HQP內(nèi)部溝通管理控制程序A

1、編號(hào)：時(shí)間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁(yè)碼：第6頁(yè) 共6頁(yè)版 本修(制)訂內(nèi)容制/修訂者日 期審 核核 準(zhǔn)A新制訂Amos wang2009-6-10一.目的:通過暢通高效的溝通渠道和方法,使與日常工作和質(zhì)量管理體系有關(guān)的信息在各級(jí)各部門和全體工作人員之間得到及時(shí)傳遞,從而在系統(tǒng)內(nèi)部形成相互了解、相互信任、團(tuán)結(jié)協(xié)作、全員參與的良好氛圍.二.范圍: 適應(yīng)于本公司范圍內(nèi)就質(zhì)量體系的運(yùn)作事項(xiàng)進(jìn)行的溝通.三.權(quán)責(zé): 無四.定義: 4.1.對(duì)外會(huì)議:指上級(jí)單位、行業(yè)單位和第二方、第三方等單位來本公司檢查、審查工作、洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問等需要組織召開的會(huì)議.4.2.管理會(huì)議:對(duì)全公司有

2、重大影響的會(huì)議,包括董事長(zhǎng)、總經(jīng)理主持的會(huì)議,以及月末大會(huì)、工作例會(huì)、生產(chǎn)質(zhì)量等專題會(huì)議. 4.3.專案會(huì)議: 對(duì)某一工作事項(xiàng)或工作流程召開有針對(duì)性主題的會(huì)議.4.4.部門會(huì)議:指處理部門(車間)內(nèi)部事務(wù),一般由本單位人員參加的會(huì)議.4.5.視覺溝通:指通過看板、黑板、公告欄、海報(bào)和標(biāo)語等視覺交流的形式,把公司的決定、通知以及質(zhì)量、生產(chǎn)、顧客反饋等信息與員工進(jìn)行溝通.五.參考文件: 無六.作業(yè)流程: 無七.作業(yè)內(nèi)容:7.1.溝通的方式:本公司除使用質(zhì)量體系內(nèi)其它文件中規(guī)定的文件、表格進(jìn)行信息傳遞和溝通外,還使用了如下的溝通方式:序號(hào)方 式頻 率A電話聯(lián)絡(luò)不定B工作聯(lián)絡(luò)單必要時(shí)C班前會(huì)次/日D早

3、會(huì)次/周E管理會(huì)議次/周F專案會(huì)議必要時(shí)A.電話聯(lián)絡(luò):電話聯(lián)絡(luò)方式適用于各部門間、部門內(nèi)就簡(jiǎn)單事項(xiàng)的聯(lián)絡(luò)進(jìn)行溝通.B.工作聯(lián)絡(luò)單:在沒有書面文字可能導(dǎo)致錯(cuò)誤產(chǎn)生或在部門負(fù)責(zé)人認(rèn)為有必要時(shí),就特定事項(xiàng)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)使用.C.班前會(huì):主持:生產(chǎn)部門主管/組長(zhǎng)參會(huì)人員:生產(chǎn)部員工會(huì)議內(nèi)容:了解生產(chǎn)進(jìn)度及產(chǎn)品質(zhì)量狀況,布署當(dāng)天的工作任務(wù),協(xié)調(diào)解決本部門內(nèi)的工作.D.早會(huì):主持:行政部主管參加人員:公司全體員工.會(huì)議內(nèi)容:意識(shí),觀念宣導(dǎo)及各相關(guān)工作事項(xiàng)傳達(dá).E.管理會(huì)議:主持:(副)總經(jīng)理參加人員:各部門主管會(huì)議內(nèi)容:工作狀況的總結(jié)與下階段工作的安排.F.專題會(huì)議:主持:相關(guān)負(fù)責(zé)人參加人員:各部門主管及相關(guān)

4、負(fù)責(zé)人.會(huì)議內(nèi)容:了解專案現(xiàn)狀與運(yùn)作的管理現(xiàn)狀,協(xié)調(diào)解決專案推動(dòng)中所發(fā)現(xiàn)的問題,并安排下階段工作.7.2.會(huì)議管理：7.2.1.管理職責(zé)：A.公司行政部是會(huì)議室使用的歸口管理部門.B.行政部前臺(tái)負(fù)責(zé)公司級(jí)會(huì)議的組織、督辦,并發(fā)布公司級(jí)會(huì)議的通知.C.各部門主管負(fù)責(zé)本部門會(huì)議的組織、召開、會(huì)議決議的實(shí)施以及督辦工作.D.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程,確定議題及參加會(huì)議人員名單.E.會(huì)議主持人或指派專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要的起草、發(fā)放,會(huì)議紀(jì)錄需經(jīng)由主持人審核確認(rèn).F.與會(huì)人員應(yīng)服從會(huì)議安排,遵守會(huì)議紀(jì)律.G.會(huì)議主持人應(yīng)親自或指派專人對(duì)會(huì)議制訂的整改計(jì)劃、糾正/預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤、驗(yàn)證,并在下一次

5、同類會(huì)議時(shí)進(jìn)行講評(píng).H.各部門應(yīng)指定一名看板管理人員,負(fù)責(zé)本單位管理看板內(nèi)容的更新.7.2.2.會(huì)議管理規(guī)定:A.當(dāng)多個(gè)會(huì)議在同一時(shí)間或空間上有沖突時(shí),實(shí)行小會(huì)服從大會(huì),一般會(huì)議服從緊急會(huì)議的原則.B.公司工作例會(huì)應(yīng)按規(guī)定準(zhǔn)時(shí)召開,無特殊情況不得延期,不必每次通知.C.需召開對(duì)外會(huì)議時(shí),接待部門應(yīng)提前1天通知行政部,以便商定會(huì)場(chǎng),確定參加會(huì)議人員及其它會(huì)前準(zhǔn)備工作.D.召開部門會(huì)議需要使用會(huì)議室時(shí),該單位應(yīng)提前4小時(shí)通知行政部,以便安排會(huì)場(chǎng).E.會(huì)議上的個(gè)人發(fā)言一律講普通話,發(fā)言內(nèi)容應(yīng)提前準(zhǔn)備,不得長(zhǎng)篇大論,不得偏離議題或?qū)λ诉M(jìn)行人身攻擊.主持人有權(quán)對(duì)任何講話予以制止.7.2.3.會(huì)議紀(jì)律:

6、A.與會(huì)人員必須準(zhǔn)時(shí)到會(huì),會(huì)議期間未經(jīng)主持人同意不得擅自離席,對(duì)違反者將罰款10元/次.B.會(huì)議開始前,參會(huì)人員必須將手機(jī)調(diào)為振動(dòng)或關(guān)機(jī),會(huì)場(chǎng)內(nèi)禁止接聽電話,對(duì)違反者將罰款10元/次.C.會(huì)場(chǎng)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,違反者罰款50元.D.接到會(huì)議通知且無故缺席者,罰款20元/次,中層以上干部罰款50元/次.E.會(huì)議通知者未及時(shí)通知,造成缺席時(shí),將對(duì)會(huì)議通知者罰款10元/次.注: 罰款由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)當(dāng)場(chǎng)兌現(xiàn),作為會(huì)議經(jīng)費(fèi).F.參會(huì)人員必須保持肅靜，愛護(hù)會(huì)場(chǎng)設(shè)施，保持會(huì)場(chǎng)清潔.7.3.視覺溝通管理:7.3.1.看板的設(shè)置:在每個(gè)部門分別設(shè)立管理看板,公司在門衛(wèi)室旁設(shè)立公告欄.7.3.2.看板內(nèi)容的管理:看板

7、上可以張貼公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)完成情況、工作進(jìn)度計(jì)劃、月度質(zhì)量信息、產(chǎn)量信息、顧客反饋信息、糾正預(yù)防措施和公司決定、決議、公告、通知等內(nèi)容.部門根據(jù)工作需要可以在看板上發(fā)布本單位管理工作的相關(guān)信息.7.3.2.每塊看板應(yīng)確定管理負(fù)責(zé)人,由其及時(shí)更新有關(guān)信息.7.3.3.表彰好人好事的海報(bào)可以在公司公告欄或宣傳欄上張貼.7.3.4.未經(jīng)行政部同意,不得擅自在公司視覺溝通設(shè)施上發(fā)布私人信息,禁止涂鴉、更改公司發(fā)布的決定、通知等文件,對(duì)違反者將視情節(jié)和后果罰款50100元.7.4.公司同時(shí)鼓勵(lì)員工提出合理化建議,公司各部門主管負(fù)責(zé)調(diào)動(dòng)員工合理化建議的積極,并負(fù)責(zé)收集和傳達(dá),公司每年對(duì)產(chǎn)生效益的合理化建議的提出人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì).7.5.信息的處理:7.5.1.對(duì)收集到的信息,各部門根據(jù)實(shí)際需要,有目的地加以整理、分析,編制出可利用