設備檔案組卷培訓

1、設備檔案組卷暨離線客戶端培訓 無錫地鐵集團有限公司2014.7.17培訓內(nèi)容一、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導培訓內(nèi)容一、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導一、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求（一）、建立“誰產(chǎn)生，誰立卷，誰負責”的統(tǒng)一管理模式。 監(jiān)理、業(yè)主項目負責人應當對建設過程中產(chǎn)生的文件進行全過程管理。 甲供貨商負責收集、整理立卷其供貨設備的設計聯(lián)絡、索賠文件甲供

2、貨商負責收集、整理立卷其供貨設備的設計聯(lián)絡、索賠文件及合同范圍內(nèi)的設備廠家圖紙和資料。及合同范圍內(nèi)的設備廠家圖紙和資料。 設備供貨商負責收集、整理立卷設備廠家圖紙、資料（若設備供貨設備供貨商負責收集、整理立卷設備廠家圖紙、資料（若設備供貨商一并負責安裝，還應當負責收集、整理立卷監(jiān)理安裝施工過程中的歸商一并負責安裝，還應當負責收集、整理立卷監(jiān)理安裝施工過程中的歸檔文件。檔文件。 監(jiān)理單位負責收集、整理立卷監(jiān)理文件。監(jiān)理單位負責收集、整理立卷監(jiān)理文件。 項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目歸檔文件的收項目實行總承包的，由各分包單位負責其分包項目歸檔文件的收集、整理立卷，并提交總承包商單位負

3、責匯總到整個項目的竣工檔案內(nèi)。集、整理立卷，并提交總承包商單位負責匯總到整個項目的竣工檔案內(nèi)。一、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求（二）、分類、組卷依據(jù)： 為規(guī)范統(tǒng)一無錫地鐵建設項目各方參建單位竣工資料內(nèi)容和要求，達到資料組卷嚴謹、清晰、詳實，要求設備供貨商、總承包商和監(jiān)理單位嚴格執(zhí)行地鐵集團歸檔要求及組卷順序，統(tǒng)一使用無錫地鐵電子檔案系統(tǒng)離線客戶端編制竣工資料和掛接電子原文。業(yè)主項目工程師和參建單位負責人應當嚴格把控竣工資料組卷的過程管理。（三）、項目通過正式驗收后，完善整改意見方可移交。 竣工檔案應在項目竣工驗收完成后，按照驗收意見整改后，完成竣工資料的數(shù)字化加工及整理工作，填寫（打?。┌?/p>

4、卷封面，裝訂案卷，整理移交文件清冊，并按規(guī)定在三個月內(nèi)移交軌道公司和城建檔案館。 培訓內(nèi)容一、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求所謂設備檔案：是指設備從規(guī)劃、設計、制造、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。以及設備說明書、設計圖紙、圖冊、底圖、維修操作規(guī)程、典型檢修工藝文件等資料。 設備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是設備管理工作的重要組成部分。

5、設備的正常運行及維護保養(yǎng)是設備管理工作的基本任務，設備檔案管理工作為這一基本任務順利、經(jīng)濟的實現(xiàn)提供了基本技術支持。 二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求1.開箱檢查記錄2.裝箱單、設備供貨隨機文件清單3. 備品備件移交清單、儀器儀表移交清單4.設備出廠檢驗申請單、材料及設備出廠合格證及出廠測試報告5.設備樣機驗收合格證、出廠驗收合格證書（含出廠驗收試驗大綱）6.境外設備原產(chǎn)地證明 7.設計聯(lián)絡會議紀要、設計審查會議紀要8.設計聯(lián)絡成果資料9.各種計算成果10.設計變更資料11.設計變更通知單匯總表（含附件）12.設備安裝、調(diào)試督導計劃13.設備測試大綱14.系統(tǒng)調(diào)試和聯(lián)調(diào)分析報告15.完工

6、測試報告 二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求16.設備初驗證書17.竣工驗收報告18.設備質(zhì)量評估報告19.設備竣工驗收整改意見及處理報告20.其它應歸檔文件（往來函件、重要的專題報告等）21.安全評估報告及安全證書（信號有）22.設備保修協(xié)議書23.最終技術規(guī)格書24.設備系統(tǒng)總說明25.設備系統(tǒng)圖、安裝圖等26.安裝手冊27.用戶操作手冊28.維護手冊 29.培訓資料30.竣工圖紙、產(chǎn)品圖冊、產(chǎn)品照片等31.隨機光盤、軟盤等啟動盤32.其它 二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求1、整理立卷的條件：（1）所有各階段的資料收集完整，原件簽字、蓋章齊全；（2）設計變更內(nèi)容正確標注在竣工圖上

7、，作廢圖紙不歸檔。（3）設計變更匯總表、施工圖匯總表、設備廠家圖紙、資料目錄匯總表完成。（4）最終竣工圖編制完成，圖修紙改中所有變更依據(jù)性材料齊全。（5）完成照片、聲像的收集工作。二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求2、基本要求（1）、歸檔的設備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設備從設計制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設備實體一致。（2）、所有手寫和激光打印的表格、文字、數(shù)據(jù)資料，經(jīng)簽字、加蓋單位公章后可視為“原件”。（每臺/套設備必須提供兩套原件的圖紙和資料）。合格證等不規(guī)則紙張應粘貼在A4白紙上遞交，粘貼時上留足頁邊距。頁邊距：20mm，左：25mm，右：15mm，下：15mm

8、。（3）、歸入B套的合格證、質(zhì)保書允許復印，合格證應當將正反二面復印于一張空白A4紙一面上歸檔，同時加蓋三要素章。復印件必須保證清晰和完整。（4）、地鐵建設項目設備檔案一式二份原件。實行A.B套制，A套等級優(yōu)于B套。 當合格證、質(zhì)保書等只有一份原件時應歸入軌道公司的A套中。 二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求3、整理立卷的要求：（1）案卷不宜過厚，文字3公分，竣工圖紙在3-5公分之內(nèi)。（2）案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊成統(tǒng)一A4幅面，一些合格證之類比較小的，要粘貼在A4紙上進行裝訂。（3）外、英文資料應將保持原來的案卷及文件排列順序及文號順序。（4）立卷采用三孔一線裝訂，右側(cè)左、下邊必須

9、對齊，孔距85mm，結(jié)頭在文件的背面。要求結(jié)實、整齊、美觀、不掉頁、不倒頁、不壓文件字跡、不損壞文件、不妨礙閱讀。（5）案卷采用國家統(tǒng)一外表尺寸：305mm220mm 厚度20-50mm，卷內(nèi)目錄和備考表A4尺寸297210mm。二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求4、竣工圖歸檔（1）所有竣工圖為有氨新藍圖，加蓋施工單位竣工圖章。（2）“竣工圖”章：施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、總監(jiān)、現(xiàn)場監(jiān)理。 竣工圖章示例：“竣工圖章”應使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處。為保證數(shù)字化加工質(zhì)量，有一套竣工圖折疊應在完成掃描工作以后開展。二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移

10、交要求4、竣工圖歸檔（3）竣工圖按專業(yè)、圖號排列，不裝訂。（4）竣工圖每張蓋檔號章和歸檔章（包括封面、扉頁、目錄）。歸檔章：尺寸：2.5 cm1.5cm , 檔號章：例：“3-1-11-12-15-12-24”數(shù)字“3”的高寬尺寸：0.8 cm0.5cm ， “-”寬為0.2cm。（5）、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。（6）、不同幅面的竣工圖應按GB/10609.3-2009統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm210mm）,圖標欄露在外面。歸檔二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求（7）竣工圖統(tǒng)一

11、按照國家重大建設項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范中竣工圖編制要求進行編制。滿足完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映設備的真實情況。5、移交要求 歸檔的紙質(zhì)文件統(tǒng)一在無錫地鐵電子檔案系統(tǒng)離線客戶端進行編制目錄、掛接電子原文和歸檔移交工作。文本掃描成雙層PDF格式，各類操作和維護手冊、技術規(guī)格書等可采用電子版本直接掛接離線客戶端，竣工圖紙統(tǒng)一掃描成JPG格式后掛接離線客戶端。培訓內(nèi)容一、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導三、設備檔案整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列 按設備歸檔范圍順序依

12、次進行排序，按設備的臺（套）為單位進行組卷。一臺（套）設備可組成一卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。 文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。 三、設備檔案整理方法2、如何編目（1）編目： 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應編寫頁號，頁號編寫的位置是，單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。各卷之間不連續(xù)編頁號。（2）序號：應用阿

13、拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號；（3）責任者：應填寫文件形成部門或主要責任者；（4）文件編號；應填寫文件文號或圖樣的圖號，或設備、項目代號（5 5）文件題名；應填寫文件標題全稱；（6）日期：應填寫文件形成日期；（7）頁號：應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號（8）備注：需要時填寫。（9）竣工檔案編制可利用無錫地鐵電子檔案系統(tǒng)離線客戶端進行著錄歸檔工作。 三、設備檔案整理方法2、如何編目 案卷題名：準確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 構成：案卷題名 = 項目名稱 + 內(nèi)容特征 + 文件名稱 立卷單位： 填寫文件材料組卷的部門或項目負責部門。 起止日期： 填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期 保

14、管期限：應根據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限 密級：應根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級 三、設備檔案整理方法3、卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表編制：卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間等；示例：文字材料20件，100頁，照片10張，附圖一張。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后?！鞍妇碣|(zhì)量情況”：是記錄組卷過程中需要說明的情況，一般為“真實、完整、有效”六個字；“檢查人”：由總監(jiān)或代表簽名，并注明日期，對卷內(nèi)文件的完整性作出確認。4、裝訂入盒 設備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種。 凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線”辦法裝訂，

15、裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號章。 凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號章。 三、設備檔案整理方法5、整理時應當注意： 換乘站的組卷：能分線必須分線組卷，共用的資料存放于首條線的該類資料中，標注說明含其線的資料。 與甲方簽訂合同的分包由分包單位自己組卷，如果是由總包單位分出去的專業(yè)分包，由總包負責匯總歸檔移交。 監(jiān)理通知單和施工日志、監(jiān)理日志三方保持對應。不缺天連續(xù)記錄，請監(jiān)理審查日志記錄情況。三、設備檔案整理方法案卷題名：工程名稱+項目名稱（含設備名稱）+案卷內(nèi)容組成（三項內(nèi)容不

16、超過50個漢字，100個字符）例如：無錫地鐵1號線供電安裝01標堰橋站*設備開箱單、隨機文件清單及移交單等文件無錫地鐵2號線TJJL-01標九里河站監(jiān)理資質(zhì)、規(guī)劃和監(jiān)理細則等綜合文件案卷題名不能出現(xiàn)同樣的題名，要用部位或時間、標段、內(nèi)容來區(qū)分。三、設備檔案整理方法設備文本保管期限：“長期”， 竣工圖保管期限：“永久”零零卷的編制內(nèi)容：案卷目錄 + 卷內(nèi)目錄 移交目錄冊的編制內(nèi)容：案卷封面、竣工檔案概況表、檔案移交書、竣工資料監(jiān)理審核意見單三、設備檔案整理方法三、設備檔案整理方法三、設備檔案整理方法二、設備檔案編制移交基本條件與要求二、設備檔案編制移交基本條件與要求三、設備檔案整理方法培訓內(nèi)容一

17、、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：機電安裝：大型設備（整體），吊運及安裝、配電房、泵房、冷凍柜、送風機、排風機、風管、站臺保護屏障、消聲器、變電站、變壓器、配電箱、電纜布線、電線埋線、控制室、監(jiān)控室、調(diào)試、車站附屬工程機電、領導視察、設備質(zhì)量問題、重要會議及活動等。 電扶梯：開工儀式、梯門（正面）、電梯（內(nèi)）、電梯操作盤、動力設備（液壓泵）、電梯安裝、設備質(zhì)量問題、竣工驗收、重要活動及會議等。三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：牽引供電及電力

18、監(jiān)控：開工儀式、隧道內(nèi)施工、電纜敷設，調(diào)試、大型電力設備、大型電力設備吊裝、變電站（正、側(cè)）、變壓器、變電器、配電器、輸電線路、配電盤、電壓調(diào)試、監(jiān)控室、領導視察、重要活動及會議、竣工驗收等。接觸網(wǎng)：隧道內(nèi)接觸肉敷設、接觸肉敷工程車、電纜敷設，調(diào)試、輸電線路、調(diào)試、監(jiān)控、測試、冷滑試驗、工程質(zhì)量問題、重要活動及會議、竣工驗收等。三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：通信：通信設備（整體）、設備安裝、控制室、控制平臺、信號調(diào)試、領導視察、設備質(zhì)量問題、重要活動及會議、竣工驗收等。信號：信號設備（整體）、設備安裝、控制室、控制平臺、信號調(diào)試、領導視察、重要活動及會議、竣工驗收等。屏蔽門、門禁：屏蔽

19、門安裝、各站臺屏蔽門（正面整體）、各站臺屏蔽門（背面整體）、屏蔽門（關閉狀）、屏蔽門（開啟狀）、動力機構、門禁、門禁系統(tǒng)、重要會議及活動、竣工驗收等。三、聲像、照片的收集范圍一、收集范圍：自動售檢票：各站售票設備、各站檢票設備、售票廳、監(jiān)控室、調(diào)試、領導視察、重要活動及會議、設備質(zhì)量問題、竣工驗收等。防災報警設備：防災報警設備、控制室、控制平臺、系統(tǒng)調(diào)試、領導視察、設備質(zhì)量問題、重要活動及會議、竣工驗收等。消防系統(tǒng)：各消防設備、監(jiān)控柜、警報器、滅火實驗、警報測試、重要會議及活動、竣工驗收等。車輛段：進場開工原貌、填土工程、地基處理、樁基、地下構造物施工、建筑物（整體）通號樓、車輛庫、材料庫、辦

20、公樓、維修庫、機車庫、橋涵、涵洞、車輛段接觸網(wǎng)及敷設、信號施工、通信施工、信號基坑、水塔、項目建設新貌、重要活動及會議、竣工驗收等三、聲像、照片的整理要求二、整理要求：把精選的照片按照拍攝時間先后的順序編排；將照片沖洗6寸光面，裝入照片檔案相冊（每冊60張）編寫每一張照片的文字說明標簽（題名、人物、時間、地點、攝影者等），對于形成一組（2張以上）聯(lián)系密切的照片，按順序排列編寫文字說明。攝錄像要經(jīng)過剪輯，片頭要攝制案卷題名、編制單位、攝影者、編制日期。剪輯過的攝錄像要有文字或語言場景說明，必須剪輯刻制DVD光盤載體，在提交錄像帶檔案時，同步移交DVD光盤。三、聲像、照片的整理要求三、聲像、照片的

21、整理要求三、聲像、照片的整理要求三、聲像、照片的整理要求三、聲像、照片的收集與整理培訓內(nèi)容一、無錫地鐵建設項目檔案管理基本要求二、設備檔案的概念及歸檔范圍及移交要求三、設備檔案的整理方法四、聲像照片檔案的整理五、常見問題及離線客戶端操作指導二、示例二、示例四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題錯誤：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題正確的題名示例：四、組卷中發(fā)現(xiàn)的普遍問題及解答問題解答 ：9、離線客戶端里的原文是掃描件還是WORD文件，掃描件是我們自己掃還是軌道公司有另外安排？ 竣工資料掃描是指紙質(zhì)竣工文件在通過正式驗收，并完成驗收意見整