今世界上最緊要的技巧就是能夠快在當(dāng)今世界上最緊要的技巧就是能夠快速處理和加工信息，并將其落實(shí)到行動(dòng)速處理和加工信息，并將其落實(shí)到行動(dòng)上上”，將電子郵件以文件夾的方式組織，將電子郵件以文件夾的方式組織，如果郵件內(nèi)容需要思考后才能處理，那如果郵件內(nèi)容需要思考后才能處理，那么將其移動(dòng)到任務(wù)清單中，如果郵件有么將其移動(dòng)到任務(wù)清單中，如果郵件有參考價(jià)值，將其打印出來，如果郵件是參考價(jià)值，將其打印出來，如果郵件是會(huì)議通知，將其移動(dòng)到日歷計(jì)劃中。會(huì)

10、議通知，將其移動(dòng)到日歷計(jì)劃中。 正常人都不可能在同一個(gè)時(shí)間內(nèi)即看正常人都不可能在同一個(gè)時(shí)間內(nèi)即看電視，又在即時(shí)通訊軟件上聊天，又做家電視，又在即時(shí)通訊軟件上聊天，又做家庭作業(yè)，一心二用是錯(cuò)誤的。無論是誰，庭作業(yè)，一心二用是錯(cuò)誤的。無論是誰，這么做都會(huì)降低工作效率。這么做都會(huì)降低工作效率?！耙粋€(gè)一個(gè)20多歲多歲的小伙子面對(duì)多項(xiàng)并發(fā)任務(wù)可能還能應(yīng)付的小伙子面對(duì)多項(xiàng)并發(fā)任務(wù)可能還能應(yīng)付過來，但還是會(huì)由此帶來工作效率上的損過來，但還是會(huì)由此帶來工作效率上的損失失” 。因此，設(shè)法避免這種情況，建議大家因此，設(shè)法避免這種情況，建議大家多練習(xí)關(guān)注方法以避免一心二用。多練習(xí)關(guān)注方法以避免一心二用。2、 一心不

11、可二用一心不可二用3、先做最重要的事情、先做最重要的事情 “早上的一次沖刺早上的一次沖刺”，早上開始工作的時(shí)，早上開始工作的時(shí)候，檢查自己所有的電子郵件，并花一個(gè)候，檢查自己所有的電子郵件，并花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間整理出待辦事項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)，這小時(shí)的時(shí)間整理出待辦事項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)，這是一個(gè)很不錯(cuò)的工作方法，因?yàn)榧词鼓悴皇且粋€(gè)很不錯(cuò)的工作方法，因?yàn)榧词鼓悴荒茉谝粋€(gè)小時(shí)內(nèi)做完所有事情，當(dāng)你一旦能在一個(gè)小時(shí)內(nèi)做完所有事情，當(dāng)你一旦開始工作的時(shí)候你會(huì)感覺更輕松。這項(xiàng)處開始工作的時(shí)候你會(huì)感覺更輕松。這項(xiàng)處理最好能在前一天的晚上做完，這樣，當(dāng)理最好能在前一天的晚上做完，這樣，當(dāng)你在早上開始工作的時(shí)候，你已經(jīng)知道了你在早

12、上開始工作的時(shí)候，你已經(jīng)知道了今天最重要的任務(wù)是哪些了。今天最重要的任務(wù)是哪些了。 4、在固定的時(shí)間處理電子郵件、在固定的時(shí)間處理電子郵件 n“來一封郵件就立刻閱讀并進(jìn)行答復(fù)并不是一來一封郵件就立刻閱讀并進(jìn)行答復(fù)并不是一個(gè)高效的工作方式，因?yàn)橛腥四芰⒖搪?lián)絡(luò)你并個(gè)高效的工作方式，因?yàn)橛腥四芰⒖搪?lián)絡(luò)你并不意味著你必須立即回應(yīng)他不意味著你必須立即回應(yīng)他”，n“人們需要的是一個(gè)明確的回應(yīng)，而不是一個(gè)人們需要的是一個(gè)明確的回應(yīng)，而不是一個(gè)快速的回應(yīng)快速的回應(yīng)”。只要人們知道等待一個(gè)答案需。只要人們知道等待一個(gè)答案需要時(shí)間，并且他們知道在緊急狀況下如何能聯(lián)要時(shí)間，并且他們知道在緊急狀況下如何能聯(lián)系到你，那

13、么大多數(shù)類型的電子郵件，你就只系到你，那么大多數(shù)類型的電子郵件，你就只需要一天處理幾次即可。需要一天處理幾次即可。 5、組織整理好網(wǎng)站地址、組織整理好網(wǎng)站地址 n使用類似的網(wǎng)絡(luò)書簽服務(wù)來跟蹤使用類似的網(wǎng)絡(luò)書簽服務(wù)來跟蹤網(wǎng)站，而不要隨手記錄到一個(gè)地網(wǎng)站，而不要隨手記錄到一個(gè)地方，你要是相把它做為參考依據(jù)，方，你要是相把它做為參考依據(jù)，那么就要將這些網(wǎng)址全部保存到那么就要將這些網(wǎng)址全部保存到一個(gè)地方，這樣你就可以很方便一個(gè)地方，這樣你就可以很方便的搜索和分享。的搜索和分享。 6、了解最佳工作狀態(tài)的時(shí)間、了解最佳工作狀態(tài)的時(shí)間 n工業(yè)設(shè)計(jì)師工業(yè)設(shè)計(jì)師Jeff Beene在做咨詢工作，在做咨詢工作，所

14、以他在一天的任何時(shí)間都可以做事情，所以他在一天的任何時(shí)間都可以做事情，但是他說，但是他說，“我制定工作計(jì)劃的時(shí)間是我制定工作計(jì)劃的時(shí)間是在早晨，因?yàn)槟菚r(shí)我最富有工作效率在早晨，因?yàn)槟菚r(shí)我最富有工作效率”。每個(gè)人都有一個(gè)最佳的工作時(shí)間，你可每個(gè)人都有一個(gè)最佳的工作時(shí)間，你可以通過監(jiān)控自己過去一段時(shí)間的工作效以通過監(jiān)控自己過去一段時(shí)間的工作效率的方法來找到自己的最佳工作時(shí)間，率的方法來找到自己的最佳工作時(shí)間，然后你需要管理好自己的工作進(jìn)度，以然后你需要管理好自己的工作進(jìn)度，以便讓你在最佳時(shí)間內(nèi)做最重要的工作便讓你在最佳時(shí)間內(nèi)做最重要的工作 7、加快打字速度、加快打字速度 n如果你整天都在電腦前工作

15、，那么打字如果你整天都在電腦前工作，那么打字速度就會(huì)變成一個(gè)工作效率問題。速度就會(huì)變成一個(gè)工作效率問題?！霸谠诿刻熘?，為了查詢信息，人們都要進(jìn)行每天中，為了查詢信息，人們都要進(jìn)行數(shù)十次的數(shù)十次的Google搜索搜索”，那么這將打多，那么這將打多少字呢？你能不能將其減少一些呢？如少字呢？你能不能將其減少一些呢？如果每分鐘能節(jié)省十秒種，那么經(jīng)過一段果每分鐘能節(jié)省十秒種，那么經(jīng)過一段時(shí)間，你將節(jié)省很多時(shí)間。時(shí)間，你將節(jié)省很多時(shí)間?！?8、萬事開頭難，先從簡(jiǎn)單入手、萬事開頭難，先從簡(jiǎn)單入手 n“我們的問題并不是如何結(jié)束這個(gè)項(xiàng)目，我們的問題并不是如何結(jié)束這個(gè)項(xiàng)目，而是在于如何開始這個(gè)項(xiàng)目而是在于如何開始這個(gè)項(xiàng)目”n先做簡(jiǎn)單的事情先做簡(jiǎn)單的事情n我總是嘗試將項(xiàng)目分成幾部分，這樣我我總是嘗試將項(xiàng)目分成幾部分，這樣我就可以逐個(gè)完成，各個(gè)擊破就可以逐個(gè)完成，各個(gè)擊破”。 9、每天都整理工作任務(wù)清單、每天都整理工作任務(wù)清單 如果你不知道你應(yīng)該做的事情，你怎么可能如果你不知道你應(yīng)該做的事情，你怎么可能管理好你的時(shí)間呢？有些人喜歡將工作任管理好你的時(shí)間呢？有些人喜歡將工作任務(wù)清單寫在紙上，因?yàn)檫@些清單對(duì)每個(gè)項(xiàng)務(wù)清單寫在紙上，因?yàn)檫@些清單對(duì)每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)都是一個(gè)承諾，直到項(xiàng)目結(jié)束。另目任務(wù)都是一個(gè)承諾，直到項(xiàng)目結(jié)束。另外一些人