合同管理規(guī)定

1、1 適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了合同管理的職責(zé)、管理內(nèi)容與方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類合同的管理。2 職責(zé)2.1 公司成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，是公司合同管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。2.2 綜合辦公室是公司的合同職能管理部門，對公司合同實(shí)行歸口管理，承擔(dān)合同管理小組日常工作的處理，配備兼職合同管理員。a) 制定、完善公司合同管理制度；b) 組織、監(jiān)督貫徹實(shí)施中華人民共和國合同法和有關(guān)合同管理的法律、法規(guī)；c) 參與公司重大合同的可行性調(diào)查、談判和簽約；d) 制止單位和個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)；e) 組織合同檢查，總結(jié)推廣合同管理工作經(jīng)驗(yàn)，通報(bào)合同管理中出現(xiàn)的問題。2.3 各職能部門配合做好合同的管理工作。2.4 合同管理員

2、2.4.1 負(fù)責(zé)和監(jiān)督上級(jí)公司和本公司合同管理相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行與協(xié)調(diào)。2.4.2 監(jiān)督、指導(dǎo)合同承辦人員依法簽訂或變更合同。2.4.3 審查合同，保證合同的完整性、合法性、可行性。2.4.4 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員解決合同履行中出現(xiàn)的問題。2.4.5 對簽訂、履行合同中出現(xiàn)的重大問題，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.4.6 參加處理本單位合同糾紛。2.4.7 辦理授權(quán)委托事宜。2.4.8 負(fù)責(zé)合同專用章的保管、使用。2.5 合同承辦人員2.5.1 在授權(quán)范圍內(nèi)依法簽訂、變更、解除合同。2.5.2 對所簽訂合同負(fù)有認(rèn)真執(zhí)行的責(zé)任，并及時(shí)掌握和檢查合同履行情況。2.5.3 及時(shí)向合同管理員通報(bào)在

3、履行中發(fā)生的問題，提出解決問題的建議。2.5.4 保管合同文本及履行變更，解除合同的有關(guān)信件、數(shù)據(jù)、電文等。2.5.5 依法參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。3 合同管理工作的范圍3.1 本標(biāo)準(zhǔn)所稱的合同是指公司與平等主體的法人、自然人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止供銷、建設(shè)工程、承攬、采購、檢維修、運(yùn)輸、供用電汽，權(quán)利義務(wù)關(guān)系協(xié)議。3.2 本標(biāo)準(zhǔn)所稱合同管理是指合同管理部門對公司各類合同進(jìn)行審查、監(jiān)督、管理。4 管理內(nèi)容與方法4.1 合同的簽訂履行4.1.1 簽訂合同必須遵守國家的法律和政策，遵循“平等互利、協(xié)商一致、誠實(shí)信用”的原則。4.1.2 凡不屬即時(shí)清結(jié)的經(jīng)濟(jì)往來，須以書面形式簽

4、訂合同，依照規(guī)定，統(tǒng)一使用經(jīng)濟(jì)合同示范文本。4.1.3 當(dāng)事人協(xié)商一致同意的有關(guān)修改合同的文書、電報(bào)和圖表是合同的組成部分，計(jì)劃、調(diào)撥單、訂貨單不能代替合同。4.1.4 簽訂合同必須符合下列程序4.1.4.1 進(jìn)行資信調(diào)查a） 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照。b） 企業(yè)法定代表人的授權(quán)委托書（委托范圍和權(quán)限、期限等）。c） 履行能力，需提供擔(dān)保的合同，還必須查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力。d） 重要合同要事先確定原則條款，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可再簽約。4.1.4.2 完成訂約程序a) 合同承辦人員填寫“寧波巨化公司合同審批單”，隨合同文本交相對應(yīng)的專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人核實(shí)合同內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽署意見，按規(guī)定流程依次會(huì)簽。

5、項(xiàng)目建設(shè)或設(shè)備采購合同標(biāo)的額在10萬元及以下時(shí)，由專業(yè)主管副總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，合同標(biāo)的額在10萬元以上時(shí)由總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后的合同方可加蓋合同專用章。b) 合同會(huì)簽過程中，對會(huì)簽部門提出要求補(bǔ)充的資料或數(shù)據(jù)，及時(shí)補(bǔ)充并得到提出部門認(rèn)可后，方可進(jìn)入到下一會(huì)簽部門，對專業(yè)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)提出的問題，須及時(shí)答復(fù)，得到同意后，方可送總經(jīng)理批準(zhǔn)；對總經(jīng)理批示，采購部門須書面答復(fù)，得到批準(zhǔn)。c) 大宗原材料采購合同，由供銷部業(yè)務(wù)員經(jīng)辦，部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)財(cái)務(wù)部會(huì)簽后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，合同每半年送綜合辦公室合同管理員歸檔。d) 銷售合同由供銷部業(yè)務(wù)員經(jīng)辦，部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部會(huì)簽，總經(jīng)理批準(zhǔn)，合同每半年送

6、綜合辦公室合同管理員歸檔。e) 在加蓋合同章時(shí)，須檢查該合同是否已完成會(huì)簽、審核、審批程序；會(huì)簽、審核、審批過程中所要求補(bǔ)充的材料和需要說明的問題是否已完成，合同內(nèi)容是否與審批表相一致。在確認(rèn)一切均符合要求后，方可加蓋合同章，否則，須及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和公司紀(jì)檢監(jiān)察組。合同正本和審批單由合同管理員保存登記，副本送有關(guān)部門保存登記。f) 必要時(shí)，由相對應(yīng)的專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人與中標(biāo)方簽訂技術(shù)協(xié)議，作為合同附件。4.1.4.3 凡合同標(biāo)的額在2萬元及以下時(shí)，經(jīng)專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人和采購委托部門會(huì)簽后，直接報(bào)專業(yè)主管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，加蓋合同印章。但供應(yīng)商必須是公司合格供方。 對2000元以下的零星物資采購，經(jīng)采購部

7、門負(fù)責(zé)人審核，公司專業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購人員簽訂采購合同或采購協(xié)議。4.1.4.4 凡涉及合資、聯(lián)營、承包經(jīng)營、重大工程承擔(dān)的合同簽訂，還須經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組討論批準(zhǔn)。4.1.4.5 法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同必須呈報(bào)上級(jí)主管部門見證、批準(zhǔn)或上報(bào)工商管理部門登記、公證處公證的必須辦理有關(guān)手續(xù)。4.1.4.6 采購合同審批表中，須注明采購方式，參與采購的人員，2萬元以上的采購活動(dòng)，參加人員不得少于2人。4.1.4.7 由于年度內(nèi)重復(fù)采購或同一建設(shè)項(xiàng)目追加采購而采用參照以前采購合同價(jià)采購的物資，在合同審批單中注明參照原有采購合同采購的原因、以往采購合同編號(hào)及采購單價(jià)等信息。4.1.4.8 采購合

8、同會(huì)簽時(shí)，對屬本公司組織招投標(biāo)采購的，須附經(jīng)批準(zhǔn)的中標(biāo)通知書，所有評(píng)標(biāo)小組成員和現(xiàn)場監(jiān)督監(jiān)察組成員簽名的綜合評(píng)分表；對由寧波市組織公開招標(biāo)的，附中標(biāo)通知書；屬詢價(jià)、比質(zhì)比價(jià)采購的，附參加比價(jià)人員和現(xiàn)場監(jiān)督監(jiān)察人員簽名確認(rèn)的比價(jià)單，原始報(bào)價(jià)單等資料。4.1.5 合同承辦人員必須辦理法人委托書，明確授權(quán)范圍和權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)委托或超出授權(quán)范圍簽訂的合同為無效合同，責(zé)任由承辦人自負(fù)。4.1.6 承辦人一般不得自擬合同文稿簽訂合同，特殊情況需自擬合同文稿的必須將合同草稿送交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審查批準(zhǔn)。4.1.7 經(jīng)濟(jì)合同示范文本由綜合辦公室提供，承辦人要嚴(yán)格按示范文本的要求填寫，做到條款填寫齊全，用詞準(zhǔn)確

9、，計(jì)量單位正確，字跡清楚，避免產(chǎn)生歧異，杜絕涂改。4.1.8 合同編號(hào)4.1.8.1 合同編號(hào)一般包括： XXXX(年份)XX(合同類型)XXX(流水號(hào))工程建設(shè)項(xiàng)目合同編號(hào)一般包括：建設(shè)項(xiàng)目名稱+開工年份+合同類型+流水號(hào)4.1.8.2 一般合同類型可以合同名稱的漢語拼音首位組合大寫。常見的有：買賣合同MM、產(chǎn)品銷售合同XS、原料供應(yīng)合同GY、副產(chǎn)品銷售合同F(xiàn)X、技術(shù)合同JS、承攬合同CL、租賃合同ZL、運(yùn)輸合同YS等。 工程建設(shè)項(xiàng)目合同類型：自控儀表設(shè)備類YB、電氣設(shè)備類合同DQ、機(jī)械設(shè)備類合同SB、設(shè)計(jì)、咨詢、監(jiān)理類合同SJ、施工合同SG、材料類合同CL、其他合同QT4.2 合同評(píng)審4.

10、2.1 合同審查的主要內(nèi)容4.2.1.1 主體合法。當(dāng)事人應(yīng)有簽訂履行合同的權(quán)利能力和行為能力。4.2.1.2 內(nèi)容合法。合同內(nèi)容應(yīng)符合國家的法律、政策的規(guī)定，當(dāng)事人意思表示真實(shí)一致，不得采取欺詐、脅迫、乘人之危的手段訂立合同，確保權(quán)利、義務(wù)對等。4.2.1.3 形式合法。訂立合同的形式符合規(guī)定要求。4.2.1.4 程序合法。訂約等有關(guān)程序應(yīng)符合有關(guān)法律、政策的規(guī)定。4.2.1.5 附加條件合法。4.2.1.6 合同的嚴(yán)密性。條款齊全嚴(yán)密，文字明確，采用法定計(jì)量單位，當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)具體確切，有關(guān)手續(xù)完備。4.2.1.7 合同履行的可行性。當(dāng)事人的雙方資信可靠，有履行能力；切實(shí)可行的擔(dān)保方法

11、。4.2.2 合同評(píng)審方法4.2.2.1 合同的評(píng)審由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，具體工作由綜合辦公室組織實(shí)施，同時(shí)由相關(guān)部門配合。4.2.2.2 合同簽訂部門首先對所有合同進(jìn)行分類、登記、造冊：4.2.2.3 對須進(jìn)行傳遞、評(píng)審和會(huì)議評(píng)審的重大合同、特殊重大合同，由合同承辦人員通知相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)。4.2.2.4 根據(jù)合同分類管理的原則，對不同類型的合同分別采用由專業(yè)主管部門評(píng)審、主管公司領(lǐng)導(dǎo)組織專題會(huì)議評(píng)審二種評(píng)審方法。4.2.2.5 合同經(jīng)評(píng)審依法簽訂生效后，合同承辦人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將合同內(nèi)容傳遞到相關(guān)部門和用戶，一切相關(guān)部門必須嚴(yán)格履行合同所規(guī)定的義務(wù)。4.2.2.6 合同承辦人員對已訂立的合同應(yīng)

12、進(jìn)行編號(hào)、登記、建檔，并對合同履行情況及時(shí)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決匯報(bào)。4.2.2.7 由于實(shí)際情況變化，經(jīng)雙方商定，合同可作出變更和解除，其評(píng)審程序和合同訂立的審批程序相同。4.3 合同的變更和解除4.3.1 合同在履行過程中，遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時(shí)，可以變更或解除合同。4.3.2 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與該合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。4.3.3 需要變更、解除合同，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定條件下，在合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商、書面函告、限期答復(fù)。4.3.4 合同承辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、傳真后，必須及時(shí)請示領(lǐng)導(dǎo)立即處理，加急

13、傳真一般不能超過一天，一般電報(bào)和文件不得超過三天，并在有效期內(nèi)正式答復(fù)對方。超過期限再作答復(fù)造成嚴(yán)重后果，承辦人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任，涉及經(jīng)濟(jì)糾紛的復(fù)電、復(fù)文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能發(fā)出，復(fù)電、復(fù)文同時(shí)送綜合辦公室備案。4.3.5 變更、解除合同必須采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信函、電報(bào)、電傳等)。4.3.6 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：4.3.6.1 主體變更，應(yīng)征得合同各方同意。4.3.6.2 有擔(dān)保條款的合同變更，應(yīng)征求擔(dān)保單位的同意，并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章。4.3.6.3 經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的合同，變更、解除協(xié)議，應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。4.3.6.4 經(jīng)公證簽訂的合同，所達(dá)成的變更、

14、解除協(xié)議，應(yīng)報(bào)原公證簽證機(jī)關(guān)備案。4.3.6.5 聯(lián)營、承包經(jīng)營、涉外合同等的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，應(yīng)依特別規(guī)定辦理。4.3.7 變更、解除合同的協(xié)議在尚未達(dá)到或批準(zhǔn)以前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。4.4 合同糾紛的處理4.4.1 合同在履行過程中發(fā)生糾紛的應(yīng)按中華人民共和國合同法、中華人民共和國民事訴訟法等有關(guān)法律法規(guī)處理。4.4.2 處理合同糾紛的原則4.4.2.1 堅(jiān)持以事實(shí)為根據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩的原則。4.4.2.2 雙方協(xié)商解決的原則。4.4.2.3 實(shí)事求是、責(zé)任分明，維護(hù)寧波巨化公司合法權(quán)益的原則。4.4.3 提請?zhí)幚砗贤m紛的程序4.4.3.1 發(fā)生合同糾紛的單位應(yīng)及時(shí)向

15、合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。4.4.3.2 合同承辦人員及時(shí)填寫合同糾紛申報(bào)表。4.4.3.3 對合同糾紛的處理決定或經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院起訴。4.4.4發(fā)生合同糾紛，與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并考慮留有申請仲裁或起訴的足夠時(shí)間。4.5 合同專用章管理4.5.1 公司合同專用章叁枚：1#合同專用章用于采購合同和建設(shè)等合同，由綜合辦公室保管；2#合同專用章用于產(chǎn)品銷售合同和大宗原材料采購合同，由供銷部保管；3#合同章做為甲烷氯化物銷售專用章，由巨化股份公司供銷部保存。合同管理員不定期地對2#、3#合同章的使用情況進(jìn)行檢查。

16、4.5.2 合同簽訂部門按合同簽訂程序，辦理完審批手續(xù)后，才能加蓋合同專用章。4.5.3 合同專用章必須專人保管，并建立使用臺(tái)帳，保管人員不得擅自將合同專用章交付他人使用。4.6 合同文本管理4.6.1 合同文本由綜合辦公室專人保管，負(fù)責(zé)合同文本的登記。4.6.2 對外簽訂的所有合同送財(cái)務(wù)部留存一份。4.6.3 對外簽訂合同須攜帶蓋有合同專用章的空白文本，必須經(jīng)合同管理員同意。4.7 檢查與考核4.7.1 合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組每年對各部門的合同簽訂、臺(tái)帳登記、合同履行情況進(jìn)行兩次檢查。4.7.2 凡下列情況之一的給予獎(jiǎng)勵(lì)4.7.2.1 嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)濟(jì)合同法等有關(guān)法規(guī)和本辦法確有成效的。4.7.2.2 在合同簽訂和履行過程中，發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補(bǔ)救措施，避免重大經(jīng)濟(jì)損失的。4.7.2.3 揭發(fā)、抵制利用合同進(jìn)行違章違法和犯罪行為的。4.7.2.4 在合同管理工作中，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做出成績的。4.7.3 下列情況之一的，給予責(zé)任者經(jīng)濟(jì)處罰或行政處分。4.7.3.1 簽訂無效合同，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.7.3.2 簽訂合同條款不全，造成經(jīng)濟(jì)損失的。4.7.3.3