文件管控培訓(xùn)教材

1、XXXXX有限公司有限公司 2014年年8月月15日日 培訓(xùn)大綱：培訓(xùn)大綱：1、文件的定義2、文件的作用3、文件的類型4、文件的編碼5、文件的控制6、文件使用中通常存在的幾個現(xiàn)象一、文件的定義一、文件的定義: :文件文件(document)(document)： 承載信息的媒介。承載信息的媒介。 例如：程序文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、例如：程序文件、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、 報告、記錄等；報告、記錄等；媒介可以是紙張、光盤或其他電子媒體、照片或標(biāo)準(zhǔn)媒介可以是紙張、光盤或其他電子媒體、照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。樣品，或它們的組合。信息（信息（3.7.13.7.1）是）是“有意義的數(shù)據(jù)有意義的數(shù)據(jù)”，定

2、義中的數(shù)據(jù)是，定義中的數(shù)據(jù)是一個廣義的概念，是指有意義、有價值的音訊或消息一個廣義的概念，是指有意義、有價值的音訊或消息，有意義的數(shù)據(jù)以上述媒介方式存在時，就是文件。，有意義的數(shù)據(jù)以上述媒介方式存在時，就是文件。二、文件作用二、文件作用1.有利于溝通意圖，統(tǒng)一行動有利于溝通意圖，統(tǒng)一行動,是體系建立和運是體系建立和運 行必需的行必需的: a)a)滿足顧客要求和質(zhì)量改進；滿足顧客要求和質(zhì)量改進； b) b)提出適宜的培訓(xùn)；提出適宜的培訓(xùn)； c) c)重復(fù)性和可追溯性；重復(fù)性和可追溯性； d) d)提供客觀的證據(jù)；提供客觀的證據(jù)； e) e)評價質(zhì)量管理體系的持續(xù)適宜性和有效性。評價質(zhì)量管理體系的

3、持續(xù)適宜性和有效性。2 2.實現(xiàn)增值實現(xiàn)增值: : a)a)文件的形成本身并不是目的，它應(yīng)文件的形成本身并不是目的，它應(yīng) 當(dāng)是一項當(dāng)是一項 增值的活動增值的活動 ； b) b)文件能使一個過程增值，文件才有價值。文件能使一個過程增值，文件才有價值。一個組織為識別、管理好文件，通常對文件一個組織為識別、管理好文件，通常對文件進行分層管理進行分層管理, ,通常對體系文件分層通常對體系文件分層: :二階文件三階文件四階文件質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃程序文件程序文件作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范、操作規(guī)程范、操作規(guī)程表單、記錄等表單、記錄等三、文件的類型三、文件的類型: :一階文件討

4、論：外來文件應(yīng)劃分為幾階文件？討論：外來文件應(yīng)劃分為幾階文件？（1） 向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系符合性信息的文件，這類文件稱為系符合性信息的文件，這類文件稱為質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊。（2） 表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件，這類文件稱為項目或合同的文件，這類文件稱為質(zhì)量計劃質(zhì)量計劃。（3） 是指闡明要求的文件，這類文件稱為是指闡明要求的文件，這類文件稱為規(guī)規(guī)范范。 （4） 闡明推薦的方法或建議的文件，這類文闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為件稱為指南指南。（5） 提供使過程能夠始終如一完成的信息

5、文提供使過程能夠始終如一完成的信息文件，這類文件包括形成文件的件，這類文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)程序、作業(yè)指導(dǎo)書、圖樣書、圖樣。（6） 為完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證為完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件，這類文件稱為據(jù)的文件，這類文件稱為記錄記錄質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃質(zhì)量計劃、規(guī)范規(guī)范、指南指南形成文件的程序形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書作業(yè)指導(dǎo)書、圖樣圖樣、表格表格、記錄記錄、三、文件的類型三、文件的類型: : 一個組織的文件的數(shù)量、詳略及采用的媒一個組織的文件的數(shù)量、詳略及采用的媒 介，取決于介，取決于： 組織類型、規(guī)模； 過程的復(fù)雜性和相互作用； 產(chǎn)品的復(fù)雜性； 顧客要求

6、； 人員的能力； 適用法規(guī)的要求； 以及滿足質(zhì)量管理體系要求所需證實的程度三、文件的類型三、文件的類型: :四、文件編碼：四、文件編碼：4.1文件類型代碼：文件類別文件類別文件分類文件分類代碼代碼一階文件一階文件品質(zhì)手冊品質(zhì)手冊QMQM二階文件二階文件程序文件程序文件QPQP三階文件三階文件見定義見定義W W四階表單四階表單4.2制定部門代碼：部門部門代碼代碼部門部門代碼代碼部門部門代碼代碼總經(jīng)辦總經(jīng)辦QMDQMD品管部品管部QDQD倉儲課倉儲課CKCK五金課五金課PDPD采購部采購部MDMD組裝課組裝課ZJZJ市場部市場部SDSD財務(wù)部財務(wù)部FDFD計劃部計劃部JHJH行政部行政部HRDHR

7、D（人事：（人事：HRHRD D；總務(wù)：；總務(wù)：HRD1HRD1）工程部工程部RDRD財務(wù)部財務(wù)部CWCW廠長辦廠長辦CZBCZB總經(jīng)理總經(jīng)理GMGM副總經(jīng)理副總經(jīng)理VGMVGM四、文件編碼：四、文件編碼：4.3文件編碼原則:（一、二、三階文件編碼）一、二、三階文件編碼） CT QM/QP/W 000流水號流水號制定部門代碼制定部門代碼一、二、三階文件代碼一、二、三階文件代碼公司代碼公司代碼四、文件編碼：四、文件編碼：4.3文件編碼原則: （四階文件編碼）四階文件編碼） QR 001 4.4文件編碼原則: （外來文件編碼）外來文件編碼） 2014 比如說:2007010312代表:2007年1

8、月3日外來文件的第12份文件。版本號（版本號（A1、A2B3）流水號流水號制定部門代碼制定部門代碼四階文件代碼四階文件代碼當(dāng)月接收份數(shù)當(dāng)月接收份數(shù)日日月月年年五、文件控制五、文件控制a)為使用文件是充分與適宜的為使用文件是充分與適宜的,文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn);b)必要時對文件進行評審與更新必要時對文件進行評審與更新,并再次批準(zhǔn)并再次批準(zhǔn);c)文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別;d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本 ;e)確保文件保持清晰、易于識別確保文件保持清晰、易于識別 ;f)外來文件得到識別外來文件得到識別

9、,并控制其分發(fā)并控制其分發(fā);g)保留的作廢文件保留的作廢文件,進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識 文件控制是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、文件控制是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全過程活動的管理，目的是確保文件的使用現(xiàn)場獲過程活動的管理，目的是確保文件的使用現(xiàn)場獲得有關(guān)文件的適用版本，防止作廢文件被使用。得有關(guān)文件的適用版本，防止作廢文件被使用。ISO9001ISO9001：20082008標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)4.2.34.2.3中有明確要求中有明確要求: :五、文件控制五、文件控制5.1、文件流通過程文件流通過程文件制訂

10、審核、批準(zhǔn)文件發(fā)行文件修訂再審核、批準(zhǔn)回收、分發(fā)作廢銷毀 注意文件編碼、版本編文件清單 受控簽收修改版本號 編文件清單回收舊文件受控簽收新文件銷毀舊文件 a)文件的編制應(yīng)按照本公司的實際作業(yè)要求和改進措施的落實情況進行編寫，并使之在文件中得到充分體現(xiàn)，使文件具有可操作性。b)文件編寫應(yīng)注意到上下過程之間的銜接，同時須避免重復(fù)或不一致的描述。五、文件控制五、文件控制5.2、文件制訂文件制訂l l 批準(zhǔn)時機批準(zhǔn)時機: : 文件發(fā)布前文件發(fā)布前 目的目的: 確保文件的適宜性、充分性確保文件的適宜性、充分性 （文件的適宜性（文件的適宜性:是指文件內(nèi)容適合于組織及產(chǎn)品情況等是指文件內(nèi)容適合于組織及產(chǎn)品情

11、況等; 文件的充分性文件的充分性:是指文件所闡述的要求完整、無漏項等）是指文件所闡述的要求完整、無漏項等） 。l l 批準(zhǔn)人批準(zhǔn)人: : 不同類型的文件，編制人可能不可，批準(zhǔn)人也不同類型的文件，編制人可能不可，批準(zhǔn)人也 可能不同?？赡懿煌?。 批準(zhǔn)人批準(zhǔn)人: :可以一人可以一人, ,也可以多人也可以多人. . 批準(zhǔn)人應(yīng)了解文件要求批準(zhǔn)人應(yīng)了解文件要求；五、文件控制五、文件控制5.3、文件審批文件審批 1.一階文件、二階文件、三階檔、外來文件由電子文件或文本形式發(fā)行；作業(yè)類文件依文本形式發(fā)放。 2. 加蓋紅色“受控文件”章的文件分發(fā)至各部門；原稿文件作為存檔，不蓋 “受控”章。（電子文件發(fā)行不設(shè)此

12、項） 3.填寫“受控文件發(fā)放/回收一覽表”并由接收單位簽收；五、文件控制五、文件控制5.4、受控分發(fā)受控分發(fā)l l 文件評審文件評審:必要時必要時,非必須非必須.組織的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法組織的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、顧客要求等的變化規(guī)、顧客要求等的變化 ，對原發(fā)布的文對原發(fā)布的文件進行評審，看有哪些要求不適合目前件進行評審，看有哪些要求不適合目前組織的現(xiàn)狀組織的現(xiàn)狀 。 評審形式評審形式: 定期定期/不定期評審不定期評審; 會簽會簽五、文件控制五、文件控制5.5、文件評審文件評審l l 修訂時，須修訂時，須再次得到批準(zhǔn)。再次得到批準(zhǔn)。l l 修訂狀態(tài)得到識別。修訂狀態(tài)得到識別

13、。如：修訂清單、如：修訂清單、 修訂一覽表、修訂一覽表、 根據(jù)具體需要進行根據(jù)具體需要進行五、文件控制五、文件控制5.6、文件修訂、文件修訂l l 文件的字跡清晰可辨，尤其是重要崗位文件的字跡清晰可辨，尤其是重要崗位的得到的文件。的得到的文件。l l 文件編號：便于不同內(nèi)容的文件應(yīng)易于文件編號：便于不同內(nèi)容的文件應(yīng)易于識別；識別；l l 目錄、清單：便于對文件的查找。目錄、清單：便于對文件的查找。 五、文件控制五、文件控制5.7、文件清晰、易識別、文件清晰、易識別l l 防止作廢文件的非預(yù)期使用防止作廢文件的非預(yù)期使用 ，及時從所，及時從所有發(fā)放和使用場所回將收作廢文件。有發(fā)放和使用場所回將收

14、作廢文件。l l 作廢文件的處理；作廢文件的處理；l l 因某種需要而保留作廢文件，應(yīng)對這些因某種需要而保留作廢文件，應(yīng)對這些文件進行適當(dāng)標(biāo)識，如加蓋文件進行適當(dāng)標(biāo)識，如加蓋“作廢作廢”標(biāo)標(biāo)識；識；五、文件控制五、文件控制5.8、作廢文件、作廢文件l l包括與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、顧客提供包括與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、顧客提供的圖樣、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等的圖樣、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等 。l l 得到識別；得到識別；l l 控制分發(fā)，以確保使用的外來文件是適控制分發(fā)，以確保使用的外來文件是適用版本。用版本。（尤其是顧客的圖樣等）（尤其是顧客的圖樣等）五、文件控制五、文件控制5.9、外來文件、外來文件 1.編碼 2.版本 3.書寫 4.保存期限 表單管制一覽表 5.標(biāo)識 6.作廢五、文件控制五、文件控制5.10、表單、記錄控制表單、記錄控制1 1 聯(lián)絡(luò)單；聯(lián)絡(luò)單；1 1 變更通知單變更通知單；