[辦公文秘]如何成為領(lǐng)導的得力助手--專業(yè)秘書工作職能（PPT38頁）

1、來自來自 中國最大的資料庫下載中國最大的資料庫下載怎樣成為領(lǐng)導的得力助手課程提綱專業(yè)秘書概述n專業(yè)秘書工作職能n專業(yè)秘書職業(yè)素質(zhì)和修養(yǎng)如何成為領(lǐng)導的得力助手n如何當好參謀n如何當“替身”來自來自 中國最大的資料庫下載中國最大的資料庫下載第一單元 專業(yè)秘書概述專業(yè)秘書的定義 專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導決策及其實施服務(wù)的人員 專業(yè)秘書的工作職能 接待工作檔案工作文書擬寫與處理會議組織辦公室日常事務(wù)信息工作協(xié)調(diào)工作專業(yè)秘書的職業(yè)素質(zhì)和修養(yǎng) 內(nèi)外兼具穩(wěn)重踏實靈活變通善解人意性格特點 秘書的性格健康標準 現(xiàn)實態(tài)度 獨立性 關(guān)愛他人的能力 情緒的控制能力 有長遠打算休息

2、對他人的寬容和諒解 不斷學習和培養(yǎng)情趣秘書的才能特點 敏銳的觀察能力良好的表達能力 出眾的記憶能力 自如的社交能力 良好的溝通能力 智能方面思維能力方面深刻的思考能力 全局的綜合能力 快速的分析能力 巧妙的應變能力 組織能力 八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力 點面兼顧的計劃能力 運籌帷幄的調(diào)度能力 高效可靠的管理能力 秘書的心理特點 甘于默默無聞樂觀謙和積極向上做個心理健康的秘書 善于緩解壓力克服嫉妒不要焦慮 秘書形象特點 衣著要恰當幾大注意事項n保持大眾化 n小心首飾的副作用 n別忽視鞋襪的“配套作用” n要穿得符合公司實力 n不要比你的老板穿得更好 舉止要得體秘書的職業(yè)道德 克己奉公嚴守機密秘書素質(zhì)提高

3、途徑 勤于學習是重要基礎(chǔ) 勇于實踐是有效方法 善于總結(jié)是催化劑 自我反省是動力 接受批評是完善 來自來自 中國最大的資料庫下載中國最大的資料庫下載第二單元 如何成為領(lǐng)導的得力助手 如何當好參謀 既然大部分人只會接受自己的構(gòu)想，那不妨間接一些，在領(lǐng)導旁作些提示，或把構(gòu)想的一些重點，無意地移植在領(lǐng)導的頭腦中，讓他以為這是他自己的構(gòu)想，那自然好辦得多 讓領(lǐng)導接受你的構(gòu)想 別在關(guān)公面前耍大刀 讓他充分地發(fā)表意見，你適當?shù)刈餍┭a充，提一些問題。不要用領(lǐng)導不懂的技術(shù)性較強的術(shù)語與之交談。提建議時，多注意從正面有理有據(jù)地闡述你的見解。因人施諫，對癥下藥 首先在態(tài)度上要尊重領(lǐng)導 其次對你自己的意見，要說明得有

4、理有據(jù)，并且要強調(diào)是你“個人的”意見 對不喜歡批評的領(lǐng)導 對不重視諫言的領(lǐng)導 在諫言之前，你必須充分調(diào)查，充分考慮其必要性，使領(lǐng)導不得不予重視 選擇一個適宜的場合去諫 對不立即答復的領(lǐng)導 那些做事謹小慎微、怕負責任的領(lǐng)導經(jīng)常會以“我不知道上面是什么意思”來對付你的諫言 ，這時候，合適的辦法是暫不爭辯，稍候一段時間再說。 與領(lǐng)導爭論問題的技巧 問題是重要的爭論一定要有準備爭論要有個和氣的開頭爭論中一定堅持從問題出發(fā)，不是對人不要時間過長要客氣地結(jié)尾對同一個問題，不要多次爭論 批評領(lǐng)導的六種技巧 批評盡可能私下里進行以親切的話語為批評的開場白批評行動，而不是人提供答案一個過錯一次批評在友好的方式中

5、結(jié)束 怎樣向領(lǐng)導施加壓力 先聲奪人后果警示時勢催逼斷其退路 旁門左道也有通天之力 理性安排法擁兵自重法援用制度法婉轉(zhuǎn)迂回法交際應酬法如何阻止領(lǐng)導犯錯 私下以強而有力的理由提出不同意的見解提出可行的取代途徑設(shè)法令其決策延緩推動你的反對應適可而止可能的話，為領(lǐng)導的錯誤公開承擔過失 如何與領(lǐng)導交流思想 注意語氣適當，措辭委婉盡量言詞簡短注意場合適應新領(lǐng)導的工作習慣 原則上第一次都應該請示新領(lǐng)導如何處理；如果新領(lǐng)導的處理方法與前任相同，問題當然不大；即使有不同之處，稍為協(xié)商一下，問題也不大；問題是在很多情況下，時間不允許秘書細說，那么，新領(lǐng)導說怎么處理你就得怎么處理。 參謀人員最忌情緒不穩(wěn)定 克服參謀

6、過程中的心理障礙，包括培養(yǎng)和提高參謀心理素質(zhì)的各個方面，但主要是解決兩個問題：一是養(yǎng)成冷靜的氣質(zhì)，二是保持平衡的心境。 領(lǐng)導發(fā)火時秘書如何對待 對待老板因工作問題發(fā)脾氣的正確態(tài)度是忍耐、自我反省、總結(jié)教訓 。假如在老板發(fā)脾氣時，你認為自己受到了委屈，也不應該當場頂撞和對抗，同樣應該忍耐，等老板冷靜之后再向其做解釋。那些在老板對其發(fā)脾氣之后，特別是受到委屈對待時，能主動向老板表示親近的員工，將會被視為聰明的、有理智的人。 千萬不要在背后批評領(lǐng)導 學著去理解和適應 三十六計走為上計 如何為領(lǐng)導當“替身” 平時詳細觀察領(lǐng)導的習慣，應可大概地判斷領(lǐng)導將會于何時、以何種方式交由你去代行職務(wù)，而你有所心理

7、準備，到時候就不致驚慌失措而能夠從容地去應付 也要以領(lǐng)導的立場作出精確的判斷，并有勇于承擔一切責任的自覺。如果遇到非常棘手的事情，而那件事情又是領(lǐng)導未曾事先允許你去做，而被迫非決斷不可的時候，按常理來說，可向領(lǐng)導的領(lǐng)導請示，請求他給你適當?shù)闹甘尽?當好領(lǐng)導的“代行人” 努力做到出力而不“越位” 強調(diào)處理與領(lǐng)導關(guān)系要防止越位，并不是說干工作可以不出力。出力，對于任何人在任何時候，永遠是絕對必要的。問題是社會分工所決定的出力方式是有差別的。不承認或違背這種差別，就會影響整體效能。因此，在處理與領(lǐng)導的關(guān)系中，我們強調(diào)要防止越位，是一種積極的措施，而不是一種消極的限制。 勤于請示，積極匯報 信息的交流

8、對于縮小你與領(lǐng)導之間的心理差距，消除一些誤解，具有舉足輕重的作用。如果你的領(lǐng)導不喜歡主動去接近你，你就應該主動去接近他。你現(xiàn)在所做的工作的發(fā)展情況或你所做出的成績、你所遇到的難題，都需要領(lǐng)導及時地了解。 雪中送炭勝于錦上添花 在關(guān)鍵時刻，在領(lǐng)導最需要的時刻，你能夠及時而勇敢地、得體而巧妙地站出來，為他解除尷尬、窘迫的局面，這往往會取得出人意料的效果：你會突然發(fā)現(xiàn)，原來比較一般的關(guān)系更加密切了；原來只是工作上的關(guān)系，而現(xiàn)在增加了感情上的色彩；原來對你的評價一般，而現(xiàn)在一下子發(fā)現(xiàn)了你更多的優(yōu)點，你原來的缺點也似乎得到了“重新解釋”。 當好秘書的10條守則 有些事要想到領(lǐng)導前邊 領(lǐng)導布置的工作要提前交卷 注意保密工作 負責做領(lǐng)導與他人的溝通工作 平時多給領(lǐng)導提供資料 善于聽取領(lǐng)導意見 不要