外包仍需要項目管理

1、外包仍需要項目管理 公司外包的網(wǎng)站出了問題，身為公司信息部門主管的何經(jīng)理最近有點(diǎn)煩。 何經(jīng)理所在的公司是一家制造行業(yè)的民營企業(yè)，主要生產(chǎn)管件、軸承等產(chǎn)品，由于地處東南沿海，何經(jīng)理的老板對于信息化很重視，眼看著一個個行業(yè)類網(wǎng)站如雨后春筍般建立起來，何經(jīng)理的老板也想通過電子商務(wù)給企業(yè)帶來一些新的銷售渠道。 雖然何經(jīng)理所在的公司總體規(guī)模不大，但詳細(xì)到軸承和管件等產(chǎn)品，這家公司在行業(yè)內(nèi)排名還是很靠前的，因此，在何經(jīng)理建議做一個企業(yè)門戶網(wǎng)站時，老板覺得，那樣還不如直接做一個行業(yè)網(wǎng)站，只針對軸承行業(yè)。這樣一來，不僅可以幫助自己的企業(yè)拓展業(yè)務(wù)，還能幫助同類企業(yè)。何經(jīng)理的老板甚至還在想，行業(yè)網(wǎng)站做得好，說不定

2、會給自己的企業(yè)帶來新的贏利點(diǎn)。 不過，何經(jīng)理所在的信息部僅有三個人，除了維護(hù)企業(yè)內(nèi)部的IT系統(tǒng)和硬件之外，他們已經(jīng)沒有精力再做一個行業(yè)網(wǎng)站，做網(wǎng)站對于何經(jīng)理來說，也是一個新的領(lǐng)域，他在技術(shù)上并不是很強(qiáng)。 做專業(yè)的事就要找專業(yè)的人，在網(wǎng)站建設(shè)上，何經(jīng)理和老板經(jīng)過多次溝通，打算把網(wǎng)站建設(shè)、運(yùn)營、管理等全部外包，交其他公司或個人處理。 但關(guān)于域名、空間等的選用，以及關(guān)于網(wǎng)站內(nèi)容、版面的策劃，再到對于市場的分析、目標(biāo)群體的分析等方面，何經(jīng)理他們并沒有太多的想法，他們覺得，既然花了那么多錢，自己就不用投入太多的人力物力了。 另外， 何經(jīng)理所在的公司有60%的產(chǎn)品都銷往海外，公司主要針對海外客戶。于是，何

3、經(jīng)理考慮到，一個好的網(wǎng)站就成了一個窗口，向海外客戶展示企業(yè)產(chǎn)品、宣傳企業(yè)理念、維護(hù)企業(yè)形象。而且國外不再通過文本的方式進(jìn)行貿(mào)易，都是利用電子郵件的方式。 這樣，網(wǎng)站成了與國外客戶交流、貿(mào)易的最好方式。所以何經(jīng)理在策劃網(wǎng)站建設(shè)的時候，打算在做中文網(wǎng)站的同時推出一個英文版。 20XX年底，公司開頭策劃企業(yè)網(wǎng)站，并和國內(nèi)一家供應(yīng)網(wǎng)站服務(wù)的公司簽訂了合同，商定該公司為他們建設(shè)一個中英文雙語版網(wǎng)站，并支付了40多萬元的服務(wù)費(fèi)。 這家網(wǎng)站服務(wù)公司承諾贈送網(wǎng)易、SOHU、TOM等網(wǎng)站的推廣一年，并供應(yīng).com的域名一個，期限為三年。 可是，由于這家網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司未根據(jù)商定準(zhǔn)時進(jìn)行網(wǎng)站的注冊，就在雙方簽訂合同沒

4、幾天，原來這家公司承諾給何經(jīng)理的.com的域名已經(jīng)被別人搶注。在這種狀況下，這家網(wǎng)絡(luò)公司并沒有與何經(jīng)理協(xié)商變更合同的問題，就擅自為他們注冊了.net的域名，并在該域名下制作網(wǎng)站。 不僅如此，網(wǎng)站制作的進(jìn)度也大大超出了他們最初的承諾，內(nèi)容同樣存在多處不完善的地方，英文版的超鏈接更是拖了半年多才完成。 何經(jīng)理原本想通過一個行業(yè)網(wǎng)站推廣自己的企業(yè)，進(jìn)而為同行們服務(wù)，可是，外包的網(wǎng)站建設(shè)一波三折，讓何經(jīng)理有些灰心。他開頭懷疑當(dāng)時是不是該建議老板做這樣一個雙語的行業(yè)網(wǎng)站？即使要做，他又該如何做，是不是完全外包給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司？ 本案例所描述的網(wǎng)站外包事項具有良好的動身點(diǎn)、可取的方法和精確的目標(biāo)，項目實(shí)施之

5、所以出現(xiàn)令人不滿足的地方，根本原因在于雙方存在熟悉上的差距，表象就是缺乏溝通，沒有開展有效的項目管理。 作為一個直接面向市場銷售產(chǎn)品的制造型企業(yè)，規(guī)模不大，而且60%的產(chǎn)品銷到海外，有一個高效的企業(yè)網(wǎng)站是非常必要的，動身點(diǎn)很正確，目標(biāo)可以清晰預(yù)見。 至于是否建立一個行業(yè)網(wǎng)站，要看在軸承生產(chǎn)行業(yè)是否有很專業(yè)的網(wǎng)站。當(dāng)然，以排名靠前企業(yè)的身份建立一個具有特色的行業(yè)網(wǎng)站也不失為好的想法。在信息部只有3名員工的狀況下，服務(wù)外包是極其正確的一種策略。即便是本企業(yè)有很強(qiáng)大的信息化建設(shè)力氣，外圍建設(shè)及維護(hù)服務(wù)往往也是較好的選擇。專業(yè)化的成果只有通過專業(yè)化的服務(wù)來獲得。 換句話說，在網(wǎng)站建設(shè)立項初期，目標(biāo)和方

6、法都很明確，即服務(wù)于全球客戶，從項目管理的角度分析，可能出現(xiàn)的風(fēng)險應(yīng)當(dāng)較低，或許會出現(xiàn)個別難題，但只要有縝密的實(shí)施計劃和嚴(yán)格的項目管理，潛在的風(fēng)險都可規(guī)避。其實(shí)，單就網(wǎng)站本身建設(shè)與維護(hù)而言，在企業(yè)信息化項目中其難度相對較低，投資也不大。那么，為什么在企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)中還是出現(xiàn)了一系列的問題呢？ NextPage 網(wǎng)站建設(shè)之所以一波三折，問題主要就出在項目管理方面。項目雖簡潔，但并不意味著建設(shè)和運(yùn)營管理一帆風(fēng)順，從而甲方可以撒手不管。正相反，同樣也需要根據(jù)一個標(biāo)準(zhǔn)的信息化項目來進(jìn)行管理。雖說行業(yè)網(wǎng)站的內(nèi)容復(fù)雜度會高于企業(yè)網(wǎng)站，但建設(shè)過程大同小異。假如對癥下藥，在建立行業(yè)網(wǎng)站過程中完全可以避免類似狀況

7、的出現(xiàn)。詳細(xì)說來，主要改進(jìn)如下幾點(diǎn)。 甲方零工作量的誤區(qū) 網(wǎng)站外包不等同于甲方零工作量。任何項目都需要理清合作各方的工作內(nèi)容，甲方必需主導(dǎo)項目的進(jìn)展，以滿意各利益相關(guān)方的要求。每一個階段都不可能離開甲乙雙方的協(xié)作，啟動階段尤其如此。至于域名的注冊與管理，是一件特別簡潔的工作。無需耗費(fèi)太多的人工，不一定外包。 假如企業(yè)期望注冊的域名已經(jīng)被搶注，可以買回或者更換成類似的名稱來解決，這不應(yīng)當(dāng)成為制約網(wǎng)站開發(fā)的一個重要因素。 拒絕松散管理 每一個信息化項目都不容松散管理。信息化項目通常會有需求調(diào)研、設(shè)計、開發(fā)、測試、試運(yùn)行、上線和維護(hù)幾個階段。各階段均應(yīng)根據(jù)項目管理金三角設(shè)置專人實(shí)時跟蹤、參與、審查和

8、評價其質(zhì)量、進(jìn)度，掌握資金投入。 在關(guān)鍵階段，為避免方向性的錯誤和工期嚴(yán)重耽擱，現(xiàn)場準(zhǔn)時監(jiān)督、指導(dǎo)、爭論和糾正不可或缺。何經(jīng)理所在團(tuán)隊缺乏人力和技術(shù)力氣，可以考慮托付具有經(jīng)驗(yàn)的第三方代行其職能。 確立正確的方法論 該企業(yè)制定的外包策略雖然很正確，但乏于詳細(xì)實(shí)現(xiàn)方法，從而導(dǎo)致大量問題出現(xiàn)。網(wǎng)站建設(shè)是一個典型的需求驅(qū)動項目，花大力氣摸清需求是成功實(shí)施的根本。技術(shù)實(shí)現(xiàn)、版面設(shè)計是專業(yè)網(wǎng)站建設(shè)隊伍的強(qiáng)項，但網(wǎng)站的主題、基調(diào)、展示思路和內(nèi)容重點(diǎn)只能由企業(yè)自己說了算。 何經(jīng)理及其團(tuán)隊不熟知網(wǎng)站內(nèi)容布局和版面設(shè)計在情理之中，但這并不說明他們可以不去協(xié)調(diào)、組織整個項目。網(wǎng)站是企業(yè)的信息窗口，良好的需求分析等于

9、成功了一半。假如何經(jīng)理有信念自行組織，在網(wǎng)站設(shè)計開發(fā)之前就應(yīng)在開發(fā)單位的協(xié)作下做好。假如沒有自行組織的可能，可以查找一些專業(yè)的咨詢顧問來代為實(shí)施，提出多種牢靠方案，最終由何經(jīng)理及其老板選定。 把握關(guān)鍵掌握點(diǎn) 有了正確項目實(shí)施策略、方法與計劃，余下的工作重點(diǎn)就是把握住關(guān)鍵掌握點(diǎn)。這實(shí)際也是項目管理重要的一部分。例如，前文提及的需求分析確認(rèn)和版面設(shè)計審查等都直接關(guān)系網(wǎng)站建設(shè)的成敗。 另外，英文版的網(wǎng)站對于該企業(yè)來講甚至比中文版意義更加重大，網(wǎng)站開發(fā)隊伍未必在語言翻譯和英文網(wǎng)站布局方面很強(qiáng)，尤其是專業(yè)性很強(qiáng)的領(lǐng)域。因此，英文材料的提交、版式的確定和開發(fā)效果的審核都應(yīng)當(dāng)是何經(jīng)理關(guān)注的關(guān)鍵點(diǎn)。 選擇合格

10、的實(shí)施隊伍 實(shí)施隊伍的誠信和服務(wù)質(zhì)量直接影響甲方的參與工作量和項目的成功率。從擅自修改域名這一事實(shí)來看，案例中的網(wǎng)站開發(fā)商不值得信任。工期拖延和內(nèi)容不完善顯示出該開發(fā)商在項目管理和服務(wù)品質(zhì)保障方面很不力。由于缺乏精力和經(jīng)驗(yàn)，何經(jīng)理的部門無法起到很好的主導(dǎo)作用。 良好的開發(fā)商在洞察這些狀況以后，應(yīng)當(dāng)占據(jù)主動，積極采取措施，準(zhǔn)時引導(dǎo)并與何經(jīng)理的團(tuán)隊溝通，共同尋求每個問題的解決方法以實(shí)現(xiàn)合同規(guī)定的目標(biāo)，而不是消極被動地迂回或放任自流。假如連續(xù)做行業(yè)網(wǎng)站，可以考慮選擇更好的隊伍。 正確評判網(wǎng)站建設(shè)成果 網(wǎng)站的制作仁者見仁，不能期望短期內(nèi)面面俱到。應(yīng)以滿意最初定位和持續(xù)攀升的點(diǎn)擊率來評價其優(yōu)劣。在頁面基本框架和展示風(fēng)格確定的狀況下，作為一個制造型企業(yè)應(yīng)以便利客戶為宗旨，讓網(wǎng)站訪問者最簡潔快捷地查找到想要閱讀的信息或完成網(wǎng)上操作。至于次要的內(nèi)容，可以分步完善和上載。 完善配套的管理制度 制度是項目良性運(yùn)作的保障。眾所周知，任何信息化項目不可能由信息部門獨(dú)立完成。信息上載、版式調(diào)整和內(nèi)容更新等是長期的工作，每個部門必需各司其職、相互協(xié)作，才能確保網(wǎng)站的時效性和生