辦公用品采購管理制度及流程

1、辦公用品采購管理制度及流程一.總則（一）為加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費(fèi)，特制定本制度。（二）規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)、管制品和消耗品。1、固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。固定資產(chǎn)需要遵守固定資產(chǎn)管理制度。2、管制品和消耗品包括：剪刀、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、簽字筆、鉛筆、打印紙、復(fù)寫紙、印刷品、訂書針、大頭針、夾子、圖釘、名片、檔案袋或盒、計(jì)算器、電池等。3、員工應(yīng)對辦公用品本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)的原則。對于消耗品第二次發(fā)放起，必須實(shí)行以舊換新。二.辦公用品采購計(jì)劃（一）各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況

2、，于每月25日前填報(bào)：行政部表格一（）月季度辦公用品中領(lǐng)表，該中領(lǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)行政部，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后交辦公用品管理員進(jìn)行登記領(lǐng)取。（二）管理員核對辦公用品領(lǐng)用申請表與辦公用品臺(tái)賬庫存后，填報(bào)：行政部表格二（）月季度辦公用品申請購置計(jì)劃表，該表經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、董事長或總裁審批簽字后，交由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購。三.辦公用品購置及保管（一）行政用品采購員根據(jù)審批簽字后的（）月季度辦公用品申請購置計(jì)劃表實(shí)施購買，并與月底完成（二）辦公用管理人員應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)、負(fù)責(zé)的做好辦公用品入庫出庫臺(tái)賬，做到每一批辦公用品進(jìn)出有章可循、有據(jù)可查。認(rèn)真填寫：行政部表格8辦公用品入庫登記表四.辦公用品的

3、發(fā)放及領(lǐng)用（一）個(gè)人辦公用品的發(fā)放1、新員工入職按標(biāo)準(zhǔn)配備簽字筆一支、筆記本一本、文件夾一個(gè)等。2、個(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實(shí)填寫：行政部表格3個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交由行政部審批同意后由辦公用品管理員負(fù)責(zé)發(fā)放登記.、管理員根據(jù)個(gè)人辦公用品領(lǐng)取情況作出詳實(shí)登記，負(fù)責(zé)建立個(gè)人用品領(lǐng)取檔案，根據(jù)申請單對應(yīng)詳實(shí)填寫：行政部表格個(gè)人物品領(lǐng)取登記表。（二）部門辦公用品的發(fā)放1、刀、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器（訂）、涂改液按區(qū)域分配。2、管理員根據(jù)各部門已填報(bào)簽批的（）月季度辦公用品中領(lǐng)表建立檔案,填寫行政部表格（）月季度辦公用品領(lǐng)取登記表，據(jù)表單如是發(fā)放所列物品，部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取后須簽

4、字確認(rèn)（三）電話、計(jì)算器、訂書器、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、直尺、起釘器、鼠標(biāo)、鍵盤燈耐用辦公用品，已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，如重復(fù)中領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑毀損原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。如人為損壞或損失由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。五.管理員職責(zé)1、管理員須建立和登記辦公用品臺(tái)賬，定期核查所領(lǐng)取物品登記表，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。2、管理員須定期或不定期盤點(diǎn)。查對臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。3、管理員須根據(jù)辦公用品的消耗和領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六.辦公用品的交接于回收員工離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接貨收回時(shí)

5、，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1、移交人需逐項(xiàng)列出物品清單，接受人在監(jiān)交人的監(jiān)督人的監(jiān)督下，仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，遇有毀損的要求移交人書面表明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人的責(zé)任，另行處理。2、管理員需根據(jù)清單核實(shí)后填寫：行政部表格9辦公用品交接登記表，存檔備案。若接收人為管理員本人時(shí)，管理員須仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，并且做好登記入庫工作。為了加強(qiáng)公司辦公用品采購管理，進(jìn)一步規(guī)范行政工作，提高工作效益，切實(shí)推進(jìn)公司發(fā)展，現(xiàn)制定本規(guī)定。一、辦公用品購買原則為統(tǒng)一控制辦公用品規(guī)格型號(hào)以及行政費(fèi)用管理控制，各部門所需的辦公用品購買都由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。綜合部根據(jù)辦公用品庫存量的情況以及各部門使用情況，確定訂購方案。二、辦

6、公用品訂購方式1 .小型或零星辦公用品的采購要由綜合部行政人員到制定的辦公用品專賣店選購或送貨。2 .大型辦公用品（固定資產(chǎn)）的采購要兩人或兩人以上到指定門店采購或到其它大型商城詢價(jià)采購等方式進(jìn)行，要選購價(jià)格合適、質(zhì)量合格的辦公用品（固定資產(chǎn)）。3 .凡公司總部員工申請的辦公用品（固定資產(chǎn)）不可自行購買，匯總報(bào)給綜合部購買或在綜合部的協(xié)同下進(jìn)行購買。4 .異地辦事處所需的辦公用品（固定資產(chǎn)）需寫申請到綜合部按級(jí)審批后，相關(guān)人員在當(dāng)?shù)卦儍r(jià)，100元以上辦公用品，報(bào)價(jià)到綜合部，綜合部統(tǒng)一方可進(jìn)行購買。5 .購買單件或批量在100元以下的辦公用品單人即可購買，100元以上的辦公用品（低值易耗品除外）

7、兩人或兩人以上共同進(jìn)行購買。6 .凡采用單一來源采購方式（包括定點(diǎn)采購）的，應(yīng)遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則，按照權(quán)限由主管部門與申購單位共同確定供應(yīng)商。二、辦公物品米購過程在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則進(jìn)行訂購。1 .驗(yàn)貨所采購的辦公用品到貨后，由管理員（綜合部辦公用品管理者）按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，經(jīng)核對（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量等）無誤后，在送貨單上（一式二聯(lián)）簽字，并逐一登記電腦中，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。2 .付款管理員（綜合部辦公用品者）收到供貨單位發(fā)票后，須與電腦中登記數(shù)據(jù)及存根的送貨核對無誤后，填

8、寫付款通知單，逐級(jí)審核簽字后，做好登記，最后交財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。3 .領(lǐng)用辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個(gè)部門。辦公用品分發(fā)后做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。如有特殊情況，各部門須提前提出“辦公用品購買申請單”則可進(jìn)行采購。4 .保管辦公用品入倉庫后，管理員（綜合部辦公用品管理者）按物品種類、規(guī)格、等級(jí)、存放次序存放，不得混亂堆放，并按期清點(diǎn)數(shù)目，管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃。四、注意事項(xiàng)1 .每月集中采購兩次，時(shí)間分別為月初及月中，請相關(guān)部門提前告知綜合部行政管理處。2 .按照先審批后購置的原則，未經(jīng)審批購置的辦公用品將不予報(bào)銷。3 .各部門及個(gè)人領(lǐng)

9、用的辦公用品（固定資產(chǎn)）不得挪做私用、避免浪費(fèi)、損壞和丟失。為加強(qiáng)企業(yè)專業(yè)化，規(guī)范化管理，保證日常辦公需求，控制費(fèi)用支出，集團(tuán)研究決定對所屬各單位的辦公用品實(shí)行集中采購，分級(jí)管理的管理辦法。一.集中采購和管理的原則1 .保衛(wèi)物業(yè)部是全集團(tuán)辦公用品和低值易耗品的采購與管理的主管部門，凡涉及辦公用品事宜均由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)。2 .保衛(wèi)物業(yè)部要設(shè)專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)管理，為各單位提供質(zhì)價(jià)相符的物品保證辦公需要。3 .集團(tuán)所屬各單位辦公用品以部室、門店為單位設(shè)專人管理，并按照本辦法的要求，做好計(jì)劃編制、物品領(lǐng)用和保管工作，4 .財(cái)審部負(fù)責(zé)核算并制訂各單位的預(yù)算費(fèi)用和考核指標(biāo)。5 .人力資源部根據(jù)考核指標(biāo)對各單

10、位實(shí)施考核。二、審批權(quán)限購置辦公用品、維修配件等、500元以下的由保衛(wèi)物業(yè)部征得板塊、門店、部室主管領(lǐng)導(dǎo)同意進(jìn)行購置。500元以上的一律寫書面請示，相關(guān)部室會(huì)簽后，報(bào)總經(jīng)理審批。三、辦公用品集中采購的范圍辦公所需低值易耗品、辦公用品、電腦、電腦耗材、電腦零部件、飛機(jī)票、火車票、郵品、印刷品、牌匾、燈箱、工作服、汽油及集團(tuán)范圍內(nèi)組織各項(xiàng)活動(dòng)所需物品等均屬集中采購范圍。四、集中采購程序1 .各部室、門店根據(jù)本部門的實(shí)際需要和經(jīng)財(cái)審部核定、總經(jīng)理批準(zhǔn)的費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)，使用統(tǒng)一表格物品領(lǐng)用計(jì)劃表編制次月物品領(lǐng)用計(jì)劃，經(jīng)主管部長審核批準(zhǔn)后，于每月20日送達(dá)保衛(wèi)物業(yè)部。2 .保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)各單位的申請計(jì)劃、

11、預(yù)算指標(biāo)、進(jìn)行審核匯總，并上報(bào)主管副總經(jīng)理審批。3 .保衛(wèi)物業(yè)部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的內(nèi)容，對價(jià)值在5萬元以上的成批大宗物品以招標(biāo)的形式采購，其他零星物品采取貨比三家的形式實(shí)施集中采購。4 .保衛(wèi)物業(yè)部采購用品后，由各企業(yè)、機(jī)關(guān)各部室到保衛(wèi)物業(yè)部一次性登記領(lǐng)用。五、實(shí)施中注意事項(xiàng)1 .計(jì)劃內(nèi)采購須填制物品領(lǐng)用計(jì)劃表見附表2 .購置計(jì)劃需注明序號(hào)、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量等并由主管部長、店長審核簽字。3 .各門店、機(jī)關(guān)各部室臨時(shí)急用和超預(yù)算需購置的辦公用品，需寫出書面請示，報(bào)總經(jīng)理審批，由保衛(wèi)物業(yè)部負(fù)責(zé)采購，或由保衛(wèi)物業(yè)部委托該部門自行采購。4 .書面請示需寫清楚原因、用途、價(jià)格、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、金額等。5 .電腦、耗材、零部件的申請，按照集團(tuán)京東集辦字20051號(hào)執(zhí)行。6 .部分特殊專業(yè)用品原則上由保衛(wèi)物業(yè)部購置，保衛(wèi)物業(yè)部委托相關(guān)部門自行采購的，自采購后3日內(nèi)需到保衛(wèi)物業(yè)部辦理相關(guān)登記報(bào)銷手續(xù)。7 .各、門店店長為實(shí)物負(fù)責(zé)人。六、具體要求1 .各單位的計(jì)劃要依據(jù)實(shí)際需求和費(fèi)用預(yù)算編制，不