外貿(mào)函電課程論文

1、課程論文課 題 名 稱(chēng) 外貿(mào)英語(yǔ)函電 論文標(biāo)題 商務(wù)活動(dòng)中寫(xiě)好外貿(mào)英語(yǔ)函電的技巧 學(xué)生姓名 羅小玄 學(xué) 號(hào) 1140501360 系 、 專(zhuān) 業(yè) 外語(yǔ)系2011級(jí)英語(yǔ) 指導(dǎo)教師 麻建學(xué) 2015 年 1月 6 日商務(wù)活動(dòng)中寫(xiě)好外貿(mào)英語(yǔ)函電的技巧摘 要: 隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷加劇，世界各國(guó)的貿(mào)易往來(lái)日益增多，外貿(mào)函電由于其突出的優(yōu)點(diǎn)成為商務(wù)活動(dòng)中最常見(jiàn)和最方便的溝通方式，在商務(wù)活動(dòng)中的使用越來(lái)越多，且作用愈顯重要。外貿(mào)函電是國(guó)際貿(mào)易中溝通信息最基本的途徑之一。本文從外貿(mào)英語(yǔ)函電的特點(diǎn)出發(fā), 初步探討外貿(mào)英語(yǔ)函電的作技巧及遵循的原則。關(guān)鍵詞： 商務(wù)活動(dòng) 外貿(mào)英語(yǔ)函電 技巧企業(yè)在進(jìn)行國(guó)際貿(mào)易時(shí)，交易

2、雙方大都通過(guò)外貿(mào)函電來(lái)溝通交流。從建立業(yè)務(wù)往來(lái)到簽訂合同、執(zhí)行合同直到合同糾紛的解決，這些環(huán)節(jié)無(wú)不依靠于商業(yè)信函的書(shū)寫(xiě)。以商務(wù)函電方式進(jìn)行的信息傳送，可以包括買(mǎi)賣(mài)商品索取業(yè)務(wù)資料與客戶(hù)服務(wù)、針對(duì)客戶(hù)的詢(xún)盤(pán)進(jìn)行回復(fù)、處理報(bào)盤(pán)業(yè)務(wù)以及對(duì)商務(wù)活動(dòng)中其他問(wèn)題的各種問(wèn)題進(jìn)行協(xié)商，以便保持雙方良好的合作關(guān)系。外貿(mào)函電以其低廉的成本、迅捷的速度的優(yōu)點(diǎn)，成為商務(wù)交往中最常見(jiàn)和最方便的方式。但外貿(mào)英語(yǔ)函電不同于普通的英語(yǔ)信件，它是用商業(yè)語(yǔ)言進(jìn)行相互溝通的一種交流形式，是從商人員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)磋商的書(shū)面表達(dá)，其內(nèi)容具備法律效力，是外貿(mào)活動(dòng)的組成部分。因此，掌握好書(shū)寫(xiě)外貿(mào)函電的原則和技巧，是做好交易的前提和基礎(chǔ)。一、

3、外貿(mào)英語(yǔ)函電的特點(diǎn)1.語(yǔ)言規(guī)范化。隨著對(duì)外貿(mào)易的日益頻繁, 外貿(mào)函電的語(yǔ)言越來(lái)越規(guī)范化, 不僅要求用詞、造句、語(yǔ)法、拼寫(xiě)和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)規(guī)范且合乎習(xí)慣, 而且用于約束各種商務(wù)活動(dòng)的法律、法規(guī)和慣例的使用, 也更為明確。2.內(nèi)容簡(jiǎn)明化。外貿(mào)函電要寫(xiě)得生動(dòng)、具體和明確, 特別是要求對(duì)方作出明確反映的信函, 或是答復(fù)對(duì)方提出的要求和問(wèn)題的信函, 或是報(bào)盤(pán)、承諾, 都要寫(xiě)得清清楚楚、明明白白, 毫無(wú)艱澀難懂之處, 使收信人看后不會(huì)誤解寫(xiě)信人所要表達(dá)的意思, 用盡可能少的文字完整、清楚地表達(dá)需要表明的意思。3.態(tài)度禮貌化。寫(xiě)信要有理有節(jié), 注意禮貌, 不要盛氣凌人, 避免命令和粗魯。做到不卑不亢、得體脫俗,

4、既尊重國(guó)際貿(mào)易的習(xí)慣, 又維護(hù)本國(guó)利益, 同時(shí)還要體諒對(duì)方, 要顧及對(duì)方的要求、愿望和感情等, 著重正面地、肯定地談問(wèn)題, 盡量避免否定地談問(wèn)題。4.格式“習(xí)慣”化。外貿(mào)在長(zhǎng)期的發(fā)展中, 逐步形成了許多約定俗成的國(guó)際慣例。外貿(mào)函電以其獨(dú)特的格式、慣用的商務(wù)詞匯、豐富的貿(mào)易術(shù)語(yǔ)、固定的句式和縮寫(xiě)形成了獨(dú)特的函電文體, 具有強(qiáng)烈的商業(yè)色彩。其生命力在于與實(shí)際商務(wù)活動(dòng)聯(lián)系在一起, 其語(yǔ)言形式、語(yǔ)言規(guī)范等都必須為具體的業(yè)務(wù)服務(wù), 用詞用語(yǔ)約定俗成, 符合國(guó)際慣例, 為世界各國(guó)商務(wù)人員所公認(rèn)與接受。二、外貿(mào)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作技巧寫(xiě)作商務(wù)信函并不是要求使用華麗優(yōu)美的詞句，所有需要做的局勢(shì)用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確

5、的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以清楚的了解到您想說(shuō)什么即可。P7 寫(xiě)好外貿(mào)英語(yǔ)函電必須遵循4項(xiàng)原則, 即4個(gè)C:簡(jiǎn) 潔 (conciseness) 、明 確 (clarity) 、準(zhǔn) 確 (correctness) 、得 體(courtesy) 。這也是和外貿(mào)函電的特點(diǎn)相吻合的, 具體來(lái)講:1.把握簡(jiǎn)潔原則。在國(guó)際貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的當(dāng)今世界,簡(jiǎn)潔在外貿(mào)函電寫(xiě)作中顯得尤為重要, 要用盡量少的詞來(lái)表達(dá)完整的意思, 同時(shí)內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確, 語(yǔ)氣禮貌。(1) 適當(dāng)使用縮略語(yǔ)。在長(zhǎng)期的發(fā)展中, 外貿(mào)行業(yè)逐步形成了許多既定的專(zhuān)業(yè)縮略語(yǔ), 準(zhǔn)確使用縮略語(yǔ)可減少信件的篇幅, 節(jié)省讀者的閱讀時(shí)間。如:A.國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)

6、易組織縮略語(yǔ)。如: WTO( 世界貿(mào)易組織),EEC(歐洲經(jīng)濟(jì)共同體)P145。B.常用外貿(mào)英語(yǔ)縮略語(yǔ)。如: A/S( 見(jiàn)票后或見(jiàn)票), F.O.B( 離岸價(jià)) , a/c( 帳戶(hù))P31 , 等等。C.常用信函縮略語(yǔ)。如:Re(regard關(guān)于)P62,Enc(隨附)p32, 等等。(2) 句子結(jié)構(gòu)應(yīng)該簡(jiǎn)潔, 用單詞替換詞組和定語(yǔ)從句。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫?，少?“and”、 “but”、“however”、 “consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。P8如:We require furniture which is of the new type.We require

7、new type furniture.句講究簡(jiǎn)潔, 句顯得煩冗累贅。(3) 內(nèi)容簡(jiǎn)明化, 也就是說(shuō)英語(yǔ)函電的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了。函電的主題應(yīng)當(dāng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地提出, 無(wú)需羅列一些繁瑣的客套,讓人感覺(jué)轉(zhuǎn)彎抹角。例如, 給國(guó)外客戶(hù)去函抱怨貨物短量, 這時(shí)可首先直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方寫(xiě)此信的目的, 然后列舉重要事實(shí)、數(shù)字證明, 最后在信中闡明你希望收信人為你做些什么。e.g. This company produces many kinds of cars, and we are interested in using a number of your current products in the manufa

8、cture of our products.P332.把握準(zhǔn)確的原則。在經(jīng)貿(mào)易往來(lái)中, 交易各方處于不同的國(guó)家和地區(qū), 由于語(yǔ)言文化的差異, 極易產(chǎn)生誤解, 而根據(jù)國(guó)際貿(mào)易慣例和法規(guī), 交易雙方往來(lái)的函電是交易的一部分, 具有法律上的效力, 因此要行文嚴(yán)謹(jǐn), 措辭準(zhǔn)確無(wú)誤。書(shū)寫(xiě)外貿(mào)函電, 在詞匯選擇上, 要遵循選擇詞義相對(duì)單一的詞來(lái)替代詞義靈活豐富的詞這一原則。如: 區(qū)分offer and quotation/quote offer 與quote/quotation:P47(1) 嚴(yán)格來(lái)講，quote/quotation與offer 不同，quote/quotation是報(bào)價(jià)，指某一商品的單價(jià)

9、，offer是報(bào)盤(pán)，除單價(jià)外，還包括數(shù)量、交貨期、付款方式等。（2）offer比較固定，賣(mài)方價(jià)格報(bào)出后，一般不能輕易變動(dòng)，而quote/quotation不同，賣(mài)方報(bào)價(jià)后，不受約束，可以根據(jù)情況略加調(diào)整。盡管有區(qū)別，但各國(guó)商人往往把這兩個(gè)詞混用。這一點(diǎn)要特別注意。（3）在使用時(shí)，還應(yīng)注意以下習(xí)慣用法。動(dòng)詞quote的基本用法為to quote sb. a price for sth.。動(dòng)詞offer的基本用法為to offer sb. sth.e.g. 請(qǐng)給我方報(bào)500輛自行車(chē)CIF倫敦價(jià)。Please offer us 500 bicycles CIF London./ Please quo

10、te us your price for 500 bicycles CIF London.P47另外，當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時(shí)，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)等，盡可能做到精確，這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。P93.得體的原則。外貿(mào)英語(yǔ)函電是一種以國(guó)際商務(wù)為目的的書(shū)面語(yǔ)言交際工具, 除了詞匯、語(yǔ)法上需準(zhǔn)確無(wú)誤外, 還要注意表達(dá)恰當(dāng)、得體。(1) 重視文化背景。在跨文化的實(shí)際商務(wù)活動(dòng)中, 由于各國(guó)的政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境及傳統(tǒng)習(xí)俗的不同, 人們的商業(yè)價(jià)值觀、消費(fèi)心理、經(jīng)營(yíng)習(xí)慣有很大的差異, 不同國(guó)家、不同民族、不同地區(qū)間的商務(wù)交往, 涉及到不同的文化心理和風(fēng)俗習(xí)慣。這些細(xì)節(jié)在書(shū)寫(xiě)外貿(mào)英

11、語(yǔ)函電中要加以注意。(2) 注意寫(xiě)作的對(duì)象。寫(xiě)外貿(mào)信函時(shí), 除了注意對(duì)方的文化背景外, 還要留意對(duì)方是潛在客戶(hù)、新客戶(hù)還是老客戶(hù), 根據(jù)環(huán)境、對(duì)象, 選用最恰當(dāng)?shù)难哉Z(yǔ)體式, 以營(yíng)造和諧的言語(yǔ)氛圍, 取得最佳的交際效果。比如說(shuō)，若是初次合作，則應(yīng)表示建立業(yè)務(wù)關(guān)系的愿望?！癢e take the liberty of writing to you with a view to building up business relations with your firm.”P(pán)174.禮貌原則。明智的外貿(mào)函電寫(xiě)作者會(huì)尊敬貿(mào)易伙伴, 會(huì)從對(duì)方的角度看問(wèn)題, 理解對(duì)方的困難。在尊敬對(duì)方感情和利益的同時(shí), 獲

12、得對(duì)方的好感, 促進(jìn)交易的成功。即使雙方在貿(mào)易中產(chǎn)生分歧, 甚至提出索賠, 在外貿(mào)函電中也要有禮貌, 為今后合作打下基礎(chǔ)。(1) 盡量少用否定句。否定往往產(chǎn)生消極的后果。在面對(duì)面的商務(wù)談判中, 尚有解釋余地。但在寫(xiě)信時(shí), 我們就必須逐字逐句, 認(rèn)真對(duì)待。因此, 我們?cè)趯?xiě)信過(guò)程中, 要盡量使語(yǔ)氣積極肯定, 避免消極否定。如, Your letter is not clear at all. I cant understand it.應(yīng)避免使用“I cant understand.”這樣的否定語(yǔ)氣, 因?yàn)椤安涣私狻庇胸?zé)怪對(duì)方表達(dá)不清的含意, 最好改成: “If I understand your

13、letter correctly”此句既為對(duì)方保全了面子,又借機(jī)表明了己方觀點(diǎn), 一舉兩得。(2)使用祈使句和疑問(wèn)句表達(dá)禮貌的語(yǔ)氣。寫(xiě)信人在表達(dá)自己的觀點(diǎn)或向?qū)Ψ教峤ㄗh時(shí), 常有三種選擇: 即陳述句、帶please的祈使句和疑問(wèn)句。其中, 陳述句過(guò)于直白、生硬而不宜使用, 帶please的祈使句語(yǔ)氣比較禮貌。疑問(wèn)句的語(yǔ)氣最客氣、委婉, 并給對(duì)方留有余地。因此, 在語(yǔ)氣的使用上盡量使對(duì)方感受到尊重, 這樣才能贏得對(duì)方的尊重, 營(yíng)造良好的交際氛圍。e.g. as the goods are badly in need here, please effect shipment as soon as

14、possible and send us your shipping advice after completing the shipment.P162以上是寫(xiě)好外貿(mào)英語(yǔ)函電應(yīng)遵循的基本原則，但具體的語(yǔ)言使用還應(yīng)根據(jù)不同的環(huán)境和場(chǎng)合。綜上所述, 外貿(mào)英語(yǔ)函電的使用特點(diǎn)是既直接了當(dāng)，又婉轉(zhuǎn)含蓄且有禮貌，并多樣化使用語(yǔ)言。我們?cè)跁?shū)寫(xiě)外貿(mào)英語(yǔ)函電時(shí), 一定要把握好外貿(mào)函電的特點(diǎn)規(guī)律, 遵循外貿(mào)英語(yǔ)函電的寫(xiě)作原則, 只有這樣, 我們才能書(shū)寫(xiě)出完美的外貿(mào)英語(yǔ)函電, 從而促進(jìn)交易的順利進(jìn)行。參考文獻(xiàn)：1 蘭天、時(shí)敏、葉富國(guó).外貿(mào)英語(yǔ)函電 M.科學(xué)出版社,20102 熊麗娟 . 外貿(mào)函電協(xié)作的若 干原則 J . 湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào),2006,(6):111112