秘書學自學課件

1、秘書理論與實務2011.9.1.第一章 緒 論第一節(jié) 秘書的涵義和職業(yè)特征一、秘書的涵義1、國外的界定2、中國的界定 （陸瑜芳教材P1-3，四種觀點介紹） 宮中秘藏之書 行政職位 輔臣 社會職業(yè)3、定義秘書是一種職務名稱，指處于樞紐地位，主要以辦文、辦公、辦事來輔助決策并服務于領導的人員，是領導的參謀和助手。二、秘書的類別和層次1、分類第一、以服務對象來劃分公務秘書與私人秘書第二、以工作職責來劃分機要秘書、行政秘書、文字秘書、信訪秘書、事務秘書、外事秘書、教學秘書、科研秘書等第三、以能力類型來劃分參謀型秘書、秀才型秘書、公關型秘書、事務型秘書第四、以服務的單位性質或行業(yè)特征來劃分企業(yè)秘書、涉外

2、秘書、私人秘書、機關秘書、商業(yè)秘書等。（另見陸瑜芳教材P3“美國的秘書分類”） 2、層次 中國一是從組織級別的角度進行劃分，分為中央國家機關秘書、地方領導機關秘書、基層單位秘書；二是從職務高低的角度進行劃分，分為高級秘書、中級秘書、初級秘書；三是從輔助功能的角度進行劃分，分為輔助決策層秘書、行政執(zhí)行層秘書、技術操作層秘書。（陸瑜芳教材P4-2中有部分敘述） 英國（陸瑜芳教材P5） 美國行政管理協(xié)會（The Administrative Management Society）A級秘書、B級秘書、行政秘書或行政助理和法律秘書四個等級 日本高級秘書、中級秘書、低級秘書三個等級三、秘書的職業(yè)特征（陸瑜

3、芳教材P5-7）1、服務的直接性2、服務的穩(wěn)定性3、知識化4、年輕化5、女性化第二節(jié) 秘書工作的內(nèi)容、特點和作用（陸瑜芳教材P7-13）一、秘書工作的內(nèi)容（陸瑜芳教材P7-8） 美國（陸瑜芳教材P7） 中國 有人認為有“政務性工作”“業(yè)務性工作”“事務性工作”三大類，22項；教材P7-8認為有15項。不論怎樣，最典型的秘書工作還是那些自古以來就被人們公認的、將來也不會有任何異議的工作，包括公文起草、文書檔案管理、會務工作、信訪工作、接待工作等。二、秘書工作的要求1、中國（陸瑜芳教材P8-9）2、全美秘書協(xié)會章程中提出了對秘書的九條基本要求： 像心理學家那樣善于觀察和理解他人 像政治學家那樣有靈

4、敏的頭腦 像外交官那樣有瀟灑的風度 有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗 有良好的速記能力和文字功底 熟悉各種商業(yè)往來中的法律關系 能熟練使用各種辦公自動化機器 具備相當?shù)慕鹑诤投悇辗矫娴闹R 諳熟各種文件資料的整理歸檔三、秘書工作的性質與特點（陸瑜芳教材P9-10）1、輔助性2、綜合性3、機密性4、服務性四、秘書工作的作用1、教材的觀點：（陸瑜芳教材P10-12） 助手作用 信息樞紐作用 參謀作用 公共關系作用 協(xié)調(diào)作用2、補充觀點： 廣泛、周密、經(jīng)常地收集情況和資料(信息)，起領導的耳目作用； 協(xié)助領導制定工作規(guī)劃、計劃以及各種政策、法令，起領導的參謀作用； 協(xié)助領導宣傳貫徹領導機關的各項決策，督

5、促檢查決策的執(zhí)行情況，起領導的喉舌作用和信息反饋作用； 協(xié)助領導與各方面取得工作聯(lián)系，起橋梁作用； 協(xié)助領導處理各種事務性工作，起領導的助手作用。 第三節(jié) 秘書學的涵義、研究對象和研究方法一、秘書學的涵義和研究對象1、秘書學的涵義（陸瑜芳教材P13-14-1）2、秘書學研究的對象 秘書工作說 秘書現(xiàn)象說 對象多元說 秘書行為說 輔助管理說 教材的觀點（陸瑜芳教材P14）秘書工作是一種特殊的社會活動，它正是秘書學所要研究、而又使秘書學能夠同其他學科區(qū)別開來的獨特的對象。 3、秘書學的研究內(nèi)容 有人認為：第一、研究秘書工作的性質、作用、程序和方法； 第二、研究秘書工作的機構、體制、職責范圍和規(guī)章制

6、度等；第三、研究秘書在輔助決策過程中的特點與規(guī)律；第四、研究中外秘書史；第五、研究秘書隊伍建設的特點與規(guī)律；第六、研究秘書學與相鄰學科的關系。 教材的觀點（陸瑜芳教材P14-2）二、秘書學與其它相鄰學科的關系管理學、領導科學、行為科學、寫作學、文書學、秘書學還與檔案學、社會學、心理學、倫理學、政治學、決策學、語言學、公共關系學等有較為密切的關系。三、秘書學研究的興起和發(fā)展方向1、興起 20世紀40年代在美國誕生。我國誕生于20 世紀80年代初期，其標志是:第一、學科專業(yè)論著的出現(xiàn)；第二、秘書院校的誕生；第三、秘書學會與秘書學術活動的開始；第四、秘書雜志的出現(xiàn)；第五、研究秘書工作理論的理論工作者

7、、教學工作者的出現(xiàn)與結合。2、方向（陸瑜芳教材P16-17）四、秘書學研究的方法1、歷史唯物主義的方法論 4、理論聯(lián)系實際的方法2、系統(tǒng)分析的方法 5、教材中的方法（陸瑜芳教材P17-18）3、比較的方法五、中西秘書學特點比較1、土壤不同西方秘書學植根市場經(jīng)濟，中國秘書學植根計劃經(jīng)濟2、重點不同西方重點在企業(yè)秘書學，中國重點在政務秘書學3、寫法不同西方秘書學重在務實，中國秘書學重在務虛六、學習和研究秘書學的意義1、推動了我國上層建筑的建設,包括對領導正確決策的幫助；2、推動了新時期秘書工作的飛躍,主要指參謀作用的發(fā)揮與信息工作的強化；3、推動了秘書人才的培養(yǎng)。第二章 秘書工作的起源和發(fā)展斯大林

8、在 馬克思主義與語言學問題 中指出：“生產(chǎn)向前發(fā)展，出現(xiàn)了階級，出現(xiàn)了文字，出現(xiàn)了國家的萌芽，國家進行管理需要較有條理的文書，商業(yè)發(fā)展了，更需要有條理的往來書信?！彼勾罅值难芯空f明了兩個問題：一是秘書工作產(chǎn)生于國家形成之后；二是秘書工作產(chǎn)生于文字出現(xiàn)之后。第一節(jié) 我國秘書工作的起源和發(fā)展我國在國家產(chǎn)生以前，在殷商甲骨文出現(xiàn)之前，在原始社會的后期氏族部落聯(lián)盟時期，就已出現(xiàn)了管理之需的公務文件（從仰韶文化遺址、河姆渡遺址、良諸文化遺址、龍山、龍山文化遺址等處的出土陶文可以印證，原始陶文可視為中國文字之源頭 ）秘書文化已開始萌芽。一、古代社會上古時期的秘書工作起源于黃帝至舜的時期。最早的秘書人員稱為

9、“史”。說文曰：“史記事者也，從又持中。中，正也?！眰髡f黃帝之始，已有主管秘書工作的“史”輔助政務，史官倉頡，為黃帝記載國事。虞舜時的史官稱為“納言”。堯與舜已注重“信訪”。堯執(zhí)政時，曾在庭前置“進善旌”與“誹謗之木”；舜繼位后，在庭前設“敢諫之鼓”。“古代之治天下，朝有進善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者也?！保h書文帝記）補充整理（陸瑜芳教材P29）1、夏商周三朝我國秘書工作的萌芽時期 殷商時期的“?！薄安贰薄拔住保俳枭竦拿x，成了溝通人神之間的一種職位，故常以“祝史”“卜史”“巫史連稱，主要任務是對大事記載，對未來預卜，對經(jīng)驗總結。我國歷史上第一個中央檔案管理機構天府，建立于西周。

10、春秋戰(zhàn)國時期各國都設有史官。史官的記載有記事和記言之別。記事的稱之為“春秋”，記言的稱之為“語”，還有記宗譜的，稱作“世”或“世系”。“左史記言，右史記事，事為春秋，言為尚書?！保ê鬂h書藝文志）以簡牘文書為主要形式2、秦漢時期我國秘書工作的確立時期 秦立國之初，設立了丞相府、太尉府和御史大夫寺（府）這三大中樞機構。丞相府實際上是皇帝處理政務的辦公廳，丞相相當于辦公廳主任;御史大夫寺（府）主要是一個秘書機構， “受公卿章奏，掌天下文書”，漢書百官公卿表“御史大夫 受公卿奏事，舉劾按章”，通典職官“秦以御史監(jiān)理諸郡，謂之監(jiān)御史”。建立了一個溝通渠道皇宮秘書人員尚書、符璽令、博士等。 行文規(guī)定：凡請

11、示，須親自書面上報，不得口頭或委托他人書寫格式規(guī)定、避諱制度、校勘制度、用印制度、傳遞制度（驛傳制五里一郵，十里一亭，三十里一驛）等。文體上，秦代對不同文書的含義和用途進行了嚴格的規(guī)定：“制”（只為皇帝頒布重大制度時所用）、“詔”（皇帝頒布一般性命令的文告）、“奏”（臣下進言陳事彈幼官員的報告）等。漢武帝執(zhí)政時，設立尚書署，掌管中樞決策大權。成帝登位后（公元32年），將尚書署改為尚書臺，并擴編機構，成為名副其實的中樞決策機構及獨立的官衙，這標志著新的中央秘書機構的初步形成。公文文體比秦代大為增加，如“策書”（皇帝專用于冊封和罷免諸侯王）、“章”（官員受封贈后向皇帝謝恩的文書）等。利用檔案來修史

12、，最杰出的成果是司馬遷的史記。秦漢時期的秘書文化有以下幾個特點：第一、秘書官員的選拔由秦時的世襲至漢代變革為察舉、征辟； 第二、地方官府衙門中已配備專職秘書官員，在郡太守、縣令屬下設主簿、令史等?！肮耪吖俑杂兄鞅∫还?，上至三公及御史府，下至九寺五監(jiān)，以至郡縣多置之，所職者簿書，蓋曹掾（yuan_屬員）之流耳”（文獻通考）；第三、私人秘書隊伍日益龐大。第四、秦所建立的一系列制度，被歷代王朝所承襲。3、魏晉南北朝時期我國秘書工作的發(fā)展時期 中央秘書機構初步形成中書、門下、尚書三省，秘書作用突出，公文寫作成為一項專門的職能。曹魏時，尚書臺綜理政務，權傾朝野：曹操創(chuàng)設秘書令，在職能上取代尚書臺，秘書

13、令下隸秘書左丞和秘書右丞，既掌文書，又參與機要政務，成為新的秘書機構；曹丕繼位后，改“秘書令”為“中書令”相當于皇帝的機要秘書和朝廷的秘書長。兩晉王朝時，中央又誕生了一個重要的秘書機構門下省，主要負責審核詔令，駁正缺失。中央秘書機構形成了中書、門下、尚書三者并存且互相牽制的體制，成為一個比較完整的秘書系統(tǒng)。文書制作方面，出臺了一系列新的制度：公文用紙制度（規(guī)定公文一律以紙代替簡犢縑帛（Jian bo），不同類別的公文用不同色澤的紙張）、卷軸制度（將寫在若干張紙上的一篇公文粘連起來并在一端粘上一細木棍，將之卷起）、用印制度（在紙質公文上使用朱色水印）等。公文文體方面，增加了“令（用于上級官府給下

14、級官府命令）、箋（Jian）”（百官呈給皇后、太子、諸王的公文）等文種。涌現(xiàn)了一批文書理論家和文書著作：曹丕的典論論文、陸機的文賦、劉勰（xie）的文心雕龍 “文”指文章、詩賦，寫作講求情辭聲韻；“筆”即公文，不講文采韻腳，只求直述。產(chǎn)生了一批專門撰寫公文的人，如陳琳、王粲等。魏晉南北朝時期秘書文化的特點：第一、“秀才型”秘書群的涌現(xiàn)，陳琳為袁紹檄豫州、阮瑀為曹公作書與孫權；第二、大事記與會議記錄發(fā)軔；第三、公文寫作理論問世；4、隨唐五代時期我國秘書工作逐步趨于成熟時期 隨，秘書工作機構有尚書省（掌政令）、中書省（掌擬詔令、書敕(chi_皇帝的詔書)及部門與地方的奏章）、門下省（掌出納詔令及審

15、核封駁中書省制訂的公文）。隋文帝為避父諱（忠），把中書省改稱為內(nèi)史省。唐代的秘書工作職能襲隋制，繼承并發(fā)展了三省六部制：中書省（掌決策、制訂公文）、門下?。ㄕ品怦g、審查公文）、尚書?。ㄕ茍?zhí)行、收發(fā)、處理公文）。三省各司其職，互為牽制，“中書出令、門下審議、尚書執(zhí)行”。唐玄宗（李隆基，公元712-756在位，又稱唐明皇）又設置“學士院”，（亦稱“翰林院”) ，拔尖者擔任“翰林學士”，是皇帝最寵信的顧問和秘書官，當時號稱“內(nèi)相”，實際上就是皇帝的機要秘書?！昂擦謱W士”也是“學士型”秘書。唐朝在施政過程中，形成了一套以技術為主的文書工作制度?！八慕敝贫龋骸耙辉宦┬?，二曰稽（拖延）緩，三曰違失，四曰

16、忘誤”（舊唐官職官志）；一文一事制度；貼黃制度（擬制敕書時，在有錯誤的地方貼上黃紙，再在黃紙上改正）等。作為唐代秘書工作成熟的又一個重要標志，是文書工作和檔案工作開始分離。唐有了專門的檔案庫甲庫，檔案工作制度也趨于完整。唐時還誕生了我國最早的中央信訪機構匭（gui）使院。隋唐五代秘書文化有如下幾個特點：第一、公文擬寫中，普遍采用“一文一事”制，并已建立公文移交制度；第二、信訪工作由檢察御史專管；第三、秘書官員的選拔、任用，主要通過科舉考試；第四、秘書學專著問世 唐德宗（李適，公元779-805年在位）時的陸贄曾任翰林學士、宰相，撰寫陸宣公奏議22 卷。5、宋代我國秘書工作出現(xiàn)不穩(wěn)定的時期 宋太

17、祖為加強中央集權，把兵權、行政權、財政權等收歸中央。中央行政系統(tǒng)的秘書工作仍屬中書、門下兩省，但只有中書省能直接取旨，參與機密。后來又設立了樞密院，負責軍國機務，出納密令。省院之下還設置有更細的秘書部門，如“通進司”“進奏院”“開拆房”“主事房”等。此外，還沿襲唐制，設翰林學士院，執(zhí)掌王命文書，并侍從皇帝出巡，充當顧問，實為皇帝的機要秘書處。秘書工作分工更趨細密，有通進司、進奏院、開拆房、主事房、催驅房等部門。朝廷開設宏詞科，通過考試選拔秘書人才，宏詞科考試起點甚高，應試者須具進士資格，考試內(nèi)容為撰制6種公文。北宋時在中書、門下兩省設有諫議大夫等職，南宋時將其擴展為一個獨立機構諫院； 信訪工作

18、的范圍和作用在宋代被擴大和增強了。仿唐匭使院，宋設立鼓院，后又設檢院。宋代的文書工作在唐的基礎上作進一步的充實和發(fā)展，使之更臻成熟。如對唐時的“一文一事”制度、貼黃制度、公文用紙制度等作進一步的細化或說明，使之得到鞏固和強化。還制定了一些新的規(guī)則，如“引黃制度” “錄黃”“畫黃”制度、批答制度、內(nèi)批制度、“錄白”制度等。新增了一些文體：用于皇帝授予、遷改官職、封贈命婦的文書“誥命”，以及用于賜宴、戒勵百官、曉諭軍民的文體“敕牓（同榜）”，其它還有如奏狀（上行文）、札子、榜子等。宋代秘書文化有如下特點：第一、“一文一事”的行文規(guī)則已制度化；第二、文書處理已規(guī)范化；第三、檔案工作已程序化；第四、信

19、訪制度更趨完備；第五、由宋敏求（1019-1079，北宋文學家、史地學家）編撰的唐大詔令130卷問世。6、元代我國秘書工作趨于完備的時期 元代政府認為，三省制不便于政務的迅速處理，取消門下省與尚書省，中書省獨攬行政大權，成為中央行政中樞，下按尚書省編制，設六部。同時，設立樞密院負責軍務和機密事宜，設御史臺負責監(jiān)察。中書省內(nèi)設有參議府，負責處理日常事務，實際上相當于辦公廳；還有“檢校所”“承發(fā)司”等專職的秘書部門，分管各方面的秘書工作。其它秘書機構還有兩個翰林院：翰林兼國史院；蒙古翰林院（皇帝的機要秘書處）文書工作制度，多是根據(jù)其自身施政特點創(chuàng)設，有些在今天看來仍有著一定的參考價值：照刷、磨勘制

20、度，“照刷”主要是定期檢查公文是否有稽（查考）遲、違誤、遺漏等現(xiàn)象；“磨勘”是檢查“照刷”錯誤是否得以糾正，這對發(fā)現(xiàn)和糾正公文處理中產(chǎn)生的弊端起了積極的作用；公文署押制度，規(guī)定凡公文，主管官檢查后，都必須自上而下圓書圓押（簽名）；還有諸如朱銷文簿制度、翻譯繕寫制度、當面交卷制度等。元代公文傳遞制度中的急遞鋪規(guī)定（也被稱為驛傳制），是我國古代歷代最為發(fā)達的公文傳遞制度。元代的文書，除了沿用前代的詔書等外，還新設了“宣命”“敕牒”（均為皇帝封贈百官的文書）、“懿旨”（皇后頒下的文書）、“令旨”（皇太子及諸王頒下的文書）、“青冊”（登記百姓家口人丁的冊籍，因封面為青色而得名）、“魚鱗冊”（由官府編造

21、的土地圖冊）等。元代秘書文化有如下幾個特點：第一、元代注重秘書工作在機關中的“中樞”職位，正職須由蒙古人（色目人）擔任，漢人與南人只能任副職；第二、文書檔案工作已采用“一案一卷”制；第三、緊急公文的傳遞已有相應的“急傳鋪”作為保證；第四、白話進入公文。7、明代我國秘書工作的完備時期 明朝主要的中央秘書機構主要有內(nèi)閣、六科、通政司、司禮監(jiān)、文書房：設殿閣大學士，后來逐漸形成了“內(nèi)閣”，類似于皇帝的辦公廳；“六科”，即吏、戶、兵、禮、刑、工；通政司為朝廷的總收文機關和總接待機構，全名為“通政使司”；司禮監(jiān)是內(nèi)廷由宦官組成的內(nèi)侍機構，主要執(zhí)掌機密、印符、錄傳帝命，實際上是皇帝的私人秘書機構；文書房是

22、與司禮監(jiān)密切相關的皇宮秘書部門，主要為皇帝草擬文書。此外，在明代，屬中央秘書機構的還有行人司（掌奉使外出，傳宣詔命）和尚寶司（執(zhí)掌皇帝的印璽）。明代的上行文的處理程序是：通政司收受交內(nèi)閣轉呈或直呈皇帝皇帝或司禮監(jiān)批答文書房內(nèi)閣擬旨、謄錄六科抄發(fā)；下行文的處理程序是：皇帝授意司禮監(jiān)筆錄內(nèi)閣學士擬詔，中書舍人（內(nèi)閣內(nèi)專職秘書人員）繕寫、謄清交文書房尚寶司用印交六科抄發(fā)。同時推行相關的文書制度，使文書工作規(guī)范化：票擬（也稱條旨）制度（指內(nèi)閣大學士初閱奏章后，用一紙擬出初步處理意見并貼于原奏章上，再進呈皇帝），貼黃制度（命令進呈章疏的官員將文書的內(nèi)容用一百以下字數(shù)概括出來，貼附于文尾）。此外，還有禁繁

23、文制度、公文制度、行移勘合制度等。公文有一些新的文體出現(xiàn)：揭貼（內(nèi)閣直達皇帝的機密文書）、黃冊（因封面黃色而得名，有賦役黃冊一總計一地土地丁口的文書）和魚鱗圖冊（登記土地所有權的文書）等。明代秘書文化有如下幾個特點：第一、禁冗文，減案犢（公事文書）；第二、選拔秘書人員的科舉考試已趨于成熟；第三、可供秘書史研究資料之豐碩。8、清代崇德三年（1638年）中央秘書機構設內(nèi)三院：內(nèi)國史院、內(nèi)秘書院、內(nèi)弘文院。后改“內(nèi)三院”為內(nèi)閣，內(nèi)閣設有“十二房”辦事，其中承擔秘書工作的有十一房?？滴鯐r，內(nèi)廷設“南書房”皇帝的機要秘書機構；雍正七年（1729年）內(nèi)廷設“辦理軍機事務處”，人員從內(nèi)閣及六部司員中遴選，精

24、選時已注重入選者之形象、氣質、體質、書法及工作效率等。嘉慶（清仁宗年號1796-1820年）時定編，僅32人（滿漢各16人）。秘書機構還有通政司（外收發(fā)）、奏事處（內(nèi)收發(fā)）。密奏的處理程序，有嚴格的規(guī)定，大體上包括下面幾個環(huán)節(jié)：書寫用紙封套遞送批閱發(fā)還繳回。中央對題本的處理程序，規(guī)定包括的環(huán)節(jié)有：遞呈和初閱皇帝批閱錄副發(fā)抄議復傳宣一一存記歸檔催辦、稽查保密。文體方面：清代規(guī)定臣子上奏文書用“題本”和“奏本”，清末改為“奏折”，并且在全國統(tǒng)一了題奏本格式。新增加的文體有皇帝頒發(fā)文書用的“敕”“諭”（皇帝主動頒布命令時用）、“旨”等。知識鏈接：幕客，俗稱“師爺”，師爺多出于浙江紹興，故現(xiàn)今把善于替

25、主子出謀劃策者仍戲稱為“紹興師爺”。紹興一帶為培養(yǎng)秘書人才的幕館應時而生，為謀職而求學者趨之若鶩。師爺屬私人秘書性質。清代秘書文化有如下幾個特點：第一、秘書史之研究資料可靠、完整；第二、民間以培養(yǎng)秘書人才為宗旨的“幕館”應運而生；第三、政府注重秘書部門的辦事效率。 二、近代1、晚清時期秘書機構的設置、秘書工作制度等開始參照外國：1860年，清朝中央政府設立了“總理各國事務衙門”，下設“司務廳”掌管辦理外事文書往來與一應秘書工作。1901年，總理各國事務衙門改名為“外務部”，除司務廳外，又增設了“文報局、翻譯處、電報處、機要股、清檔房”等秘書部門；1907年，各省設“咨議局”，專事收受處理民眾建

26、議陳請文書及事宜，以供朝廷資政院咨詢參考；1911年，清朝中央政府仿照歐洲各國制度，設置“內(nèi)閣官報”，作為公布法令的機關；1911年5月，又仿照日本，頒布了內(nèi)閣屬官官制，該制取消了六部分工之方式，采取了分科理事的辦法，導致了近代形式的秘書機構（承宣廳、制咨（誥）局、司務廳、庶務廳、秘書廳）的產(chǎn)生。秘書科的職責是： 掌管機密事宜； 掌收發(fā)奏咨函電及編纂、翻譯事宜； 掌監(jiān)守部??； 掌保管圖書資料事宜。 2、民國建立時期辛亥革命期間，“能秘會書”成了革命黨人委任秘書之標準。章程中強調(diào)：秘書“掌管社中往來之文件，均應親行繕寫，決不委之他人，致有漏泄之事”。南京臨時政府對秘書機構、公文擬寫、文書處理等作

27、了以下改革：第一、總統(tǒng)府下設秘書處，政府各部下置承政廳；第二、廢除“制”“詔”“題”“奏”等封建的文書程式，由“令、咨、呈、示、狀”替代；第三、文書處理規(guī)范化。三、現(xiàn)代1、建國前南京中央政府設秘書處，分設“總務、機要、撰擬”三科；據(jù)國民政府秘書及科員任用規(guī)則規(guī)定：凡秘書，須為“國民黨員”，具“國內(nèi)外大學或專門學校以上畢業(yè)的學歷”，有“任文職三至四年的資歷”及“特殊的學識經(jīng)驗”。一批秘書學專著問世： 1928年上海世界書局版國民政府公文程式大觀；1931年上海法學會社版標準公文程式大全 公文程式評論；1933年上海政法公犢研究社版現(xiàn)代公文程式大全；1934年學生書局版時代公文程式大全；1936年

28、教育書店版公文用語大辭典；1948年上海春明書店版公文用語辭典。 2、建國后 中國共產(chǎn)黨中央的第一位秘書是中華人民共和國的締造者毛澤東。1923年6月在廣州召開的黨的第三次代表大會上決定，建立秘書制，通過的中國共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會組織法規(guī)定：“秘書負本黨內(nèi)外文書及通信及開會記錄之責任，并管理本黨文件，本黨的一切函件須由委員長及秘書簽字”，“執(zhí)行委員會的一切會議，須由委員長與秘書召集之”。林伯渠任中央人民政府首任秘書長；李維漢任政務院首任秘書長。1949年12月，關于文電處理工作的幾項規(guī)定；1951年2月，關于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示；之后逐步頒布了政務院關于各級政府機關秘書長

29、和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定公文處理暫行辦法保守國家機密暫行條例關于加強文書處理工作和檔案工作的決定關于處理人民來信和接見人民工作的決定政務院所屬各部門、各級政府行文關系的暫行規(guī)定；1955年l月，中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C關文書處理工作和檔案工作暫行條例； 1956年11月，關于機要秘書工作暫行條例的規(guī)定中國共產(chǎn)黨縣級機關文書處理工作和檔案工作暫行辦法；1964年，關于秘密文件管理工作的暫行規(guī)定關于機要秘書工作的暫行規(guī)定關于秘書工作部門對公文文稿進行把關的幾點意見。1981年國務院召開了全國秘書長會議，頒布了國家行政機關公文處理暫行辦法；1985年中辦召開全國秘書

30、長、辦公廳主任座談會，強調(diào)秘書工作須實現(xiàn)四個轉變；1986年中辦召開部分省、市、自治區(qū)及中央各部門的秘書長、辦公廳主任會議，研討信息工作；1987年國辦發(fā)布國家行政機關公文處理辦法。（陸瑜芳教材P8-9、P40-“五”有相關內(nèi)容）第二節(jié) 國外秘書工作的起源和發(fā)展馬克思的摩爾根古代社會一書摘要中記述：北美易洛魁氏族部落聯(lián)盟除酋長以外，還有一名經(jīng)氏族成員選舉產(chǎn)生的“助理酋長”。這名助理擔任酋長的使者聯(lián)絡其他部落，執(zhí)行酋長的指令，協(xié)助酋長處理各種部落事務。在舉行各種典禮時，他侍立在酋長身后。酋長死去之后，他有被推舉繼任的可能。這樣的助理，可以看作歐美古代社會的秘書或秘書長。（陸瑜芳教材P42）一、起

31、源 1、詞義解說 中世紀的歐洲各國君主都有文職輔臣，如專管國王印信的“掌璽大臣”，管理宮廷事務和機密文件的“宮廷大臣”“內(nèi)務大臣”等；英文“Secretary”：秘書、書記、干事、文書、大臣、部長、寫字桌俄語cekpeap：秘書、書記、記錄人、“國家的秘書”（陸瑜芳教材P33）1789年，法國資產(chǎn)階級革命爆發(fā)。羅伯斯比爾率先聘用私人秘書，此后“私人秘書”逐漸成為風靡環(huán)球的走俏職業(yè)。 2、隊伍龐大美國，職業(yè)分類為41大類，438小類。秘書在人數(shù)最多的前10類中占第三位。在美國及其跨國公司從事秘書職業(yè)的人員，20世紀60年代為200多萬人，70年代為三百多萬人，80年代為四百多萬人，90年代中期達

32、五百多萬人，每10年凈增人數(shù)為100多萬。日本，政府機關中副局以上官員，企業(yè)中部長以上的管理人員可配備專職秘書，以作為外腦。聯(lián)合國，擁有龐大的秘書隊伍，僅總部秘書處就有7000余人。二、發(fā)展 1、專業(yè)化和智能化 智能化：是指隨著辦公自動化，秘書的事務工作由手工操作轉向電腦處理；智能化同時也指秘書之職責由抄抄寫寫、收收發(fā)發(fā)、電話打打、漿糊貼貼轉向綜合管理、輔助決策。專業(yè)化：是指秘書工作分工日趨細密，并逐步走向職業(yè)化。美國的網(wǎng)上自由職業(yè)者“網(wǎng)上秘書” 在美國，越來越多的“在家一族”正加入到網(wǎng)上秘書的行列中。這里的“在家一族”，指的是那些在家中提供商業(yè)服務的自由職業(yè)者。預約、整理檔案、制訂商業(yè)計劃以

33、及聯(lián)系客戶，任何行政助理能在辦公室里幫你完成的工作，網(wǎng)上秘書都能遠程幫你實現(xiàn)。 1997年，斯泰西布里塞在遠程為客戶服務多年之后成立了一家提供網(wǎng)上秘書訓練以及證明的在線公司。 現(xiàn)在，在網(wǎng)上向申請者提供網(wǎng)上秘書訓練并向那些完成訓練課程的人頒發(fā)證書，此外，還幫助自己的“畢業(yè)生”找客戶。 工具：電子郵件、傳真、網(wǎng)絡即時信息、手提電話及舊式的陸上交通工具。 身份：網(wǎng)上秘書一再向人們強調(diào)他們不是雇員，而是合作者，他們與客戶一起尋找更佳的做事方式。 工作方式：大多數(shù)網(wǎng)上秘書都為其客戶一天24小時待命。網(wǎng)上秘書的工作是各式各樣的，從批評客戶的商業(yè)計劃到投遞加急郵件，所有的事都干。 成員來源：網(wǎng)上秘書通常是一

34、些有多年商務經(jīng)驗的職業(yè)女性，一些人甚至在大公司里從事市場營銷或行政助理的工作。 薪酬：根據(jù)網(wǎng)上秘書自身的能力、工作的性質以及市場的行情而定，通常每小時收入25美元到50美元不等。 組織：國際虛擬助理協(xié)會成立于2000年，提供虛擬助理證書并幫著找客戶。2、組織學會（協(xié)會） 美國和加拿大在20世紀50年代聯(lián)合組織了“國家秘書協(xié)會”；1981年4月改名為“國際職業(yè)秘書協(xié)會”，簡稱PSI，舉辦“特許職業(yè)秘書”考試，被公認為是國際通行的高級秘書資格證；總部設在倫敦的“國際秘書與行政人員協(xié)會”為許多國家和地區(qū)培養(yǎng)秘書。3、“秘書節(jié)” 始于1981年4月，慶?；顒佑蓛刹糠纸M成：一是國際秘書周，一是國際秘書節(jié)

35、； 國際秘書周的時間定在每年4月的最后一周；這一周的星期三，定為秘書節(jié)。第三章 秘書工作機構的職能與工作要求第一節(jié) 秘書工作機構的設置一、秘書工作機構的含義廣義的秘書工作機構是指處于社會組織內(nèi)的綜合樞紐地位、直接隸書于組織領導、全面輔助領導機構的辦公部門；狹義的秘書工作機構是指各級辦公廳、辦公室中專門輔助社會組織及其負責人辦理秘書業(yè)務的部門，主要負責文書、會務、聯(lián)絡、接待等工作。二、秘書工作機構的設置原則1、教材的觀點：精簡原則、縱向層次盡量少、橫向幅度適當加大三個原則（陸瑜芳教材P50-51）2、有人認為，秘書工作機構的設置必須遵循適應、精簡、高效的原則 三、秘書工作機構的名稱與組織形式1、

36、名稱（陸瑜芳教材P51）2、組織形式 秘書工作機構的組織形式，一般來講有兩種（陸瑜芳教材P51-52）知識鏈接日本政府的秘書機構：內(nèi)閣官房，主要任務為負責安排內(nèi)閣會議議程，負責內(nèi)閣的日常事務，收集重要情報進行調(diào)查研究，向內(nèi)閣提出制定重要政策的根據(jù)。 總理府大臣官房，負責秘書處工作，保管官印和機密文件。 官內(nèi)廳，是皇室的一個重要辦事機構，主要掌握皇室事務并保管國璽，掌管天皇有關國事行為的事務，直屬于內(nèi)閣總理大臣管轄的總理府。第二節(jié) 秘書工作機構的地位與性質一、秘書工作機構的地位 1、樞紐和中介2、神經(jīng)系統(tǒng)和血脈（陸瑜芳教材P53）二、秘書工作機構的性質1、四種特性（陸瑜芳教材P53-54）2、三

37、種特性第三節(jié) 秘書工作機構的職能與工作要求一、秘書工作機構的職能（陸瑜芳教材P54-56-六個方面）二、秘書工作機構的工作原則和要求（陸瑜芳教材P56-58-八個方面） 知識鏈接俄羅斯總統(tǒng)辦公廳主任：據(jù)1991年7月19日頒布的俄羅斯聯(lián)邦總統(tǒng)辦公廳法，總統(tǒng)辦公廳負責安排俄總統(tǒng)的一切活動，為總統(tǒng)行使憲法所賦予的權力創(chuàng)造條件。該機構負責總統(tǒng)令及其他文件的起草和分發(fā)，協(xié)調(diào)總統(tǒng)與政府各部門、聯(lián)邦各主體、議會各黨派及各社會團體的關系，還負責協(xié)調(diào)總統(tǒng)與各國家元首和國際組織的聯(lián)系。該機構還負責分析俄國內(nèi)社會經(jīng)濟形勢和國際局勢，對總統(tǒng)的書信往來進行處理。俄羅斯總統(tǒng)普京1996年，普京進入總統(tǒng)辦公廳工作，199

38、6年8月，普京開始擔任俄聯(lián)邦總統(tǒng)事務管理局副局長，1997年任總統(tǒng)辦公廳副主任兼總統(tǒng)辦公廳監(jiān)察總局局長，1998年5月任總統(tǒng)辦公廳第一副主任。1998年7月，普京出任俄聯(lián)邦安全局局長。自1998年起擔任葉利欽辦公廳主任尤馬舍夫的第一助理。1998年7月被任命為俄聯(lián)邦安全委員會秘書。1999年8月9日被任命為俄聯(lián)邦總理。1999年12月31日，普京出任俄聯(lián)邦代總統(tǒng)。2000年3月26日，普京當選為俄聯(lián)邦總統(tǒng)，并于5月7日正式宣誓就職。三、秘書工作機構成員（陸瑜芳教材P49-50-兩個方面）1、秘書班子成員的不同層次要求2、秘書班子的群體優(yōu)化知識鏈接白宮班子：美國總統(tǒng)的幕僚班子，建國之初，總統(tǒng)幕僚

39、只是白宮里的辦事員和勤雜人員。20世紀30年代，羅斯福新政，經(jīng)1939年行政改組法授權，羅斯?？偨y(tǒng)正式建立總統(tǒng)助理和幕僚班子。此后，歷屆總統(tǒng)都利用行政命令和立法創(chuàng)議等方式，不斷擴大幕僚班子的規(guī)模和權限范圍。白宮幕僚班子主要由白宮辦公廳、國家安全委員會、行政管理和預算局、經(jīng)濟顧問委員會、政策發(fā)展辦公室等部門組成，其主要成員包括白宮辦公廳主任、白宮新聞發(fā)言人、國家安全事務助理、國內(nèi)事務助理、總統(tǒng)經(jīng)濟顧問以及其他各種冠以總統(tǒng)助理、特別助理、高級顧問、特別顧問之類頭銜的總統(tǒng)私人助手。這些機構和人員皆由總統(tǒng)自行任命，受總統(tǒng)直接領導，無需參議院同意和批準。第四節(jié) 秘書部門和人員的管理一、秘書部門和秘書人員

40、管理的內(nèi)容和要求1、1951年月關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定作規(guī)定的七項“工作任務”： 協(xié)助首長綜合情況，研究政策，推行工作； 協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系； 協(xié)助首長掌管機關內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作； 協(xié)助首長掌管保密工作； 掌管機要工作； 主持日常行政事務； 掌管機關事務工作。2、1985年1月中央會議（陸瑜芳教材P60-62-五個方面）二、秘書人員的自我管理（陸瑜芳教材P62-64-四個方面）知識鏈接按美國職稱辭典解釋，秘書這一詞語的正確含義，是指工作水平高超、貫徹執(zhí)行下列活動的人：全面處理機關的或公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負責人的較次要

41、的行政事務及辦公室工作；能用速記記錄口述；能用翻譯機將口述或將復制的記錄信息譯成文字；處理首長邀會及提醒其邀會；接見辦公室來訪人；接電話和打電話；處理首長私人重要郵件，主動書寫日常函件；對辦公室其他工作人員進行工作監(jiān)督；整理人事檔案。在美國，認為一位好秘書應是公共關系中的能手，機關領導的參謀、助手和記憶人，他負責機關的大量繁瑣工作。日本秘書應具備的必要技能，除打字、速記、辦公機器使用、計算機操作等外，語言、文字、書法等當然也頗重要。與此同時，秘書是“上通天，下達地”的人員，還應具備良好的品德修養(yǎng)、勤懇的工作作風、良好的人際關系以及淵博的知識等。第四章 秘書的素養(yǎng)第一節(jié) 秘書的知識和能力一、秘書

42、的知識結構知識結構是指一個人所學的知識在其頭腦中的構成情況和組合方式。它包括各種知識的相互比例、相互協(xié)調(diào)與相互作用，以及由此而形成的知識的整體功能。1、基礎知識是秘書知識結構中的根基，是指在秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的前提條件。 科學文化基礎知識 政治經(jīng)濟理論基礎知識 法律法規(guī)基礎知識 2、專業(yè)知識秘書的專業(yè)知識是指從事秘書工作所必須具備的專門知識，是秘書在工作范圍內(nèi)、工作職責和工作內(nèi)容內(nèi)應該掌握的知識。 秘書專業(yè)知識 秘書所在部門的業(yè)務知識 3、相關知識 是指與秘書職業(yè)、崗位要求有一定關聯(lián)的知識。這些知識雖非秘書知識結構的重心，但對秘書開展工作可以起到重要的輔

43、助性作用，因而掌握這些知識對秘書人員來說也是必要的。 管理學知識 心理學知識 公共關系學知識 經(jīng)濟學知識 其它相關知識 （參見陸瑜芳教材P65-67-四個方面）二、秘書的能力要求 秘書能力指秘書人員在實踐中高效率、高質量完成秘書活動的本領。秘書的能力結構就是指秘書人員能夠順利完成本職工工作應具備的各種能力的組合方式。1、基礎能力基礎能力，是指從事秘書工作應具備的最起碼的能力，是從事秘書工作的基本條件。 觀察能力觀察是人們認識世界的主要途徑 注意能力是按照預定目的在指定時間內(nèi)把心理活動集中指向一定對象的能力 記憶能力是人類智力活動的一個重要組成部分 思維能力是智力活動的核心 想象能力想象是對已有

44、表象進行加工改造而創(chuàng)造出新形象的心理過程 2、專業(yè)能力專業(yè)能力是指秘書人員從事秘書工作所應具備的職業(yè)能力，是秘書能力結構的核心部分。 表達能力：是指通過語言、文字和體態(tài)等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領。第一、口頭表達能力 口頭表達能力指運用口語交流思想、傳達信息的能力，也就是說話的本領。第二、書面表達能力 書面表達能力，就是運用書面文字表達思想、交流信息的能力，即寫作能力。第三、體態(tài)語言表達能力 體態(tài)語言表達，又叫身體語言或肢體語言，簡稱體態(tài)語言，英語寫作“body language”，就是運用表情、動作、姿勢、服飾和距離等非語言手段來表達思想和情感；體態(tài)語言的表達能力就是運用上述非語

45、言手段表情達意的本領。2008奧運禮儀小姐（奧運會頒獎禮儀志愿者）培訓：培訓中練習站姿、行走、步速、轉身、微笑。每個動作要分解練習成百上千次。練站姿，必須穿5厘米高的高跟鞋，頭上頂一本書，兩腿膝蓋間夾著一張普通的白紙，一站就是一小時，不論是書還是紙都不可以掉下來，否則就得重做；練習笑容，嘴張大了或小了都不行，因此，在練習笑容時，要求嘴里咬著一根筷子找感覺，面對鏡子微笑15分鐘，保證露出6至8顆牙齒2008北京奧運禮儀候選人單有漂亮的面容是不夠的，她們還要身心健康，不僅要符合奧運精神，而且要符合中國文化的形象，當她們靜靜地站著的時候，人們就可以根據(jù)她們的溫婉優(yōu)雅看出她們來自中國。 辦事能力：就是

46、快速、有效地處理各種日常事務和工作的本領。第一、明確職責范圍 第三、區(qū)分輕重緩急 第二、通曉辦事程序 第四、善于社會交往 協(xié)調(diào)能力：是管理職能之一，是現(xiàn)代社會普遍存在的一種現(xiàn)象，也是秘書的必備能力之一。第一、掌握協(xié)調(diào)的依據(jù) 第二、掌握協(xié)調(diào)的原則 第三、講究協(xié)調(diào)方法 管理能力：主要體現(xiàn)在輔助決策、計劃、溝通、協(xié)調(diào)和控制等幾個方面。 第一、輔助決策能力 第三、輔助溝通能力 第二、輔助計劃能力 第四、輔助控制能力 應變能力：就是面對變化的環(huán)境能夠沉著應對、妥善處理問題的能力，它是秘書其他能力和素質在特殊情況下的綜合反映，是對秘書才智經(jīng)驗的全面檢驗。第一、善于觀察 第三、從容鎮(zhèn)定 第二、反應敏捷 第四

47、、隨機應變 社交能力：就是與他人進行社會交往的能力。第一、知己知彼，準確定位 第二、文明禮貌，講究方法 第三、充實知識，加強修養(yǎng) 文案處理能力:文字、書法、速記、編輯、校對、裝訂文件等是秘書人員必不可少的基本技能。第一、書法技能 第四、校對技能（對校法、折校法、讀校法） 第二、速記技能 第五、文件印制技能 第三、編輯技能 第六、裝訂技能（“一條龍”裝訂法、綜合裝訂法） （陸瑜芳教材P66-68談了十個方面）第二節(jié) 秘書的思想修養(yǎng)和職業(yè)道德一、理論修養(yǎng)（陸瑜芳教材P68-69）二、職業(yè)道德道德是一種社會意識形態(tài)，是人們調(diào)整自身與他人及社會之間關系的行為規(guī)范的總和。職業(yè)道德是具有一定職業(yè)特征的道德

48、規(guī)范和行為準則，是人們長期職業(yè)實踐的產(chǎn)物，是社會道德在職業(yè)活動中的具體表現(xiàn)。秘書的職業(yè)道德是秘書所表現(xiàn)出來的符合道德準則的思想和行為。1、自我奉獻 2、忠于職守 3、嚴守機密 4、講求效率 5、文明禮貌 （參見陸瑜芳教材P71）第三節(jié) 秘書的心理和性格一、心理與構成 心理品質是指一個人在心理過程和個性特征兩方面所表現(xiàn)出來的本質特征，主要包括情感品質、意志品質和性格品質等方面。1、情感品質情感是人們對周圍事物是否符合其需要而產(chǎn)生的態(tài)度體驗。 熱愛秘書工作 尊重自己的領導者 健康高雅的美感 2、意志品質意志，從心理學上講就是自覺地確立目標，并根據(jù)目標來支配、調(diào)節(jié)自己的行動，克服困難，從而實現(xiàn)目標的

49、心理活動。它是一個人完成困難任務所必備的主觀條件，是事業(yè)成敗的關鍵因素之一。 自覺性：是指人們在行動中具有明確的目的性，能充分認識行動的積極意義，并使自己的行動產(chǎn)生現(xiàn)實的正面效應的心理品質。 堅持性：是指人們堅持不懈地鎖定目標，克服困難，完成艱巨任務的心理品質。 果斷性：是指人在關鍵的時刻，能夠保持清醒的頭腦，明辨是非，迅速合理地做出決定，并堅決執(zhí)行。 自制力：是克制自己的意志品質，是強制自己去做不想做的事，是強制自己不做想做的事。 3、性格品質在心理上，性格是表明一個人對現(xiàn)實穩(wěn)定的態(tài)度和習慣的行為方式。 富有責任感 冷靜沉著 謙虛隨和 幽默開朗二、氣質與性格1、氣質的含義氣質是個人心理活動的動力特征（生理和心理特征）。 2、氣質和性格的關系（參見陸瑜芳教材P75-77-秘書的性格要求）三、秘書的幾種不良心理現(xiàn)象 1、畏上心理 4、討好上司心理 2、自負心理 5、焦慮心理 3、厭倦心理 四、秘書的心理調(diào)適1、進入角色2-5（見陸瑜芳教材P78-14）信息鏈接秘書也要考廉 新聞來源:檢察日報 2003.10-26 09:15一般來說，廉政考核多是對領導干部而言的，很少涉及到秘書。然而大量發(fā)生的案例表明，“秘書”已成為引發(fā)職務犯罪案件的崗位，比如廣東省公安廳辦公室原秘書歐陽文斌利用職務之便，以種種手段收受賄賂人民幣萬元；