用友ERP培訓(xùn)教程賬務(wù)系統(tǒng)初始化及日常處理

1、第5章 賬務(wù)系統(tǒng)初始化及日常處理學(xué)習(xí)目標(biāo) 了解賬務(wù)系統(tǒng)的特點(diǎn)，熟悉賬務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程。掌握賬務(wù)系統(tǒng)的初始化中會(huì)計(jì)科目設(shè)置、錄入期初余額及設(shè)置各種分類(lèi)、檔案資料的方法;掌握賬務(wù)系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理中憑證處理和記賬的方法;熟悉出納管理的內(nèi)容和處理方法;掌握賬務(wù)系統(tǒng)的期末業(yè)務(wù)的內(nèi)容和處理方法。5.1 賬務(wù)系統(tǒng)概述 賬務(wù)系統(tǒng)是會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，在整個(gè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)中既是中樞，又是根本的系統(tǒng)，它綜合、全面、概括地反映企業(yè)各個(gè)方面的會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，其他各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須傳輸?shù)劫~務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)還要把賬務(wù)系統(tǒng)中的某些數(shù)據(jù)傳輸給其他子系統(tǒng)以供利用。許多單位的會(huì)計(jì)電算化工作往往都是從賬務(wù)處理系

2、統(tǒng)開(kāi)始的。 對(duì)于實(shí)際業(yè)務(wù)比擬簡(jiǎn)單、數(shù)據(jù)量較少的小型企業(yè)，只使用賬務(wù)系統(tǒng)，按照制單、審核、記賬、查詢、結(jié)賬的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行即可。如果企業(yè)業(yè)務(wù)比擬復(fù)雜，建議使用賬務(wù)系統(tǒng)提供的各種輔助功能進(jìn)行管理，如工程、部門(mén)、個(gè)人往來(lái)、客戶與供給商往來(lái)管理等。 賬務(wù)處理是指會(huì)計(jì)憑證和賬簿的組織、記賬方法、記賬程序的相互結(jié)合方式。憑證、賬簿組織是指會(huì)計(jì)憑證和賬簿的種類(lèi)、格式以及憑證、賬簿與各種賬簿之間的關(guān)系。記賬方法是指在會(huì)計(jì)賬簿中登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的方法。記賬程序是指從填制憑證，登記賬簿到編制報(bào)表的整個(gè)過(guò)程的程序。 賬務(wù)處理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 由于各單位的情況不同，所采用的會(huì)計(jì)憑證和賬簿種類(lèi)、格式、記賬方法、記賬程序也有所不

3、同，從而形成了不同的賬務(wù)處理形式，主要包括:記賬憑證核算形式、匯總記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、日記總賬核算形式、多欄式日記賬核算形式等。不同的賬務(wù)處理形式有不同的處理流程，其差異主要在于登記總賬的方法和依據(jù)不同。目前，我國(guó)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中采用最多的是科目匯總表核算形式?？颇繀R總表核算形式的處理過(guò)程主要有以下幾個(gè)步驟:1根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證。會(huì)計(jì)人員在收集、整理、匯總原始憑證的根底上，根據(jù)原始憑證匯總表編制有關(guān)的記賬憑證。2登記日記賬。出納根據(jù)收款憑證和付款憑證，登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。3登記各種明細(xì)賬。會(huì)計(jì)人員依據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表和記賬憑證登記各種明細(xì)分

4、類(lèi)賬。4根據(jù)記賬憑證編制科目匯總表并登記總分類(lèi)賬。會(huì)計(jì)人員依據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表，依據(jù)科目匯總表登記分類(lèi)賬。5編制會(huì)計(jì)報(bào)表。月末會(huì)計(jì)人員依據(jù)日記賬、明細(xì)賬、總分類(lèi)賬的有關(guān)數(shù)據(jù)編制會(huì)計(jì)報(bào)表?？颇繀R總表核算形式的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程如圖5-1所示。 原始憑證記賬憑證原始憑證匯總原始憑證科目匯總表會(huì)計(jì)報(bào)表銀行對(duì)賬單匯總填制編制登記匯總登記登記核對(duì)核對(duì)核對(duì)核對(duì)有關(guān)部門(mén)明細(xì)賬總賬現(xiàn)金日記賬表銀行日記賬表銀行圖5-1 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程圖 賬務(wù)處理系統(tǒng)特點(diǎn)1時(shí)序性強(qiáng)。賬務(wù)處理系統(tǒng)有嚴(yán)格的業(yè)務(wù)處理順序。從填制記賬憑證、審核記賬憑證，登記日記賬、明細(xì)賬，登記總賬到編制會(huì)計(jì)報(bào)表要嚴(yán)格按順序執(zhí)行。2數(shù)據(jù)量大。賬

5、務(wù)處理系統(tǒng)涉及大量的會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)憑證及一系列會(huì)計(jì)賬表，它相對(duì)其他管理系統(tǒng)而言處理的數(shù)據(jù)量較大。3數(shù)據(jù)接口多。賬務(wù)處理系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換的核心，它與會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)之間存在數(shù)據(jù)接口。一方面賬務(wù)處理系統(tǒng)從其他管理子系統(tǒng)取得大量數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)為賬務(wù)處理系統(tǒng)提供大量原始憑證及記賬憑證;另一方面其他子系統(tǒng)也從賬務(wù)處理系統(tǒng)取得數(shù)據(jù)，如工資管理系統(tǒng)從賬務(wù)處理系統(tǒng)取得賬戶設(shè)置等信息，賬務(wù)處理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合形成了完整的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)。4通用性強(qiáng)。賬務(wù)處理系統(tǒng)比擬容易實(shí)現(xiàn)通用化。這主要是由于賬務(wù)處理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理過(guò)程中，一方面必須遵守一系列法律、法規(guī)和準(zhǔn)

6、那么，如會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)準(zhǔn)那么、會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)根底工作標(biāo)準(zhǔn)等;另一方面必須遵循一定的會(huì)計(jì)原理和規(guī)那么，如復(fù)式記賬方法、總賬發(fā)生額及余額必須等于下屬明細(xì)賬發(fā)生額及余額之和等等。正是由于賬務(wù)處理系統(tǒng)這一特點(diǎn)，目前市場(chǎng)上可以看到大量的通用賬務(wù)處理核算軟件。 賬務(wù)處理系統(tǒng)的目標(biāo) 一般來(lái)說(shuō)，賬務(wù)處理系統(tǒng)的目標(biāo)應(yīng)包括以下內(nèi)容:1及時(shí)、準(zhǔn)確地采集和輸入各種憑證，保證進(jìn)入電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確和全面。2高效、正確地完成記賬過(guò)程。3隨時(shí)輸出各個(gè)會(huì)計(jì)期間的各種賬表，及時(shí)提供會(huì)計(jì)信息。4建立賬務(wù)處理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞和數(shù)據(jù)共享。 此外，為了充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)處理的優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)賬務(wù)處理

7、系統(tǒng)的核算和輔助管理功能，賬務(wù)處理系統(tǒng)往往還增加了往來(lái)核算管理、部門(mén)核算管理、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬管理等功能。 賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程 賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程可描述如下:1會(huì)計(jì)人員通過(guò)鍵盤(pán)錄入記賬憑證、原始憑證或系統(tǒng)自動(dòng)獲取機(jī)制憑證，然后將有關(guān)憑證寫(xiě)入臨時(shí)憑證文件。2會(huì)計(jì)人員對(duì)臨時(shí)憑證文件進(jìn)行審核。3根據(jù)臨時(shí)憑證文件中的已審核的憑證進(jìn)行記賬，并將臨時(shí)憑證文件中已記賬的憑證刪除。4根據(jù)企業(yè)銀行對(duì)賬文件和對(duì)賬單文件進(jìn)行對(duì)賬。5根據(jù)匯總文件和歷史憑證文件輸出日記賬和明細(xì)賬以及會(huì)計(jì)報(bào)表，根據(jù)匯總文件輸出總賬。 賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖，如圖5-2所示。會(huì)計(jì)部門(mén)錄入憑證臨時(shí)記賬憑證文件審核匯總文件錄入對(duì)賬單輸出賬表歷史

8、憑證文件登記企業(yè)銀行對(duì)賬文件銀行對(duì)賬輸出對(duì)賬單文件 圖5-2 賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖 賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能 一般來(lái)說(shuō)，賬務(wù)處理系統(tǒng)的根本功能應(yīng)包括系統(tǒng)設(shè)置初始化、憑證管理、記賬結(jié)賬、查詢、打印輸出、系統(tǒng)維護(hù)等。其根本功能模塊結(jié)構(gòu)如圖5-3所示。賬務(wù)處理系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù)打印輸出查 詢記賬結(jié)賬憑證管理系統(tǒng)設(shè)置數(shù)據(jù)備份記賬憑證憑證查詢登記賬簿憑證輸入科目設(shè)置數(shù)據(jù)恢復(fù)打印賬簿賬簿查詢結(jié) 賬憑證審核憑證類(lèi)別科目余額科目匯總自動(dòng)轉(zhuǎn)賬賬簿設(shè)置其他查詢初始余額其他設(shè)置圖5-3 賬務(wù)處理系統(tǒng)根本功能模塊結(jié)構(gòu)圖 5.2 賬務(wù)系統(tǒng)的初始化 總賬系統(tǒng)的啟動(dòng) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置就是結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，將一個(gè)通用的賬務(wù)核算系統(tǒng)

9、改造為適合本企業(yè)核算要求的“專(zhuān)用賬務(wù)核算系統(tǒng)。在使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動(dòng)注冊(cè)系統(tǒng)?？傎~系統(tǒng)的啟動(dòng)建立在整個(gè)軟件系統(tǒng)的根底設(shè)置之上，具體操作步驟如下:1進(jìn)入操作系統(tǒng)之后，單擊“開(kāi)始“程序“用友U8管理軟件“財(cái)務(wù)系統(tǒng)“總賬;2如圖5-4，選擇賬套“888沈陽(yáng)市華旭集團(tuán)，選擇會(huì)計(jì)年度“2005，輸入操作日期“2005-06-26，用戶名“李樂(lè)及相應(yīng)的密碼，然后單擊“確定。 圖5-4注冊(cè)總賬 設(shè)置業(yè)務(wù)處理控制參數(shù)憑證 具體操作步驟如下：如圖5-5所示，在“設(shè)置菜單中單擊“選項(xiàng)。 圖5-5 選項(xiàng)憑證如圖5-5所示，單擊“憑證選項(xiàng)卡，在“制單控制中，選中“制單序時(shí)控制、“支票控制、“資金及往來(lái)赤字控制

10、及“允許修改、作廢他人填制的憑證復(fù)選框。在“憑證控制中，選擇“打印憑證頁(yè)腳姓名、“憑證審核控制到用戶、“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字復(fù)選框。 在“外幣核算中，選擇“固定匯率單項(xiàng)選擇按鈕。選中“預(yù)算控制方式，單擊“確定。 “制單序時(shí)控制是指系統(tǒng)默認(rèn)憑證保存時(shí)不按憑證號(hào)順序排列而按日期順序排列，如不按序時(shí)制單將出現(xiàn)憑證假喪失現(xiàn)象。如有特殊需要，可將其改為不按序時(shí)制單，那么在制單時(shí)憑證號(hào)必須按日期順序排列。 選擇了“資金及往來(lái)赤字控制，那么在制單時(shí)，當(dāng)現(xiàn)金、銀行科目的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時(shí)，系統(tǒng)將予以提示。 假設(shè)某科目為其他系統(tǒng)的受控科目，一般來(lái)說(shuō)，為了防止重復(fù)制單，應(yīng)只允許其受控系統(tǒng)來(lái)使用該科目進(jìn)行制單，

11、總賬系統(tǒng)是不能使用此科目進(jìn)行制單的，所以在這里不選“可以使用其他系統(tǒng)受控科目。但如果希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，那么應(yīng)選擇此項(xiàng)。 選擇“支票控制，在制單時(shí)錄入了未在支票登記簿中登記的支票號(hào)，系統(tǒng)將提供登記支票的功能。 “出納憑證必須經(jīng)由出納簽字是指出納人員可通過(guò)出納簽字功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對(duì)一次。 選擇“制單權(quán)限控制到科目，還應(yīng)通過(guò)“明細(xì)權(quán)限去設(shè)置相應(yīng)制單科目權(quán)限。選擇“憑證審核控制到用戶，還應(yīng)通過(guò)“明細(xì)權(quán)限去設(shè)置用戶審核權(quán)限。選擇“明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到

12、科目，還應(yīng)通過(guò)“明細(xì)權(quán)限去設(shè)置明細(xì)賬科目查詢權(quán)限見(jiàn)“賬薄選項(xiàng)。 “固定匯率即在制單時(shí)，一個(gè)月只按一個(gè)固定匯率折算本位幣金額?！案?dòng)匯率即在制單時(shí)，按當(dāng)日匯率折算本位幣金額。在此設(shè)置只決定制單時(shí)使用何種匯率，具體匯率應(yīng)在外幣設(shè)置時(shí)輸入。賬簿 具體操作步驟如下: 如圖5-6所示，單擊“賬簿選項(xiàng)卡。明細(xì)賬打印方式選擇“按年排頁(yè)。 圖5-6 選項(xiàng)賬薄 按月排頁(yè):即打印時(shí)從所選月份范圍的起始月份起將明細(xì)賬按順序排頁(yè)，再?gòu)牡谝豁?yè)開(kāi)始將其打印輸出，打印起始頁(yè)號(hào)為“1頁(yè)。這樣假設(shè)選擇月份范圍不是第一個(gè)月，那么打印結(jié)果的頁(yè)號(hào)必然從“1頁(yè)開(kāi)始。 按年排頁(yè):即打印時(shí)從本會(huì)計(jì)年度的第一個(gè)會(huì)計(jì)月份開(kāi)始將明細(xì)賬按順序排頁(yè)

13、，再將打印月份范圍所在的頁(yè)打印輸出，打印起始頁(yè)號(hào)為所打印月份在全年總排序頁(yè)中的頁(yè)號(hào)。這樣，假設(shè)所選擇月份范圍不是第一個(gè)月，那么打印結(jié)果的頁(yè)號(hào)有可能不是從“1頁(yè)開(kāi)始。會(huì)計(jì)日歷 具體操作步驟如下:如圖5-7所示，單擊“會(huì)計(jì)日歷選項(xiàng)卡。確定會(huì)計(jì)日歷，確定會(huì)計(jì)年度為2005年，啟用日期為2005年6月1日。 圖5-7 選項(xiàng)會(huì)計(jì)日歷 啟用日期不能在賬套啟用日期之前。錄入?yún)R率后不能修改啟用日期。已錄入期初余額包括輔助期初余額后，不能修改啟用日期。已制單的月份不能修改啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改啟用日期。新年度進(jìn)入系統(tǒng)后，不能修改啟用日期。其他 具體操作步驟如下:如圖5-8所示，單擊“其他選項(xiàng)卡

14、。小數(shù)位均輸入“2。在“部門(mén)排序方式、“個(gè)人排序方式和“工程排序方式中，均選擇“按編碼排序單項(xiàng)選擇按鈕，單擊“確定。 圖5-8 建賬選項(xiàng)其他 賬套名稱(chēng)、單位名稱(chēng)、賬套路徑、行業(yè)性質(zhì)等賬套信息只在這里顯示，假設(shè)要修改，可到“系統(tǒng)管理中去修改。 設(shè)置會(huì)計(jì)科目 具體操作步驟如下:在“總賬系統(tǒng)窗口中，“設(shè)置菜單下，單擊“會(huì)計(jì)科目，翻開(kāi)“會(huì)計(jì)科目對(duì)話框，如圖5-9所示。 圖5-9“會(huì)計(jì)科目對(duì)話框 單擊“增加按鈕，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目新增對(duì)話框。如圖5-9所示，輸入科目編碼“130101，輸入科目名稱(chēng)“報(bào)刊費(fèi)，選擇賬頁(yè)格式為“金額式，如果有輔助核算的科目可以選擇輔助核算選項(xiàng)，單擊“確定。 如果所用的會(huì)計(jì)科目與所

15、在行業(yè)會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目根本上一致，那么可以在建立賬套時(shí)選擇預(yù)置標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)科目。這樣在會(huì)計(jì)科目初始設(shè)置時(shí)只需對(duì)局部不同的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行修改，對(duì)缺少的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增加處理即可。如果所使用的會(huì)計(jì)科目與會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目相差較多，那么可在系統(tǒng)初始化設(shè)置時(shí)選擇不預(yù)留行業(yè)會(huì)計(jì)科目，這樣可以根據(jù)自身的需要自行設(shè)置全部的會(huì)計(jì)科目。增加的會(huì)計(jì)科目編碼長(zhǎng)度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)那么，編碼不能重復(fù)，不能越級(jí);科目一經(jīng)使用，即已輸入余額或憑證，不允許作科目升級(jí)處理，即只能增加同級(jí)科目，而不能再增設(shè)下級(jí)科目。 為了加快建立會(huì)計(jì)科目的速度和準(zhǔn)確性，我們可以對(duì)下級(jí)科目或者同級(jí)性質(zhì)相近的科目進(jìn)行復(fù)制，這樣只需稍作改

16、動(dòng)即可完成增加工作。具體操作步驟如下: 如圖5-10所示，在會(huì)計(jì)科目中，選擇“100201工行存款后，在“編輯菜單中單擊“復(fù)制，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目_新增對(duì)話框。 圖5-10 復(fù)制會(huì)計(jì)科目如圖5-11所示，如果企業(yè)新增會(huì)計(jì)科目為“100202中行存款，將科目編碼和名稱(chēng)分別改為“100202和“中行存款，單擊“確定即可。 圖5-11復(fù)制會(huì)計(jì)科目 如果某一科目的下級(jí)與另一個(gè)或者幾個(gè)科目的下級(jí)內(nèi)容相同，我們還可以將某一科目的下級(jí)成批復(fù)制到另一個(gè)科目作為下級(jí)。具體操作步驟如下:在會(huì)計(jì)科目中選擇“編輯菜單后，單擊“成批復(fù)制，彈出對(duì)話框如圖5-12所示。圖5-12成批復(fù)制在“成批復(fù)制對(duì)話框中，輸入被復(fù)制的科目編

17、碼“5101，在要復(fù)制的科目編碼中輸入“5401，在“數(shù)量核算復(fù)選框前打上“后單擊“確認(rèn)。 如果要對(duì)已設(shè)置完成的會(huì)計(jì)科目的名稱(chēng)、編碼及輔助工程等內(nèi)容進(jìn)行修改，應(yīng)在會(huì)計(jì)科目未使用之前在會(huì)計(jì)科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已經(jīng)使用的末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能修改科目編碼，非末級(jí)會(huì)計(jì)科目的編碼不能修改或刪除，已有數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)科目，應(yīng)先將該科目及下級(jí)科目余額清零后再修改，被封存的科目在制單時(shí)不可以使用，只有處于修改狀態(tài)才能設(shè)置匯總打印和封存。成批修改會(huì)計(jì)科目時(shí)，可使用“、“按鈕，直接查找科目進(jìn)行修改。修改會(huì)計(jì)科目具體操作步驟如下:在會(huì)計(jì)科目中單擊“修改按鈕，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目修改對(duì)話框。選擇要修改的內(nèi)容進(jìn)行修改

18、后，單擊“確定即可。 當(dāng)在同一張憑證中，某一方向的末級(jí)科目有多筆同向的分錄，而又需要將它們按科目匯總成一筆進(jìn)行打印時(shí)，那么可以將該科目設(shè)置匯總打印。具體操作步驟如下: 在會(huì)計(jì)科目中，選擇科目“550301”后雙擊，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目修改對(duì)話框。 如圖5-13所示，單擊“匯總打印，在“匯總到下拉列表框中選擇“550301”后，單擊“確定即可。 圖5-13匯總打印如果科目已制單或已錄入期初余額，那么不能刪除。被指定為現(xiàn)金銀行科目的會(huì)計(jì)科 目不能被刪除，如果想刪除必須先取消指定?！皠h除將不能恢復(fù)是指不能自動(dòng)恢復(fù)，以后如需恢復(fù)該科目可通過(guò)“增加功能來(lái)完成。具體操作步驟如下: 會(huì)計(jì)科目中，選擇要?jiǎng)h除的科目后

19、，單擊“刪除按鈕。 在彈出的對(duì)話框中，單擊“確定即可。 輔助賬類(lèi)必須設(shè)在末級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，可在其上級(jí)和末級(jí)科目上同時(shí)設(shè)置輔助賬類(lèi)。具體操作步驟如下： “會(huì)計(jì)科目窗口中，選擇“113101”，單擊“修改按鈕。如圖5-14所示，選中“輔助核算中的“客戶往來(lái)復(fù)選框后，單擊“確定即可。 圖5-14輔助核算 指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專(zhuān)管科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬;銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。具體操作步驟如下： 如圖5-15所示的在“會(huì)計(jì)科目窗口中，選擇“編輯菜單，單擊“指定科目。

20、選擇“銀行總賬科目后，在左框中選中“1002銀行存款，單擊“，將其添加到右側(cè)“已選科目文本框中，單擊“確認(rèn)即可。 圖5-15 指定會(huì)計(jì)科目 外幣種類(lèi) 單位如果有外幣核算業(yè)務(wù)，那么需要進(jìn)行外幣設(shè)置。具體操作步驟如下:1在“設(shè)置中選擇“外幣及匯率。2如圖5-16所示，單擊“增加，輸入幣符、幣名，輸入?yún)R率小數(shù)位，確定固定匯率，輸入記賬匯率“，單擊“確認(rèn)。 圖5-16外幣設(shè)置 設(shè)置操作權(quán)限用友ERPU8應(yīng)用系統(tǒng)采用了集中權(quán)限管理方式，可分“在系統(tǒng)管理中設(shè)置功能權(quán)限和“在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限分配兩局部。在總賬管理中，加強(qiáng)了對(duì)操作員的權(quán)限控制功能。在原有制單權(quán)限、科目權(quán)限、審核權(quán)限的根底上，增加部門(mén)等輔

21、助核算的制單、查詢權(quán)限；增加憑證類(lèi)別制單、查詢權(quán)限。填制憑證時(shí)，增加是否可查詢他人憑證控制，如不可查詢他人憑證，那么在填制憑證時(shí)，應(yīng)過(guò)濾掉其他人填制的憑證。1 設(shè)置功能操作權(quán)限在使用總賬系統(tǒng)前要先在系統(tǒng)管理中設(shè)置相應(yīng)的操作員，并賦予總賬系統(tǒng)全部功能或部分功能的操作權(quán)限。2分配數(shù)據(jù)操作權(quán)限新建賬套時(shí)選擇“是否需要數(shù)據(jù)權(quán)限控制的選項(xiàng)，并且必須在系統(tǒng)管理中定義角色或用戶，并分配完功能級(jí)權(quán)限后才能在這里進(jìn)行“數(shù)據(jù)權(quán)限分配。具體操作步驟如下：選擇“設(shè)置，單擊“數(shù)據(jù)權(quán)限分配。如圖5-17所示，在“權(quán)限瀏覽窗口，選擇數(shù)據(jù)權(quán)限類(lèi)型：“記錄級(jí)權(quán)限或“字段級(jí)權(quán)限。選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)對(duì)象，如科目。在用戶中選擇“張悅。

22、執(zhí)行“授權(quán)后，單擊“保存。 圖5-18為設(shè)置金額權(quán)限。 圖5-17 設(shè)置操作權(quán)限 圖5-18金額權(quán)限設(shè)置總賬套打工具總賬套打工具用于設(shè)置打印憑證、賬簿時(shí)的套打格式。套打紙是指用友公司為賬務(wù)專(zhuān)門(mén)印制的各種憑證、賬簿的標(biāo)準(zhǔn)表格線，選擇套打打印時(shí)，系統(tǒng)只將憑證、賬簿的數(shù)據(jù)內(nèi)容打印到相應(yīng)的套打紙上，而不打印各種表格線。用套打紙打印憑證速度快，且美觀。套打調(diào)整最小單位為。具體操作步驟如下列圖5-19所示。 圖5-19 套打工具設(shè)置憑證類(lèi)別 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，根據(jù)單位核算和管理的要求，需要對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類(lèi)。設(shè)置憑證類(lèi)別后利于憑證的管理、記賬和匯總。但是，無(wú)論如何分類(lèi)都不會(huì)影響記賬結(jié)果。具體操作步驟如下

23、:在總賬菜單中，選擇“設(shè)置，單擊“憑證類(lèi)別。如圖5-20所示，選中“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證后，單擊“確定。圖5-20 憑證類(lèi)別如圖5-21所示，雙擊“收款憑證后的“限制類(lèi)型欄，選擇“借方必有，在“限制科目欄中輸入限制科目。圖5-21設(shè)置憑證類(lèi)別 如圖5-22所示，在科目參照中選擇“1001現(xiàn)金和“1002銀行存款后，單擊“確定。其他兩種“憑證類(lèi)別操作同“收款憑證。 圖5-22 科目參照 設(shè)置工程目錄一個(gè)單位工程核算的種類(lèi)可能多種多樣，如在建工程、對(duì)外投資、技術(shù)開(kāi)發(fā)、融資本錢(qián)、在產(chǎn)品本錢(qián)、課題、合同訂單為了滿足企業(yè)的實(shí)際需要，可定義多類(lèi)工程核算，將具有相同特性的一類(lèi)工程定義成一個(gè)工程大類(lèi)，

24、一個(gè)工程大類(lèi)可以核算多個(gè)工程。為了便于管理，企業(yè)還可以對(duì)這些工程進(jìn)行分類(lèi)管理，如將存貨、本錢(qián)對(duì)象、現(xiàn)金流量、工程本錢(qián)等作為核算的工程目錄。系統(tǒng)要求在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)先設(shè)置相關(guān)的工程核算科目，然后再定義工程目錄?！肮こ棠夸浌δ苡糜诠こ檀箢?lèi)的設(shè)置及工程目錄及分類(lèi)的維護(hù)。企業(yè)可以在此增加或修改工程大類(lèi)、工程核算科目、工程分類(lèi)、工程欄目結(jié)構(gòu)，以及工程目錄。預(yù)制現(xiàn)金流量工程，現(xiàn)金流量工程增加指定現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出方向，提供統(tǒng)計(jì)表、明細(xì)表的查詢功能。1 定義工程大類(lèi)定義工程大類(lèi)的內(nèi)容包括：1工程大類(lèi)名稱(chēng)：工程大類(lèi)名稱(chēng)是該類(lèi)工程的總稱(chēng)，而不是會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)。2定義工程級(jí)次：工程級(jí)次即工程編碼規(guī)劃，工程分類(lèi)最多分

25、8級(jí)，總級(jí)長(zhǎng)度不超過(guò)22位，單級(jí)長(zhǎng)度不能超過(guò)9位。3定義工程欄目：編輯工程欄目的名稱(chēng)和各欄目的屬性。系統(tǒng)默認(rèn)的欄目有“工程編號(hào)、“工程名稱(chēng)、“是否結(jié)算及“所屬分類(lèi)碼，用戶可根據(jù)需要，編輯欄目?jī)?nèi)容。 工程大類(lèi)就是工程核算的分類(lèi)類(lèi)別。如產(chǎn)品銷(xiāo)售收入按產(chǎn)品工程核算，其工程大類(lèi)定義為產(chǎn)品核算。必須將需進(jìn)行工程核算的科目設(shè)置為工程大類(lèi)后，才能定義工程和目錄。具體操作步驟如下:在總賬主菜單中選擇“設(shè)置中的“編碼檔案后，單擊“工程檔案。如圖5-23所示，單擊“增加，進(jìn)入“工程大類(lèi)定義增加對(duì)話框。圖5-23工程檔案如圖5-24所示，輸入新工程大類(lèi)名稱(chēng)“生產(chǎn)本錢(qián)，單擊“下一步。圖5-24定義工程大類(lèi)如圖5-25

26、所示，選擇“定義工程級(jí)次后，單擊“下一步。圖5-25定義工程級(jí)次如圖5-26所示，選擇“定義工程欄目后，單擊“完成。 圖5-26 定義工程欄目工程大類(lèi)的名稱(chēng)是該類(lèi)工程的總稱(chēng)，而不是會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)。如在建工程按具體工程工程核算，其工程大類(lèi)名稱(chēng)為工程工程而不是在建工程。用于定義工程欄目所輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)類(lèi)型，可為字符型、整數(shù)型、實(shí)數(shù)型、日期型。字符型是表示該數(shù)據(jù)為漢字、英文字母或數(shù)字，整數(shù)型表示該數(shù)據(jù)只能是整數(shù)，實(shí)數(shù)型表示該數(shù)據(jù)可以輸入小數(shù)，日期型表示該數(shù)據(jù)為日期。已輸入數(shù)據(jù)的欄目最好不要?jiǎng)h除，否那么這些欄目的數(shù)據(jù)將無(wú)法再查到。 指定核算科目就是具體指定涉及到工程大類(lèi)的科目。指定核算科目之前，必須在總

27、賬系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目設(shè)置中，將需要進(jìn)行工程核算的科目的輔助核算屬性設(shè)置為工程核算。一個(gè)工程大類(lèi)可指定多個(gè)科目，一個(gè)科目只能指定一個(gè)工程大類(lèi)。具體操作步驟如下: 如圖5-27所示，單擊“核算科目，選擇要核算的工程后，按“確定即可。 圖5-27指定核算科目 為了便于統(tǒng)計(jì)，可以對(duì)同一工程大類(lèi)下的工程進(jìn)行進(jìn)一步劃分，這就需要進(jìn)行工程分類(lèi)的定義。不能隔級(jí)錄入分類(lèi)編碼。假設(shè)某工程分類(lèi)下已定義工程，那么不能刪除，也不能定義下級(jí)分類(lèi)，必須先刪除工程，再刪除該工程分類(lèi)或定義下級(jí)分類(lèi)。非末級(jí)工程分類(lèi)不能刪除。具體操作步驟如下: 如圖5-28所示，選中“工程分類(lèi)定義單項(xiàng)選擇按鈕，單擊右下角的“增加按鈕。輸入分類(lèi)編碼“1

28、”，分類(lèi)名稱(chēng)“自行開(kāi)發(fā)，單擊“確定即可。 圖5-28 定義工程分類(lèi) 在定義工程目錄中，“維護(hù)功能用于錄入各個(gè)工程的名稱(chēng)及定義的其他數(shù)據(jù)，因此平時(shí)工程目錄變動(dòng)應(yīng)及時(shí)在本功能中進(jìn)行調(diào)整。在每年年初應(yīng)將已結(jié)算或不用的工程刪除。標(biāo)識(shí)結(jié)算后的工程將不能再使用。具體操作步驟如下: 如圖5-29所示，選中“工程目錄單項(xiàng)選擇按鈕，進(jìn)入“工程目錄對(duì)話框，單擊“維護(hù)。 圖5-29 定義工程目錄 如圖5-30所示，在“工程目錄維護(hù)對(duì)話框中，單擊“增加，增加一條新的目錄。 輸入工程編號(hào)“101”，工程名稱(chēng)“A1軟件產(chǎn)品，“是否結(jié)算欄為空，所屬分類(lèi)碼選擇“1自行開(kāi)發(fā)，然后再單擊“確定，然后單擊“退出后返回。圖5-30

29、“工程目錄維護(hù)對(duì)話框 錄入期初余額 如果是第一次使用賬務(wù)處理系統(tǒng)，必須使用“錄入期初余額功能，將經(jīng)過(guò)整理的手工賬科目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，在使用“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額功能后，上年各賬戶余額將自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年。 如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量和外幣余額。非末級(jí)會(huì)計(jì)科目的余額不用錄入，系統(tǒng)將根據(jù)其下級(jí)明細(xì)科目自動(dòng)匯總計(jì)算填入。其數(shù)據(jù)欄為黃色。出現(xiàn)紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。修改余額時(shí)，直接輸入正確數(shù)據(jù)，然后單擊“刷新即可。通常，初始余額確定后不能再修改，即憑證記賬后，期初余額變?yōu)闉g覽只讀狀態(tài)，不能再進(jìn)行修改。具體操作步驟如下: 在“

30、總賬系統(tǒng)菜單中，選擇“設(shè)置，單擊“期初余額，進(jìn)入“期初余額錄入窗口，如圖5-31所示，將光標(biāo)定在“現(xiàn)金1001科目的期初余額欄，輸入期初余額“”。圖5-31 “期初余額錄入窗口只要求錄入最末級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。借貸方累計(jì)發(fā)生額直接錄入，期初余額在輔助項(xiàng)中錄入。具體操作步驟如下:在圖5-31“期初余額錄入窗口中，雙擊“1191其他應(yīng)收款科目的期初余額欄。如圖5-32，5-33所示，在“個(gè)人往來(lái)期初窗口，單擊“增加按鈕，輸入日期“2005-5-31，憑證號(hào)“付-78，部門(mén)“市場(chǎng)部，個(gè)人“李寧，摘要“出差借款及金額“600，單擊“退出即可。圖5-32

31、“個(gè)人往來(lái)期初窗口 圖5-33“個(gè)人往來(lái)期初 如果某科目涉及客戶供給商輔助核算，那么必須按輔助項(xiàng)錄入期初余額。錄入余額時(shí)應(yīng)分別按不同情況處理。如在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行客戶、供給商往來(lái)核算，那么其操作規(guī)程與錄入個(gè)人往來(lái)余額相似。如使用應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，那么應(yīng)該到應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中錄入客戶、供給商賬類(lèi)的科目的明細(xì)期初余額。在總賬系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額。使用應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，假設(shè)往來(lái)科目還有其他輔助核算，如部門(mén)核算或工程核算，那么只能錄入這些科目下各部門(mén)總余額或各工程的總余額。在總賬系統(tǒng)中錄入期初余額的具體操作步驟如下:在“期初余額表中雙擊“113101應(yīng)收客戶的期初余額，進(jìn)入“客戶往來(lái)期初余額錄入窗口。如

32、圖5-34所示，單擊“增加按鈕，修改日期為“2005-5-31，在“類(lèi)別中選擇“轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)賬憑證，輸入憑證號(hào)為“118，單擊“確定。 圖5-34 輸入日期和憑證號(hào) 如圖5-35所示，在客戶對(duì)話框中單擊“ 按鈕選擇客戶“萬(wàn)科。圖5-35 選擇客戶如圖5-36所示，輸入摘要“銷(xiāo)售商品后，單擊“選入按鈕。圖5-36 輸入摘要如圖5-37所示，輸入金額“，業(yè)務(wù)員選擇“張洪巖，輸入票號(hào)“P102，單擊“退出。如果在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中錄入期初余額，那么在總賬系統(tǒng)中，先錄入單位往來(lái)科目的總余額，然后在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)中輸入期初余額，最后進(jìn)行總賬與應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)余額對(duì)賬。 圖5-37 輸入金額及業(yè)務(wù)員4.錄入供給商往來(lái)科目余

33、額 具體操作步驟如下:在“期初余額錄入窗口中，在期初余額表“212101應(yīng)付供給商期初余額處雙擊，進(jìn)入“供給商往來(lái)期初對(duì)話框。如圖5-38所示，單擊“增加，日期為“2005-05-31，憑證號(hào)為“轉(zhuǎn)-45，供給商為“海達(dá)，摘要為“購(gòu)置商品，金額為“，業(yè)務(wù)員為“李寧，票號(hào)為“g001，單擊“退出。 圖5-38 “供給商往來(lái)期初對(duì)話框 如果某項(xiàng)科目涉及工程輔助核算，那么必須按輔助項(xiàng)錄入期初余額。具體操作步驟如下:在“期初余額錄入窗口中，雙擊“直接材料41010101的期初余額，進(jìn)入“工程核算期初窗口。如圖5-39所示，單擊“增加，在“工程參照對(duì)話框中，點(diǎn)擊“參照按鈕，選擇“A1軟件產(chǎn)品，單擊“確定

34、，確定余額方向“借方，輸入期初余額為“155，單擊“退出。 圖5-39 “工程核算期初窗口 一般情況下，軟件默認(rèn)資產(chǎn)類(lèi)科目的余額方向?yàn)榻璺?，?fù)債及所有者權(quán)益科目的余額方向?yàn)橘J方。但是有一局部調(diào)整科目，如“壞賬準(zhǔn)備、“累計(jì)折舊等科目的余額方向與同類(lèi)科目默認(rèn)的余額方向相反。在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)如果沒(méi)有對(duì)這些科目的余額方向進(jìn)行調(diào)整的話，那么就需要在此處把方向調(diào)整正確?？傎~科目與其下級(jí)明細(xì)科目的方向必須一致。余額的方向應(yīng)以科目屬性或類(lèi)型為準(zhǔn)，不以當(dāng)前余額方向?yàn)闇?zhǔn)。具體操作步驟如下:如圖5-40所示，將光標(biāo)定在“累計(jì)折舊科目行上。 圖5-40 調(diào)整余額方向單擊“方向，屏幕彈出對(duì)話框，確定需調(diào)整的方向，如:借

35、貸，單擊“是。 期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證。已經(jīng)記過(guò)賬，那么不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額的功能。所以應(yīng)進(jìn)行試算平衡，具體操作步驟如下: 如圖5-41所示，錄入完所有余額后，在“期初余額錄入對(duì)話框中單擊“試算按鈕，可查看期初余額試算平衡表，檢查余額是否平衡，如平衡，單擊“確認(rèn)返回。 圖5-41試算平衡表 在錄入期初數(shù)據(jù)時(shí)，不經(jīng)意當(dāng)中會(huì)發(fā)生總賬與輔助總賬、總賬與明細(xì)賬數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，為了及時(shí)做到賬賬核對(duì)，盡快修正錯(cuò)誤的賬務(wù)數(shù)據(jù)，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)行期初對(duì)賬。對(duì)賬方法為總賬上下級(jí)、明細(xì)賬與總賬之間對(duì)賬，總賬與輔助賬之間對(duì)賬。具體操作步驟如下: 如圖5-42所示，單擊“對(duì)賬

36、按鈕，在彈出的對(duì)話框中單擊“開(kāi)始按鈕，對(duì)當(dāng)前期初余額進(jìn)行對(duì)賬。 如果對(duì)賬后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可單擊“顯示對(duì)賬錯(cuò)誤按鈕，系統(tǒng)將把對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題列出來(lái)。 圖5-42 對(duì)賬 5.3 日常業(yè)務(wù)處理 日常業(yè)務(wù)處理主要是通過(guò)輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢、打印輸出各種賬頁(yè)，對(duì)部門(mén)、工程、個(gè)人往來(lái)進(jìn)行管理。5.3.1 憑證處理1.填制憑證 1根本信息 憑證類(lèi)別為初始設(shè)置時(shí)已定義的憑證類(lèi)別代碼或名稱(chēng)。采用自動(dòng)編號(hào)時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按月按類(lèi)別連續(xù)進(jìn)行編號(hào)。采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于或等于啟用日期，不能超過(guò)業(yè)務(wù)日期。由于系統(tǒng)默認(rèn)憑證保存時(shí)不按憑證號(hào)順序排列而按日期順序排列，如不按序時(shí)制單將出現(xiàn)“憑證假喪失

37、現(xiàn)象。如有特殊需要可將其改為按序時(shí)制單，那么在制單時(shí)憑證號(hào)必須按日期順序排列。憑證一旦保存，其憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)不能修改。具體操作步驟如下: 在“總賬系統(tǒng)窗口下，在菜單中選擇“憑證，單擊“填制憑證進(jìn)入“填制憑證對(duì)話框。 如圖5-43所示，單擊“增加按鈕，在憑證類(lèi)別框中，點(diǎn)擊“ 按鈕，選擇“付款憑證，輸入制單日期“2005-06-28，輸入附單據(jù)數(shù)。 圖5-43 “填制憑證對(duì)話框如圖5-44所示，輸入摘要“提取現(xiàn)金，在科目名稱(chēng)處可翻開(kāi)參照鈕，選擇“1001現(xiàn)金，單擊“確定，輸入借方金額“8000，按回車(chē)鍵。 圖5-44 輸入憑證正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的

38、會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。當(dāng)前新增分錄完成后，按回車(chē)鍵，系統(tǒng)將摘要自動(dòng)復(fù)制到下一分錄行。會(huì)計(jì)科目通過(guò)科目編碼或科目助記碼輸入，科目編碼必須是末級(jí)的科目編碼。金額不能為“零;紅字以“-號(hào)表示。 2輸入輔助核算信息待核銀行賬工程 選擇了支票控制，即該結(jié)算方式設(shè)為支票管理，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方 式的票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有記錄。對(duì)于實(shí)行支票管理的用戶，在支票領(lǐng)用時(shí)，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動(dòng)勾銷(xiāo)未報(bào)的支票。假設(shè)支票登記簿中未登記該支票，那么應(yīng)在支票錄入對(duì)話框中登記支票借用信息，同時(shí)填上報(bào)銷(xiāo)日期。當(dāng)輸入的科目需要進(jìn)行部門(mén)核算時(shí)，要求選擇對(duì)應(yīng)的部門(mén)名稱(chēng)。具體操作步驟如下:

39、 “100201科目為銀行科目，彈出“輔助項(xiàng)對(duì)話框，參照選擇結(jié)算方式“現(xiàn)金支票，輸入票號(hào)“xj001，選擇發(fā)生日期“，如圖5-45所示,單擊“確認(rèn)返回。圖5-45 輸入銀行輔助信息輸入貸方金額“8000后，單擊“保存，在提示對(duì)話框中，單擊“是?；氐綉{證輸入窗口，單擊“保存，系統(tǒng)顯示“憑證已成功保存，單擊“確定。3輸入輔助核算信息部門(mén)輔助賬科目 輸入部門(mén)名稱(chēng)有三種方法:一是直接輸入部門(mén)名稱(chēng);二是輸入部門(mén)代碼;三是參照輸入。不管采用哪種方法，都要求在部門(mén)目錄中預(yù)先定義好要輸入的部門(mén)，否那么系統(tǒng)會(huì)發(fā)出警告，要求先到部門(mén)目錄中對(duì)該部門(mén)進(jìn)行定義后，再進(jìn)行制單。具體操作步驟如下: 如圖5-46，完成憑證頭

40、局部操作，輸入“550305科目時(shí)，該科目為部門(mén)輔助賬科目，在彈出的“輔助賬對(duì)話框中輸入輔助信息，參照選擇部門(mén)“經(jīng)理辦，單擊“確認(rèn)返回，繼續(xù)完成其他輸入操作。 圖5-46 部門(mén)輔助賬科目 4輸入輔助核算信息個(gè)人往來(lái)科目 當(dāng)輸入的科目需要登記個(gè)人往來(lái)賬時(shí)，要求輸入對(duì)應(yīng)的部門(mén)和往來(lái)個(gè)人。當(dāng)輸入一個(gè)不存在的個(gè)人姓名時(shí)，應(yīng)先編輯該人姓名及其他資料。在錄入個(gè)人信息時(shí)，假設(shè)不輸“部門(mén)名稱(chēng)只輸“個(gè)人名稱(chēng)時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)所輸個(gè)人名稱(chēng)自動(dòng)輸入其所屬部門(mén)。具體操作步驟如下:完成借方信息輸入操作后，當(dāng)輸入貸方信息時(shí)，119101科目為個(gè)人往來(lái)科目，需要在“輔助項(xiàng)對(duì)話框中輸入輔助信息。選擇部門(mén)“市場(chǎng)部，個(gè)人“李寧，選擇

41、發(fā)生日期“，如圖5-47所示,單擊“確認(rèn)。輸入貸方金額“600，單擊“保存。 圖5-47 個(gè)人往來(lái)科目 5輸入輔助核算信息單位往來(lái)科目 當(dāng)輸入的科目需要登記往來(lái)賬時(shí)，要求輸入對(duì)應(yīng)的單位代碼和業(yè)務(wù)員姓名。單位往來(lái)包括供給商往來(lái)和客戶往來(lái)。如果往來(lái)單位不屬于已定義的往來(lái)單位，那么要正確輸入新往來(lái)單位的輔助信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)追加到往來(lái)單位的目錄中。具體操作步驟如下: 如圖5-48所示，當(dāng)輸入分錄貸方科目時(shí)，113101科目為單位往來(lái)科目，需要在“輔助項(xiàng)對(duì)話框中輸入輔助項(xiàng)信息。 選擇單位“萬(wàn)科，業(yè)務(wù)員“李寧，發(fā)生日期“，單擊“確認(rèn)。輸入貸方金額為“，單擊“保存即可。 圖5-48 單位往來(lái)科目 6輸入輔助

42、核算信息數(shù)量金額核算科目 系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量單位自動(dòng)計(jì)算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可將光標(biāo)移動(dòng)到貸方后，按空格鍵即可調(diào)整金額方向。假設(shè)空過(guò)輔助信息，軟件仍可繼續(xù)操作，不顯示出錯(cuò)警告，但可能導(dǎo)致數(shù)量輔助賬的對(duì)賬不平。具體操作步驟如下: 當(dāng)輸入分錄的貸方科目時(shí)，“510101科目為數(shù)量金額核算科目，需要在“輔助項(xiàng)對(duì)話框中輸入輔助信息，如圖5-49所示。 輸入數(shù)量“600，單價(jià)“32，單擊“確認(rèn)。 圖5-49數(shù)量金額核算科目 7輸入輔助核算信息外幣核算科目 如果還有其他輔助核算，那么先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣核算信息。匯率欄中內(nèi)容是固定的，不能輸入或修改。如使用變動(dòng)匯率，匯率欄中顯示

43、最近一次匯率，可以直接在匯率欄中修改。具體操作步驟如下: 如圖5-50所示，當(dāng)輸入分錄的借方科目時(shí)，“100202科目為外幣核算科目，需要在憑證增加的“外幣欄中輸入相應(yīng)的信息。 圖5-50 外幣核算科目 輸入外幣“10000，輸入完畢后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算填列金額“81800，繼續(xù)完成其他操作步驟。 8輸入輔助核算信息工程核算科目 當(dāng)輸入的科目是工程核算科目時(shí)，屏幕彈出輔助信息輸入窗口，要求輸入工程核算信息。具體操作步驟如下: 如圖5-51所示，當(dāng)輸入分錄的借方科目時(shí)，“41010102科目為工程核算科目，系統(tǒng)要求輸入相應(yīng)的輔助信息，在“工程名稱(chēng)框中，選擇“A1軟件產(chǎn)品，單擊“確認(rèn)按鈕。然后繼續(xù)完

44、成其他操作步驟。 圖5-51 工程核算科目 憑證輸入時(shí)盡管系統(tǒng)提供了多種控制措施，但錯(cuò)誤是在所難免的，記賬憑證的錯(cuò)誤必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為更正錯(cuò)誤，可以通過(guò)系統(tǒng)提供的修改功能對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改:未經(jīng)審核的錯(cuò)誤憑證可以通過(guò)“制單功能直接修改;已經(jīng)審核的憑證應(yīng)先取消審核后，再通過(guò)“制單進(jìn)行修改。如果采用制單序時(shí)控制，那么在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證的制單日期之前。如果選擇不允許修改或作廢他人填制的憑證權(quán)限控制，那么不能修改或作廢他人填制的憑證。外部系統(tǒng)傳過(guò)來(lái)的憑證不能在總賬系統(tǒng)進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。如果涉及銀行存款科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做報(bào)銷(xiāo)處理，修改

45、操作將不影響“支票登記簿中的內(nèi)容。具體操作步驟如下: 在“填制憑證窗口中，通過(guò)“查詢功能找到要修改的憑證，將光標(biāo)定在要修改的地方即可直接修改。雙擊要修改的輔助項(xiàng)，如工程，可直接修改“輔助項(xiàng)對(duì)話框中的相關(guān)內(nèi)容。在當(dāng)前金額的相反方向，按空格鍵可直接修改金額方向。單擊“增行，可在當(dāng)前分錄前增加一條新的分錄。 假設(shè)當(dāng)前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，那么在金額處按“=鍵即可。單擊“保存，保存當(dāng)前修改。 制作紅字沖銷(xiāo)憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷(xiāo)后，需要再編制正確的藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。通過(guò)紅字沖銷(xiāo)法增加的憑證，應(yīng)視同正常的憑證進(jìn)行保存和管理。具體操作步驟如下:如圖5-52所示，在“制單菜單中單擊“沖銷(xiāo)憑證。 圖

46、5-52 沖銷(xiāo)憑證 如圖5-53所示，在對(duì)話框中選擇制單月份“，選擇憑證類(lèi)別并輸入憑證號(hào)，單擊“確定，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張紅字沖銷(xiāo)憑證。 圖5-53 沖銷(xiāo)憑證 作廢憑證仍保存憑證內(nèi)容及編號(hào)，只顯示“作廢字樣。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時(shí)，已作廢的憑證應(yīng)參與記賬，否那么月末無(wú)法結(jié)賬，但不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。賬簿查詢時(shí)，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。假設(shè)當(dāng)前憑證已作廢，可單擊“編輯菜單下的“作廢/恢復(fù)，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。具體操作步驟如下: 在“填制憑證中，找到要作廢的憑證，在“制單菜單中單擊“作廢。 圖5-54 憑證整理 如果作廢憑證不想保存時(shí)，可通過(guò)“整理

47、憑證功能，將其徹底刪除，并對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。憑證整理只能對(duì)未記賬憑證進(jìn)行整理。已記賬憑證作憑證整理時(shí)，應(yīng)先恢復(fù)本月月初的記賬狀態(tài)，再作憑證整理。具體操作步驟如下:如圖5-54所示，在“制單菜單中選擇“整理憑證。如圖5-55所示，選擇要整理的月份，如“，單擊“確定。 圖5-55 選擇憑證期間如圖5-56所示，單擊“全選后，單擊“確定。圖5-56作廢憑證表如圖5-57所示，單擊“是即刪除作廢憑證并對(duì)憑證號(hào)進(jìn)行了整理。 圖5-57憑證整理 具體操作步驟如下: 在“填制憑證界面中，單擊“查詢，顯示如圖5-58。 選擇憑證類(lèi)別:“付款憑證;輸入憑證號(hào)，其他欄目可為空。單擊“確定，即可找到符合查詢條件

48、的憑證。 圖5-58 查詢憑證 在各個(gè)會(huì)計(jì)分錄間移動(dòng)光標(biāo)，備注欄將動(dòng)態(tài)顯示出該分錄的輔助信息。 單擊憑證右下方相應(yīng)圖標(biāo)，顯示當(dāng)前分錄是第幾條分錄。 單擊“余額，顯示當(dāng)前光標(biāo)所在科目包含所有已保存的記賬憑證的最新余額。 當(dāng)光標(biāo)定在憑證的某條分錄上時(shí)，在“查看菜單中單擊“聯(lián)查明細(xì)賬，顯示該筆業(yè)務(wù)發(fā)生科目的明細(xì)賬?？颇孔远x項(xiàng)內(nèi)容:單擊憑證右下方的圖標(biāo)，顯示當(dāng)前科目的自定義項(xiàng)內(nèi)容。外部系統(tǒng)制單信息:假設(shè)當(dāng)前憑證為外部系統(tǒng)生成的憑證，可將鼠標(biāo)移到記賬憑證的標(biāo)題處，單擊鼠標(biāo)左鍵，顯示當(dāng)前憑證來(lái)自哪個(gè)子系統(tǒng)，憑證反映的業(yè)務(wù)類(lèi)型與業(yè)務(wù)號(hào)。當(dāng)光標(biāo)在某一分錄上時(shí)，單擊憑證右下方相應(yīng)的圖標(biāo)，那么顯示生成該分錄的原

49、始單據(jù)類(lèi)型，單據(jù)日期及單據(jù)號(hào)。假設(shè)當(dāng)前憑證是由外部系統(tǒng)制單生成的，那么單擊“查看菜單中的“聯(lián)查原始單據(jù)，將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。假設(shè)當(dāng)前憑證有多張分單，單擊“查看菜單中的“查找分單，輸入分單頁(yè)號(hào)，可查看到該張分單。 記賬憑證全部輸入完畢并進(jìn)行審核簽字后，可以進(jìn)行匯總并同時(shí)生成一張“記賬憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬的憑證，也可以是未記賬的憑證，因此，財(cái)務(wù)人員可以在憑證未記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)狀況和其他財(cái)務(wù)信息。在憑證匯總表中，系統(tǒng)提供快速定位功能和查詢光標(biāo)所在行專(zhuān)項(xiàng)明細(xì)賬功能，如果要查詢其他條件的科目匯總表，可再調(diào)用查詢功能。具體操作步驟如下:在“總賬系統(tǒng)窗口中選擇“憑證

50、，單擊“科目匯總，出現(xiàn)憑證匯總條件窗口，輸入月份“，輸入憑證類(lèi)別“全部，選擇范圍“未記賬憑證，其他條件為空，單擊“匯總，可得如圖5-59所示界面。 圖5-59 匯總憑證如圖5-60所示，顯示2005年06月份所有未記賬憑證的匯總表。 圖5-60憑證匯總表 在填制、審核、出納簽字各處均可通過(guò)“打印按鈕執(zhí)行，但正式存檔憑證的打印必須通過(guò)“憑證菜單中的“打印憑證功能完成。具體操作步驟如下:在“總賬系統(tǒng)菜單中選擇“憑證，單擊“打印憑證，如圖5-61所示，在憑證類(lèi)別中選擇“付款憑證，憑證格式為“金額式，制單人“張悅，單擊“打印設(shè)置，根據(jù)需要重新調(diào)整行高和列寬，單擊“打印即可。 圖5-61 憑證打印 5.

51、3.2 簽字審核1. 出納簽字會(huì)計(jì)憑證填制完成之后，如果該憑證是出納憑證，且在系統(tǒng)“選項(xiàng)中選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字，那么應(yīng)由出納核對(duì)簽字。出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出納憑證的管理。出納人員可以通過(guò)“出納簽字功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金或銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對(duì)。 出納簽字是為了加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金收入和支出的管理。具體操作步驟如下: 如圖5-62所示，以出納身份進(jìn)入總賬系統(tǒng)，在“憑證菜單中，單擊“出納簽字，輸入月份“，單擊“全部復(fù)選按鈕，單擊“確認(rèn)。 如圖5-63所示，在“出納簽字對(duì)話框中，雙擊某一待簽字憑證或者選中后單擊“確定。 圖5-63 出納簽字憑證 如圖5-64所示，在出現(xiàn)的一張憑證中單擊“簽字按鈕，憑證底部“出納處自動(dòng)簽上出納人姓名，單擊“退出。 圖5-64 出納簽字憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。在確定憑證無(wú)誤時(shí)可以使用“簽字菜單中的“成批出納簽字功能，