事務書信的格式和寫作要求

1、事務書信的格式和寫作要求事務書信是指涉及各種事務問題，聯(lián)系商洽工作的信件。這種書 信的格式和寫作要求比較嚴格，要特別慎重對待。1.事務書信的格式事務書信通常由下面七部分組成： 信頭、收信人名稱地址、 稱呼、 正文、結尾套語、簽字及其他。另外，有的事務書信還有下列項目： 投遞說明、收件人或注意事項、事由、備查、抄送說明。2.事務書信的寫作要求信頭：信頭位于信紙的中上方，印有包括公司名稱、地址、電話號碼、 傳真號、電報掛號，以及公司負責人的姓名等。信頭的設計要美觀、 簡潔。如臨時打印信頭， 則寄信人的名稱和地址， 應打在信紙的右上角， 位于日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭，其他續(xù)頁

2、可用空白信紙，只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。日期：事務書信的日期不可漏寫。日期應打在信頭下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用數(shù)字來代 表，必須完整地寫出來。 有兩種寫法： 英式為19（th）april，1995；美式april19，1995。英式寫法日在先，月在后，而美式則相反。如全部使用數(shù)字表示日期，容易引起誤解，應避免使用。收信人名稱及地址：信內(nèi)名稱地址仍應重寫一次， 并與信封上的收信人名稱地址一樣。 通常打在信紙的左邊，低于日期二三行，也有打在信末端左邊，在簽 名下約二至四行處。收信人的單位名稱如何排列，應嚴格按收信人所定的方式，出于 禮貌和準確性

3、，切勿擅自更改。敬語的用法及略寫也有一定習慣。比如，mr.(mister)冠于男子姓氏前。messrs.(messiears)是英語mr.的復數(shù)，相當于gentlemen，不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱， 均不用messrs.在英國，如公司行號含人名時，多用messrs.。例如：messrs.lakeka ne&co.,ltd;mrs.為已婚女子，則在后面寫其夫姓，mrs.judd；miss為未婚女子，其復數(shù)為misses；dr.(doctor)冠于 博士姓名前；rev(reverend)用于神職人員姓名前, 可加定冠詞the。 另外還有某地長、 內(nèi)閣部長、 議員、大使、法官姓名

4、前用hon.,總統(tǒng)、 總經(jīng)理、會長、大學校長的姓名前用pres,教授姓名前用prof.信內(nèi)地址寫法, 英美格式差別較大。 美式寫法：門牌號前沒有no.字樣,后面也沒有逗點。而英式寫法則相反。如：mr.clarkcooperno.8,queenvictoriastreetlondon,e.c.2england注：e.c.2指倫敦東區(qū)2。稱謂：事務書信中的稱謂應是禮貌稱呼。 公文中常用較正式的禮貌稱呼：sirs。公司行號等商業(yè)書信多用dearsirs，英國人在其后還要加上逗 號；美國人多數(shù)用gentleman稱呼公司行號，但僅限于復數(shù)，在其后 用冒號，gentleman和deargentleman

5、根本不用。當收信人只有職稱 而無姓名時，不能單獨用單數(shù)sir，而要在sir前面加上dear，即dearsir。也可寫上姓，如“dearsirlewes：”。正文：正文就是信的內(nèi)容、 主體。正文在稱謂下兩行開始， 頂端書寫（不 像中文信要空兩格） ；段落之間空雙行。 正文的文字不要太長， 尤其是 頭尾兩段，一定要簡短一些。正文在打字時，普通紙占用信紙的四分 之三位置，兩邊及信紙上方要留有適當?shù)倪吘?，下方的空白要更大?左邊邊緣垂直整齊，右邊則盡可能整齊。結尾套語：結尾套語相當于中文書信信末的“XX敬上”等詞。通常緊貼信 文最后一行下一二行書寫，并加逗號。較常見的有：yourstruly，your

6、sverytruly，trulyyours，verytrulyyours，yoursfaithfully，faithfullyyours。如果收信人是個人，則可用：yourssincerely，sincerelyyours。簽署： 簽署就是簽上發(fā)信人的姓名。因是代表筆者，所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為 便于辨認，一般事務書信，常在結尾語下面空五行處簽名，然后將發(fā) 信人的姓名用打字形式打出，也有將其職銜一道打出的。其簽署格式 和規(guī)則如下：簽名者代表公司、行號名義時，應在結尾套語下方打出全部大寫 的單位名稱，然后再簽署。女性簽名時， 為便于回信人正確使

7、用稱呼， 應在打字的姓名前加 注 （miss）或（mrs）。當負責人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時， 要加上by、for或perpro字樣。其他事項： 其他事項包括：注意事項、事由、備查、附件、附言等。注意事項（attention，縮寫：attn），這是發(fā)信人要求特定的人 注意時用的， 謂指“請某人親閱”、 “請某人注意”。 通常放在信內(nèi) “姓名及地址”下面，或與稱謂同一行之右邊。事由（subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要內(nèi)容， 它位于正文的上方，以提醒閱信人注意。備查，為明確責任，便于日后查考，在信紙下端寫上發(fā)信人和打 字員姓名的第一個字母。其排列方式很多，發(fā)信人的姓名縮寫要大寫 并要排在前面。附件（enclosure，縮寫為encl），在“發(fā)信人及打字員姓名首字”F面， 應附注表明有幾個附件， 以方便收信人查點。 女如:encl.：onecheck（指附有一張支票） ；encl，a/s（ 指附件如信中所述，a/s即asst