工程檔案管理策劃.doc

1、工程檔案管理策劃清遠(yuǎn)市2011年新建配網(wǎng)工程（英德第五標(biāo)段）工程檔案管理策劃廣州市白云機(jī)電設(shè)備安裝工程有限公司2011年08月15日共9頁(yè)第11頁(yè)批 準(zhǔn)：日期：技術(shù)審核：日期：安全部審核：日期:項(xiàng)目部審核：日期：編 寫：日期：新建配網(wǎng)工程檔案管理策劃目 錄1、適用范圍和目的2、編寫依據(jù)3、引用術(shù)語(yǔ)和定義4、總則5、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)6、歸檔范圍及立卷單位7、檔案材料整理8、歸檔要求9、歸檔時(shí)間1、適用范圍和目的適用于所有輸變電工程。制定本制度的目的是規(guī)范工程建設(shè)期間工程檔案管理的行為，加強(qiáng)檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為電網(wǎng)建設(shè)運(yùn)行服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)工程檔案達(dá)標(biāo)和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的目標(biāo)。2、編寫依

2、據(jù)2. 1中華人民共和國(guó)檔案法2. 2中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施細(xì)則2. 3基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定國(guó)檔發(fā) 19884號(hào)2. 4科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/11822-892. 5文書檔案案卷格式GB/T9705-882. 6電力工業(yè)企業(yè)檔案分類細(xì)則能源辦 1991231號(hào)3、引用術(shù)語(yǔ)和定義上述編制依據(jù)所列文件中采用的術(shù)語(yǔ)和定義。4、總則4. 1貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)和管理辦法，加強(qiáng)工程檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案信息資源在領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)管理和技術(shù)進(jìn)步中的作用，為四川電網(wǎng)建設(shè)的發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。4. 2工程檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)

3、試、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)全過(guò)程形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等形式與載體的文件材 料。4. 3指揮部（項(xiàng)目部）是負(fù)責(zé)工程檔案的組織、協(xié)調(diào)并指導(dǎo)設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承包商的工程項(xiàng)目竣工檔案文件的整理和編制。協(xié)調(diào)解決工程檔案工作中存在的問(wèn)題。督促有關(guān)單位及時(shí)做好工程階段性歸檔資料的收集、整理及移交工作。4. 4工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承包商應(yīng)負(fù)責(zé)完成各自職責(zé)工作范圍或合同規(guī)定范圍內(nèi)的工程 竣工檔案文件的編制。4. 5工程檔案文件資料應(yīng)分為文本文件和電子光盤文件兩種，同步整理、編制、移交。5、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)5. 1工程檔案管理機(jī)構(gòu)5. 1. 1指揮部（項(xiàng)目部）工程檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置在工程部、其

4、主任是工程檔案管理的責(zé)任人，并配備一名專（兼）職人員具體做工程檔案工作。5. 1. 2監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工承包商、物資供應(yīng)商應(yīng)設(shè)置工程檔案管理機(jī)構(gòu)（建議設(shè)置在各單 位工程部），明確工程檔案管理的責(zé)任人，并配備一名專（兼）職人員做工程檔案工作。5. 2職責(zé)5. 2. 1指揮部（項(xiàng)目部）5. 2. 1. 1負(fù)責(zé)工程檔案管理的組織、協(xié)調(diào)工作。組織和協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承包商工 程竣工檔案的整理、移交。5. 2, 1, 2負(fù)責(zé)工程檔案管理的監(jiān)督、檢查工作。監(jiān)督檢查設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承包商的工 程階段性檔案資料的收集、歸檔和工程竣工檔案資料的整理、移交。5. 2. 1. 3負(fù)責(zé)工程依據(jù)性文件的收集、歸檔、立卷

5、、移交。如項(xiàng)目可研報(bào)告、立項(xiàng)、審 批、初設(shè)審批、概算、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承包合同等。5. 2. 1. 4負(fù)責(zé)工程建設(shè)性文件的收集、整理、立卷、移交，如工程建設(shè)大綱、管理文件、 各種協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、監(jiān)督檢查報(bào)告、啟動(dòng)方案、啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要、工程建設(shè) 總結(jié)等。在工程竣工投產(chǎn)后 1月內(nèi)按四川電力建設(shè)（集團(tuán)）公司檔案歸檔要求移交檔案室歸 檔。5. 2. 2設(shè)計(jì)5. 2. 2. 1負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)文件的提供，如工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料（地質(zhì)勘測(cè)、水文、氣象、地 震、地形、地貌等）、施工圖及設(shè)計(jì)修改等文件。5. 2. 2. 2負(fù)責(zé)提交紅線圖，跨越協(xié)議等文件。5. 2. 3監(jiān)理5. 2. 3. 1負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文

6、件的整理、移交，如工程監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、 階段監(jiān)理檢查紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知等。5. 2, 3. 2監(jiān)督檢查施工承包商的工程檔案的收集、整理、編制。5. 2. 4施工承包商5. 2. 4. 1負(fù)責(zé)施工管理文件的收集、整理、編制、立卷、移交。如施工組織設(shè)計(jì)、質(zhì)量 管理措施、特殊跨越措施、工程技術(shù)文件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收申請(qǐng)、開竣工報(bào)告、工程總結(jié)等。5. 2. 4. 2負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)文件的收集、整理、編制、立卷、移交，如竣工圖、設(shè)計(jì)修改、 設(shè)計(jì)聯(lián)系單等。5. 2. 4. 3負(fù)責(zé)工程施工文件的收集、整理、編制、立卷、移交，如施工記錄。5. 2. 4. 4負(fù)責(zé)工程材料設(shè)備技

7、術(shù)文件的收集、整理、編制、立卷、移交，如材料設(shè)備的 合格證、質(zhì)量保證書、試驗(yàn)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告、設(shè)備開箱記錄等。5. 2. 4. 5負(fù)責(zé)工程竣工交接記錄、簽證文件、竣工報(bào)告、監(jiān)督檢查報(bào)告、工程總結(jié)的收集、整理、立卷、移交。5. 2. 4. 6負(fù)責(zé)工程賠償文件的收集、整理、編制、立卷、移交。5. 2. 5物資設(shè)備供應(yīng)商5. 2. 5. 1負(fù)責(zé)提交物資設(shè)備的技術(shù)招標(biāo)書及訂貨合同（副本）5. 2. 5. 2負(fù)責(zé)提交物資設(shè)備的合格證、質(zhì)量保證書、試驗(yàn)報(bào)告、開箱記錄等文件資料提 供給工程總承包商、施工承包商。6、歸檔范圍及立卷單位6. 1配網(wǎng)工程:類目名稱文件資料內(nèi)容立卷單位卷冊(cè)第一 卷第T工程依據(jù)性文件工

8、程可行性研究報(bào)告及審批文件工程立項(xiàng)義件工程初步設(shè)計(jì)審查意見(jiàn)及審批文件 工程初步設(shè)計(jì)概算審查意見(jiàn)及審批文件 工程基建年度投資計(jì)劃水土保持方案的申報(bào)及審批文件建設(shè)單位第二冊(cè)工程招標(biāo)及合同 文件工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、工程總承包招標(biāo)文件 工程設(shè)計(jì)、監(jiān)理、工程總承包合同文件 工程裝置性材料招標(biāo)文件及定貨合同、 協(xié)議建設(shè)單位弟第T工程建設(shè)管理 文件工程上曲達(dá)管理文件工程建設(shè)管理大綱文件工程技術(shù)、質(zhì)量、安全管理文件工程計(jì)經(jīng)、財(cái)務(wù)和物資管理文件工程檔案管理文件工程質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)2000年版細(xì)則建設(shè)單位卷第二冊(cè)工程建設(shè)期管理 文件工程開、竣工報(bào)告施工圖會(huì)審文件指揮部協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議紀(jì)要 指揮部在工程建設(shè)

9、期的文件 工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)文件安全管理及大檢查義件指揮部工程簡(jiǎn)報(bào)建設(shè)單位類目名稱文件資料內(nèi)容立卷單位卷冊(cè)第 二 卷第三冊(cè)工程質(zhì)量管理 文件工程階段性及竣工的質(zhì)量驗(yàn)收申請(qǐng)及驗(yàn) 收義件工程階段性及投產(chǎn)前的質(zhì)量監(jiān)督檢查中 請(qǐng)及監(jiān)督檢查報(bào)告建設(shè)單位成立啟動(dòng)委員會(huì)文件工程啟動(dòng)方案 工程建設(shè)總結(jié)第四冊(cè)工程決算書報(bào)告工程決算及文件建設(shè)單位弟三 卷監(jiān)理管理文件工程上紈下達(dá)的管理文件監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細(xì)則工程開、竣工報(bào)告監(jiān)理對(duì)在工程建設(shè)期的文件監(jiān)理對(duì)施工承包荀的整改或停工通知 施工承包商申報(bào)的技術(shù)文件及報(bào)告的審核義件施工承包商資質(zhì)特殊工程等申報(bào)文件的 審核義件承包商各類試驗(yàn)報(bào)告的審核文件監(jiān)理月報(bào)工程監(jiān)理總結(jié)監(jiān)理單位第

10、 四 卷第T工程設(shè)計(jì)文件工程初步設(shè)計(jì)概算書（或修編概算） 重大設(shè)計(jì)修改報(bào)批文件及相應(yīng)的施工圖 預(yù)算書建設(shè)單位第二冊(cè)工程設(shè)計(jì)修改 文件工程設(shè)計(jì)修改工程材料代用設(shè)計(jì)通知單工程總承包商第三冊(cè)工程設(shè)計(jì)竣工圖工程竣工圖（按設(shè)計(jì)總目錄順序編制）第 五 卷第T基礎(chǔ)工程裝置材 料文件水泥的安置性及強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告砂石的試驗(yàn)報(bào)告碎配合比試驗(yàn)報(bào)告基礎(chǔ)鋼材的合格證、材質(zhì)證明書、復(fù)試 報(bào)告（機(jī)械、化學(xué)）、焊接試驗(yàn)報(bào)告 碎試塊強(qiáng)度報(bào)告工程總承包商第二冊(cè)鐵塔工程材質(zhì) 文件鋼材的合格證、材質(zhì)證明書、復(fù)試報(bào)告（機(jī)械、化學(xué)）、焊接試驗(yàn)報(bào)告、鍍鋅 試驗(yàn)報(bào)告第三冊(cè)架線工程材質(zhì) 文件導(dǎo)地線：合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、按規(guī)定現(xiàn) 場(chǎng)應(yīng)抽檢報(bào)告（如扭

11、矩、疲勞、表面光 結(jié)度試驗(yàn)等）金具瓷瓶：合格證、檢驗(yàn)報(bào)告類目名稱文件資料內(nèi)容立卷單位卷冊(cè)第 六 卷第T工程施工管理文 件工程開、竣工報(bào)告工程施工招標(biāo)文件工程施工承包合同文件施工組織設(shè)計(jì)工程施工質(zhì)量管理文件、質(zhì)量措施 工程施工技術(shù)管理文件工程總承包商工程施工安全管理文件及安全大檢查文件工程施工技術(shù)交底文件工程施工協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要工程質(zhì)量專檢文件隱蔽，程驗(yàn)收簽證記錄工程施工質(zhì)量事故及永久缺陷記錄第二冊(cè)工程施工記錄基礎(chǔ)、接地、桿塔、架線的工程施工質(zhì) 量檢查及評(píng)級(jí)記錄第三冊(cè)工程賠償文件、 協(xié)議塔基征地協(xié)議、批文及土地使用證 房屋拆遷、林木砍伐、青苗賠償、補(bǔ)償 性文件、協(xié)議線路工程林木砍伐批文跨越軍用設(shè)施、易

12、燃易爆物、高速公路， 一、二級(jí)公路，一、二級(jí)通訊線等協(xié)議 書通訊線、電力線等設(shè)施拆遷協(xié)議第四冊(cè)工程唆工義件工程竣工報(bào)告、申請(qǐng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 工程竣工驗(yàn)收簽證書工程竣工移交證書及移交清單 未定工程及需改進(jìn)工程的清單 工程施工總結(jié)線路參數(shù)測(cè)試報(bào)告?zhèn)渥⒐こ虣n案文件分卷冊(cè)、分冊(cè)整理、編制；冊(cè)下可分為分冊(cè)，由立卷單位根據(jù)內(nèi)容 多少劃分。7、檔案材料整理7. 1工程依據(jù)性文件：7. 1. 1原件與復(fù)印件的問(wèn)題。凡指揮部 （項(xiàng)目部）的發(fā)文均應(yīng)原件歸檔。收文：凡對(duì)方主送 與抄送本單位的收文，均應(yīng)原件歸檔。如若是轉(zhuǎn)發(fā)文，直接隸屬關(guān)系的文件應(yīng)原件歸檔，后附間接關(guān)系的轉(zhuǎn)發(fā)文可復(fù)印件歸檔。7. 1. 2工程依據(jù)性文件要求收

13、集齊全、完整。案卷必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。7. 1. 3征地文件材料：要求拆遷協(xié)議確定的面積與所征地面面積相等，按文件形成的規(guī)律 排列；一般依據(jù)性的批復(fù)在前，征地紅線圖、征地申報(bào)表、拆遷協(xié)議書等文件在后。7. 1. 4協(xié)議、合同及工程驗(yàn)收證書、交接書等履行雙方簽字手續(xù)的文件的要求：凡為簽訂 協(xié)議、合同的履行方和辦理證書的簽字方，其合同、協(xié)議與證書均應(yīng)持一份原件歸檔。7. 2工程設(shè)計(jì)文件7. 2. 1設(shè)計(jì)文件按工程項(xiàng)目圖紙總目錄，工程全部設(shè)計(jì)文件應(yīng)齊全、系統(tǒng)、完整。圖紙一 般應(yīng)竣工藍(lán)圖歸檔。施工圖設(shè)計(jì)階段的文件排序，一般按設(shè)計(jì)院卷

14、冊(cè)排列、編目。7. 2. 2設(shè)計(jì)修改通知單、工程聯(lián)系單、材料代用單等，要求齊全、完整。7. 3工程施工文件7. 3. 1水泥、鋼材等原材料試驗(yàn)報(bào)告，要求報(bào)告單字跡清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。試驗(yàn)單要有編號(hào)、試驗(yàn)日期、規(guī)格、型號(hào)、試驗(yàn)單位加蓋公章與簽名。材料半成品試驗(yàn)報(bào)告要原件歸檔，字跡 要清楚、要有編號(hào)、試驗(yàn)日期、各種試驗(yàn)材料的數(shù)量、型號(hào)與規(guī)格、加蓋公章與試驗(yàn)人簽字。7. 3. 2工程測(cè)量記錄及施工記錄應(yīng)使用國(guó)家電力公司工程質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的記錄表，記錄表 式要規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字應(yīng)齊全。7. 3. 3隱蔽工程記錄與中間驗(yàn)收應(yīng)有監(jiān)理工程師和設(shè)計(jì)工代簽字。7. 3. 4施工質(zhì)量缺陷處理報(bào)告，要求有閉環(huán)管理的詳細(xì)

15、記錄（有調(diào)查報(bào)告、分析、處理意 見(jiàn)、處理結(jié)論及消缺記錄、復(fù)檢意見(jiàn)與結(jié)論等）。7. 4調(diào)整試驗(yàn)報(bào)告：系統(tǒng)調(diào)試項(xiàng)目按專業(yè)、分項(xiàng)目排列、組卷。調(diào)試方案與調(diào)試報(bào)告分開 組卷。7. 5質(zhì)量監(jiān)督文件：監(jiān)督檢查報(bào)告分為基礎(chǔ)、桿塔、投產(chǎn)前等監(jiān)督檢查報(bào)告。7. 6設(shè)備出廠技術(shù)資料包括設(shè)備出廠合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、開箱記錄、備品備件單、設(shè) 備說(shuō)明書、圖紙、維護(hù)手冊(cè)等。7. 7竣工圖的編制：按國(guó)家建委（82）建發(fā)施字50號(hào)文的規(guī)定，每張施工圖均要轉(zhuǎn)化為竣 工圖，要求竣工圖必須與設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)修改內(nèi)容及現(xiàn)場(chǎng)施工情況相符合，必須達(dá)到100%勺準(zhǔn)確?？⒐D章尺寸按省公司的發(fā)文規(guī)定執(zhí)行。竣工圖章填寫欄目齊全， 編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)

16、人簽字手續(xù)齊全，簽字人必須親筆簽字，不可有私章代替。編制竣工圖形式與深度，按如下執(zhí)行：7. 7. 1竣工圖編制是以施工圖為基礎(chǔ)，根據(jù)各種變更文件在施工圖上重新繪制而實(shí)現(xiàn)的。 一般可采取以下幾種形式： 凡按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，則在原施工圖上加蓋竣工章。 施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能在原施工圖上進(jìn)行修改的，可按設(shè)計(jì)變更進(jìn)行修改加蓋 凡結(jié)構(gòu)形式改變， 平面布置改變以及其它重大改變，不能再在原圖上修改， 應(yīng)由設(shè)計(jì)重新繪制后加蓋竣工章。7. 7. 2因項(xiàng)目被取消或現(xiàn)場(chǎng)未施工的圖紙，不需要編制竣工圖，可按以下辦法處理：整個(gè)項(xiàng)目被取消的不需要編制竣工圖，應(yīng)及時(shí)收回?，F(xiàn)場(chǎng)部分項(xiàng)目未施工的圖紙應(yīng)抽出取消，并

17、在圖紙目錄備注欄中加以注明依據(jù)。7. 7. 3竣工章的標(biāo)準(zhǔn)、格式及加蓋竣工章的要求：加蓋竣工圖章一律使用紅色泥蓋??；竣工圖章在施工圖右下角設(shè)計(jì)圖標(biāo)上方，若圖標(biāo)上方有圖表或文字，可蓋在圖標(biāo)周圍不壓蓋圖表和文字的地方。7. 7. 4竣工圖章中簽名及日期填寫必須用碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠 筆、純藍(lán)墨水書寫或蓋章。8、歸檔要求8. 1歸檔的文件達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足生產(chǎn)（使用）、管理、維護(hù)、改建的需要。 完整是指工程檔案資料的收集要與建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，在項(xiàng)目的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收投產(chǎn)的全過(guò)程中，各種應(yīng)該歸檔的文件材料都要?dú)w檔。 準(zhǔn)確是指對(duì)歸檔文件材料的記載必須與實(shí)物相符，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)管理各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。 系統(tǒng)是指歸檔的文件材料， 同一卷文件要按文件材料形成的時(shí)間順序排列，做到層次分明,有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。8. 2工程檔案歸檔文件應(yīng)編卷、冊(cè)、分冊(cè)，每卷應(yīng)有總目錄及分目錄。冊(cè)下可分為分冊(cè)， 由立卷單位根據(jù)內(nèi)容多少劃分。8. 3工程檔案歸檔文本文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)打印，但簽字應(yīng)本人親自手簽字。8. 4工程檔案文件資料應(yīng)分為文本文件和電子光盤文件。工程檔案文件應(yīng)分為文本文件和電子光盤文件，移交數(shù)量：工程檔案資料文件應(yīng)移交二套，電子光盤文件一套。8. 5工程檔案文件紙張一律采用 A4