高效工作方法(2)

1、員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列高效工作方法員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列癥狀：工作越來越?jīng)]效率； 文件積壓越來越厚； 每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半； 下班時發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干。病因：無目標(biāo)、無計劃，工作無規(guī)律； 做事拖拉，時常抱著“還有明天”的想法； 時間管理不善，做事不分先后、主次。 員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列第一部分 使你的工作系統(tǒng)化 在旁觀者看來，不整潔的工作場所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列1.1 你的工作需要系統(tǒng)化辦公室的5S運(yùn)動： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSU

2、KE）五個項(xiàng)目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱為5S。 5S運(yùn)動提出的目標(biāo)簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境。5S的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。如果你的辦公室、辦公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列1.2 開始系統(tǒng)化你的工作系統(tǒng)化你的工具 （1）基本工具。 （2）復(fù)印機(jī)。 （3）傳真機(jī)。 （4）電腦。提醒： 在我們試著改變工作的過程中，常常會陷入這樣的困境：試著解決復(fù)雜的問題而忽略了基本的問題。而基本的問題卻是任何一位工作者每天都要處理的，包括辦公桌、椅子、電

3、腦、訂書機(jī)、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列1.2 開始系統(tǒng)化你的工作（1）工作檔。 什么是工作檔？ 工作檔是用來整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作。 工作檔有什么？ A.立即可用的資料。 B.“待議”的項(xiàng)目。 C.固定項(xiàng)目。 D.目前的專案 E.問題檔員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列1.2 開始系統(tǒng)化你的工作教你一招：（1）要將文書工作處理得更好，就要根據(jù)使用的頻率來整 理你的文件。你最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手 可取。（2）將所有不用的文件移走，不要讓它們占據(jù)你的工作檔。（3）確定你為每一專案和活動都建立了檔案。把每一個檔案 清楚地貼上標(biāo)簽。（4）建立問題檔，

4、一部分編號0112，代表每年的每一個 月；另一部分編號0131號，代表一個月的每一天。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列1.2 開始系統(tǒng)化你的工作（2）資料檔 列出你的資料檔項(xiàng)目清單 建立資料檔時需要考慮的兩件事： A.怎樣的資料才有保存價值？ B.你的資料檔方便查閱嗎？ 幫助你將自己資料檔結(jié)構(gòu)化的做法： A.列出你工作的主要內(nèi)容，這些可以成為你資料檔的類別。 B.檔案夾應(yīng)根據(jù)所確定的類別，做清楚且適當(dāng)?shù)臉?biāo)示。 C.查現(xiàn)存的檔案，然后去掉沒用的檔案。 D.一個抽屜存放一個或多個類別。 E.將檔案按字母順序排列。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列1.2 開始系統(tǒng)化你的工作讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、

5、清楚的字母標(biāo)示檔案。（2）使用彩色標(biāo)識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同 顏色標(biāo)示。（4）為大型的資料建立索引。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列小結(jié)開始系統(tǒng)化你的工作： （1）系統(tǒng)化你的工具； （2）系統(tǒng)化你的文件； （3）建立你的工作檔。 員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列 第二部分 學(xué)會用PDCA循環(huán)法 P D C A 它是一種很科學(xué)的管理程序，同時也是一種很科學(xué)的工作程序。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列21 什么是什么是PDCA？這是四個英文字母，分別代表計劃（Plan）、執(zhí)行（Do ）、檢查（Check）、修正再執(zhí)行（ Action）。計劃（Plan）修正

6、 再執(zhí)行 執(zhí)行(Action) (Do) 檢查(Check)PCDA循環(huán)員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列 2.2 PCDA循環(huán)法四大要素循環(huán)法四大要素計劃（Plan）執(zhí)行（Do）檢查（Check）修正再執(zhí)行（Action） 在工作程序Plan Do Check Action過程中： Plan即擬訂計劃，制訂計劃目標(biāo)，制訂計劃做法； Do即執(zhí)行實(shí)施，并加以控制； Check即確認(rèn)或評估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距； Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正采取措施。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列PDCA循環(huán)工作步驟表循環(huán)工作步驟表階段步驟計劃階段（P）設(shè)定目標(biāo)搜索與目標(biāo)相關(guān)的信息找出最佳方案制訂計劃工作表執(zhí)行

7、階段（D）按計劃工作表執(zhí)行工作檢查階段（C）檢查執(zhí)行情況修正再執(zhí)行階段（A）對檢查結(jié)果做出修正修正后再執(zhí)行員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列PDCA循環(huán)工作步驟圖循環(huán)工作步驟圖A PC D修正后再執(zhí)行對檢查結(jié)果做出修正設(shè)定目標(biāo)搜索信息擬定方案制作計劃工作表檢查執(zhí)行情況按計劃工作表執(zhí)行工作員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列PDCA在績效管理中的應(yīng)用：P（計劃）階段：1、企業(yè)目標(biāo)2、職位說明書3、關(guān)鍵指標(biāo)D（實(shí)施）階段：1、溝通2、輔導(dǎo)3、記錄C（檢查）階段：1、考核2、反饋A(修正在執(zhí)行）階段：1、總結(jié)2、提高提高后進(jìn)入下一循環(huán)（包括未解決的問題和新出現(xiàn)的問題）分享員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列小結(jié)： 了解“PDCA”循

8、環(huán)圖 P （Plan）計劃 D （Do）執(zhí)行 C （Check）檢查 A （Action）修正再執(zhí)行員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列第三部分 高效的工作方法 有人問撒切爾夫人，你每天日理萬機(jī)又是怎樣將所有的工作處理得井井有條的，撒切爾夫人說，“其實(shí)沒什么訣竅，我只是將每天應(yīng)做的工作列出來，然后一條條劃去而已”員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列日常工作表單：每日工作計劃每周工作計劃每月工作計劃員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列3.1 鎖定工作的目標(biāo)未了解目的港口的人無法一帆風(fēng)順。 塞內(nèi)卡員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列3.1 鎖定工作的目標(biāo) 有效目標(biāo)的“SMART”原則： 明確的（Specific）； 可量化的（Measurabl

9、e）； 切實(shí)可行的（Achievable）； 注重結(jié)果的（Result-oriented）； 有時間限制的（Time-limited）。 員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列 3.2 信息過濾器：一切的根源如果我們只會一 味地搜集資料，而不會加以利用，那么我們擁有的資料與垃圾桶里的垃圾并無兩樣。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列3.2 信息過濾器信息過濾器流程圖大量的信息直接相關(guān)的信息有用信息相關(guān)信息過濾器過濾器過濾器員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列33 正確的做事，更要做正確的事q小故事： 一個人想吃蘋果，所以他搬來了梯子并靠在樹上準(zhǔn)備爬上樹摘蘋果，但當(dāng)他爬上樹時他才發(fā)現(xiàn)他的梯子靠錯了地方，他爬上的是一棵梨樹。q啟示：做

10、正確的事，比什么都重要員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列34 ABC法則把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型：A型：今天必須做重要并且緊急的任務(wù)。B型：今天應(yīng)該做重要或緊急，但不是既重 要又緊急的任務(wù)。C型：今天可以做既不重要也不緊急的日常 任務(wù)。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列平衡日常工作任務(wù)A型：你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急和有難度的任務(wù)。B型：你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成，這些任務(wù)應(yīng)占去大部分工作時間。C型：這些不緊急的事情應(yīng)待有時間再做。一個工作日提醒你注意：任何工作日，都應(yīng)該是A型、B型、C型任務(wù)的混合。你應(yīng)該把這三種類型的工作任務(wù)均勻分布于全天，而不是按順序干完A型任務(wù)，再干B型任務(wù)，等等，注意三者的平

11、衡。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫？否 是這項(xiàng)任務(wù)是否必要？否 是這項(xiàng)任務(wù)能否助你更有效地工作？ 否 是這項(xiàng)任務(wù)是否日常性的？ 否 是 是否今天就需要完成？否 是這項(xiàng)任務(wù)是否有最后期限？ 否 是 這項(xiàng)任務(wù)是否重要但不緊迫，或緊迫但不重要？ 否 昌不必做，取消它留待有空時再做分出時間來完成制訂可行的期限留出時間完成立即行動A型任務(wù)C型任務(wù)B型任務(wù)否否否否否否否是是是是是是是員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列35 80:20定律80：20定律主張：以一個小的誘因、投入或努力，通常可以產(chǎn)生大的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞。就字面意義來看，這法則是說，你完成的工作里80%成果，來自于

12、你所付出的20%。因此，你只要集中精力處理工作中比較重要的20%的那分，就可以解決全部的80%。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列應(yīng)用80:20定律，你需要學(xué)會：尋求捷徑，而非全程參與；練習(xí)用最少的努力去控制工作、生活；選擇性尋找，而非巨細(xì)無遺地觀察；在幾件工作上追求出色，不必事事都有好表現(xiàn)；完成最重要的工作，不必事必躬親； 特別提醒： 我們務(wù)必時時檢討自己，是否把較多的時間和精力放在關(guān)鍵少數(shù)事務(wù)上面，而不是浪費(fèi)在無用的多數(shù)事務(wù)上。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列分享 應(yīng)用80:20定律，管理核心員工。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列小結(jié)： 關(guān)注目標(biāo) 信息過濾 做正確的事 ABC法則 80:20定律員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

13、系列第四部分 經(jīng)驗(yàn)分享41 不要去重新發(fā)明輪子 多總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn) 學(xué)會檢索使用資料 善于利用已經(jīng)取得的 成果 員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列42 拖延困擾著所有的人什么引起拖延： 不愉快的事 困難的事 難做決定的事 然而，這些正是獲得成功最重要的事。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列克服拖延的方法：1、先承認(rèn)它不要找理由找借口，你就會行動起來。2、檢查你的處境，找出為什么？3、找出克服拖延的方法：A：先做難的事B：分析解決不愉快的事C：將復(fù)雜的事分成許多步去做，一次專攻一件事。D：做最能使你達(dá)到目標(biāo)的事。4、不要成為完美主義者5、不要等待好心情，不管心情如何，立即開始。6、做事只有兩條原則：立即開始、堅持下去。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列43 自我約束改變習(xí)慣是關(guān)鍵不要老以“時間不夠用”作為“想做而沒有做”的借口。你應(yīng)該去做的事情，而不管你是否喜歡去做員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列44 留出彈性時間 將干擾考慮進(jìn)你的生活，你會更加坦然。 誰在干擾你？什么時間？多長時間？什么事？ 干擾是你工作的一部分但絕不意味著容忍所有的干擾。員工基本職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)系列45 甭想把整個