審計(jì)檔案管理辦法

1、*審計(jì)檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為規(guī)范全區(qū)銀行審計(jì)檔案管理，保證審計(jì)檔案質(zhì)量，發(fā)揮審計(jì)檔案作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、國(guó)家審計(jì)署審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則、機(jī)關(guān)材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）、銀監(jiān)會(huì)銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)指引和全省相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我區(qū)銀行審計(jì)工作實(shí)際，制定本辦法。第二條審計(jì)檔案是指銀行在審計(jì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤(pán)和其他介質(zhì)形式存在的專(zhuān)項(xiàng)文件材料，是記錄和反映銀行審計(jì)專(zhuān)業(yè)活動(dòng)的原始憑證，是銀行檔案的重要組成部分。第三條銀行審計(jì)檔案實(shí)行省農(nóng)村信用聯(lián)社統(tǒng)一指導(dǎo)，各旗縣級(jí)法人機(jī)構(gòu)分級(jí)管理。第四條銀行審計(jì)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職

2、人員負(fù)責(zé)本部門(mén)審計(jì)檔案的收集、管理、移交等工作。第二章審計(jì)檔案的形式、收集范圍、保管期限與密級(jí)第五條審計(jì)檔案在形式上可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案是以紙為介質(zhì)保存的審計(jì)檔案，電子檔案指以磁盤(pán)（帶）、光盤(pán)、縮微膠片等電子信息載體為介質(zhì)保存的審計(jì)檔案。第六條審計(jì)檔案的收集范圍包括：結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料和其他備查文件材料等四個(gè)部分。第一部分：結(jié)論性文件材料（一）審計(jì)報(bào)告或綜合審計(jì)報(bào)告（含簽發(fā)稿）；（二）審計(jì)意見(jiàn)書(shū)及被審計(jì)對(duì)象對(duì)審計(jì)意見(jiàn)書(shū)的反饋意見(jiàn)書(shū)面材料;-可編輯修改-（三）審計(jì)通報(bào)、經(jīng)濟(jì)處罰、紀(jì)律處分建議等處理決定及相關(guān)證明材料、審計(jì)處理決定通知書(shū)的送達(dá)回證（或送達(dá)確

3、認(rèn)憑證）、被審計(jì)對(duì)象及有關(guān)責(zé)任人執(zhí)行審計(jì)處理決定的反饋意見(jiàn)等書(shū)面的有關(guān)材料；（四）審計(jì)建議書(shū)及審計(jì)建議執(zhí)行情況等材料；（五）審計(jì)報(bào)告的征求意見(jiàn)稿及被審計(jì)對(duì)象對(duì)審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿的反饋意見(jiàn)書(shū)面材料；（六）被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)意見(jiàn)、審計(jì)處理決定的執(zhí)行情況等資料；（七）后續(xù)審計(jì)結(jié)果情況。第二部分：證明性材料（一）審計(jì)調(diào)閱資料清單；（二）現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)座談會(huì)紀(jì)錄；（三）審計(jì)工作底稿及相關(guān)證明材料，相應(yīng)的取證材料附在取證材料后面；（四）審計(jì)事實(shí)確認(rèn)書(shū)及相關(guān)取證材料，相應(yīng)的取證材料附在取證材料后面；（五）審計(jì)談話(huà)記錄；（六）審計(jì)詢(xún)證函；（七）現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)簽證單及相關(guān)證明材料的原件等資料。第三部分：立項(xiàng)性文件材料（一）審

4、計(jì)項(xiàng)目確定書(shū)或人力資源部的發(fā)函（委托材料）；（二）現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)通知書(shū)（含審計(jì)項(xiàng)目簽報(bào)）；（三）現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)方案；（四）其他材料。第四部分：其他備查文件材料-可編輯修改-o（一）沒(méi)有列入審計(jì)實(shí)施方案但與本審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的材料；（二）被上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)或同級(jí)政府有關(guān)部門(mén)采用的與本審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的信息或簡(jiǎn)報(bào)等。第七條審計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩大類(lèi)，定期一般分為30年、10年。（一）永久保存的檔案，包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)（離職離任審計(jì)）、上級(jí)單位統(tǒng)一組織的審計(jì)項(xiàng)目、重要專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目和追溯年限較長(zhǎng)（一般為三年以上）的全面業(yè)務(wù)審計(jì)的審計(jì)檔案以及涉及人員處理的審計(jì)事項(xiàng)；（二）保管期限為30年的檔案，包括一般專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、審計(jì)

5、調(diào)研、審計(jì)調(diào)查、信訪(fǎng)核查、當(dāng)年或近兩年全面業(yè)務(wù)審計(jì)等審計(jì)檔案；（三）保管期限為10年的檔案，包括除上述兩種審計(jì)事項(xiàng)外的其他立卷的審計(jì)事項(xiàng)。如突擊檢查、日查周報(bào)、序時(shí)審計(jì)、常規(guī)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等。第八條電子檔案的保管年限與紙質(zhì)審計(jì)檔案相同，確有必要的可延長(zhǎng)保存期限。第九條審計(jì)案卷的密級(jí)和保密期限，按卷內(nèi)文件最高密級(jí)和最長(zhǎng)保密期限確定，并按規(guī)定做出標(biāo)志。第三章審計(jì)檔案的整理立卷第十條審計(jì)檔案的立卷原則：誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷，邊審計(jì)邊收集整理，審計(jì)終結(jié)，案卷形成。審計(jì)檔案的建立實(shí)行審計(jì)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制。第十一條審計(jì)項(xiàng)目文件材料立卷時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循下列規(guī)則：（一）按審計(jì)項(xiàng)目立卷；（二）單獨(dú)開(kāi)展的審計(jì)項(xiàng)目按材料的多少可立一卷或若

6、干卷，合并開(kāi)展的審計(jì)項(xiàng)目分開(kāi)立卷；-可編輯修改-o（三）統(tǒng)一組織、分層次執(zhí)行的審計(jì)項(xiàng)目，參與執(zhí)行的各級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)均應(yīng)就該審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行單獨(dú)立卷；（四）單獨(dú)立項(xiàng)的審計(jì)追蹤項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)單獨(dú)立卷并與初始審計(jì)檔案建立索引，不單獨(dú)立項(xiàng)的審計(jì)追蹤項(xiàng)目可以合并立卷；（五）跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目審計(jì)終結(jié)的年度立卷。第十二條電子檔案整理應(yīng)按如下方法處理：（一）磁質(zhì)、聲像、光盤(pán)等審計(jì)資料應(yīng)在每盤(pán)上注明單位、時(shí)間、內(nèi)容、有效期、翻錄期、錄制人、保存年限，并逐件登記；（二）對(duì)電子檔案的追加拷貝、刪除、替換、修改、復(fù)制等操作必須嚴(yán)格按權(quán)限進(jìn)行辦理。第十三條卷內(nèi)文件排列按照結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項(xiàng)性文件材料和其

7、他備查材料等四個(gè)部分順序組合排列，其中每一件文件再按照正件在前，附件在后；簽發(fā)稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總文件在前，基礎(chǔ)性文件在后的順序進(jìn)行排列。第十四條書(shū)寫(xiě)案卷封面，內(nèi)容包括年度、實(shí)施審計(jì)單位名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、本卷序號(hào)及總卷數(shù)等項(xiàng)目（見(jiàn)附件1）。（一）審計(jì)項(xiàng)目所屬年度；（二）實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的單位名稱(chēng)；（三）審計(jì)檔案名稱(chēng)；（四）本卷序號(hào)及審計(jì)材料卷數(shù)；（五）實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)的部門(mén)；（六）審計(jì)時(shí)間；（七）歸檔時(shí)間；（八）卷內(nèi)件數(shù)和卷內(nèi)頁(yè)數(shù)；-可編輯修改-（九）保管期限；（十）檔案編號(hào)（由檔案員編寫(xiě)）。第十五條編寫(xiě)審計(jì)檔案卷內(nèi)目錄一式兩份，填

8、寫(xiě)內(nèi)容包括件號(hào)、文號(hào)、題名、負(fù)責(zé)人、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目（見(jiàn)附件2）（一）件號(hào)，按文件材料的排列次序逐一填寫(xiě)；一件文件材料為一號(hào)；（二）文號(hào)，按文件材料制發(fā)單位所確定的文件字號(hào)填寫(xiě)，沒(méi)有文件字號(hào)的不填；（三）題名，填寫(xiě)文件的標(biāo)題，無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不明確的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，并用“口”注明；（四）負(fù)責(zé)人，填寫(xiě)文件的署名者或制作者，未署名和不易判斷制作者的文件，填寫(xiě)材料提供者，并在備注欄上注明；（五）日期，填寫(xiě)文件材料的形成日期，一組證明材料的日期,可采用期間法填寫(xiě)，填寫(xiě)時(shí)可省略“年”、“月”、“日”，文件材料上無(wú)日期的注明收到材料的日期；（六）頁(yè)數(shù)，文件的原始頁(yè)數(shù)；（七）備注，填寫(xiě)其他需要

9、注明的事項(xiàng)。第十六條填制備考表，備考表填寫(xiě)內(nèi)容包括案卷情況說(shuō)明、檢查人、檢查時(shí)間、立卷人、立卷時(shí)間等項(xiàng)目（見(jiàn)附件3）。（一）本卷情況說(shuō)明，填寫(xiě)本卷審計(jì)檔案有無(wú)缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀情況，有無(wú)審計(jì)證物及審計(jì)證物名稱(chēng)與編號(hào)，本卷與其它卷的關(guān)聯(lián)等，填寫(xiě)人應(yīng)當(dāng)簽名并標(biāo)明填寫(xiě)日期；（二）檢查人，審計(jì)部門(mén)檔案管理員及檔案部門(mén)檔案管理員在接收檔案時(shí)，接收人員在本欄簽名并填寫(xiě)檢查情況；（三）檢查時(shí)間，由檢查人按檢查時(shí)間填寫(xiě)；-可編輯修改-o（四）立卷人，由立卷責(zé)任人簽名；（五）立卷時(shí)間，由立卷人按立卷時(shí)間填寫(xiě)。第十七條卷內(nèi)材料必須整潔干凈，對(duì)破損的材料應(yīng)進(jìn)行托裱；小于A(yíng)4型紙張的要用A4型紙粘貼補(bǔ)鑲，大

10、于A(yíng)4型紙張的要以A4型紙張為準(zhǔn)進(jìn)行折疊。字跡已模糊的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。第十八條每一卷審計(jì)檔案均按照案卷封面（正面）、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表、案卷底面的順序組合，采用三孔一線(xiàn)的方法在左側(cè)裝訂成卷，裝訂前要拆除文件上的金屬物。紙面應(yīng)為標(biāo)準(zhǔn)的A4用紙，案卷裝訂應(yīng)做到牢固、美觀(guān)，不壓字、不丟頁(yè)、不錯(cuò)頁(yè)、不訂反、不損壞文件、不妨礙閱讀，每卷裝訂的文件材料厚度一般不超過(guò)3厘米。第十九條編寫(xiě)卷內(nèi)文件的件號(hào)和整卷頁(yè)碼。在每份文件左上角編寫(xiě)件號(hào)，并對(duì)裝訂好的案卷從卷內(nèi)目錄開(kāi)始在每一有效圖文頁(yè)面右上角編制大流水頁(yè)碼，同時(shí)不破壞卷內(nèi)文件材料的原有頁(yè)碼。第二十條審計(jì)項(xiàng)目文件材料相關(guān)審計(jì)證物的處理應(yīng)遵循

11、下列規(guī)則：（一）可以入卷保存的審計(jì)證物，裝入卷盒或卷皮所附的物品袋內(nèi)，同時(shí)在袋上注明證物名稱(chēng)、形狀、數(shù)量、特征、來(lái)源，并列入卷內(nèi)目錄；（二）不能入卷保存的審計(jì)證物，應(yīng)當(dāng)作為審計(jì)項(xiàng)目案卷的附件，另行包裝和編號(hào)保管，并在包裝上注明相應(yīng)審計(jì)項(xiàng)目案卷題名、案卷號(hào)、審計(jì)證物名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源等項(xiàng)目；（三）不宜保存的審計(jì)證物，應(yīng)及時(shí)拍成照片裝入照片檔案袋，作為一件粘貼在相應(yīng)的位置，存入審計(jì)案卷內(nèi)；（四）包裝后的證物應(yīng)當(dāng)作為相應(yīng)審計(jì)項(xiàng)目案卷的附件。-可編輯修改-第四章審計(jì)檔案的移交歸檔第二十一條每一審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束，都應(yīng)由審計(jì)組長(zhǎng)或主查將所有審計(jì)案卷及時(shí)移交給審計(jì)部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案管理員，并辦理審計(jì)檔案移交手續(xù)。

12、審計(jì)檔案的歸檔應(yīng)以審計(jì)項(xiàng)目為單位進(jìn)行交接，歸檔時(shí)間不得遲于該審計(jì)項(xiàng)目審結(jié)后的半年。第二十二條審計(jì)部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案管理人員對(duì)接收后的檔案資料，區(qū)分不同的保管期限，將案卷按照審結(jié)時(shí)間順序進(jìn)行排列并分年度編制流水案卷號(hào)，再按照案卷順序逐卷登記審計(jì)檔案案卷目錄（見(jiàn)附件4）一式二份。第二十三條案卷裝盒并填寫(xiě)盒面要素。根據(jù)案卷厚度可以一卷一盒，同一審計(jì)項(xiàng)目也可以多卷一盒。檔案盒正面應(yīng)設(shè)置全宗名稱(chēng)、審計(jì)項(xiàng)目、審計(jì)部門(mén)、審計(jì)時(shí)間、歸檔時(shí)間等項(xiàng)目（見(jiàn)附件5）,盒脊應(yīng)設(shè)置全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、保管期間、案卷號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目（見(jiàn)附件6）。檔案盒規(guī)格：檔案盒外形尺寸為305mmX220mm（長(zhǎng)X寬），盒脊厚度可以根據(jù)

13、需要設(shè)置為30mm.60mm等。第二十四條審計(jì)檔案從審結(jié)年度次年起，在審計(jì)部門(mén)保存兩年后移交檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。對(duì)應(yīng)移交檔案部門(mén)保管的審計(jì)檔案，審計(jì)部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案管理人員填寫(xiě)審計(jì)檔案案卷移交清單（見(jiàn)附件7）一式兩份，其中一份留審計(jì)機(jī)構(gòu)備查，另一份隨審計(jì)檔案及其案卷目錄移交檔案管理部門(mén)。檔案交接雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人、監(jiān)交人、經(jīng)辦人均應(yīng)在移交單上簽字。第五章其他規(guī)定-可編輯修改-第二十五條審計(jì)檔案應(yīng)單獨(dú)存放、專(zhuān)柜保管，具庫(kù)房保管條件應(yīng)滿(mǎn)足審計(jì)檔案長(zhǎng)久保管的需要。對(duì)于電子檔案保管還必須具備防磁、防震、防靜電、防磕碰、防化學(xué)腐蝕條件，并符合溫度、濕度等要求。第二十六條電子檔案與紙質(zhì)審計(jì)檔案應(yīng)分開(kāi)保管。第二十七條電子檔案及其備份按照規(guī)定異地存放。軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的保管地應(yīng)與計(jì)算機(jī)房分開(kāi)至少50米。第二十八條審計(jì)檔案保密。如需借閱，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理借閱手續(xù)。第二十九條審計(jì)檔案的保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰參照會(huì)計(jì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十條銷(xiāo)毀電子檔案必須經(jīng)過(guò)消磁、粉碎或腐蝕處理，確保磁介質(zhì)上的檔案數(shù)據(jù)全部刪除，防止發(fā)生泄密和流失。第三十一條審計(jì)檔案移交目錄、移交單、鑒定意見(jiàn)、銷(xiāo)毀清單及相關(guān)材料應(yīng)納入本級(jí)機(jī)構(gòu)檔案全宗卷永久保存。第三十二條對(duì)于銀行的審計(jì)檔案管理情況至少每年進(jìn)行一次全面檢查。重點(diǎn)檢查審計(jì)檔案的保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀