零星采購工作指南

1、零星采購員（兼收發(fā)貨）第一節(jié) 崗位介紹基本情況崗位名稱采購員所屬部門供應(yīng)服務(wù)部職位類別采購類定 員1名履行職責(zé)職能概要：負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)的相關(guān)輔助材料采購、各部門申報(bào)的零星物資采購、發(fā)票的催交、不合格物資的退換、計(jì)劃詢價。職責(zé)描述1、負(fù)責(zé)編制采購合同，進(jìn)行物資采購。2、物資到貨后，報(bào)檢入庫。3、負(fù)責(zé)采購發(fā)票的催交。4、負(fù)責(zé)對采購的不合格物資進(jìn)行退換。7、整理供方資料，編制價格月報(bào)。8、填寫供方辦款申請報(bào)批。9、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。工作權(quán)限填寫供方辦款申請報(bào)批工作關(guān)系直接上級供應(yīng)服務(wù)部主管平級崗位/直接下屬無間接下屬無內(nèi)部主要溝通關(guān)系質(zhì)檢部、倉管部、技術(shù)部、開發(fā)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部外部主要溝通

2、關(guān)系供方任職資格條件最佳學(xué)歷大專以上最低學(xué)歷中專（或高中）專業(yè)要求暫無基本能力要求領(lǐng)導(dǎo)決策能力 分析判斷能力 組織協(xié)調(diào)能力 統(tǒng)籌規(guī)劃能力 溝通協(xié)調(diào)能力 語言表達(dá)能力 文字表達(dá)能力 理解執(zhí)行能力 學(xué)習(xí)成長能力 開拓創(chuàng)新能力 社會活動能力 數(shù)字處理能力 空間理解能力 動手操作能力 其它能力：必備專業(yè)知識 了解公司所經(jīng)營產(chǎn)品基礎(chǔ)知識其它相關(guān)知識暫無必備技能計(jì)算機(jī)掌握基本辦公軟件和財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)用外語暫無其他暫無工作經(jīng)驗(yàn)（指年限）1年以上一般工作經(jīng)驗(yàn)；其中要求1年以上本行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)必備資格證書暫無必要的培訓(xùn)項(xiàng)目崗前培訓(xùn)1、員工手冊、云川光電考勤管理規(guī)定、云川光電人事管理制度、云川光電非常事件管理制度等公

3、司行政管理文件2、供應(yīng)服務(wù)部部門工作指南、供應(yīng)服務(wù)部績效考核實(shí)施辦法等相關(guān)部門文件3、云川光電物資采購管理辦法、供應(yīng)服務(wù)部日常重要工作處理時間基本要求、云川光電倉管部管理制度、云川光電供方費(fèi)用代扣通知單等工作相關(guān)文件崗中培訓(xùn)管理課程培訓(xùn)、采購課程培訓(xùn)職位傾向研究型 藝術(shù)型 社會型 開拓型 生理?xiàng)l件年齡區(qū)間20-40歲性別男女不限體能要求身體健康，精力充沛形象要求五官端正職位禁忌因涉及公司機(jī)密，要求家庭成員背景單純（家屬未從事同行業(yè)工作）其他特殊要求暫無檔案管理本崗位必須建立的檔案名稱更新時間要求采購合同檔案隨時發(fā)票登記本隨時臺帳隨時檢驗(yàn)反饋單隨時崗位變動時需交接的內(nèi)容1、原崗位工作事項(xiàng)：內(nèi)容包

4、括須緊急處理事項(xiàng)和正在辦理之中的重要事項(xiàng)、日常主要職責(zé)及工作流程說明、本崗位對外聯(lián)絡(luò)主要部門、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等2、個人經(jīng)管的所有該崗位資料（含電腦資料），如部門工作指南、報(bào)告報(bào)表、圖書、圖紙資料、檔案等3、個人經(jīng)管的所有該崗位物品，如設(shè)備、工具、家具、文具、圖章、該崗位的相關(guān)鑰匙等4、電腦密碼5、離職時還應(yīng)上交員工手冊、宿舍物品、工作服、工卡（牌）、應(yīng)由公司回收的其它鑰匙等工作條件使用工具/設(shè)備計(jì)算機(jī)、一般辦公設(shè)備（電話、傳真機(jī)、打印機(jī)、Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò)）及通訊設(shè)備工作地點(diǎn)辦公室 車間經(jīng)常出差 較經(jīng)常出差 偶爾出差 從不出差職位待遇與職位發(fā)展職位等級采購6級采購特1級福

5、利待遇公司普遍福利計(jì)劃 其它特殊福利計(jì)劃：關(guān)于對員工自用轎車發(fā)放燃油補(bǔ)貼的規(guī)定其他待遇暫無可輪換職位其它部門文員第二節(jié) 崗位工作流程及方法一、負(fù)責(zé)編制采購合同，進(jìn)行物資采購。1、接到采購計(jì)劃單后，先挑出需詢價的器件，聯(lián)系各相應(yīng)供方進(jìn)行詢價。（一般情況，每種物資均有三家以上的供方。）2、根據(jù)各供方提供的報(bào)價，進(jìn)行比價，確定最終價格。對金額較大，需報(bào)部門經(jīng)理審查，副總經(jīng)理審批，確認(rèn)最終價格。匯報(bào)信息包括：貨期、付款方式、價格等。3、在詢價過程中，若確定供方為新供方，則需填寫供方和價格補(bǔ)充，并在月報(bào)中匯總上報(bào)。4、采購金額較大，數(shù)量較多的需根據(jù)采購計(jì)劃和詢價，起草采購合同，傳真給供方。并進(jìn)行合同審批

6、。5、供方蓋章確認(rèn)回傳后，根據(jù)采購管理辦法進(jìn)行合同審批。6、采購合同審批完畢，方可正式蓋采購合同章后傳真給供方，并電話通知供方查收。7、若價格較低（單價不足50元）、用量較少（使用物資總價值不足1000元）、不需要重復(fù)采購、確定無法簽定合同的“零星物資采購”，可無合同采購。8、對于金額較大的零星采購，必須經(jīng)經(jīng)營副總或總經(jīng)理同意后，再付款購買?！咀⒁狻?、合同審批程序按照物資采購管理辦法要求執(zhí)行。2、在與供方溝通中若發(fā)現(xiàn)交貨期不能滿足我方要求的，一定要與供方確定最快的交期，并上報(bào)延誤給部門主管。3、采購合同未經(jīng)審批，不得蓋采購合同單傳給供方。4、合同訂出后，在到貨前采購員必須根據(jù)采購催貨規(guī)范要求

7、進(jìn)行合同貨物催交，在催交過程中發(fā)現(xiàn)的異常要第一時間上報(bào)部門主管。二、物資到貨后，報(bào)檢入庫。1、物資到貨后，采購員確認(rèn)到貨物資，采購員憑申購單報(bào)檢，及有關(guān)技術(shù)協(xié)議分發(fā)給原材料檢驗(yàn)員檢驗(yàn)，若緊急需在報(bào)檢單上注明“緊急”字樣。有合同的材料須憑報(bào)檢單，到倉庫辦理入庫手續(xù)。2、對報(bào)檢的材料，需檢驗(yàn)員檢驗(yàn)完成簽字，一聯(lián)檢驗(yàn)員留存，另一聯(lián)交由收料員，收料員將報(bào)檢單和合同附在一起將合格物品交由倉庫入庫，不合格物品給供應(yīng)商進(jìn)行退換。3、無合同的物資，需附零星物資申購單一起到倉庫辦理入庫手續(xù)。4、倉管對合格物資辦理入庫手續(xù)后，報(bào)檢單和合同及入庫單返回采購員處，由采購員簽字確認(rèn)后交由倉庫，倉庫最后將手續(xù)辦完后的入庫

8、單、報(bào)檢單與采購合同再返還給采購員，采購員登記臺帳后將合同和報(bào)檢單附一起存在采購合同檔案中，入庫單按供方整理存放。三、負(fù)責(zé)采購發(fā)票的催交。1、票貨同行的，在物資入庫后，采購員立即核對入庫單和發(fā)票是否一致（供方名稱、單價、總價、稅率、數(shù)量、規(guī)格型號）。2、款到發(fā)貨的，要求在貨到十天內(nèi)發(fā)票要上交到財(cái)務(wù)；貨到月付的，要求貨到二十天內(nèi)欠票金額不能大于欠款金額30%的；對于不能夠及時到的發(fā)票，要及時打電話催用戶開發(fā)票，確保發(fā)票的及時到位。3、收到發(fā)票的三日內(nèi)采購經(jīng)辦人完成發(fā)票的審驗(yàn)工作，核對一致的發(fā)票確認(rèn)簽收；采購經(jīng)辦人將已審驗(yàn)的發(fā)票附入庫單一起在個人發(fā)票登記本上登記，并在KIS系統(tǒng)“采購發(fā)票”模塊中將

9、本次發(fā)票和入庫單核消之后交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部成本核算會計(jì)簽收。4、采購經(jīng)辦人對及時全額收回所采購物資的發(fā)票負(fù)全責(zé)，若發(fā)生發(fā)票缺失、毀損，采購經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。四、負(fù)責(zé)對采購的不合格物資進(jìn)行退換。1、市內(nèi)采購的物資在進(jìn)行入庫檢驗(yàn)時發(fā)現(xiàn)的不合格品（未辦理入庫），直接通知供方，由供方拉回退換或返修。五、負(fù)責(zé)采購臺帳的登記。采購員每天在臺帳登記表上記錄當(dāng)天入庫的元器件明細(xì)（供方名稱、入庫金額、入庫單號）、所到發(fā)票（供方名稱、到票日期、到票金額、發(fā)票號）、付款金額（付款日期、付款金額）、訂出合同的錄入、到貨情況。六、整理供方資料，編制價格月報(bào)。2、適時填報(bào)零星物資價格一覽表（補(bǔ)充）和零星物資供方一覽表，經(jīng)

10、產(chǎn)品產(chǎn)品制造中心總經(jīng)理、經(jīng)營副總和總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后下發(fā)給相關(guān)部門。3、每月依據(jù)上月零星物資價格一覽表（補(bǔ)充）和本月下發(fā)的零星物資一覽表編制、更新零星物資價格現(xiàn)行一覽表,全面反映公司所用零星材料的最新價格，經(jīng)供應(yīng)服務(wù)部經(jīng)理審核、報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，抄送倉管、財(cái)務(wù)等部門。七、填寫供方辦款申請報(bào)批。1、本地辦款一月一次，為25日。由采購經(jīng)辦人填寫付款申請單報(bào)部門主管、經(jīng)理審核、副總復(fù)核，總經(jīng)理確認(rèn)辦款供應(yīng)商和金額，簽字確認(rèn)后，交財(cái)務(wù)部核對后，安排付款。2、外地辦款分貨到月付供方和款到發(fā)貨的，貨到月付供方每月25日辦款，款到發(fā)貨的供方每周一和周四辦款。所有需辦款的供方由采購員書面申請，財(cái)務(wù)成本會計(jì)核對總欠款和總欠票后，由物資部經(jīng)理復(fù)核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部出納辦款。八、負(fù)責(zé)收發(fā)貨臺賬的登記1、對每日到貨的材料做好提貨計(jì)劃。當(dāng)天到達(dá)的材料，需提前半天通知確認(rèn)，以便安排其他工作事項(xiàng)。對于急需的到貨材料，即時安排提貨。并對每日提貨的數(shù)量在收發(fā)貨一覽表中登記。2、負(fù)責(zé)每日和快遞和物流聯(lián)系，協(xié)調(diào)上門提貨。不能上門提貨的小件貨物，安排合理的運(yùn)輸方式送到物流所