辦公用品采購管理制度及流程

1、辦公用品采購管理制度及流程一.總則（一）為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費，特制定本制度。（二）規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)、管制品和消耗品。1、固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機、打印機、復印機等。固定資產(chǎn)需要遵守固定資產(chǎn)管理制度。2、管制品和消耗品包括：剪刀、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、簽字筆、鉛筆、打印紙、復寫紙、印刷品、訂書針、大頭針、夾子、圖釘、名片、檔案袋或盒、計算器、電池等。3、員工應對辦公用品本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則。對于消耗品第二次發(fā)放起，必須實行以舊換新。二.辦公用品采購計劃（一）各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況

2、，于每月25日前填報：行政部表格一（）月季度辦公用品中領表，該中領表經(jīng)部門負責人審批簽字后報行政部，經(jīng)行政部負責人審核后交辦公用品管理員進行登記領取。（二）管理員核對辦公用品領用申請表與辦公用品臺賬庫存后，填報：行政部表格二（）月季度辦公用品申請購置計劃表，該表經(jīng)行政部負責人、董事長或總裁審批簽字后，交由相關(guān)負責人進行采購。三.辦公用品購置及保管（一）行政用品采購員根據(jù)審批簽字后的（）月季度辦公用品申請購置計劃表實施購買，并與月底完成（二）辦公用管理人員應認真、仔細、負責的做好辦公用品入庫出庫臺賬，做到每一批辦公用品進出有章可循、有據(jù)可查。認真填寫：行政部表格8辦公用品入庫登記表四.辦公用品的

3、發(fā)放及領用（一）個人辦公用品的發(fā)放1、新員工入職按標準配備簽字筆一支、筆記本一本、文件夾一個等。2、個人領用辦公用品應據(jù)實填寫：行政部表格3個人辦公用品申領單，經(jīng)部門負責人審核簽字后，交由行政部審批同意后由辦公用品管理員負責發(fā)放登記.、管理員根據(jù)個人辦公用品領取情況作出詳實登記，負責建立個人用品領取檔案，根據(jù)申請單對應詳實填寫：行政部表格個人物品領取登記表。（二）部門辦公用品的發(fā)放1、刀、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器（訂）、涂改液按區(qū)域分配。2、管理員根據(jù)各部門已填報簽批的（）月季度辦公用品中領表建立檔案,填寫行政部表格（）月季度辦公用品領取登記表，據(jù)表單如是發(fā)放所列物品，部門負責人領取后須簽

4、字確認（三）電話、計算器、訂書器、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、直尺、起釘器、鼠標、鍵盤燈耐用辦公用品，已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，如重復中領，應說明原因或憑毀損原物以舊換新，杜絕虛報冒領。如人為損壞或損失由個人負責賠償。五.管理員職責1、管理員須建立和登記辦公用品臺賬，定期核查所領取物品登記表，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。2、管理員須定期或不定期盤點。查對臺賬與實物，保證賬實相符。3、管理員須根據(jù)辦公用品的消耗和領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六.辦公用品的交接于回收員工離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接貨收回時

5、，應嚴格遵守交接回收程序。1、移交人需逐項列出物品清單，接受人在監(jiān)交人的監(jiān)督人的監(jiān)督下，仔細點驗，遇有毀損的要求移交人書面表明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人的責任，另行處理。2、管理員需根據(jù)清單核實后填寫：行政部表格9辦公用品交接登記表，存檔備案。若接收人為管理員本人時，管理員須仔細點驗，并且做好登記入庫工作。為了加強公司辦公用品采購管理，進一步規(guī)范行政工作，提高工作效益，切實推進公司發(fā)展，現(xiàn)制定本規(guī)定。一、辦公用品購買原則為統(tǒng)一控制辦公用品規(guī)格型號以及行政費用管理控制，各部門所需的辦公用品購買都由綜合部統(tǒng)一負責。綜合部根據(jù)辦公用品庫存量的情況以及各部門使用情況，確定訂購方案。二、辦

6、公用品訂購方式1 .小型或零星辦公用品的采購要由綜合部行政人員到制定的辦公用品專賣店選購或送貨。2 .大型辦公用品（固定資產(chǎn)）的采購要兩人或兩人以上到指定門店采購或到其它大型商城詢價采購等方式進行，要選購價格合適、質(zhì)量合格的辦公用品（固定資產(chǎn)）。3 .凡公司總部員工申請的辦公用品（固定資產(chǎn)）不可自行購買，匯總報給綜合部購買或在綜合部的協(xié)同下進行購買。4 .異地辦事處所需的辦公用品（固定資產(chǎn)）需寫申請到綜合部按級審批后，相關(guān)人員在當?shù)卦儍r，100元以上辦公用品，報價到綜合部，綜合部統(tǒng)一方可進行購買。5 .購買單件或批量在100元以下的辦公用品單人即可購買，100元以上的辦公用品（低值易耗品除外）

7、兩人或兩人以上共同進行購買。6 .凡采用單一來源采購方式（包括定點采購）的，應遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則，按照權(quán)限由主管部門與申購單位共同確定供應商。二、辦公物品米購過程在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則進行訂購。1 .驗貨所采購的辦公用品到貨后，由管理員（綜合部辦公用品管理者）按送貨單進行驗收，經(jīng)核對（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等）無誤后，在送貨單上（一式二聯(lián)）簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。2 .付款管理員（綜合部辦公用品者）收到供貨單位發(fā)票后，須與電腦中登記數(shù)據(jù)及存根的送貨核對無誤后，填

8、寫付款通知單，逐級審核簽字后，做好登記，最后交財務處負責支付或結(jié)算。3 .領用辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。辦公用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。如有特殊情況，各部門須提前提出“辦公用品購買申請單”則可進行采購。4 .保管辦公用品入倉庫后，管理員（綜合部辦公用品管理者）按物品種類、規(guī)格、等級、存放次序存放，不得混亂堆放，并按期清點數(shù)目，管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃。四、注意事項1 .每月集中采購兩次，時間分別為月初及月中，請相關(guān)部門提前告知綜合部行政管理處。2 .按照先審批后購置的原則，未經(jīng)審批購置的辦公用品將不予報銷。3 .各部門及個人領

9、用的辦公用品（固定資產(chǎn)）不得挪做私用、避免浪費、損壞和丟失。為加強企業(yè)專業(yè)化，規(guī)范化管理，保證日常辦公需求，控制費用支出，集團研究決定對所屬各單位的辦公用品實行集中采購，分級管理的管理辦法。一.集中采購和管理的原則1 .保衛(wèi)物業(yè)部是全集團辦公用品和低值易耗品的采購與管理的主管部門，凡涉及辦公用品事宜均由保衛(wèi)物業(yè)部負責。2 .保衛(wèi)物業(yè)部要設專人負責，加強管理，為各單位提供質(zhì)價相符的物品保證辦公需要。3 .集團所屬各單位辦公用品以部室、門店為單位設專人管理，并按照本辦法的要求，做好計劃編制、物品領用和保管工作，4 .財審部負責核算并制訂各單位的預算費用和考核指標。5 .人力資源部根據(jù)考核指標對各單

10、位實施考核。二、審批權(quán)限購置辦公用品、維修配件等、500元以下的由保衛(wèi)物業(yè)部征得板塊、門店、部室主管領導同意進行購置。500元以上的一律寫書面請示，相關(guān)部室會簽后，報總經(jīng)理審批。三、辦公用品集中采購的范圍辦公所需低值易耗品、辦公用品、電腦、電腦耗材、電腦零部件、飛機票、火車票、郵品、印刷品、牌匾、燈箱、工作服、汽油及集團范圍內(nèi)組織各項活動所需物品等均屬集中采購范圍。四、集中采購程序1 .各部室、門店根據(jù)本部門的實際需要和經(jīng)財審部核定、總經(jīng)理批準的費用預算指標，使用統(tǒng)一表格物品領用計劃表編制次月物品領用計劃，經(jīng)主管部長審核批準后，于每月20日送達保衛(wèi)物業(yè)部。2 .保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)各單位的申請計劃、

11、預算指標、進行審核匯總，并上報主管副總經(jīng)理審批。3 .保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)領導批準的內(nèi)容，對價值在5萬元以上的成批大宗物品以招標的形式采購，其他零星物品采取貨比三家的形式實施集中采購。4 .保衛(wèi)物業(yè)部采購用品后，由各企業(yè)、機關(guān)各部室到保衛(wèi)物業(yè)部一次性登記領用。五、實施中注意事項1 .計劃內(nèi)采購須填制物品領用計劃表見附表2 .購置計劃需注明序號、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量等并由主管部長、店長審核簽字。3 .各門店、機關(guān)各部室臨時急用和超預算需購置的辦公用品，需寫出書面請示，報總經(jīng)理審批，由保衛(wèi)物業(yè)部負責采購，或由保衛(wèi)物業(yè)部委托該部門自行采購。4 .書面請示需寫清楚原因、用途、價格、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、金額等。5 .電腦、耗材、零部件的申請，按照集團京東集辦字20051號執(zhí)行。6 .部分特殊專業(yè)用品原則上由保衛(wèi)物業(yè)部購置，保衛(wèi)物業(yè)部委托相關(guān)部門自行采購的，自采購后3日內(nèi)需到保衛(wèi)物業(yè)部辦理相關(guān)登記報銷手續(xù)。7 .各、門店店長為實物負責人。六、具體要求1 .各單位的計劃要依據(jù)實際需求和費用預算編制，不