三體系內審技巧培訓

1、體系內審技巧培訓 趙輝2015年5月板塊人才育成組2022年5月5日目錄1審核基礎知識2審核流程3審核技巧4不符合項判斷及描述審核基礎知識審核相關定義審核審核：為獲得審核證據(jù)并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。審核證據(jù)：審核證據(jù)：是與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、實施陳述或其他信息。審核準則：審核準則：是用作依據(jù)的一組方針、程序或要求。審核基礎知識體系審核類型審核基礎知識內審目的1.對照管理體系審核準則，判斷受審核部門管理體系的符合性2.判斷受審核部門的管理體系是否得到了正確的實施與保持3.發(fā)現(xiàn)受審核部門的管理體系可加以改進的領域，采取相應

2、的改進措施4.評估管理體系持續(xù)適宜性和有效性5.為外部審核做準備審核基礎知識審核范圍基于組織的管理體系要求基于組織的管理權限基于組織的活動、產品和服務范圍基于組織的現(xiàn)場區(qū)域審核基礎知識審核準則1.標準（準則）：ISO9001：2008標準；ISO14001:2004標準；OHSAS18001:2007標準2.適用于受審核方有關的法律、法規(guī)及其他要求3.受審核方的管理體系文件，包括手冊、程序文件及作業(yè)文件審核基礎知識內部審核的特點q正規(guī)性q系統(tǒng)性q獨立性q審核是一個抽樣的過程審核基礎知識審核的人員審核的人員q接受正式的專業(yè)培訓q具備參加審核的經(jīng)歷q不應審核自己的工作q經(jīng)資格確認內審員內審員審核基

3、礎知識審核的系統(tǒng)性審核的系統(tǒng)性 按規(guī)定的程序全面的審核和評價與審核對象有關的各項活動和結果q全部審核q部分審核審核基礎知識全部審核全部審核q必須對所有相關部門進行定期審核q至少每年一次q包括標準所有適用的要求審核基礎知識部分審核部分審核 例行審核之外，下列因素也可能導致進行內部審核：q組織變化、產品結構變化q市場反饋q重大質量事故/環(huán)境事故/職業(yè)健康安全事故/投訴審核基礎知識年度審核的頻次和形式每年（12個月內）至少一次，覆蓋標準所有要求0集中式-集中某一段時間完成對所有相關部門的審核0分散式-分部門在不同時間進行審核板塊人才育成組2022年5月5日目錄1審核基礎知識2審核流程3審核技巧4不符

4、合項判斷及描述審核流程審核的程序q審核準備（定人員、定范圍、定計劃、定分工、制作檢查表、與受審方溝通）q召開審核首次會議q審核實施（文件審核、現(xiàn)場審核、審核記錄）q審核報告（審核報告、不符合項報告）q末次會議q審核的跟蹤審核流程審核表的作用q指導審核過程的路線圖q明確審核要點和方法q確保審核的覆蓋面q減少組員之間不必要的重復q保持審核的方向和節(jié)奏q體現(xiàn)審核的正規(guī)化和專業(yè)性q作為審核的記錄檔案審核流程審核表編制q了解審核的范圍q確定審核的重點q確定審核的策略q文件收集和審查審核流程內部審核實施一.一.召開召開審核審核前前首次首次會議會議 說明審核之目的及范圍 說明審核時程 確定受審核單位陪同人員

5、 暫定總結會議時間審核流程二二. . 進行文件審查進行文件審查 文件審查可分為兩大部份進行:1. 文件部份 針對各類使用文件的保管、使用情形, 進行全面性查核,并記錄 針對審核要項之相關文件進行瀏覽,并請相關人員說明,以驗證文件的適當性2. 記錄部份 依據(jù)文件規(guī)定,查核是否按規(guī)定執(zhí)行 相關記錄是否符合規(guī)定要求,以驗證說.寫.做一致 審核流程三三. . 現(xiàn)場審核活動現(xiàn)場審核活動1. 執(zhí)行現(xiàn)場審核時,一方面驗證文件審查時所發(fā)現(xiàn)的疑點,一方面查證是否按規(guī)定執(zhí)行;并將觀查到的現(xiàn)象,詳細登錄于檢查表上2. 凡未依程序、管理辦法、指導書等文件執(zhí)行者,均可判定為不符合事項3. 搜集相關佐證資料4. 不符合事

6、項必須加以記錄,記錄時,內容應包含: 相關文件的編號、名稱 不符合及違反文件的現(xiàn)況,做詳細描述 審核流程四四. . 整理審核發(fā)現(xiàn)，形成審核結論整理審核發(fā)現(xiàn)，形成審核結論對照審核準則評價審核證據(jù)以確定審核發(fā)現(xiàn)。與受審核方一起評審不符合，以獲得承認，并確認審核證據(jù)的準確性，使受審核方理解不符合，努力解決審核發(fā)現(xiàn)有分歧的問題，并記錄尚未解決的問題。審核組依據(jù)審核發(fā)現(xiàn)，對照審核準則、審核目標，判定受審核方體系的有效性，提出改進的建議或今后審核活動的建議。審核流程五五. .不符合現(xiàn)象之不符合現(xiàn)象之判定判定 不符合事項一經(jīng)確認后,審核員得依據(jù)不符合事項之客觀憑證,填寫不符合報告,并描述不符合事項之狀況。1

7、. 不符合現(xiàn)象判定之基本準則 無法符合標準的要求 公司的手冊. 程序.管理辦法或其它書面要求未被執(zhí)行 沒有執(zhí)行法規(guī)或合約的規(guī)定2. 違背說.寫.做一致的原則 做你所說的 說你所做的 記錄你所做的審核流程六六. .不符合事項的等級：不符合事項的等級：1.1. 嚴重不符合嚴重不符合 A、系統(tǒng)性失效B、區(qū)域性失效C、運行后仍造成嚴重的后果（如環(huán)境污染、職業(yè)病等）2.2. 一般不符合一般不符合 偶然的、孤立的、個別的、輕微的3.3. 觀察項觀察項 偶然的、輕微的或可能會因此造成缺陷，或需要時間去追蹤審核流程內部審核實施七七. .末次會議：末次會議： （1）向管理者和受審部門負責人介紹審核情況（2）宣布

8、審核結果和審核結論（3）提出不符合糾正措施要求 審核結果包括 A、文件與標準的符合情況；B、體系的實施情況；C、守法評價；D、體系有效性評價；E、不符合項性質;F、糾正要求審核流程內部審核完成審核流程內部審核完成一一. . 采取糾正采取糾正/ /預防措施預防措施 被審核單位的管理階層應： 了解不符合的狀況 調查并確定問題的原因所在 依據(jù)原因決定再發(fā)防止的方法及對策 依所定之對策確實執(zhí)行 將過程及結果詳細記錄審核流程內部審核完成二二. . 跟催及效果確認跟催及效果確認 1. 審核組確認結果,不符合事項已經(jīng)改正,并能確實有效防范不符合事項之再發(fā),則不符合事項可經(jīng)由審核組長簽署后結案2. 如追查結果

9、發(fā)現(xiàn)受審核單位之糾正/預防行動,仍無法有徹底改善時,則審核組將對策確認情形詳實記錄后,回報受審核單位及管理階層,并要求繼續(xù)改正糾正/預防行動后,再行回復 3. 詳細記載糾正/預防措施查驗結果, 并簽認。板塊人才育成組2022年5月5日目錄1審核基礎知識2審核流程3審核技巧4不符合項判斷及描述審核技巧審核技巧一. 主要的審核技巧1. 有效的詢問 (口到)2. 事實的觀察 (眼到)3. 仔細的聆聽 (耳到)4. 隨手筆記. 加注 (手到)5. 記錄. 文件. 說詞. 動作等之連貫性判定 (心到)6. 時間的掌控與管理 審核技巧審核技巧審核技巧面談 請各被審核單位先簡單軛要說明其部門組織職能、業(yè)務流

10、程、人員職責分工等,并評估是否與事前之書面(文件)審查一致 與高階主管討論，或抽問基層人員,討論其環(huán)境、職業(yè)健康安全方面政策是否全員了解,判斷法律法規(guī)識別和宣貫落實情況。 抽問基層操作人員，請其描述作業(yè)流程方法、作業(yè)中存在的環(huán)境影響、作業(yè)環(huán)境的危險源及其管理方法、出現(xiàn)緊急情況時如何處置等，了解管理體系是否落實。審核技巧審核技巧仔細的聆聽應專注、認真地聽，仔細聆聽受審核人員的說明,往往是獲取信息的最佳途徑;多鼓勵講話者，審核員可從所聽到的信息中,得到寶貴的情報,有利于后續(xù)的審核；應有耐性，當受審核人員進行說明時, 非必要時,不要打斷他的回答；應及時反饋；盡可能不要做不成熟的反應；保持善意的態(tài)度。

11、審核技巧記錄抽樣q沒有時間檢查所有運行記錄q挑選代表性樣本q隨機抽樣q適當數(shù)量（抽樣數(shù)量不應少于3個，也不必多于12個）q覆蓋相關日期（一般挑選近一年內的運行記錄，視審核頻次而定）q審核員親自抽樣q征得被審核人員同意審核技巧審核技巧觀察的技巧要注意下列過程的觀察：生產、檢測設備的配備和生產環(huán)境；生產、檢測設備的管理狀態(tài)及檢測環(huán)境；生產過程是否符合工藝要求、是否符合安全操作規(guī)程的要求，操作人員的現(xiàn)場技能；產品標識、狀態(tài)標識、危險化學品的警示標識及貯存環(huán)境是否滿足要求；審核技巧觀察的技巧文件、記錄的保管條件是否滿足要求；廢棄物的排放點及處理現(xiàn)場的管理情況；危險化學品倉庫的管理狀況；特種設備的使用與

12、維護情況、緊急情況下的應急救援物資的配備和管理狀況；生產作業(yè)場所廢水、廢氣、粉塵、噪聲、危險源的管理狀況；觀察與管理方案有關的場所，驗證管理方案的實施情況。審核技巧讀數(shù)失效了怎么辦？（詢問應急）審核技巧隨手筆記.加注 審核員于審核過程中,應養(yǎng)成隨手加注筆記的習慣,不可依賴記憶或反復要求提供文件查閱而浪費時間.審核技巧記錄的注意事項遵循5W1H的方式進行記錄，應包括時間、地點、人物、事實描述；這些信息應字跡清楚、準確具體、易于再查，必要時照相、復印等方式保留證據(jù)；對可能出現(xiàn)的不符合和有待繼續(xù)觀察的內容應詳細記錄。記錄不是只對發(fā)現(xiàn)問題進行記錄，也要對符合要求的內容做記錄。審核中易存在的問題：審核技

13、巧板塊人才育成組2022年5月5日目錄1審核基礎知識2審核流程3審核技巧4不符合項判斷及描述不符合項判斷不合格/不符合的確定q什么是不合格/不符合？- 沒有滿足要求A）合同要求B）ISO9001/ISO14001/OHSAS18001標準C）公司質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系文件和有關規(guī)定D）法律、法規(guī)及其他要求 不合格/不符合的確定q體系性不合格/不符合 質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全體系文件與選定的標準、合同要求或有關法律法規(guī)不符 q實施性不合格/不符合 實際操作與體系文件描述不符q有效性不合格/不符合 按規(guī)定要求進行實施，但效果未能達到規(guī)定要求 不符合項判斷 不符合事項的形成：1. 必須以客觀事

14、實為基礎2. 以審核準則為依據(jù)3. 對產生不符合原因進行分析，找出體系上存在的問題4. 審核組要充分討論、互通情況，統(tǒng)一意見5. 與受審核方共同確認審核發(fā)現(xiàn)的事實不符合項判斷不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述注意事項 - 描述文件的標識/名稱 - 描述記錄的標識/名稱 - 描述相關職位/工位（不要指出姓名） - 描述設備的編號/名稱 - 描述相關的區(qū)域 - 描述不符合的原因 - 描述不符合標準條款和文件不合格/不符合的描述（示例1）不完整的描述：A.工作區(qū)域的測量設備有部儀表超出了校準日期, 不符合ISO9001之7.6a條。不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述（示例1）完整的描述：

15、 放在A車間的設備編號為B168上的一部電壓表已超過校準日期, 表上標簽注明校準有效期為6個月, 現(xiàn)已超出2個月, 不符合ISO9001之7.6a條。不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述（示例2）不完整的描述: 企管部從來沒有組織過消防演習，違反了文件和標準的要求。不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述（示例2）完整的描述: 公司程序文件應急準備和響應控制程序4.4.7條規(guī)定，公司各部門每年應組織或參加一次消防演習并記錄，但查2014年體系運行的記錄資料，沒有發(fā)現(xiàn)有關的記錄，企管部安全員證實部門從來沒有參加過消防演習。不符合ISO14001:2004標準4.4.7條款和OHSAS18001：2007標準4.4.7條款的要求。不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述（示例3）不完整的描述: 車間焊接工位的焊接未按操作指導書進行操作。不符合ISO9001:2008標準7.5.1條款的要求。不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述（示例3）完整的描述: A車間門板焊接工位焊接作業(yè)指導書要求正反面段焊交替進行焊接，保證焊接變形量，但實際執(zhí)行中該工位的焊接條件不能滿足交替焊接的要求，工人單面焊接整體完成后翻轉后進行第二面焊接，未執(zhí)行作業(yè)指導書要求。不符合ISO9001:2008標準7.5.1條款的要求。不合格/不符合的描述不合格/不符合的描述部門審核日期不合格項編號