文件格式基本要求-浙江大學

1、浙江大學協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理暫行辦法（討論稿）第一條為進一步推進辦公自動化，提高辦公效率，根據(jù)國家和學校公文處理有關規(guī)定和浙江大學行政電子公文管理暫行規(guī)定（試行）（浙大發(fā)200818號），結合學校工作實際，特制定本辦法。第二條協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理是指通過學校電子公文傳輸系統(tǒng)的“發(fā)文管理”模塊處理學校發(fā)文的整個過程，包括主辦部門擬稿、核稿，相關部門會簽，黨委辦公室和校長辦公室核稿、審核，校領導會簽、簽發(fā)，直至校對、印制、分發(fā)、歸檔等一系列公文電子文檔的傳送和處理過程。協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理流程詳見附件。第三條除涉密和不宜進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)處理的公文外，其他以學校名義印發(fā)的公文應通過協(xié)同辦公系統(tǒng)的“發(fā)

2、文管理”模塊處理，公文種類主要包括決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。不宜進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理的公文主要是指某些涉及敏感內容或不予公開的公文。第四條進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理的公文應符合公文規(guī)范要求，做到行文依據(jù)完備、行文方式和程序妥當、公文格式和內容準確、相關附件材料齊全。如遇附件材料特別多或不便于掃描錄入的圖文、表格等情況，附件材料可不隨公文一并提交，但應加以注釋說明。第五條進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理的公文統(tǒng)一為word文檔格式，在公文管理流程的各個環(huán)節(jié)均可保留相應的修改痕跡，并顯示修改人姓名。必要的附件材料或注釋說明可以word或pdf文檔格式提交，以便相關人員處理

3、公文時參閱。第六條進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理的公文應符合公文規(guī)范格式。公文格式的基本規(guī)范為：公文標題采用小2號華文中宋體字，正文采用小3號仿宋體字，正文中小標題采用小3號黑體字，行間距為固定值25磅;公文結構層次序數(shù)采用第一層為“一、；第二層為“（一）；第三層為“1.；第四層為“（1）；等等。第七條協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理的各個環(huán)節(jié)由不同的部門（單位）和崗位完成，各部門（單位）和崗位人員應各司其職，及時按規(guī)定流程處理公文，保證公文處理的質量和效率。第八條協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理相關的各部門（單位）和崗位人員的職責如下：（一）黨委辦公室和校長辦公室（以下簡稱“兩辦”）是學校公文的主管部門，負責綜合協(xié)調協(xié)同

4、辦公系統(tǒng)發(fā)文管理工作，按規(guī)定履行公文審核、印發(fā)職責，主要負責審核公文的種類、格式、流程等是否規(guī)范，檢查監(jiān)督公文傳送的進度，反饋公文處理情況，印制發(fā)送公文。（二）各職能部門（單位）是學校公文的主辦部門，負責按工作職能和公文規(guī)范要求代表學校擬辦公文，對公文處理質量和效率負有首要責任。為保障公文處理質量和效率，主辦部門應確定專門人員（部門管理員）負責本部門協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理工作，確定相對穩(wěn)定的公文擬稿人負責起草公文。（三）主辦部門應嚴格按照公文規(guī)范要求擬辦公文，避免將語言文字粗糙、內容表述不清晰、字體格式不規(guī)范的文稿進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理。除內容簡明單一的文稿外，公文擬稿人應事先充分征詢本部門相

5、關人員或其他相關部門的意見，形成合乎公文規(guī)范要求的文稿。擬辦內容豐富、重要或涉及面廣的規(guī)范性文件，事先應通過召開會議等形式進行充分討論，廣泛征求意見，反復修訂完善。（四）主辦部門管理員應對擬辦公文進行初審，登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)“發(fā)文管理”模塊，完整填寫文件名、文號、擬稿人、日期等相關信息，連同公文正文和必要的附件材料或注釋說明等，進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理，按規(guī)定流程提交部門負責人核稿、相關部門會簽、兩辦審核。（五）主辦部門負責人應認真審核擬辦公文，負責把好公文質量關。（六）各職能部門（單位）同時是學校公文的會辦部門，負責按工作職能和公文規(guī)范要求會辦公文，對公文處理質量和效率負有重要責任。會辦部門負

6、責人應認真審閱會辦公文，及時會簽處理意見。一般應由一位負責人代表會辦部門審閱會簽，如遇某些內容涉及面較廣、確需相關負責人一并審閱的公文時，會辦部門管理員可逐一提交相關負責人審閱會簽。（七）兩辦負責對主辦部門提交的擬辦公文進行初審，經(jīng)分管主任審核后，提交校領導會簽和簽發(fā)。對主辦部門提交的不符合規(guī)范要求的文稿，則應提出修改意見，予以退回，由主辦部門重新辦理。（八）經(jīng)校領導簽發(fā)的文件由兩辦文印室負責排版，保證公文版式準確，印制清樣后傳送主辦部門校對。（九）主辦部門擬稿人應認真做好公文校對工作，切實履行公文“第一讀者”的職責，保證公文準確無誤。（十）主辦部門將經(jīng)校對的公文傳送兩辦，兩辦文秘、文印人員對

7、公文再次進行審核，確保公文準確無誤，正式印發(fā)。第九條負責協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理的兩辦文秘人員和部門管理員，應根據(jù)規(guī)定流程及時處理傳送公文，并通過短信或電3話方式通知相關校領導、部門負責人及時處理。經(jīng)常出差在外的校領導、部門負責人，應配備必要的條件實現(xiàn)遠程辦公，以便及時處理公文。第十條處理公文的各有關人員在審核、修改文稿后，應按規(guī)定流程規(guī)范填寫明確的處理意見，避免提交諸如“閱”、“已閱”等意思表達不明確的處理意見。部門管理員一般應填寫“請某負責人審核”、“請某部門會簽”、“青某負責人會簽”等；部門負責人一般應填寫“同意”或“同意，請某部門會簽”等；兩辦文秘人員一般應填寫“已審核”或“請法律事務辦公室審核”等；兩辦分管主任一般應填寫“同意，請某領導會簽，請某領導簽發(fā)”等；校領導審核后一般應填寫“同意”等。第十一條對進入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)文管理的公文實行“雙軌制”歸檔。紙質文件歸檔時，由兩辦文印人員打印“協(xié)同辦公系統(tǒng)公文處理單