采購業(yè)務流程及方案

1、采購業(yè)務流程及說明一、采購的內(nèi)容本流程所指的采購業(yè)務是指對采購生產(chǎn)性物料（原材料、包裝材料、五金配件、低值易耗品）和非生產(chǎn)性物料（辦公勞保用品）的供應計劃、采購作業(yè)、物料入庫、付款結(jié)算等業(yè)務流程中的重要節(jié)點進行全面監(jiān)控和管理。二、采購流程財務科經(jīng)濟運行部采購部門使用部門倉庫與供應商對賬相關部門審核記賬制單采購結(jié)算購貨發(fā)票入庫單安排具體采購作業(yè)編制采購計劃使用部門提出采購申請部門主管審批驗收入庫三、采購流程說明 由資產(chǎn)的使用部門提出采購申請，填制采購申請單；采購申請單交資產(chǎn)使用部門主管領導審批；將經(jīng)審批的采購申請單報經(jīng)濟運行部， 由經(jīng)濟運行部進行審核并備案。由經(jīng)濟運行部開具采購訂單，并將采購訂單

2、傳遞給采購部門。采購部門據(jù)此制定采購計劃；采購員根據(jù)采購計劃具體安排采購作業(yè)， 采購物資回來后，由采購員、對方銷售人員（或運輸人員）以及倉庫管理人員負責辦理材料入庫。并索取銷售發(fā)票；倉庫管理人員認真檢驗核實采購的物資后，開具材料入庫單；將由對方開具的銷售發(fā)票和材料入庫單傳遞給財務部門；請購人員填制付款審批卡，經(jīng)請購部門主管領導審批后；財務部門根據(jù)銷售發(fā)票和材料入庫單做賬務處理；四、關鍵控制點l 各使用部門的需求和請購l 采購申請的審批和審核l 采購計劃制定l 采購定價l 合同簽訂和審核l 付款方式和程序l 與供應商的對賬五、部門設置與職責Ø 采購部：1 直接參與制定公司在既定會計期間

3、內(nèi)整體采購政策和預算安排，規(guī)劃采購部內(nèi)部具體業(yè)務的管理模式；1 實施物資的采購、運輸、倉儲，相關的物資購存進度及結(jié)構規(guī)劃、物料實物管理、物料流轉(zhuǎn)帳表和報告、物料成本控制、物料信息管理；1 定期對原始信息數(shù)據(jù)進行分類匯總和其他形式的加工，充實基本數(shù)據(jù)庫，提交相應報表，為管理部門提供多層次的決策信息支持；1 采購部內(nèi)部設一名采購主管，采購員23名；Ø 經(jīng)濟運行部：1 經(jīng)濟運行部是公司采購業(yè)務的歸口管理部門；1 按業(yè)務控制要點和權限劃分范圍參與采購、倉儲、存貨管理等采購業(yè)務控制，主要職權包括采購計劃和資金計劃的審定、重要合同會簽、參與和監(jiān)督招標議標采購、以及相關控制評價工作。1 對采購合同

4、進行法律條款審定，協(xié)調(diào)仲裁采購糾紛，采購催交和檢驗，并負責最后合同簽章。1 負責建立健全采購信息數(shù)據(jù)庫，收集、整理供應商和材料市場的基礎信息；1 匯總、歸集、建檔、維護、更新所有采購業(yè)務的相關信息及文檔，包括供應商檔案、合同訂單檔案、材料市場價格信息庫、招標采購工作檔案等；1 經(jīng)濟運行部內(nèi)部設采購經(jīng)理、招投標管理員、法律事務員各一名；Ø 財務科：1 定期獲得和匯總相關票據(jù)和明細帳表，按照會計準則進行核算；1 負責重點環(huán)節(jié)審核、票據(jù)審核；1 定期與供應商進行對賬；Ø 倉庫：1 倉庫物料的收料、發(fā)料、退料、存儲、清查、盤核、檢驗、銷毀等實物管理，在庫物資倉儲保管。1 實施物料編

5、碼、倉儲貨位編碼、制單和單據(jù)傳遞、定期庫存分析、相關帳表匯總和報告等信息監(jiān)管，在單據(jù)管理和庫存信息分析管理上與財務管理部形成工作接口；1 倉庫管理組內(nèi)崗位包括倉庫管理員、收料員、發(fā)料員、質(zhì)檢員。6、 采購檢驗l 目的：為規(guī)范采購材料入庫前檢驗特制定本制度。l 職責：生產(chǎn)基地負責編寫、修改、完善本制度，并實施執(zhí)行。綜合財務部總監(jiān)負責監(jiān)查制度執(zhí)行情況，并提出完善提議。綜合財務部采購人員負責所購物料質(zhì)量性價比最高或最佳。生產(chǎn)基地檢驗人員負責對所購物料進行入庫前檢驗，確保無漏檢、無錯檢、無誤檢。l 內(nèi)容：生產(chǎn)產(chǎn)品外購入庫前檢驗:參照生產(chǎn)基地生產(chǎn)管理制度中產(chǎn)品檢驗標準進行檢驗。l 標簽入庫前檢驗：3.1

6、內(nèi)包裝標簽：防疫標簽、產(chǎn)品標簽、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)人員、檢驗人員。3.2外包裝標簽或印刷內(nèi)容需含有：發(fā)貨標簽、產(chǎn)品防疫證、合格證。發(fā)貨標簽內(nèi)容：商品名稱訂單號產(chǎn)品編號品名規(guī)格數(shù)量（kg）/個毛量凈重重量（kg）生產(chǎn)日期檢驗員代碼生產(chǎn)廠家聯(lián)系電話體積CM*CM*CM有效期限存儲方式-18收貨單位姓名發(fā)貨地點運輸單位運單號碼發(fā)貨件數(shù)發(fā)貨日期3.2.1標簽貼示位置按產(chǎn)品標準包裝要求。標簽以字內(nèi)容為準貼示方向必須向上，正向不能傾斜，多個標簽不能相互壓住、不能壓字，而應間隔1mm，或根據(jù)標準包裝表中要求。7、 采購合同變更流程圖及說明表相關部門采購部供應商總經(jīng)理采購部經(jīng)理開始簽訂合同簽訂合同執(zhí)行合同執(zhí)行配合

7、審閱新合同審核否是結(jié)束是合同執(zhí)行情況記錄提出變更要求提出變更要求否否洽談協(xié)商洽談協(xié)商是否終止合同修改合同新合同執(zhí)行終止合同確認受理合同變更要求采購合同變更流程說明表：任務概要采購合同變更節(jié)點控制相關說明采購部和供應商按照合同確定的雙方的權利和義務嚴格履行采購合同質(zhì)量管理部、物資使用部門等相關部門，在采購部執(zhí)行采購合同的過程中進行配合采購部將采購合同執(zhí)行情況進行記錄，包括貨款的支付、貨物的交接等內(nèi)容公司相關部門在使用物資的過程中，提出具體的變更合同要求供應商在執(zhí)行合同或供貨過程中，提出變更合同要求，并發(fā)出合同變更通知采購部分析合同的變更要求，并就具體的變更事項與供應商進行協(xié)商合同變更意見達成一致

8、后，采購部著手修改原采購合同的相關條款修改后的采購合同交采購經(jīng)理審核，若采購經(jīng)理不批準，應返給采購部相關人員進行修改根據(jù)實際情況，將修改后的采購合同繼續(xù)提交給高層管理人員進行審批八、崗位設置于職責l 采購主管：1 協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門內(nèi)具體工作，落實供應部相關預算任務，并根據(jù)預算限額控制本部門的業(yè)務運作；1 匯總、審核、修訂各部門年度采購計劃，根據(jù)計劃審定結(jié)果下達采購指令，監(jiān)督采購計劃實施完成情況；1 制訂和調(diào)整供應商管理與合作的原則和政策；選擇供應商并報經(jīng)濟運行部審批；具體協(xié)調(diào)與供應商的合作關系，落實供應部與供應商的交易合作策略；收集供應商基本信息，參加供應商考核和評審。1 負責收集、匯總和上報供

9、應市場行業(yè)信息，提出供應商規(guī)劃建議。1 審定進貨價格成本控制目標并指導具體推進措施；1 審定存貨流轉(zhuǎn)的改進目標并指導具體推進措施，審核和提交存貨資產(chǎn)損溢的定期處理報告；1 負責合同、訂單，采購數(shù)據(jù)、價格數(shù)據(jù)供應商文件的歸檔、維護、更新，進行重要信息匯總統(tǒng)計，每月出據(jù)分類匯總報表；1 根據(jù)采購信息，對管理部門和經(jīng)濟運行部提供材料采購月報表，物料管理月報表；1 根據(jù)各部門上報的年度采購計劃審批采購申請單；1 下達采購指令，安排和組織采購作業(yè)的具體實施工作；l 采購經(jīng)理1 審核各單位上報的采購申請單，并做好采購業(yè)務的信息統(tǒng)計工作；1 審批采購主管上報的供應商名單，對供應商資質(zhì)進行審查；1 對采購主管

10、提供的供應商詢比價進行基本控制審核，組織收集供應商和原材料市場的一般數(shù)據(jù)資料；1 審定各部門上報的采購計劃和資金計劃；1 根據(jù)基本進貨成本信息和財務科傳遞的成本變動數(shù)據(jù)，提交重點物料進價成本管理改進目標的建議；1 簽訂采購合同，做好采購合同信息采集；1 審批供應商管理與合作的原則和政策，組織年度供應商考評和更替工作；1 參與和監(jiān)督招標議標采購；l 倉庫管理員1 負責倉庫的日常管理，組織和監(jiān)督倉庫員工日常工作，提交盤贏盤虧處理報告，報廢存貨、滯存物資處理報告。1 制訂庫存管理改進目標和推進具體控制措施，組織監(jiān)控存貨資產(chǎn)非生產(chǎn)性損耗，提交存貨異常狀態(tài)解決方案。1 定期分析庫存規(guī)模、結(jié)構和周轉(zhuǎn)情況，向倉庫主管和財務管理部提交庫存分析相關報表和報告；l 收料員1 物資正常入庫、退