word與excel郵件合并

1、 什么是什么是“郵件合并郵件合并”呢？為什么要在呢？為什么要在“合并合并”前加上前加上“郵件郵件”一一詞呢？詞呢？其實其實“郵件合并郵件合并”這個名稱最初是在批量處理這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔郵件文檔”時提出時提出的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)的。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、表、Access數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并郵件合并”因此而得名。

2、因此而得名。 顯然，顯然，“郵件合并郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。 Word2002以上的版本中新增了以上的版本中新增了“郵件合并郵件合并”任務(wù)窗格式的任務(wù)窗格式的“郵件合并向?qū)о]件合并向?qū)А?，這讓我們在使用，這讓我們在使用“郵件合并郵件合并”操作時更加方便操作時更加方便和容易。我們通過實際任務(wù)的解決步驟，再來詳細(xì)介紹和容易。我們通過實際任務(wù)的解決步驟，再來詳細(xì)介紹“郵件合并郵件合并”功能的使用方法，學(xué)習(xí)完成后大家就可以

3、按部就班地運用到自己的功能的使用方法，學(xué)習(xí)完成后大家就可以按部就班地運用到自己的實際工作當(dāng)中。實際工作當(dāng)中。 我們可以通過分析一些用我們可以通過分析一些用“郵件合并郵件合并”完成的任務(wù)，完成的任務(wù)，從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個規(guī)律：的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個規(guī)律：一是我們需要制作的數(shù)量比較大；一是我們需要制作的數(shù)量比較大；二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如信封上的寄信人地址和郵政編碼、信函中容，比如信封上的寄信人地址和郵

4、政編碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而收信人的的落款等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而收信人的地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。 郵件合并的3個過程 上面討論了郵件合并的使用情況，現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，以后就可以有條不紊地運用郵件合并功能解決實際任務(wù)了。 (一) 建立主文檔 (二) 準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源 (三) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 (一) 建立主文檔 “主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中

5、的落款、信函中的對每個收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。 (二) 準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源 數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。 在實際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用

6、就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。 如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實際工作時，常常使用Excel制作。 (三) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易。實例詳細(xì)剖析實例詳細(xì)剖析 準(zhǔn)備工作：準(zhǔn)備一份考生信息數(shù)據(jù)庫，可以是Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源，也可以像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、F

7、oxpro文件，都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。例如：一個EXCEL工作薄里面包含了編號、準(zhǔn)考證號、考生姓名及其他相關(guān)信息的字段，要批量打印照片的話，還需要加一個照片的路徑和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的準(zhǔn)考證號或姓名的話，可免），假設(shè)照片放在e:photo文件夾里，一般和主文檔放到同一文件夾內(nèi)最好，每位考生的照片文件名和準(zhǔn)考證號相對應(yīng)（如果用姓名的話可能會碰到同名同姓的問題）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工

8、作的正確與否，關(guān)系到以后打印出來的證件正確與否，所以必須要仔細(xì)校對正確。設(shè)計郵件合并的模板 接下來的工作就是要設(shè)計郵件合并的模板了，步驟如下： 啟動Word 2003，現(xiàn)在先建立一個主文檔，設(shè)計排版出符合要求的一個表格（或者文檔）來，這些內(nèi)容也是工作證中不會變動的部分。當(dāng)然，這僅是一個示例，你完全可以設(shè)計出更好看的版式來。添加域添加域 步驟1選擇“視圖|工具欄|郵件合并工具”菜單項，調(diào)出“郵件合并”工具欄。 步驟2點擊“郵件合并”工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕(左邊第二個圖標(biāo))，彈出“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，選擇剛才建立的“職工信息表”，點擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，在“選擇表格”對話框

9、中選擇“職工信息$”，如圖3所示。點擊“確定”按鈕返回主文檔。添加域添加域 步驟3將光標(biāo)定位到“姓名”后一單元格，點擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕(左邊第六個圖標(biāo))，彈出“插入合并域”對話框，在該對話框中的域列表中選擇“姓名”，點擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置，如圖 4所示。點擊“關(guān)閉”按鈕返回到主文檔。 步驟4以相同的方法，將“組別”、“編號”域分別插入到主文檔中相應(yīng)的位置。照片域的實現(xiàn) 步驟5將光標(biāo)定位于“中學(xué)工作證”右下邊大的單元格內(nèi)，我們要在此顯示職工的照片。按“插入-域IncludePicture文件名或URL”下方框內(nèi)輸入任意一個字符，如“1” 確定。 回主文檔，按AL

10、T+F9，選中“1”，插入域照片名，再按ALT+F9恢復(fù)。 如下圖所示照片域的圖示照片域的圖示合并 步驟6最后點擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕(右邊第4個圖標(biāo))，將根據(jù)職工信息表中的記錄數(shù)來批量制作“工作證”，并重新生成Word文檔，至此，“中學(xué)工作證”制作完畢。然后直接打印就行了。 小提示：如若新生成的文檔中沒有顯示圖片或所有的圖片顯示的是一個人，沒關(guān)系，你可以按“Ctrl+A”全選，然后按F9鍵對文檔進(jìn)行刷新。還不行，你只有把這個文檔先保存關(guān)閉了，然后再打開，全選，按F9鍵對文檔進(jìn)行刷新。照片域的另類實現(xiàn)步驟5先把光標(biāo)定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一個域，輸入“

11、IncludePicture ”e:photo”（不包含外側(cè)雙引號），再按Ctrl+F9插入一個域，輸入“MergeField ”照片名”，光標(biāo)定位到這個域之后輸入“.jpg”，最后看到的結(jié)果應(yīng)該是：IncludePicture “e:photoMergeField ”照片名“.jpg”?，F(xiàn)在保持光標(biāo)在域中，按Shift+F9將代碼轉(zhuǎn)換為結(jié)果，也就是把圖片內(nèi)容顯示出來。這時候如果什么也沒顯示，不要慌，按個F9刷新一下域就行了。其實，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以顯示出來圖片。不過圖片大小似乎不太合適，調(diào)整一下吧。注意事項1插入域的時候，包含域代碼的那一對大括號并不是手工輸入的。

12、應(yīng)該使用Ctrl+F9來插入域（此時會自動插入表示域的那一對大括號），并在其中填寫域代碼。 2特別注意，引號內(nèi)的文件名一定不能寫錯甚至多加一個空格也不行，否則Word將找不到圖片文件，只會出現(xiàn)一個紅叉。比如不能寫成： IncludePicture e:photoMergeField 準(zhǔn)考證號.jpg，因為e：前多加了空格。 3最后還有一點不得不說明，圖片只有在應(yīng)用“嵌入型”版式的時候才可以用于郵件合并。如果選成其它格式，雖然定位方便了，但是郵件合并的時候會不認(rèn)它。如果確實需要靈活的定位，可以考慮插入一個文本框，去掉邊框等屬性，并在這個文本框里插入INCLUDEPICTURE域代碼，調(diào)文本框的位

13、置即可。郵件合并技巧郵件合并技巧 1. 用一頁紙打印多個郵件用一頁紙打印多個郵件 利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導(dǎo)致打印速度慢，并且浪費紙張。造成這種結(jié)果的原因是每個郵件之間都有一個“分節(jié)符”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節(jié)符(b)全部替換成人工換行符(l)(注意此處是小寫英語字母l，不是數(shù)字1)。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入“b”，在“替換為”框內(nèi)輸入“l(fā)”

14、，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。郵件合并技巧郵件合并技巧 2. 一次合并出內(nèi)容不同的郵件一次合并出內(nèi)容不同的郵件 有時我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長的“學(xué)生成績報告單”，它根據(jù)學(xué)生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內(nèi)容，總分超過290分的學(xué)生，在報告單的最后寫上“被評為學(xué)習(xí)標(biāo)兵”，而對其它的學(xué)生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“ifthenelse(I)”。以“學(xué)生成績報告單”為例，具體做法是將插入點

15、定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“ifthenelse(I)”，在出現(xiàn)的對話框中填入，單擊“確定”按鈕。 有時可根據(jù)需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來。郵件合并小數(shù)點問題郵件合并小數(shù)點問題 將數(shù)據(jù)從數(shù)據(jù)源通過郵件合并方式提取到Word時，對于非整數(shù)如2.9，可能顯示為2.8999999999999999。1、使用嵌套域代碼 = MERGEFIELD “語文” 可保留數(shù)據(jù)源中原數(shù)據(jù)格式，即如果“語文”成績?yōu)檎麛?shù)時，該域結(jié)果也為整數(shù)，如果“語文”成績?yōu)?位小數(shù)時，該域結(jié)果也保留1位小數(shù)。步驟如下：

16、在主文檔內(nèi)按Alt+F9快捷鍵若干次，直到主文檔內(nèi)顯示出 MERGEFIELD 抵押率（）抵押率（）為止。選定 MERGEFIELD 抵押率（） ，按Ctrl+F9快捷鍵為之加上一個域括號，變成 MERGEFIELD 抵押率（）抵押率（） 。在 MERGEFIELD 抵押率（） 中輸入一個等號，使之變成 = MERGEFIELD 抵押率（）抵押率（） ，先按一次Alt+F9快捷鍵，然后再按一次F9鍵以刷新域，即可看到原來的66.670000000000002已經(jīng)變成了66.67。郵件合并小數(shù)點問題郵件合并小數(shù)點問題 2、使用“#”數(shù)字圖片開關(guān)，可保留統(tǒng)一的小數(shù)位數(shù)，如 MERGEFIELD “

17、合并域” #“0.00” ，可將“合并域”字段的所有數(shù)據(jù)保留小數(shù)點后2位小數(shù)。 小數(shù)位數(shù)可根據(jù)需要自己定義。 3、可在數(shù)據(jù)源中把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本。照片域的問題 圖片刷新的問題解決了，但是還有另一個問題，圖片大小都變成調(diào)整前的了。也就是說，我們插入INCLUDEPICTURE域之后所做的調(diào)整，全都失效。查查Word的幫助文檔，可以找到，所有域代碼都可以有一個開關(guān)，用來保存對域結(jié)果進(jìn)行的格式修改： * MERGEFORMAT（注意前面的*是必須的，“*”后面有個空格）。所以，將上面的INCLUDEPICTURE域代碼修改為 INCLUDEPICTURE e:photoMergeField 準(zhǔn)考證號.

18、jpg * MERGEFORMAT 在郵件合并模板中F9刷新顯示圖片，調(diào)整圖片，再合并成新文檔，刷新全部域OK，這次全都是調(diào)整后的格式了。 實際上我們最好用PhotoShop動作把圖片一次性調(diào)整為我們需要的大小再進(jìn)行圖片插入，特別是地形圖這一類的可保證圖片不變形。域位數(shù)的補齊問題 有的域單元格長短不一，合并后的文檔極不美觀，可用插入文檔中沒有的字符補齊，合并后再替換為空格的方法解決。 它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。 比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的