企業(yè)培訓(xùn)需求分析的方法和工具

1、企業(yè)培訓(xùn)需求分析的方法和工具培訓(xùn)需求分析是企業(yè)培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn)，也是最重要的一步工作。如果需求分析不準(zhǔn)確，就會(huì)讓接下來的培訓(xùn)偏離軌道，做無用功，浪費(fèi)企業(yè)的人力、物力和財(cái)力，卻收不到應(yīng)有的效果。企業(yè)要進(jìn)行有效的需求分析，就必須采取合適方法和工具，本文全面介紹了通常情況下培訓(xùn)需求分析使用的方法以及對(duì)應(yīng)的工具.一、需求分析的方法和工具1.1調(diào)研問卷法調(diào)研問卷法是最普遍也最有效的收集資料和數(shù)據(jù)的方法之一。一般由培訓(xùn)部門設(shè)計(jì)一系列培訓(xùn)需求相關(guān)問題，以書面問卷的形式發(fā)放給培訓(xùn)對(duì)象，待培訓(xùn)對(duì)象填寫之后再收回進(jìn)行分析，獲取培訓(xùn)需求的信息和數(shù)據(jù)。調(diào)研問卷法進(jìn)行培訓(xùn)需求分析，可以遵循以下五個(gè)步驟，見表1:表1調(diào)研問卷

2、法的實(shí)施步驟步驟內(nèi)容說明1制定調(diào)研計(jì)劃明確調(diào)研目標(biāo)及任務(wù)，并具體化，調(diào)研才方旨緊緊圍繞目標(biāo)展開2編制問卷調(diào)研問卷（表）是調(diào)研問卷分析法的基本工具，通常采用選擇題和問答題的方式（如表3-6所示）3收集數(shù)據(jù)發(fā)放調(diào)研問卷（表），并組織回收、整理4處理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，將問題進(jìn)行匯總、分析5得出結(jié)論根據(jù)分析結(jié)果得出結(jié)論，編寫調(diào)研se告，提交調(diào)查結(jié)果在設(shè)計(jì)調(diào)研問卷的問題時(shí)，應(yīng)該注意下幾個(gè)問題：1、問題盡量簡短，并注意使用簡單的、固定用法的術(shù)語，避免使用讀者不了解或者容易引起歧義的名詞；2、一個(gè)問題只涉及一件事，避免“結(jié)構(gòu)復(fù)雜”的問句；3、題目設(shè)計(jì)要簡單，不要使作答者作計(jì)算或邏輯推理；4、避免出現(xiàn)誘導(dǎo)答案的問

3、題，保證作答者完全陳述自己觀點(diǎn)。表2培訓(xùn)需求調(diào)研問卷例表姓名：部門：崗位：您對(duì)現(xiàn)在崗位的工作程序非常熟悉比較熟悉不太熟悉很不熟悉您對(duì)本行業(yè)的新知識(shí)非常熟悉比較熟悉不太熟悉很不熟悉以您現(xiàn)有的知識(shí)，您對(duì)您現(xiàn)在的工作非常勝任比較勝任不大勝任很不勝任備選課程培訓(xùn)需要程度很高高中低不rfn要專業(yè)知識(shí)專業(yè)技能創(chuàng)新性思維目標(biāo)管理成本管理時(shí)間管理溝通與表達(dá)技能會(huì)議管理與技巧團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)作商業(yè)禮儀辦公室自動(dòng)化心態(tài)培養(yǎng)和壓力管理潛能開發(fā)日今月備注：填表時(shí)在對(duì)應(yīng)的內(nèi)容下面用標(biāo)明1。2訪談法訪談法也是數(shù)據(jù)收集的一種重要方法.它是指為了得到培訓(xùn)需求的數(shù)據(jù)和信息，與訪談對(duì)象進(jìn)行面對(duì)面交流的活動(dòng)過程.這個(gè)過程不只是收集硬性

4、數(shù)據(jù)，比如事實(shí)、數(shù)據(jù)等：包括印象、觀點(diǎn)、判斷等信息。訪談法可以遵循以下幾個(gè)步驟進(jìn)行，見表3:表3訪談法的實(shí)施步驟步驟內(nèi)容說明1:訪談?dòng)?jì)劃確定訪談目的、項(xiàng)目，準(zhǔn)備相關(guān)資料，確定相關(guān)人員名單2訪談?lì)A(yù)演進(jìn)行訪談練習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更正3訪談開始向訪談對(duì)象做簡單介紹，營造適合交流的訪談氛圍4收集數(shù)據(jù)通過向訪談對(duì)象提問獲得信息，基本工具為訪談?dòng)涗洷恚ㄈ绫?）5訪談結(jié)束對(duì)訪談內(nèi)容進(jìn)行小結(jié)并讓訪談對(duì)象確認(rèn)，重問沒有充分回答的問題61訪談總結(jié)整理訪談?dòng)涗洷?，總結(jié)訪談?dòng)涗洸⑹占瘹w檔7訪談綜合對(duì)訪談資料進(jìn)行總結(jié)，綜合訪談中的發(fā)現(xiàn)及結(jié)論表4訪談?dòng)涗浝碓L談對(duì)象：職位：訪談人：訪談時(shí)間：具體問題訪談?dòng)涗泦T工的

5、性格特征、個(gè)人素質(zhì)如何員工特別出色的知識(shí)、技能表現(xiàn)在什么方面員工特別需要學(xué)習(xí)的知識(shí)和技能有哪些員工對(duì)工作的熱忱、關(guān)心度如何員工有望取得的成績或者晉升的職務(wù)對(duì)員工參加培訓(xùn)的意見和建議其他需要說明的內(nèi)容備注：記錄人：日期：1.3現(xiàn)場(chǎng)取樣法現(xiàn)場(chǎng)取樣法一般較多使用于服務(wù)性行業(yè)的培訓(xùn)需求調(diào)查（如飯店、賣場(chǎng)等），是通過選取培訓(xùn)對(duì)象現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際工作的部分片段進(jìn)行分析，以確定培訓(xùn)需求的一種分析方法.現(xiàn)場(chǎng)取樣法主要包括兩種形式：拍攝和取樣.拍攝是指在培訓(xùn)對(duì)象的工作環(huán)境中安裝監(jiān)控錄影機(jī)、攝像機(jī)等拍攝設(shè)備，對(duì)培訓(xùn)對(duì)象的現(xiàn)場(chǎng)工作過程進(jìn)行實(shí)際拍攝，事后通過錄影帶進(jìn)行觀察分析，得出培訓(xùn)需求結(jié)論。表5為拍攝樣板的示例。表5拍攝

6、樣板例表拍攝對(duì)象：拍攝地點(diǎn)：拍攝人：拍攝時(shí)間：年月日-一年月曰是否隱蔽拍攝：口是口否分析項(xiàng)目員工表現(xiàn)服務(wù)態(tài)度顧客反映必備工作實(shí)施情況溝通表現(xiàn)情況工作完成情況存在的問題擬改善的內(nèi)容備注：制表人：日期：后期剪輯：存檔部門：取樣又分兩種形式：一種是“神秘訪客”，即由取樣人喬裝成顧客，在培訓(xùn)對(duì)象不知情的情況下與其進(jìn)行溝通、合作或者買賣活動(dòng)等，事后以取樣人對(duì)取樣對(duì)象工作表現(xiàn)的評(píng)價(jià)和分析為依據(jù)，確定培訓(xùn)需求；另一種是客戶錄音取樣，即選取培訓(xùn)對(duì)象與顧客對(duì)話的錄音為需求分析的依據(jù)，總結(jié)培訓(xùn)需求的信息和數(shù)據(jù)。表6為取樣法的基本工具-一取樣分析報(bào)告的樣板。表6取樣分析報(bào)告例表取樣對(duì)象：崗位：取樣人：取樣時(shí)間：取樣

7、地點(diǎn)：取樣形式（用”標(biāo)出）神秘訪客口客戶錄音取樣分析項(xiàng)目員工表現(xiàn)工作態(tài)度專業(yè)知識(shí)工作技能溝通能力工作完成情況存在的問題擬改善的內(nèi)容備注：制表人：日期：1。4觀察法觀察法多用于生產(chǎn)型或服務(wù)性行業(yè)，是指到培訓(xùn)對(duì)象的實(shí)際工作崗位上去了解其工作技能、態(tài)度、表現(xiàn)，以及在工作中遇到的主要問題等具體情況的一種方法。為了提高觀察效果，一般要設(shè)計(jì)一份觀察記錄表，以作為需求分析的參考依據(jù)，如表7所示:表7觀察記錄表觀察對(duì)象：部門：崗位：觀察地點(diǎn)：觀察時(shí)間：觀察內(nèi)容記錄評(píng)價(jià)工作態(tài)度工作方法工作熟練程度工作制度遵守工作溝通與協(xié)作靈活性與創(chuàng)新性工作效率工作完成情況時(shí)間管理突發(fā)事件應(yīng)對(duì)備注：記錄人：記錄時(shí)間：1.5 小組

8、討論法小組討論法是指從培訓(xùn)對(duì)象中選出一部分有代表性且熟悉問題的員工作為代表，通過討論的形式調(diào)查培訓(xùn)需求信息。小組討論法的形式比較靈活，可以是正式的也可以是非正式的，可以通過頭腦風(fēng)暴、組織對(duì)照等多種方式進(jìn)行。在小組討論開始之前，會(huì)議的組織者或主持人要事先確定討論的形式和內(nèi)容，以便有效地控制討論的方向和進(jìn)度.會(huì)議一般會(huì)形成一份討論記錄表，如表8所示：表8小組討論記錄例表討論時(shí)間：討論地點(diǎn)：討論形式：主持人：小組成員：討論主題：討論項(xiàng)目內(nèi)容結(jié)論問題一：問題二：問題二：問題叫：備注：記錄人：日期：1.6 檔案資料法檔案資料法即利用現(xiàn)有的有關(guān)企業(yè)發(fā)展、組織目標(biāo)、崗位工作、人員分析等方面的文件資料，對(duì)培訓(xùn)

9、需求進(jìn)行綜合分析的方法。由于檔案資料信息紛雜，通常需要利用表格工具進(jìn)行提煉歸納，如表9所示：表9資料信息歸納例表歸納人：歸納時(shí)間：歸納方式（用V標(biāo)出）：口資料收集口資料整理資料份數(shù)：資料完整情況：資料信息分類內(nèi)容企業(yè)信息外部信息管理層信息部門信息崗位信息個(gè)人信息備注：整理人：日期：1.7 關(guān)鍵事件法關(guān)鍵事件法是指通過分析企業(yè)內(nèi)外部對(duì)員工或者客戶產(chǎn)生較大影響的事件，以及其暴露出來的問題，確定培訓(xùn)需求的一種方法。常見的典型事件如顧客投訴、重大事故等。表10給出了關(guān)鍵事件法的工具示例.表10關(guān)鍵事件收集例表員工姓名：部門：崗位：訪問者：訪問時(shí)間：訪問地點(diǎn)：訪問背景陳述：訪問內(nèi)容及其描述工作中遇到哪些

10、重要事件事件發(fā)生的情境米取了怎樣的應(yīng)對(duì)行動(dòng)事件結(jié)果經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分析及評(píng)價(jià)導(dǎo)致事件發(fā)生的原因和背景員工的特別有效或多余的行為關(guān)鍵行為的后果員工自己能否支配或控制上述后果員工事件處理欠缺的方面?zhèn)渥?制表人：日期：1。8自我分析法自我分析法即通過培訓(xùn)對(duì)象的自我評(píng)價(jià)，比如對(duì)崗位知識(shí)、技能、掌握程度等內(nèi)容的分析，來判斷個(gè)人培訓(xùn)需求的一種方法.表11為一份自我分析例表。表11自我分析例表姓名：部門：崗位：項(xiàng)目分析崗位任務(wù)所需條件崗位工作勝任情況工作成績工作失誤及遇到問題自身優(yōu)點(diǎn)個(gè)人不足應(yīng)加強(qiáng)哪些方面的學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)目標(biāo)及學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)方式部門主管意見：備注：年月日、需求分析方法的使用2。1各方法優(yōu)劣比較上面提到的培訓(xùn)

11、需求分析的這些方法各有優(yōu)劣（如表12所示），企業(yè)可以根據(jù)自身狀況自由選擇。表12培訓(xùn)需求分析方法對(duì)比表方法說明優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)調(diào)研問卷法將有關(guān)事項(xiàng)轉(zhuǎn)化成問題以問卷形式進(jìn)行調(diào)查成本低；信息比較齊全；可大規(guī)模開展針對(duì)性強(qiáng)；很難收集具體信息；難保證回收率訪談法可根據(jù)訪談的對(duì)象和內(nèi)容靈活變換形式方式靈活；信息直接；易得到支持和配合主觀性強(qiáng)；分析難度大;需要圖水平訪談員現(xiàn)場(chǎng)取樣法包括拍攝和取樣資料直觀、真實(shí)實(shí)施設(shè)備成本高；可能以偏概全；觀察法到員工的工作崗位上了解員工的具體情況可以得到有關(guān)工作環(huán)境的信息；所得資料與培訓(xùn)需求相關(guān)性較高可能會(huì)影響觀察對(duì)象的行為方式；觀查結(jié)果只是表面現(xiàn)象小組討論法選擇有代表性的成員組

12、成小組進(jìn)行討論全面分析；允許當(dāng)場(chǎng)發(fā)表不同觀點(diǎn)持續(xù)時(shí)間長；討論需要保證組織性和結(jié)構(gòu)性檔案資料法利用現(xiàn)有義件資料綜合分析培訓(xùn)需求耗時(shí)少；成本低；信息質(zhì)量高不能顯小解決辦法；需要分析專豕關(guān)鍵事件法以影響較大的事件來收集培訓(xùn)需求信息易于分析和總結(jié)事件具有偶然性；易以偏概全自我分析法通過個(gè)人情況來判斷自己的培訓(xùn)需求信息真實(shí)、直接只代表個(gè)人情況2.2確定需求分析方法培訓(xùn)需求分析方法的選擇主要取決于培訓(xùn)本身的要求，企業(yè)必須首先依據(jù)自身?xiàng)l件，再結(jié)合各方法的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，最后確定培訓(xùn)需求的分析方法。這里給出三個(gè)建議，見表13:表13確定培訓(xùn)需求分析方法的三點(diǎn)建議建議說明多種方法混合使用選擇兩種或多種方法進(jìn)行組合，可以彌補(bǔ)缺點(diǎn)，提高效果允許自由思見允許培訓(xùn)對(duì)象就他們認(rèn)為重要的問題自由發(fā)表意見做好充分準(zhǔn)備分析進(jìn)行之前f要明確目標(biāo)，找準(zhǔn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)和關(guān)鍵人不同的企業(yè)使用調(diào)研分析方法的側(cè)重點(diǎn)也有所不同，例如：一個(gè)20人的小企業(yè)通過訪談就可以知道每個(gè)員工的基本培訓(xùn)需求和崗位差距；而一個(gè)2000人的企業(yè)的培訓(xùn)需求調(diào)查