辦公自動化培訓教程(一)

1、1辦公自動化培訓教程(一)辦公系統(tǒng)的初步使用辦公系統(tǒng)的初步使用 網(wǎng)絡(luò)中心 李亞文 2001.8 2辦公系統(tǒng)的初步使用(150)辦公自動化概論辦公自動化概論 (30)Windows的初步使用的初步使用(20) 辦公文檔的建立與維護辦公文檔的建立與維護 (30)辦公系統(tǒng)辦公系統(tǒng)Web方式的使用方法方式的使用方法(40) 上機練習作業(yè)上機練習作業(yè)討論討論 (15)3辦公自動化概論網(wǎng)絡(luò)的基本知識 Windows 操作系統(tǒng)IE的使用 辦公系統(tǒng) 瀏覽器端使用 辦公系統(tǒng) 客戶端使用文檔管理首都師大辦公信息管理系統(tǒng)4辦公自動化概論辦公自動化概論（一）辦公自動化定義（一）辦公自動化定義 辦公自動化（辦公自動化（

2、Office Automation,簡簡稱稱OA ）是指將）是指將計算機技術(shù)計算機技術(shù)、通訊技術(shù)通訊技術(shù)、信息技術(shù)信息技術(shù)和和軟科學軟科學等先進技術(shù)及設(shè)備運用等先進技術(shù)及設(shè)備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而實現(xiàn)辦公活動的科學化、自動化，最大限實現(xiàn)辦公活動的科學化、自動化，最大限度提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)度提高工作質(zhì)量、工作效率和改善工作環(huán)境。境。 5辦公自動化是當前國際上飛速發(fā)展的一門綜辦公自動化是當前國際上飛速發(fā)展的一門綜合多種技術(shù)的新型學科合多種技術(shù)的新型學科辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)辦公自動化將辦公信息實

3、現(xiàn)了一體化處理辦公自動化將辦公信息實現(xiàn)了一體化處理辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦辦公自動化的目標十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量公效率和質(zhì)量辦公自動化概論辦公自動化概論（二）辦公自動化特點（二）辦公自動化特點6辦公自動化概論辦公自動化概論 辦公自動化功能辦公自動化功能7收發(fā)文管理收發(fā)文管理外出人員管理外出人員管理會議管理會議管理領(lǐng)導活動安排領(lǐng)導活動安排論壇管理論壇管理辦公自動化概論辦公自動化概論（三）辦公自動化系統(tǒng)的功能組成（三）辦公自動化系統(tǒng)的功能組成個人用戶管理個人用戶管理電子郵件電子郵件遠程辦公遠程辦公檔案管理檔案管理簡報期刊簡報期刊8辦公自動化概論辦公自動化概論（四）國內(nèi)外發(fā)

4、展情況（四）國內(nèi)外發(fā)展情況階段第一階段（初期）第二階段（發(fā)展期）第三階段（成熟期）第四階段年代60年代初1975年1977年 1982年1983年至今今后技術(shù)特征 單機（計算機，電話機，復印機等設(shè)備）局部計算機網(wǎng)絡(luò)綜合設(shè)備，跨企業(yè)和跨地區(qū)的計算機網(wǎng)絡(luò)多媒體技術(shù)和全球通信網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)能力 單項數(shù)據(jù)的處理用于完成單項業(yè)務(wù)辦公業(yè)務(wù)運行的自動化管理方式標準化辦公業(yè)務(wù)綜合管理的自動化系統(tǒng)的智能化和更大范圍的信息系統(tǒng)9辦公自動化概論辦公自動化概論（四）國內(nèi)外發(fā)展情況（四）國內(nèi)外發(fā)展情況階段第一階段第二階段第三階段年代1981年1985年1986年 1990年1992年至今技術(shù)特征 學習準備階段，在試點上開發(fā)系

5、統(tǒng)，探討中國模式開創(chuàng)見成效的階段，在全國建立一批國家級的系統(tǒng)，并對全國通信網(wǎng)進行大規(guī)模的改進，初步實施標準化工作由發(fā)展走向成熟的階段，逐步建立起點網(wǎng)互聯(lián)、自上而下的系統(tǒng)業(yè)務(wù)能力 舉辦展覽會，研討會，引進局域網(wǎng)如國務(wù)院辦公廳的系統(tǒng)如國家投資建設(shè)了個信息管理系統(tǒng)10辦公自動化概論辦公自動化概論11微型計算機微型計算機辦公自動化概論辦公自動化概論（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備12辦公自動化概論辦公自動化概論顯示器主機鍵盤鼠標音箱話筒攝像頭13微型計算機微型計算機打印機打印機辦公自動化概論辦公自動化概論（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備14微型計算機微型計算機打印機打印

6、機復印機復印機辦公自動化概論辦公自動化概論（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備15微型計算機微型計算機打印機打印機復印機復印機傳真機傳真機辦公自動化概論辦公自動化概論（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備16微型計算機微型計算機打印機打印機復印機復印機傳真機傳真機掃描儀掃描儀辦公自動化概論辦公自動化概論（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備17微型計算機微型計算機打印機打印機復印機復印機傳真機傳真機掃描儀掃描儀數(shù)碼相機數(shù)碼相機辦公自動化概論辦公自動化概論（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備（五）現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備18 Office 2000Word 2000Excel 20

7、00PowerPoint 2000Access 2000FrontPage 2000Outlook 2000Lotus SmartsuiteWPS 2000辦公自動化概論辦公自動化概論（六）辦公軟件概述（六）辦公軟件概述19 辦公自動化概論辦公自動化概論（七）小結(jié)（七）小結(jié)20 開機步驟：開機步驟：電源開關(guān)電源開關(guān)-外設(shè)電源主機電源外設(shè)電源主機電源出現(xiàn)異常：出現(xiàn)異常：Ctrl+Alt+DelReset關(guān)閉電源關(guān)閉電源關(guān)機步驟：關(guān)機步驟：關(guān)閉所有應(yīng)用程序開始關(guān)機關(guān)閉所有應(yīng)用程序開始關(guān)機二二.Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（一）計算機的開機和關(guān)機（一）計算機的開機和關(guān)機21v 桌面介紹桌面介紹 圖

8、標，圖標，開始菜單：開始菜單：程序，文檔，設(shè)置，查找，幫助，運程序，文檔，設(shè)置，查找，幫助，運行，關(guān)閉行，關(guān)閉任務(wù)欄任務(wù)欄v 任務(wù)欄：任務(wù)欄：內(nèi)容，移動，屬性內(nèi)容，移動，屬性v 快捷菜單與快捷方式快捷菜單與快捷方式快捷菜單：快捷菜單：單擊鼠標右鍵，隨鼠標右擊的對象和單擊鼠標右鍵，隨鼠標右擊的對象和位置不同，位置不同， 出現(xiàn)的菜單也不同。出現(xiàn)的菜單也不同?？旖莘绞剑嚎旖莘绞剑?調(diào)用應(yīng)用程序的簡捷方式。調(diào)用應(yīng)用程序的簡捷方式。 是指向是指向某個程序的軟連接，記錄了應(yīng)用程序的位置及某個程序的軟連接，記錄了應(yīng)用程序的位置及其運行參數(shù)。左下角斜向上的箭頭標志。其運行參數(shù)。左下角斜向上的箭頭標志。v 我的

9、電腦：我的電腦：二二.Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（二）桌面和任務(wù)欄（二）桌面和任務(wù)欄22是一個用于文件、文件夾和磁盤管理的實用程序。是一個用于文件、文件夾和磁盤管理的實用程序。啟動：啟動： 開始開始 程序程序 資源管理器資源管理器 我的電腦我的電腦 右鍵右鍵 資源管理器資源管理器v 窗口組成窗口組成: 管理結(jié)構(gòu)，左文件夾列表，右文件夾內(nèi)容管理結(jié)構(gòu)，左文件夾列表，右文件夾內(nèi)容v 查看文件夾和文件：查看文件夾和文件：查看內(nèi)容查看內(nèi)容“+” “-”顯示方式：顯示方式：列表，大圖標，小圖標，詳細資料列表，大圖標，小圖標，詳細資料排序排序v 選擇文件或文件夾選擇文件或文件夾對文件或文件夾進行移動、復

10、制、刪除等操作之對文件或文件夾進行移動、復制、刪除等操作之前，必須前，必須先選中它們。先選中它們。Shift, Ctrl二二.Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（三）資源管理器（三）資源管理器23v 文件與文件名文件與文件名: 8.3規(guī)則，長文件名規(guī)則，長文件名v 復制、移動、刪除文件或文件夾復制、移動、刪除文件或文件夾鼠標操作：鼠標操作：同一驅(qū)動器，同一驅(qū)動器，Ctrl 復制復制 不同驅(qū)動器，不同驅(qū)動器，Shift 移動移動菜單操作：菜單操作：復制、剪切、粘貼復制、剪切、粘貼刪除文件或文件夾：刪除文件或文件夾：Delete,菜單刪除菜單刪除v 創(chuàng)建文件夾創(chuàng)建文件夾v 更改文件或文件夾的名稱更改文

11、件或文件夾的名稱v 查找文件和文件夾：查找文件和文件夾：通配符通配符*和？和？v 回收站：回收站：清空清空,恢復恢復v 創(chuàng)建快捷方式：創(chuàng)建快捷方式：右鍵拖放右鍵拖放v 運行程序運行程序二二.Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（四）文件管理（四）文件管理24 格式化軟盤格式化軟盤復制軟盤復制軟盤清理及修復磁盤清理及修復磁盤二二.Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（五）（五）磁盤管理磁盤管理25v 控制面板簡介控制面板簡介日期日期/時間，顯示，輸入法，字體，鍵盤，鼠標，時間，顯示，輸入法，字體，鍵盤，鼠標，添加新硬件，添加添加新硬件，添加/刪除程序，聲音，多媒體，刪除程序，聲音，多媒體，網(wǎng)絡(luò)，調(diào)制解調(diào)器，

12、打印機，區(qū)域設(shè)置，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，調(diào)制解調(diào)器，打印機，區(qū)域設(shè)置，系統(tǒng)v 更改日期和時間更改日期和時間v 定制顯示效果：定制顯示效果：桌面背景，屏幕保護，窗口外觀，顏色與分辨率桌面背景，屏幕保護，窗口外觀，顏色與分辨率v 設(shè)置鼠標設(shè)置鼠標v 添加刪除程序添加刪除程序 安裝安裝/卸載程序卸載程序 安裝安裝/卸載卸載 Windows程序程序 創(chuàng)建創(chuàng)建Windows啟動盤啟動盤二二.Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（六）控制面板（六）控制面板26v 打印機設(shè)置：打印機設(shè)置：廠商，品牌型號廠商，品牌型號v打印文檔打印文檔: 菜單菜單“文件文件”，“打印打印” 拖動圖標到打印機文件夾拖動圖標到打印機文件夾v打印隊

13、列管理：打印隊列管理：暫停，清除暫停，清除二二.Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（七）打印管理（七）打印管理27 啟動幫助系統(tǒng)啟動幫助系統(tǒng)按主題查找?guī)椭畔粗黝}查找?guī)椭畔⑺饕檎規(guī)椭畔⑺饕檎規(guī)椭畔椭啤⒋蛴椭畔椭?、打印幫助信息二?Windows使用基礎(chǔ)使用基礎(chǔ)（八）幫助系統(tǒng)（八）幫助系統(tǒng)28三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （一）漢字的輸入方法（一）漢字的輸入方法 輸入法的選擇：輸入法的選擇：Ctrl+空格空格: 中英文輸入方式切換中英文輸入方式切換Ctrl+Shift(Alt+Shift)：輸入法切換：輸入法切換 輸入法的設(shè)置輸入法的設(shè)置全全/半角（半角（shi

14、ft+空格），標點符號，軟鍵盤空格），標點符號，軟鍵盤手工造詞手工造詞智能智能ABC輸入法輸入法29三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （二）利用軟鍵盤輸入特殊符號（二）利用軟鍵盤輸入特殊符號30三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （三）通過（三）通過Word 2000建立文檔建立文檔v建立新文檔建立新文檔v打開已經(jīng)存在的文檔打開已經(jīng)存在的文檔v保存文件保存文件菜單：菜單：文件，保存文件，保存Ctrl+S,Alt+F+S工具按鈕：工具按鈕：軟盤圖標軟盤圖標另存為：另存為：菜單，另存為菜單，另存為,Alt+F+A自動保存文件：自動保存文件：工具，自動保存工具，自動保存 關(guān)

15、閉文件關(guān)閉文件文件，關(guān)閉文件，關(guān)閉關(guān)閉按鈕：關(guān)閉按鈕：Ctrl+F4,關(guān)閉當前文檔關(guān)閉當前文檔Alt+F431三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （四）文字的錄入與修飾（四）文字的錄入與修飾v選擇文字選擇文字v刪除、復制與粘貼刪除、復制與粘貼v撤銷、恢復、重復操作撤銷、恢復、重復操作v查找與替換查找與替換v文本的格式文本的格式32三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （五）文檔的排版（五）文檔的排版v分欄與分頁分欄與分頁v項目符號和編號項目符號和編號v頁眉和頁腳頁眉和頁腳33三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （六）頁面設(shè)置與文檔的輸出（六）頁面設(shè)置與文檔的輸

16、出文件文件打印打印頁面設(shè)置頁面設(shè)置34三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （七）插入圖片（七）插入圖片v插入剪貼畫插入剪貼畫插入插入圖片圖片剪貼畫剪貼畫v插入圖片文件插入圖片文件插入插入圖片圖片來自文件來自文件35三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （八）表格的建立（八）表格的建立v使用使用“插入表格插入表格”按鈕自動制表按鈕自動制表v使用使用“插入表格插入表格”菜單自動制表菜單自動制表v自動套用格式自動套用格式v表格的編輯和排版表格的編輯和排版v文字與表格的轉(zhuǎn)換文字與表格的轉(zhuǎn)換36三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （九）圖形與藝術(shù)字的使用（九）圖形與藝術(shù)

17、字的使用37三三.辦公辦公文檔的建立與維護文檔的建立與維護 （十）圖文混排（十）圖文混排選定圖形選定圖形鼠標右鍵鼠標右鍵“設(shè)置圖片格式設(shè)置圖片格式” “版式版式”38四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（一）概述（一）概述q新的辦公系統(tǒng)的引入新的辦公系統(tǒng)的引入q進入辦公系統(tǒng)的方法進入辦公系統(tǒng)的方法雙擊IE5.0的快捷方式圖標在IE 5.0中輸入：Http:/cnu_office/foxoaHttp:/cnu_office/foxoa3940四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（二）用戶口令的修改（二）用戶口令的修改41四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系

18、統(tǒng)的使用（一）（三）關(guān)心動態(tài)信息（三）關(guān)心動態(tài)信息用鼠標在信息標題上停留片刻即可得到信息的詳細內(nèi)容。42四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（四）主界面的組成（四）主界面的組成 有2封郵件 有2條消息43四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（五）查看在線人員（五）查看在線人員將鼠標移動到將鼠標移動到“Messages”上，當出現(xiàn)上，當出現(xiàn)時，單擊鼠標左鍵，進入時，單擊鼠標左鍵，進入消息管理界面。消息管理界面。點擊次圖標點擊次圖標查看消息查看消息44四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（六）查看消息（六）查看消息關(guān)閉此窗口關(guān)閉此窗口刪除選擇刪

19、除選擇的消息的消息選擇需要刪選擇需要刪除的消息除的消息消息發(fā)送時間消息發(fā)送時間顯示消息發(fā)顯示消息發(fā)送者的名字送者的名字消息內(nèi)容消息內(nèi)容45四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（七）發(fā)送消息（七）發(fā)送消息1.選擇消息選擇消息接收者接收者2.輸入消息輸入消息內(nèi)容內(nèi)容3.點擊發(fā)送點擊發(fā)送按鈕按鈕選擇多個接收者方法：選擇多個接收者方法：Ctrl: 間隔選擇 Shift: 連續(xù)選擇46四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（七）發(fā)送消息（七）發(fā)送消息47四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（八）管理消息（八）管理消息關(guān)閉此窗口關(guān)閉此窗口刪除選擇刪除選擇

20、的消息的消息選擇需要刪選擇需要刪除的消息除的消息未讀消息的未讀消息的用戶用戶已讀消息的已讀消息的用戶和時間用戶和時間消息內(nèi)容，發(fā)消息內(nèi)容，發(fā)送消息的時間送消息的時間擊接收者名單。擊接收者名單。48四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（九）查看郵件（九）查看郵件步驟：個人文件夾步驟：個人文件夾-收件箱收件箱-詳細內(nèi)容詳細內(nèi)容2. 單擊圖標查單擊圖標查看郵件內(nèi)容看郵件內(nèi)容1.點擊查詢點擊查詢新郵件圖標新郵件圖標49四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（十）管理郵件（十）管理郵件 收件箱：存儲收到的電子郵件收件箱：存儲收到的電子郵件 發(fā)件箱：保存待發(fā)的電子郵件。發(fā)

21、件箱：保存待發(fā)的電子郵件。 已發(fā)送郵件：保存已發(fā)送郵件的拷貝。已發(fā)送郵件：保存已發(fā)送郵件的拷貝。 郵件的查詢與刪除：郵件的查詢與刪除：50四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（十一）發(fā)送郵件（十一）發(fā)送郵件51四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（十一）發(fā)送郵件（十一）發(fā)送郵件步驟：步驟：選擇收件人選擇收件人選擇抄送人選擇抄送人填寫主題填寫主題填寫內(nèi)容填寫內(nèi)容1.點擊發(fā)送鍵點擊發(fā)送鍵雙擊鼠標52四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（十一）發(fā)送郵件（十一）發(fā)送郵件添加附件：添加附件：“瀏覽瀏覽”文件文件添加添加查看核對查看核對1.發(fā)送發(fā)送53四四.我校我校辦公系統(tǒng)的使用（一）辦公系統(tǒng)的使用（一）（十二）發(fā)送動態(tài)信息（十二）發(fā)送動態(tài)信息 方法步驟與發(fā)送方法步驟與發(fā)送郵件相同，只是收郵件相同，只是收件人選擇件人選擇“電