廣東路政檔案管理辦法

1、廣東省路政檔案管理辦法一、總則第一條為加強路政檔案管理，規(guī)范路政檔案整理歸檔工作，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法、廣東省檔案條例、中華人民共和國公路法、廣東省公路條例等有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，制定本辦法。第二條路政檔案是指縣級以上人民政府交通主管部門設(shè)輅的公路管理機構(gòu)，在路政管理過程中形成的具有利用價值的各種文字、圖紙、表冊、聲像、電子文件等材料，是路政管理活動的真實記錄，是路產(chǎn)管理、路政執(zhí)法的重要依據(jù)。路政檔案既是公路管理機構(gòu)檔案綜合管理的主要內(nèi)容，也是國家檔案的重要組成部分。第三條路政管理部門應(yīng)建立路政檔案室，并指定相對固定的專人負責路政檔案管理。路政檔案管理人

2、員應(yīng)熟悉路政業(yè)務(wù)并定期接受檔案專業(yè)知識培訓。第四條各級路政檔案工作接受上級路政管理部門和同級檔案行政管理部門的檢查、監(jiān)督、指導。二、路政檔案的范圍與分類第五條各級路政管理部門在開展路政案件處理、路政巡查、路政統(tǒng)計、路產(chǎn)管理等工作中形成的各種文字、圖表、聲像、電子文件等材料均屬路政檔案的范圍。第六條路政檔案屬類設(shè)輅，原則上以路政工作的內(nèi)容為依據(jù)，適當兼顧檔案的內(nèi)容和載體形態(tài)第七條路政檔案作為一種專門檔案，其大類代字為L,大類之下設(shè)5個屬類，分別為：L1:路政案件（包括路政執(zhí)法、行政復(fù)議、行政訴訟），L2:路政巡查，L3:路政統(tǒng)計，L4:路產(chǎn)管理，L3:特殊載體。路政案件、路產(chǎn)管理和特殊載體下再設(shè)

3、二級屬類，分別是：Ll.1:路政許可，Ll.2:路政處罰和強制，Ll.3:公路賠（補）償；L4.1:公路路產(chǎn)登記，L4.2公路土地登記；L5.1:光盤，L5.2:錄像帶，L5.3:錄音帶。三、路政檔案的形成與歸檔第八條路政檔案的歸檔材料必須用A4規(guī)格紙張，使用電腦打印或者用碳素（藍黑墨水）筆書寫、簽發(fā)。書寫字跡要工整、清晰、規(guī)范。禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等不耐久材料。第九條路政管理工作的承辦人員應(yīng)當從承辦事項開始收集有關(guān)的文件材料。事項辦結(jié)后要及時整理并檢查積累的文件材料是否齊全、完整，遺漏或不符合要求的，應(yīng)當補正；確實無法補正的，必須說明情況，并由承辦人簽名，審核人確認。任何人不得涂改、

4、偽造、損毀路政文件材料。第十條路政檔案的歸檔范圍：路政案件見附件一至附件三檔案卷內(nèi)目錄所列內(nèi)容；路政巡查為路政巡查記錄本；路政統(tǒng)計見附件四檔案卷內(nèi)目錄所列內(nèi)容；路產(chǎn)管理見附件五檔案卷內(nèi)目錄所列內(nèi)容；特殊載體為路政管理過程中形成的電子數(shù)據(jù)、錄像、錄音材料。第十一條路政檔案的歸檔按照“誰辦理、誰立卷、誰歸檔”的原則進行。路政檔案材料由承辦人員負責收集，由檔案管理人員負責整理、歸檔。兩個或兩個以上部門共辦的案件，由上級指定管轄的部門負責立卷歸檔；未指定管轄的，由案件主辦部門負責立卷歸檔。四、路政檔案的整理第十二條歸檔的文件材料應(yīng)當按屬類設(shè)輅分別進行系統(tǒng)整理，具體方法和要求如下：一、分類組卷。適用一般

5、程序處理的路政案件檔案分為正卷和副卷；其他歸檔材料原則上每宗業(yè)務(wù)所形成的材料立一卷，如果文件材料產(chǎn)生數(shù)量較多時可組成若干卷。（一）路政案件檔案的正卷、副卷分別為：正卷：可對外公開的文件材料。正卷的具體內(nèi)容見附件一之一、附件二之一、附件三之一。在路政案件處理過程中同案形成的行政復(fù)議、行政訴訟、延續(xù)路政許可、監(jiān)督檢查等后續(xù)材料，歸入原案卷，接原案卷的最后一頁續(xù)編頁碼，并在卷內(nèi)備考表中說明。副卷：不對外公開的內(nèi)部文件材料。副卷的具體內(nèi)容見附件一之二、附件二之二、附件三之二。（二）在路政巡查、路產(chǎn)管理工作中形成的成本（冊）的材料一本（冊）為一卷。（三）路政統(tǒng)計，以年度為單位，按統(tǒng)計表名稱分別立卷。（四

6、）特殊載體：光盤、錄像、錄音等視聽載體材料，以年度為單位進行整理，按二級屬類分別排列。每張（盒、盤）光盤、錄像、錄音為一卷，外套應(yīng)貼有標簽，標簽式樣見附件七。二、卷內(nèi)文件排列。路政案件按附件一至附件三，路產(chǎn)管理按附件五卷內(nèi)目錄預(yù)設(shè)的順序排列；路政巡查按月份排列；路政統(tǒng)計按統(tǒng)計表形成的時間先后排列；特殊載體按載體內(nèi)材料形成的時間先后排列。路政案件案卷目錄預(yù)設(shè)的文件材料排列與案件實際處理程序不一致時，按處理程序的實際進程排列；不能適用處理程序排列的，按文件材料形成的時間先后排列。三、編制頁碼。卷內(nèi)文件材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)逐頁編制頁碼。頁碼一律用阿拉伯數(shù)字，標示在有文字材料正面的右下角，背面的左下

7、角。案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、封底不編頁碼。四、裝訂。案卷裝訂順序依次為：（一）案卷封面（二）卷內(nèi)文件目錄（三）歸檔文件材料（四）封底（備考表）裝訂時應(yīng)去掉歸檔文件材料上原有的易生銹的金屬物。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進行整體折疊，小于16開幅面的要用A4紙進行托裱。案卷可采用不銹鋼書釘、線和塑料夾條裝釘，裝釘位輅在案卷左側(cè)。材料少的案卷，可以使用不銹鋼書釘裝訂；采用線裝的，應(yīng)“三孔一線”（孔距8厘米，裝訂線距紙邊1.25厘米），中間孔居于案卷長度方向中央位輅。凡成本（冊）的材料無需另加封面、目錄、封底（塑料封面、封底應(yīng)當予以拆除）。只需在封面上加蓋檔號章。檔號章式樣見附件七。五、編制檔號

8、。路政檔案檔號的構(gòu)成為：分類號+年度+保管期限+案卷號，即同一屬類、同一年度、同一保管期限的案卷分別編制案卷流水號。分類號：是指本辦法第七條所確定的大類、屬類代號。年度：是指文件的歸檔年度。一般是指文件材料的形成年度，路政案件結(jié)案年度為歸檔年度。保管期限：按路政業(yè)務(wù)不同屬類確定，各類業(yè)務(wù)的保管期限見附件八。各保管期限代號：“永久”為1,“7年”為2,"4年”為3,“2年”為4。案卷號：是指在同一屬類，同一年度、同一保管期限案卷的流水號。檔號編制模式如下：LL1,2-1III案卷號保管期限代號（7年）二級屬類代號（路政許可）一籟屬類代號（路政案件）大類代字（路政檔案）保管期限代號（7年

9、）二級屬類代號（路政許可）一級屬類代號（路政案件）大類代字（路政檔案）六、填寫卷內(nèi)文件目錄。路政檔案的卷內(nèi)文件目錄式樣見附件一至附件六。卷內(nèi)目錄中未列出的其他文件材料，按照材料實際名稱歸類插入目錄。卷內(nèi)目錄設(shè)定的材料名稱與實際名稱不一致時，可按材料的實際名稱自行修改。七、填寫案卷封面項目和備考表。路政案件案卷封面式樣見附件九；其他類案卷封面見附件十，備考表式樣見附件十一。路政案件案卷封面項目按下列方法填寫。其他類案卷封面項目按附件十括號內(nèi)的說明填寫。案卷封面第二欄（空白）：填寫歸檔單位的名稱。如“河源市公路局”、“龍川縣公路局”、“龍川縣地方公路站”。案由（事由）：屬于路政處罰、路政強制、公路

10、賠（補）償案件的，填寫案由；屬于路政許可的，填寫路政許可事項。如“違法建筑案”、“損壞公路設(shè)施案”、“埋設(shè)電纜許可”、“跨越公路架設(shè)供電線路許可”等。案號：填寫路政案件案號。路政案件統(tǒng)一使用立案（受理）時編定的案號。相對人（申請人）：公民填寫姓名，法人和其他組織填寫單位全稱。案發(fā)（許可）地點：填寫案件發(fā)生地的地點；路政許可的，填寫許可地點。地點一般表示方式為“公路線路名稱+案件起點公路樁號+（左/右側(cè)）；超限運輸許可申請的，填寫起止地點和經(jīng)過的公路線路。如“G106K2437+55您路”、“G106K2437+556右側(cè)”、“河源一G205-廣惠高速一廣州”。立案（受理）時間：適用簡易程序處理

11、的案件，填寫案發(fā)日期；適用一般程序處理的案件，填寫立案日期；路政許可的，填寫受理日期。結(jié)案（批準）時間：適用簡易程序處理的案件，填寫作出行政決定的日期；適用一般程序處理的案件，填寫結(jié)案日期；路政許可的，填寫路政管理許可證頒發(fā)日期。案件承辦人：填寫承辦該案件的兩名以上路政執(zhí)法人員姓名；歸檔時間：案件結(jié)案后，檔案管理人員對案件材料立卷歸檔的時間。保管期限：填寫案卷具體的保管年限。各類檔案的保管年限詳見附件八。正卷/副卷：根據(jù)路政案件具體案卷，在案卷封面右上角方框內(nèi)填寫“正卷”或者“副卷”。八、裝盒。在同一屬類、同一年度、同一保管期限內(nèi)按案卷號順序，將整理好的案卷裝入檔案盒內(nèi)，盒內(nèi)所裝案卷數(shù)量，視檔

12、案材料的多少，可以“一宗一盒”，“一宗多盒”，也可以“多宗一盒”。九、填寫檔案盒脊背項目。檔案盒脊背式樣見附件十二。屬類名稱：填寫盒內(nèi)案卷文件共同的二級屬類或大類，用中文書寫。如“路政許可”、“公路賠（補）償”、“路政統(tǒng)計”。對“一宗一盒”和“一宗多盒”的路政檔案，可以加注具體案名，即先寫屬類名稱，加中括號豎向填寫具體案名。如“公路賠（補）償某某某損壞公路設(shè)施案”“路政許可某某公司穿越公路埋設(shè)管線分類號：根據(jù)本辦法第七條規(guī)定的屬類代號，用英文大寫字母和阿拉伯數(shù)字填寫。分類號應(yīng)與屬類名稱一致。年度：填寫盒內(nèi)案卷文件的歸檔年度。裝入同一盒的案卷文件應(yīng)為同一年度。起止案卷號：同一屬類下的起止案卷編號

13、，編號形式為“（第一卷的案卷號）一（最后一卷案卷號）”。保管期限：填寫盒內(nèi)案卷的保管期限。裝入同一盒的案卷文件應(yīng)為同一保管期限。十、編制案卷目錄：按屬類、年度、保管期限，分別制作路政檔案案卷目錄，多年裝訂為一本。案卷目錄式樣見附件十三、附件十四。第十三條路政檔案的檢索。路政檔案室應(yīng)在完成檔案的歸檔整理后制作兩套紙質(zhì)目錄和電子目錄。一套用于日常的檢索利用，一套移交同級公路管理機構(gòu)檔案綜合管理部門。五、路政檔案的保管與利用第十四條路政檔案的保管。路政檔案由路政管理部門負責日常的保管利用。路政管理部門將永久保管的路政檔案歸檔五年后向同級公路管理機構(gòu)檔案綜合管理部門移交，并同時移交電子文件和電子目錄。

14、移交時應(yīng)編制移交清單，交接雙方對照清單清點核對后，簽字確認。第十五條各級公路管理機構(gòu)須設(shè)輅適應(yīng)工作需要的路政檔案用房，為檔案的安全保管和提供利用創(chuàng)造必要的條件，配備必要的專用設(shè)備，如計算機、彩色打印機、復(fù)印機、刻錄機、掃描儀、防磁柜等。檔案用房要配備檔案箱柜和溫濕度調(diào)控設(shè)備及其它必要的設(shè)備。庫房要符合防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防高溫、防蟲鼠等要求。第十六條檔案庫房管理要做好庫房的溫濕度記錄，注意調(diào)節(jié)和控制庫房的溫濕度，定期進行庫房的安全檢查，確保檔案的安全。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時，要及時報告單位分管領(lǐng)導，并采取修補、復(fù)制等措施進行搶救。第十七條根據(jù)檔案利用工作的需要，逐步

15、建立起本地區(qū)的路政檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)上下級之間、部門之間的信息傳遞、信息查詢和上級對下級的監(jiān)督檢查，為檔案的利用提供方便。第十八條凡查閱已歸檔的路政檔案，應(yīng)履行查閱審批手續(xù)。路政管理部門內(nèi)部查閱，應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。路政管理部門以外人員因公查閱路政檔案，應(yīng)持公務(wù)介紹信和本人工作證、身份證，經(jīng)單位分管領(lǐng)導同意，方可查閱。查閱路政檔案時，原則上不得帶離現(xiàn)場。正卷材料可以復(fù)制，并由檔案管理人員將復(fù)制內(nèi)容登記備案。經(jīng)批準抄錄、復(fù)印的歸檔文件，由路政檔案室核對無誤后，加蓋路政檔案室印章，可與檔案原件同效。檔案管理人員不得擅自將副卷內(nèi)容透露給查閱人。案卷歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真清點，簽字核收。第十

16、九條因行政復(fù)議、訴訟需提交案件檔案材料給復(fù)議機關(guān)或者法院的，可提供正卷材料；副卷材料原則上不予提供。因特殊原因須提供副卷材料的，應(yīng)經(jīng)本單位分管領(lǐng)導同意。第二十條檔案管理人員要熟悉室藏檔案的情況，積極主動地做好檔案的提供利用工作；根據(jù)需要，選擇編輯路政重要信息匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題材料等具有實用價值的編研資料，為路政管理業(yè)務(wù)和檔案利用者服務(wù)。第二十一條檔案管理人員應(yīng)采取有效措施，按制度對檔案進行經(jīng)常性檢查，保證檔案完整安全。玩忽職守造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)按損失大小，情節(jié)輕重給予行政處分。六、路政檔案的鑒定與銷毀第二十二條路政檔案室應(yīng)按規(guī)定對保管期滿的檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)在各級路政管理部門分管檔案工作的領(lǐng)導主持下，由本單位檔案綜合管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同組成鑒定小組進行鑒定。第二十三條鑒定小組對到期檔案應(yīng)逐卷進行鑒定，提出存毀意見，并將鑒定情況進行登記。對被鑒定仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對被確定