采購與付款流程

1、1 采購與付款業(yè)務流程采購業(yè)務流程1請購。業(yè)務部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權的分配方式會隨著企業(yè)經(jīng)營性質發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。（1）原材料或低值易品請購。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實際需采購數(shù)量。（2）日常物料或勞務請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務資金預算主管人員審批，由采購部門采購。（3）例外事項的請購。不定期發(fā)生設備或價值較大資產(chǎn)的采購，經(jīng)過特別授權指定專門人員提出采購申請。請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務部門，作為編制采購資金預算的依據(jù)，另一份傳遞給采購部門，

2、作為編制采購實物預算的依據(jù)。采購申請單傳遞中要審核批準。2采購實施。采購部門首先進行詢價，初步確定供應商的選擇范圍。然后安排競標投標事項，確定供應商。再一步與供應商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認采購業(yè)務。同時采購人員將商品分批運回企業(yè)，并監(jiān)督運輸過程。3驗收。驗收部門根據(jù)采購訂單及采購合同執(zhí)行驗收，對商品質量、數(shù)量等考察，形成驗收單，驗收單一式三份，驗收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據(jù)，會計部門一份，作為采購業(yè)務核算的原始憑證。4會計處理。采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關憑證及時傳遞給會計人員，驗收部門、倉庫部門和使用部門將驗收單、入庫單交轉會計部門，會計

3、人員編制記賬憑證，復核后交會計主管根據(jù)復核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細賬。付款業(yè)務流程付款業(yè)務程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，會計部門從兩條線處理該業(yè)務，一是出納人員的付款流程，二是會計人員的核算流程。1付款流程。（1）相關人員審核供應商發(fā)票；（2）出納人員根據(jù)審核后的供應商發(fā)票支付款項，在付款憑證后附付款支票、采購訂單、驗收入庫單、供應商發(fā)票；（3）出納人員編制付款記賬憑證，并進行審核；（4）根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表，并據(jù)以登記銀行存款日記賬。同時與采購部門共享原始憑證，采購部門登記采購明細賬。2會計核算流程。（1）會計人員根據(jù)

4、采購部門申請確定科學、合理、有效率的結算方式；（2）根據(jù)結算方式確定采購業(yè)務形成的負債；（3）根據(jù)出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關部門審核；（4）會計主管依據(jù)審核后的記賬憑證編制匯總表，并據(jù)以登記總賬和明細賬。（5）定期與采購付款有關的總賬和明細賬核對；定期將應付賬款明細賬和供應商提供的發(fā)票核對。采購部門提出付款申請會計部門供應商賣方發(fā)票確定結算方式廠應付賬款預付賬款亠應付票據(jù)付款審核編制付款單據(jù)出納執(zhí)行付款附件:采購訂單亠采購申請單附件:付款支票驗收單采購訂單付款申請單采購明細賬采購合同驗收單賣方發(fā)票編制記賬憑證編制記賬憑證賣方發(fā)票核對記賬憑證匯總應付賬款總賬n明細賬物資采購總賬V

5、明細賬1r銀行存款總賬A明細賬登記銀行存款日記賬財務費用總賬明細賬*進行貨款結算審核核對2 采購與付款業(yè)務中的不相容職務及部門職責不相容職務企業(yè)采購與付款業(yè)務的不相容崗位至少包括：（一）請購與審批；（二）詢價與確定供應商；（三）采購合同的訂立與審核；（四）采購、驗收與相關會計記錄；（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。采購與付款部門職責1采購部門。主要負責建立、實施本企業(yè)和供應商、市場主體的采購契約關系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，執(zhí)行企業(yè)的采購流程，并對采購活動過程進行控制和監(jiān)督。主管人員或審核授權人員還要負責審核采購發(fā)票的內容是否完整、合法。2財務部門。負責對采購活動資金運動過程進行控制

6、，確認、計量采購業(yè)務活動的會計信息，進行采購資金的結算和使用控制。主要控制活動包括負責制定采購資金預算和使用規(guī)范；傳遞采購資金運動的結算單據(jù)和憑證；通過設置專門管理采購業(yè)務的會計崗位對采購活動進行會計核算。3使用部門?？疾毂静块T物料和勞務的短缺情況，提出采購申請，按規(guī)定格式編制請購單據(jù)。評價供應商勞務或物料質量和服務等信息，監(jiān)督采購實施過程。使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負責編制申請購買的文字材料及相關業(yè)務的處理。4倉庫管理部門。負責采購商品的暫時接收、貯存和保管，實現(xiàn)采購商品在倉庫內的安全。負責制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進行控制。根據(jù)商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自

7、身需要商品的請購。5驗收部門。按照合同的標準負責對購進商品及勞務的數(shù)量、規(guī)格、質量等屬性進行檢查。評價供應商的產(chǎn)品質量，協(xié)助采購部門進行供應商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗收標準，并將信息傳達給采購部門；制定有關驗收程序和驗收人員管理制度。3 采購與付款關鍵控制點及控制活動請購請購活動控制首先明確請購權的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質和特點確定歸口管理部門，給予相應的請購權，明確相關人員職責，并將請購程序化。1請購實物預算的編制與審批。財務、使用及倉庫管理部門應該通過預算和資料分析確認需求，編制采購商品的有關實物和資金預算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時間等。實物預算編制過程中要根據(jù)

8、采購商品的市場需求狀況、企業(yè)自身的生產(chǎn)情況和規(guī)模經(jīng)濟分析確定有關經(jīng)濟采購批量、庫存成本和采購價格區(qū)間等計算表，形成最初的采購預算單。采購預算方案控制的主要內容有：編制所需物料的數(shù)量信息和質量標準、規(guī)格；確定物料采購過程中的業(yè)務分工，主要是進行限制接近控制，防止實物采購過程中的實物損失風險；對企業(yè)的產(chǎn)能進行估計，說明采購計劃的可行性；分析企業(yè)是否還能通過購買物料擴大生產(chǎn)規(guī)模，以實現(xiàn)經(jīng)營活動的規(guī)模經(jīng)濟效益。根據(jù)采購物料性質和類型劃分各級管理部門的審批權限，并保持請購權與審批權的職務分離。事關全局的物料或勞務采購，審批權在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準。審批內容包括：采購預算

9、和企業(yè)的生產(chǎn)、銷售計劃以及實際經(jīng)營情況是否一致；采購預算的內容是否足夠全面具體；采購預算方案是否具有可行性；采購權責分配是否合理。2采購資金預算的編制。財務部門和請購部門共同完成采購資金預算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制。3采購計劃的編制。根據(jù)采購預算由采購部門組織，會同財務、倉庫及使用部門編制詳細的采購計劃，對采購細節(jié)進行說明，如采購合同基本要求、商品質量特征和品質、采購包裝、售后服務、運輸方式及成本、驗收標準和入庫方式采購1采購商品實物控制。對采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時檢查采購人員的業(yè)務執(zhí)行情況，并核對供貨商的發(fā)貨單

10、和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進行保險。2供應商的評價與選擇。企業(yè)應當建立供應商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經(jīng)營狀況等進行綜合評價，并根據(jù)評價結果對供應商進行調整。企業(yè)應當對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規(guī)定。同一企業(yè)（或企業(yè)集團）下屬的分支機構應當盡量避免多頭對同一供應商。對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應當制定嚴格的比質比價采購制度。3采購方式的確定。企業(yè)應當根據(jù)商品或勞務等的性質及其供應情況確定采

11、購方式。一般物品或勞務等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應當對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。企業(yè)應當成立由企業(yè)管理層，以及來自采購、請購、生產(chǎn)、財會、內審、法律等部門的負責人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務采購等必須采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則。其他商品或勞務的采購，應當根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的應以適當方式予以獎勵。企業(yè)應根據(jù)市場行情的變化適時調整最高采購限價。委托中介機構

12、進行招投標的，應當加強對中介機構的監(jiān)督。驗收及保管1驗收過程控制。驗收工作獨立于請購、采購和會計部門的工作。驗收中將發(fā)貨單與訂單核對，并點清商品數(shù)量；按采購合同標準對采購商品進行質量檢驗，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測試的設備等，需有專業(yè)技術人員進行調試，并出具質量驗收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并由采購部門與供應商聯(lián)系。驗收后，驗收部門編制一式多聯(lián)并預先編號的驗收單，并將商品交給倉庫或使用部門，移交時要求對方在驗收單副聯(lián)上簽收2收貨控制。收貨人與驗收人及采購人職務應當分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單。3倉庫保管。倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗和未檢驗的商品進行分離存放。對倉庫保管中的實物資產(chǎn)，要對接近商品人員進行授權審批控制，任何未經(jīng)授權的人員不準接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。付款控制付款業(yè)務程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。不相容職務包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執(zhí)行、審核和記錄等。1付款申請。采購部門應該嚴格審核請購申請資料、驗收入庫材料、供應商出具的稅費和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員。2采購及付款資料的審查。出納和會計人員執(zhí)行采購及付款業(yè)務處理時要嚴格審查采購合同、發(fā)票、運輸結算交易所、驗收費用票據(jù)、驗收入庫