淺談外貿(mào)函電中間接言語(yǔ)行為的禮貌性2

1、外貿(mào)函電中間接言語(yǔ)行為的禮貌性 學(xué)習(xí)交流，開拓視野，資源共享， -實(shí)惠網(wǎng)外貿(mào)論壇 熱情歡迎外貿(mào)各行各業(yè)的朋友加入我們，共創(chuàng)美好明天。摘要外貿(mào)函電是有著國(guó)際貿(mào)易關(guān)系的雙方由于彼此的業(yè)務(wù)往來而產(chǎn)生的信件。外貿(mào)函電作為國(guó)際貿(mào)易的一種獨(dú)立的語(yǔ)域，為進(jìn)出口貿(mào)易的開展提供了便捷的交流工具。從語(yǔ)言形式上看，外貿(mào)函電隨著時(shí)代的進(jìn)步而有所改變，先進(jìn)、方便和快捷的傳真和電子郵件淘汰了一度盛行的電報(bào)和電傳。禮貌，作為外貿(mào)函電寫作的基調(diào)和標(biāo)志，是貿(mào)易雙方友好的合作關(guān)系得以維持的重要條件。間接言語(yǔ)行為常常被用來傳遞請(qǐng)求、拒絕、不滿等在本質(zhì)上與禮貌原則相斥的信息。本文基于“會(huì)話含義”和“禮貌原則”理論探討間接言語(yǔ)行為的禮

2、貌性在外貿(mào)函電中的體現(xiàn)和作用。 關(guān)鍵詞 外貿(mào)函電、間接言語(yǔ)行為、禮貌 引言實(shí)踐公司概況： 上海林德電子技術(shù)有限公司是一家專業(yè)從事機(jī)電設(shè)備批發(fā)業(yè)務(wù)的企業(yè)，其銷售的產(chǎn)品主要為林德編碼器。公司為該產(chǎn)品在亞太地區(qū)的總代理，其產(chǎn)品主要應(yīng)用于造紙、鋼鐵、特種車輛以及相關(guān)電機(jī)自動(dòng)化控制領(lǐng)域，為西門子公司、ABB公司、加拿大AB公司等國(guó)際知名企業(yè)所采用。實(shí)踐總目標(biāo)： 通過在該公司的實(shí)踐，能夠基本掌握辦公室工作的操作流程；能夠?yàn)楣巨k理各種銀行業(yè)務(wù)；能夠根據(jù)實(shí)際情況，擬定外貿(mào)信函及工業(yè)品買賣合同。通過在該公司的實(shí)踐，能夠?qū)W會(huì)如何與人相處，搞好與同事與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系；能夠抓住一切有利時(shí)機(jī)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。崗

3、位概況本人在該公司從事銷售部文員崗位的實(shí)習(xí)工作,工作任務(wù)包括：1. 翻譯文件（公司產(chǎn)品簡(jiǎn)介、管理?xiàng)l例、銷售合同等）；2. 收發(fā)信件，并做好登記工作；3. 辦理銀行外匯結(jié)算；4. 擬定外貿(mào)信函及工業(yè)品買賣合同。 正文在上海林德電子技術(shù)有限公司面試之后半個(gè)多月，正當(dāng)我對(duì)這次面試結(jié)果不報(bào)任何希望的時(shí)候，我卻接到了該單位的錄用通知 。得知這個(gè)消息我真是興奮及了，要知道今年的就業(yè)形勢(shì)是多么的嚴(yán)峻，就算是找個(gè)實(shí)習(xí)單位也不是件容易的事，更何況是到一家挺有實(shí)力的公司實(shí)習(xí)。我應(yīng)聘的崗位是文員，因?yàn)槲宜鶎W(xué)的是英語(yǔ)專業(yè)，所以從事辦公室文員對(duì)我來說是個(gè)不錯(cuò)的選擇。3月2號(hào)，大年初八。上班族們結(jié)束了美好的春節(jié)假期又開始

4、了朝九晚五的生活，我也榮幸的加入了他們的行列。這一天我起的很早，因?yàn)槲宜〉牡胤骄嚯x實(shí)習(xí)單位很遠(yuǎn)，每天往返就要花費(fèi)4個(gè)多小時(shí)的時(shí)間，這對(duì)我來說是個(gè)極大的考驗(yàn)。每天早上我必須在6：30之前出門，晚上也要到7點(diǎn)多才能到家。剛到公司，眼前的一切都是陌生的。陌生的環(huán)境，陌生的人，望著一張張生疏的面孔，我的心里有說不出的滋味。幸運(yùn)的是負(fù)責(zé)我的實(shí)踐指導(dǎo)老師是一位很和藹的大姐，我平時(shí)都親切的稱呼她黃姐。黃姐是銷售部門經(jīng)理，手下帶有好幾個(gè)銷售，而我的任務(wù)就是協(xié)助她和其他銷售。黃姐首先帶我參觀了一下公司，介紹我認(rèn)識(shí)了各位領(lǐng)導(dǎo)和同事，隨后黃姐帶我回到了她的辦公室，指著她對(duì)面的一張辦公桌對(duì)我說：“這就是你以后工作的

5、地方，好好干啊小姑娘?！甭牭竭@些我開心極了，一切比我想象的還要好，大大的桌子，一臺(tái)電腦。正當(dāng)我沉浸在開心之中時(shí)，黃姐抱來了一大摞的文件?！斑@是你這個(gè)星期的任務(wù)，剛來公司對(duì)公司的情況都不是很了解，這些是公司的產(chǎn)品簡(jiǎn)介和管理?xiàng)l例，你的任務(wù)是將它們翻譯成中文，在翻譯的過程中，了解公司的產(chǎn)品以及公司的管理模式。”看著這一摞的文件我不知該從何下手，為有硬著頭皮開始我的第一項(xiàng)任務(wù)轉(zhuǎn)眼間一個(gè)月已經(jīng)過去，雖然這個(gè)月的工作很是辛苦，但是我卻得到了黃姐的高度評(píng)價(jià)。這個(gè)月來我沒有一次上班遲到早退，沒請(qǐng)一次假，每項(xiàng)工作都完成的很好，很多事情都能做得上手，現(xiàn)在我已經(jīng)是黃姐身邊的得力助手了。接下來的兩個(gè)月，我的主要任務(wù)是

6、協(xié)助銷售人員擬定外貿(mào)信函以及工業(yè)品買賣合同。在之后的兩個(gè)月里，我學(xué)會(huì)了很多之前在課堂上不能學(xué)到的東西，特別是發(fā)現(xiàn)了很多在擬定外貿(mào)信函中常會(huì)碰到的問題，并且從中總結(jié)了很多外貿(mào)函電的寫作經(jīng)驗(yàn)。 最初，我所寫的外貿(mào)信函經(jīng)常都存在著很多用詞不當(dāng)?shù)膯栴}。例如：I hope you can carry out the payment prompty by bankers draft .If you dont do it after next week , we would apply for the compulsory payment .這份信函是陳銷售委托我寫的關(guān)于催促買方盡快支付逾期的貨款。他一看到

7、這句話時(shí)簡(jiǎn)直可以用哭笑不得來形容當(dāng)時(shí)他的表情。他說這句話中存在著兩方面的問題。首先，“ we would apply for the compulsory payment”，這種說話是很不恰當(dāng)?shù)?。我方向誰申請(qǐng)強(qiáng)制措施？根據(jù)什么采取強(qiáng)制措施？應(yīng)當(dāng)改為“we would take legal measures according to the stipulation of the contract .其次，這句話帶有很強(qiáng)的不禮貌性，如果對(duì)方看了，不但不會(huì)及時(shí)付款，還有可能會(huì)繼續(xù)拖延付款的。經(jīng)過一次次的問題發(fā)現(xiàn)和解決，我深深的體會(huì)到了在外貿(mào)函電中禮貌的重要性。其實(shí)，外貿(mào)函電傳達(dá)的信息本身與禮貌的關(guān)系

8、各不相同。在很多情況下，函電所傳達(dá)的信息和禮貌是不一致的，即函電所傳達(dá)的內(nèi)容本質(zhì)上是不禮貌的。在這種情況下，如果寫信者直言不諱地表達(dá)想法、感情或者意圖很可能使對(duì)方難以接受。因此，寫信人就需用一種委婉的口氣通過另一種言語(yǔ)行為間接地表達(dá)自己的真實(shí)的想法、感情或者意圖。遵循禮貌原則，要求在不同的場(chǎng)合、對(duì)不同的對(duì)象巧妙地間接表達(dá)寫信者的意思，使對(duì)方能夠正確理解寫信者的的言外之意，達(dá)到最理想的交際效果，這是進(jìn)行卓有成效的商務(wù)溝通，達(dá)到各種商務(wù)目的，促成經(jīng)貿(mào)活動(dòng)的順利進(jìn)行的必要條件。 記得還有一次，是一份關(guān)于調(diào)整報(bào)價(jià)的信函。因?yàn)槲曳降漠a(chǎn)品高于市場(chǎng)價(jià)，因而買方提出降價(jià)的要求。而我寫的一句話卻給了這封信函致命

9、的一擊。 “We are suspecting what you say ,and our prices are very competitive.” 在買方提出充分的降價(jià)理由的情況下，我卻對(duì)此表示懷疑。不僅表達(dá)了對(duì)對(duì)方的不信任，而且很有可能就此斷送了一次很好的合作機(jī)會(huì)。應(yīng)當(dāng)改為“We accept what you say ,but we are of the opinion that the quality of the other makes does not measure up to that of our products.”即禮貌的對(duì)對(duì)方的理由表示肯定，也從另一方面反駁了對(duì)方的理

10、由，間接的達(dá)到不降價(jià)的目的。其實(shí)，間接言語(yǔ)行為在外貿(mào)函電中無時(shí)無刻都遵循著一個(gè)原則-禮貌。即通過實(shí)施另一種言語(yǔ)行為來間接地實(shí)施某一種言語(yǔ)行為；即一句話里可以有兩種言外行為，一種是能從字面上就精確表達(dá)說話人的意圖，另一種是除了字面上表達(dá)的意思外，還隱含著另一層意思，也就是說，一種是表面的，另一種是蘊(yùn)含的。例如: We shall be pleased if you will kingly send us by airmail catalogues, sample books regarding your Encoders. 這句話表面上是表達(dá)我方高興的心情，但實(shí)質(zhì)上是我方請(qǐng)求對(duì)方寄來有關(guān)產(chǎn)品資料

11、。 我們?cè)诤芏嘟浑H場(chǎng)合中想要表示拒絕、請(qǐng)求、提議等時(shí)會(huì)用比較間接的話語(yǔ)，不直接把命令的語(yǔ)言形式表達(dá)出來。例如我在函電中請(qǐng)求對(duì)方降價(jià)時(shí)，我經(jīng)常會(huì)用類似“It will be highly appreciated if you could allow us a special discount on the price quoted last week. ”的表達(dá)。因?yàn)檎?qǐng)求對(duì)方所做事情的結(jié)果對(duì)自己有利，出于禮貌的考慮，我會(huì)采用比較客氣的間接的表達(dá)。 外貿(mào)函電中間接言語(yǔ)行為的使用非常普遍。 在外貿(mào)函電中，如果函電對(duì)收信人有益而對(duì)寫信人有損，采取間接言語(yǔ)行為就顯得寫信人虛偽、沒有誠(chéng)意；相反，如果函電對(duì)

12、寫信人有益而對(duì)收信人有損，就需要使用間接言語(yǔ)行為來委婉、禮貌地表達(dá)真實(shí)意圖。 1.禮貌地提出請(qǐng)求 其實(shí)，請(qǐng)求/要求與禮貌在本質(zhì)上是相斥的，因?yàn)槿鐚?duì)方要對(duì)請(qǐng)求/要求作出接受回應(yīng)或有所行動(dòng)，就必然要蒙受一定的“損失”。為了使這一本質(zhì)上讓對(duì)方受損的行為更易于被接受，并保護(hù)對(duì)方的消極面子，通常需要選用比較客氣、比較婉轉(zhuǎn)的表達(dá)方式，實(shí)際上也就是比較禮貌的方式。例如： (1)We should be very pleased if you would assist us in this respect. (2)It will be highly appreciated if you will let us

13、 have your lowest quote. (3) Should, by chance, your corporation not deal with the import of Encoders, we would be most grateful if this letter could be forwarded to the correct corporation. (4) If you agree to have the goods in two equal lots, please let us know so that we can make arrangements acc

14、ordingly.以上例句都是寫信人向收信人提出請(qǐng)求，并希望實(shí)現(xiàn)有益于自己的目的。例（1）和（2）是外貿(mào)函電中常用的表達(dá)期待對(duì)方答復(fù)的結(jié)束語(yǔ)，例（1）期望對(duì)方接受請(qǐng)求，例（2）期望對(duì)方報(bào)最低價(jià)；例（3）中寫信人請(qǐng)求對(duì)方將信件轉(zhuǎn)交有關(guān)經(jīng)營(yíng)編碼器的進(jìn)口公司；例（4）中寫信人請(qǐng)求對(duì)方允許將貨物分成等量?jī)膳b運(yùn)。這些表達(dá)都是寫信人在請(qǐng)對(duì)方做額外的、對(duì)自己有利的事情，超越了收信人的義務(wù)范圍，收信人無需承擔(dān)所請(qǐng)求內(nèi)容的責(zé)任，所以寫信人就采用了委婉的口氣，其目的是避免使用直接請(qǐng)求來行使直接強(qiáng)加力 ，即沒有把自己的意志強(qiáng)加于聽話人，比使用直接語(yǔ)言行為顯得更有禮貌。 2.禮貌地表達(dá)拒絕 其實(shí)，外貿(mào)信函中的“拒絕

15、類信函”無論如何措辭，傳遞的都是令人不快的信息，其本質(zhì)是不禮貌的。如拒絕對(duì)方還盤、拒絕續(xù)訂單、拒絕修改信用證、拒絕理賠等。拒絕類函電的目的是拒絕寫信人的要求，寫信人為受損的一方，所以函電中的“利益損失”關(guān)系是不平衡。因此，在拒絕對(duì)方的要求時(shí)，為了不使對(duì)方難堪，或者最大限度地減少有損于對(duì)方的表達(dá)，我們?cè)诨貜?fù)函電時(shí)要盡可能地間接地表達(dá)拒絕，使收信人在遭受拒絕的同時(shí)感到尊重。例如: Instead of 15% reduction on underwear, we suggest a reduction of 8% on all lines on order for US$5,000 or more

16、. 上述例子的字面意思是告知對(duì)方可對(duì)5000美元或者超過5000美元的訂單中的所有產(chǎn)品降價(jià)8%，而不是就內(nèi)衣一種產(chǎn)品降價(jià)15%，而實(shí)際“含義”是一種“拒絕”和“威脅”：不完全接受對(duì)方的降價(jià)要求，同時(shí)告知對(duì)方訂單的總金額不能低于5000美元，否則對(duì)于訂單中所有產(chǎn)品8%的優(yōu)惠無效。 在拒絕對(duì)方的降價(jià)要求的同時(shí)提出補(bǔ)救措施。 3.禮貌地表示不滿 批評(píng)、警告、指責(zé)、責(zé)罵等言外行為的言外功能與社會(huì)功能互相沖突，本質(zhì)上是不禮貌的。要使本質(zhì)上不禮貌的信息被接受并實(shí)現(xiàn)預(yù)期的交際目的，對(duì)禮貌的要求就相當(dāng)高，必須采取恰當(dāng)?shù)亩Y貌策略。例如，在國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)中，未按約定開立信用證、裝運(yùn)、付款等會(huì)招致對(duì)方的不滿情緒。但在

17、函電中表達(dá)不滿時(shí)，寫信人常常借助于間接語(yǔ)言行為禮貌地表達(dá)隱藏著對(duì)面子威脅的話語(yǔ)，避免直接的沖突，同樣實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的交際效果。 在函電的開頭部分應(yīng)當(dāng)經(jīng)常使用“We wish to invite your attention to”提醒對(duì)方信用證就要過期了，寫信者的實(shí)際意圖是表達(dá)對(duì)沒有任何裝船消息表達(dá)不滿；然后陳述銷售旺季將至，買方急需貨物，禮貌地說明催裝的原因；接著用“We shall be very much obliged if you will effect shipment as soon as possible.”要求盡快裝運(yùn)，從而能夠“enabling them to catch th

18、e brisk demand at the start of the season.”；最后用“We would like to emphasize that any delay in shipping our order will undoubtedly involve us in no small difficulty.”來警告對(duì)方延遲裝運(yùn)會(huì)造成的嚴(yán)重后果。通過陳述寫信人客觀上可能面臨的困難處境，使對(duì)方理解發(fā)出“警告” 的原因，在一定程度上照顧了對(duì)方的積極面子。 催促立即裝船函電的“含義”是買方對(duì)賣方有可能延遲裝運(yùn)的批評(píng)或指責(zé)，目的是敦促對(duì)方立即裝運(yùn)。但在實(shí)際函電寫作中，買方并不是一味的直

19、接表達(dá)自己的不滿情緒，而是采用間接言語(yǔ)行為淡化指責(zé)的強(qiáng)硬性和直接性，使得指責(zé)的意思表達(dá)間接化，把不滿的信息包含在敘述的過程中，讓收信人自己理解問題的嚴(yán)重性，從而使發(fā)信人避免赤裸裸地指責(zé)和批評(píng)，從而降低對(duì)積極面子的威脅程度。 總結(jié)外貿(mào)函電中間接言語(yǔ)行為的使用一般是出于禮貌的考慮。在外貿(mào)函電中表達(dá)請(qǐng)求、拒絕、不滿時(shí)，受“益”人要根據(jù)禮貌原則恰當(dāng)?shù)厥褂瞄g接言語(yǔ)行為，從受“損”方的角度去對(duì)待和處理國(guó)際貿(mào)易中所出現(xiàn)的問題，達(dá)到交際雙方“利益損失”的平衡，并適當(dāng)?shù)鼐S護(hù)對(duì)方的“面子”，這樣做不但有利于國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中更有效地進(jìn)行交際，有效地傳遞信息，而且能夠加強(qiáng)彼此之間的聯(lián)系，達(dá)到促進(jìn)貿(mào)易發(fā)展的目的。 在上海林德電子技術(shù)有限公司實(shí)習(xí)的幾個(gè)月以來， 我的收獲很大。但最有實(shí)際意義的是，通過外貿(mào)函電這一交流工具，我學(xué)會(huì)了如何與公司客戶建立起友好的業(yè)務(wù)關(guān)系。雖然在校期間學(xué)了不少有關(guān)外貿(mào)函電的知識(shí)，但是都沒有機(jī)會(huì)能夠?qū)⑦@些知識(shí)很好的運(yùn)用到實(shí)際工作中去。這次的實(shí)踐不僅使我將所學(xué)的函電知識(shí)很好的運(yùn)用到實(shí)際工作中，而且在與客戶的交流過程中，我也學(xué)到了很多以前在課堂上沒能學(xué)到的知識(shí)。另外，在工作中我也多次吸取了教訓(xùn)，并且從中總