法律事務總部業(yè)務流程優(yōu)化方案

1、法律事務總部業(yè)務流程優(yōu)化方案一、業(yè)務流程中的幾個控制點：1、雙人簽字制度： 為保證部門工作的質(zhì)量，凡經(jīng)我部審查的合同、出具的法律意見等，必須經(jīng)經(jīng)辦人員與部門領導共同簽署方可對外提供。部門領導不在期間，必須堅持雙人簽字制度， 即必須由兩個以上業(yè)務人員共同簽字并經(jīng)公司分管領導批準后方可對外提供。2、業(yè)務登記制度： 為科學衡量每人工作量、為業(yè)績考核打好基礎，凡各業(yè)務人員經(jīng)辦業(yè)務，原則上應在業(yè)務秘書處登記備案，業(yè)務秘書也應定期向各人統(tǒng)計、匯總有關(guān)數(shù)據(jù)并上報部門領導。3、書面?zhèn)浒钢贫?：凡經(jīng)我部審查的合同、出具的法律意見等，除口頭咨詢外，必須由相關(guān)部門以書面形式正式報送，并經(jīng)其部門領導簽字。 凡經(jīng)我部以

2、書面形式出具的各類意見，作為部門檔案留存，業(yè)務秘書作為部門檔案保管的責任人。4、保密制度： 業(yè)務經(jīng)辦人員應注意對經(jīng)辦業(yè)務中涉及到的公司商業(yè)機密、個人隱私等保密，凡有違反且情節(jié)嚴重者，按公司有關(guān)制度處理。二、主要業(yè)務流程：1、合同審查：指重大合同在訂立、變更或正式解除前均應由我部進行法律風險評估和審查。部門之間流程：凡加蓋公司合同專用章的合同應按照公司合同審查蓋章流轉(zhuǎn)程序， 由經(jīng)辦部門負責人簽字后直接報送風險控制辦公室，經(jīng)風險控制辦公室評審后，再由其轉(zhuǎn)到我部業(yè)務秘書處。以公司名義對外簽署的合同，合同正本一經(jīng)簽署，應交我部分類保管，我部再定期移交公司檔案部門。（該部分需要與風險控制辦公室協(xié)商確定）

3、 對采用我部公告的標準文本的合同，我部原則上豁免審查，風險控制辦公室可直接將其轉(zhuǎn)至下一合同蓋章流程；但對于修改標準文本中部分條款的合同或未經(jīng)我部確認、 公告的合同，不能豁免審查，必須經(jīng)我部審查后方可轉(zhuǎn)至下一合同蓋章流程；我部將定期公告予以豁免審查的標準合同文本；對于以各種方式規(guī)避我部審查的，由經(jīng)辦部門（人）自行承擔責任。凡不需加蓋公司合同專用章而又需要我部審核的分公司、營業(yè)部合同，由所在分公司、營業(yè)部負責人簽字后直接報送我部，我部審查后將意見直接反饋至分公司、營業(yè)部；該類合同也可通過經(jīng)紀業(yè)務總部轉(zhuǎn)至我部，我部則將意見直接反饋回經(jīng)紀業(yè)務總部。部門內(nèi)部流程：業(yè)務秘書登記后根據(jù)各人分工及工作量進行分

4、配。業(yè)務人員對合同的法律風險進行審查，并直接和經(jīng)辦人員聯(lián)系，達成一致且經(jīng)我部領導簽字后再由業(yè)務秘書把修改好的合同轉(zhuǎn)到總裁辦，進入蓋章程序，或直接將意見反饋回經(jīng)紀業(yè)務總部、分公司、營業(yè)部。2、出具法律意見：指應公司領導、總部各部門、分公司、營業(yè)部要求，我部就公司業(yè)務活動中某一問題的法律風險及可行性出具書面的獨立意見。部門之間流程：凡只需我部就公司業(yè)務活動中的法律問題出具法律意見的， 應由經(jīng)辦部門負責人簽字后直接向我部報送有關(guān)報告、請示、意見征詢等；凡要求我部出具的法律意見還涉及其他部門的， 應分別向有關(guān)部門報送有關(guān)報告、 請示、意見征詢等，我部原則上不負責轉(zhuǎn)送。為增強法律服務的及時、有效性，我部

5、除在出具法律意見前主動與有關(guān)部門聯(lián)系、加強事前溝通外，還需要相關(guān)部門積極主動地介紹有關(guān)情況、提供背景材料。部門內(nèi)部流程： 業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，或部門領導直接交辦。業(yè)務人員出具相應意見（采用統(tǒng)一格式）且經(jīng)我部領導簽字后由業(yè)務秘書及時反饋報送部門， 或按報送部門需求及視具體情況上報公司領導或報送其他部門。3、法律咨詢：指應公司領導、總部各部門、分公司、營業(yè)部要求，我部具體業(yè)務人員就公司業(yè)務活動中某一問題的法律風險及可行性、 非必需我部審查的合同進行口頭咨詢，僅代表個人意見而不作為部門意見向外提供。部門之間流程：凡只需我部提供法律咨詢的，應直接與業(yè)務秘書聯(lián)系，

6、或直接與業(yè)務人員聯(lián)系。部門內(nèi)部流程：直接與業(yè)務秘書聯(lián)系的，業(yè)務秘書登記后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，業(yè)務人員再進行解答；直接與業(yè)務人員聯(lián)系的，業(yè)務人員在解答咨詢后，應及時在業(yè)務秘書處登記。4、法律研究 /業(yè)務研究：指通過對國家立法動態(tài)、最新法律法規(guī)、公司各種業(yè)務領域、創(chuàng)新業(yè)務等領域的分析研究，準確把握國家立法動態(tài)及內(nèi)容、新的立法對公司業(yè)務的影響及公司應做的調(diào)整、業(yè)務創(chuàng)新涉及的法律障礙及風險規(guī)避等。部門之間流程：凡需要我部提供法律研究 /業(yè)務研究的，應直接與業(yè)務秘書聯(lián)系，或直接與業(yè)務人員聯(lián)系。部門內(nèi)部流程：直接與業(yè)務秘書聯(lián)系的，業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，或部門

7、領導直接交辦；業(yè)務人員完成研究報告后直接報送部門領導， 經(jīng)部門領導審核通過后業(yè)務人員方能通知業(yè)務秘書根據(jù)需求方要求進行下一步處理。 直接與業(yè)務人員聯(lián)系或業(yè)務人員自主研究的，業(yè)務人員應及時在業(yè)務秘書處登記，并按上述流程進行。5、訴訟仲裁管理：指我部對公司的訴訟仲裁實行統(tǒng)一管理，隨時掌握公司訴訟仲裁的整體情況。部門之間流程：凡發(fā)生或可能發(fā)生以公司、分公司、營業(yè)部為原告、被告或第三人的訴訟仲裁事項時，相關(guān)部門、分公司、營業(yè)部應及時向我部報送有關(guān)報告。部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后，業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，或部門領導直接交辦。業(yè)務人員根據(jù)案件的復雜程度

8、，從便于解決糾紛的角度出發(fā)，決定部門自己代理或由相關(guān)部門自行聘請律師代理，出具相應意見（采用統(tǒng)一格式）且經(jīng)我部領導簽字后由業(yè)務秘書及時反饋報送部門， 或按報送部門需求及視具體情況上報公司領導或報送其他部門。6、聘請律師管理：指我部對公司的聘請律師實行統(tǒng)一管理。部門之間流程：凡需要以公司名義聘請律師或涉案標的超過人民幣 100 萬元的部門或分公司、營業(yè)部，應事前報經(jīng)我部審批，相關(guān)部門、分公司、營業(yè)部應直接向我部報送有關(guān)報告和相關(guān)文件。凡需要以分公司、 營業(yè)部名義聘請律師且涉案標的不超過人民幣 100 萬元（含 100 萬元）的部門或分公司、營業(yè)部，可自行決定律師的聘請，但應在聘請有關(guān)律師后及時報

9、我部備案。部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后，業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，或部門領導直接交辦。業(yè)務人員根據(jù)具體案件情況及擬聘律師的情況， 及時作出是否同意或調(diào)整的指導性意見，經(jīng)部門領導簽字后由業(yè)務秘書及時反饋報送部門，或按報送部門需求及視訴訟標的上報公司領導或報送其他部門。7、涉及公安、檢察、法院查詢等有關(guān)事項的辦理：公安部門、檢察院、法院等到公司辦理查詢、凍結(jié)等有關(guān)事項時，在接待部門不明時，我部負責對外接待，并按公安部門、檢察院、法院等的要求帶其到相關(guān)部門或代為辦理有關(guān)事項。負責接待公安部門、檢察院、法院等的部門，應按法律法規(guī)要求辦理相關(guān)事宜；對沒有

10、把握或不能確定的事項，應及時與我部溝通，由我部提供法律支持。8、部門資料庫的建設：指內(nèi)部圖書資料庫和內(nèi)部網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的建設，主要包括建立法律專業(yè)書庫，收集法學類、證券類、境外法律及證券法、 金融等方面的工具書及理論書籍，對新出現(xiàn)的法律法規(guī)、證券市場中的案例、及有價值的研究文章亦及時收集摘錄。同時，進一步完善內(nèi)部網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫法律園地 ，將其作為無紙化辦公工具。部門內(nèi)部流程：業(yè)務秘書是部門內(nèi)部圖書資料庫和網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫建設的責任人，負責以上兩庫的日常維護和管理；部門其他人員應積極配合業(yè)務秘書工作，主動配合更新有關(guān)內(nèi)容，及時把研究報告、交流心得、培訓資料等交給業(yè)務秘書保存或掛在網(wǎng)上。附： 1、部門現(xiàn)有業(yè)務流

11、程2、部門現(xiàn)行存在的問題及在業(yè)務流程中的反映法律事務總部9月 30日附件一：法律事務總部現(xiàn)有業(yè)務流程一、合同審查：部門之間流程：凡加蓋公司合同專用章的合同應按照公司合同審查蓋章流轉(zhuǎn)程序， 由經(jīng)辦部門負責人簽字后直接報送風險控制辦公室，經(jīng)風險控制辦公室評審后，再由其轉(zhuǎn)到我部業(yè)務秘書處。以公司名義對外簽署的合同，合同正本一經(jīng)簽署，應交我部分類保管，我部再定期移交公司檔案部門。凡不需加蓋公司合同專用章而又需要我部審核的分公司、營業(yè)部合同，由所在分公司、營業(yè)部負責人簽字后直接報送我部，我部審查后將意見直接反饋至分公司、營業(yè)部；該類合同也可通過經(jīng)紀業(yè)務總部轉(zhuǎn)至我部，我部則將意見直接反饋回經(jīng)紀業(yè)務總部。部

12、門內(nèi)部流程：業(yè)務秘書登記后根據(jù)各人分工及工作量進行分配。業(yè)務人員對合同的法律風險進行審查，并直接和經(jīng)辦人員聯(lián)系，達成一致且經(jīng)我部領導簽字后再由業(yè)務秘書把修改好的合同轉(zhuǎn)到總裁辦，進入蓋章程序，或直接將意見反饋回經(jīng)紀業(yè)務總部、分公司、營業(yè)部。二、出具法律意見：部門之間流程：凡只需我部就公司業(yè)務活動中的法律問題出具法律意見的，應由經(jīng)辦部門負責人簽字后直接向我部報送有關(guān)報告、請示、意見征詢等；凡要求我部出具的法律意見還涉及其他部門的， 應分別向有關(guān)部門報送有關(guān)報告、請示、意見征詢等，我部原則上不負責轉(zhuǎn)送。部門內(nèi)部流程： 業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，或部門領導直接交辦。業(yè)

13、務人員出具相應意見（采用統(tǒng)一格式）且經(jīng)我部領導簽字后由業(yè)務秘書及時反饋報送部門， 或按報送部門需求及視具體情況上報公司領導或報送其他部門。三、法律咨詢：部門之間流程：凡只需我部提供法律咨詢的，應直接與業(yè)務秘書聯(lián)系，或直接與業(yè)務人員聯(lián)系。部門內(nèi)部流程：直接與業(yè)務秘書聯(lián)系的，業(yè)務秘書登記后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，業(yè)務人員再進行解答；直接與業(yè)務人員聯(lián)系的，業(yè)務人員在解答咨詢后，應及時在業(yè)務秘書處登記。四、法律研究 /業(yè)務研究：部門之間流程：凡需要我部提供法律研究 /業(yè)務研究的，應直接與業(yè)務秘書聯(lián)系，或直接與業(yè)務人員聯(lián)系。部門內(nèi)部流程：直接與業(yè)務秘書聯(lián)系的，業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人

14、分工及工作量進行分配，或部門領導直接交辦；業(yè)務人員完成研究報告后直接報送部門領導， 經(jīng)部門領導審核通過后業(yè)務人員方能通知業(yè)務秘書根據(jù)需求方要求進行下一步處理。 直接與業(yè)務人員聯(lián)系或業(yè)務人員自主研究的，業(yè)務人員應及時在業(yè)務秘書處登記，并按上述流程進行。五、訴訟仲裁管理：部門之間流程：凡發(fā)生或可能發(fā)生以公司、分公司、營業(yè)部為原告、被告或第三人的訴訟仲裁事項時，相關(guān)部門、分公司、營業(yè)部應及時向我部報送有關(guān)報告。部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后，業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，或部門領導直接交辦。業(yè)務人員根據(jù)案件的復雜程度，從便于解決糾紛的角度出發(fā)，決定部門自己

15、代理或由相關(guān)部門自行聘請律師代理，出具相應意見（采用統(tǒng)一格式）且經(jīng)我部領導簽字后由業(yè)務秘書及時反饋報送部門， 或按報送部門需求及視具體情況上報公司領導或報送其他部門。六、聘請律師管理：部門之間流程：凡需要以公司名義聘請律師的部門，應事前報經(jīng)我部審批，相關(guān)部門應直接向我部報送有關(guān)報告和相關(guān)文件。部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后，業(yè)務秘書登記并向部門領導請示后根據(jù)各人分工及工作量進行分配，或部門領導直接交辦。業(yè)務人員根據(jù)具體案件情況及擬聘律師的情況， 及時作出是否同意或調(diào)整的指導性意見，經(jīng)部門領導簽字后由業(yè)務秘書及時反饋報送部門，或按報送部門需求及視訴訟標的上報公司領導或報送其他部門。

16、七、涉及公安、檢察、法院查詢等有關(guān)事項的辦理：公安部門、檢察院、法院等到公司辦理查詢、凍結(jié)等有關(guān)事項時，在接待部門不明時，我部負責對外接待，并按公安部門、檢察院、法院等的要求帶其到相關(guān)部門或代為辦理有關(guān)事項。八、部門資料庫的建設：部門內(nèi)部流程：業(yè)務秘書是部門內(nèi)部圖書資料庫和網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫建設的責任人，負責以上兩庫的日常維護和管理；部門其他人員應積極配合業(yè)務秘書工作，主動配合更新有關(guān)內(nèi)容，及時把研究報告、交流心得、培訓資料等交給業(yè)務秘書保存或掛在網(wǎng)上。附件二：法律事務總部現(xiàn)行業(yè)務流程中存在的問題根據(jù)公司要求，我部對照部門現(xiàn)有業(yè)務流程，以提高效率、風險控制、資源共享和權(quán)責分明等四個問題為切入點， 認真

17、查找并分析了部門工作中遇到的問題及在現(xiàn)行業(yè)務流程中的表現(xiàn)形式?，F(xiàn)將有關(guān)問題歸納如下：一、法律服務工作事前溝通不夠我部在日常工作中，發(fā)現(xiàn)有的部門或分支機構(gòu)需要我部出具法律意見或?qū)彶楹贤瑫r，只在需要我部簽署意見時報送有關(guān)材料，且有時材料只和需審批的內(nèi)容有關(guān)，對事情的來龍去脈或語焉不詳或干脆就沒有必要的解釋說明，這很容易產(chǎn)生以下幾種后果：1、效率降低。我部人員為保證出具意見的質(zhì)量，不得不和經(jīng)辦人員多次溝通，公文數(shù)次往返，降低了辦公效率。2、出具的法律意見有時不能完全適用。由于我部人員看到的材料可能只反映了部分情況，我部人員根據(jù)這些材料出具的意見就很可能不能完全反映實際狀況，對業(yè)務的指導性和風險的規(guī)避

18、方面也就有待加強。由于種種原因使得我部意見不能被完全采納。如合同審查時，有時經(jīng)辦人員拿來的合同對方已蓋章， 我部再提意見經(jīng)辦人員會覺得難以和對方協(xié)商解決。3、法律審核走過場。有時經(jīng)辦人員聲稱項目緊急，沒給出合理的時間讓我部審核，甚至就坐等催辦，再加上缺少必要的事前溝通，容易導致法律審核流于形式。為增強法律服務的及時、有效性，我部除在出具法律意見前主動與有關(guān)部門聯(lián)系、加強事前溝通外， 還需要相關(guān)部門積極主動地介紹有關(guān)情況、 提供背景材料。二、合同審查流程有可完善之處在現(xiàn)行的合同審查流程中，需公司蓋章的合同都是先報風險控制辦公室，經(jīng)其評審后再由其轉(zhuǎn)到我部審查， 如果是標準文本則風險控制辦公室直接將合同轉(zhuǎn)至下一合同審查部門。存在的問題是需要蓋章的部門對哪些合同屬于標準文本并沒有很明確的認識，有的部門甚至將合同對方提供的文本作為標準文本上報， 使得合同審查存在風險隱患。為解決這一問題，我部將對我部可以豁免審查的標準文本定期予以公告，對符合標準文本的合同， 風險控制辦公室可直接將其轉(zhuǎn)至下一合同蓋章流程； 但對于修改標準文本中部分條款的合同或未經(jīng)我部確認、 公告的合同， 不能豁免審查，必須經(jīng)我部審查后方可轉(zhuǎn)至下一合同蓋章流程； 對于以各種方式規(guī)避我部審查的，由經(jīng)辦部門（人）自行承擔責任。三、分公司、營業(yè)部的訴訟仲裁事務及外聘律師的管理還不順