第4章中文電子表格處理軟件Excelppt課件

1、第4章 中文電子表格處理軟件Excel XP l4.1 Excel XP概述概述 l4.2 工作表的編輯工作表的編輯 l4.3 工作表的格式化工作表的格式化 l4.4 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析 l4.5 數(shù)據(jù)的圖表化數(shù)據(jù)的圖表化 l4.6 Excel XP與與Word XP綜合應(yīng)用綜合應(yīng)用l4.7 頁面設(shè)置與打印頁面設(shè)置與打印 4.1 Excel XP概述概述 l4.1.1 Excel XP簡介 l4.1.2 Excel的基本概念 l4.1.3 創(chuàng)建簡單的工作簿 4.1.1 Excel XP簡介簡介Excel XP最主要的功能有：(1) 快速制作表格(2) 強(qiáng)大的計(jì)算功能(3) 數(shù)據(jù)圖表(

2、4) 數(shù)據(jù)透視表4.1.2 Excel 的基本概念的基本概念l1. Excel XP窗口組成 2. 基本概念l(1) 單元格l(2) 單元格地址l(3) 活動(dòng)單元格 l(4) 工作表l 由多個(gè)單元格構(gòu)成的工作區(qū)域就是一張工作表。l(5) 工作簿l 計(jì)算和儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的文件，一個(gè)工作簿就是一個(gè)Excel文件，其擴(kuò)展名為.XLS。 l(6) 工作表標(biāo)簽l 初始值為Sheetl，Sheet2，Sheet3，代表工作表名稱。l3. 獲得幫助l 與Word幫助功能的使用類似，在此不再贅述。4.1.3 創(chuàng)建簡單的工作簿創(chuàng)建簡單的工作簿l1. 新建工作簿l 啟動(dòng)Excel時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)建立一個(gè)名為“book l的工

3、作簿。如果想再建立一個(gè)工作簿，可以單擊“任務(wù)窗格中的“空白工作簿選項(xiàng)。l2. 打開工作簿l(1) 在“資源管理器或“我的電腦中雙擊工作簿文件圖標(biāo)，直接打開該文件。l(2) 啟動(dòng)Excel XP后執(zhí)行“文件菜單中的“翻開命令，或單擊“常用工具欄中的“翻開按鈕，都可以打開工作簿文件。l3. 保存工作簿l單擊“常用工具欄中的“保管按鈕或執(zhí)行“文件菜單中的“保管命令都可以保存。 4.2 工作表的編輯工作表的編輯 l4.2.1 數(shù)據(jù)輸入 l4.2.2 自動(dòng)填充 l4.2.3 公式與函數(shù) l4.2.4 編輯工作表數(shù)據(jù) 4.2.1 數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)輸入l1. 數(shù)據(jù)的輸入l(1) 文本輸入l(2) 數(shù)值輸入l(3

4、) 日期時(shí)間數(shù)據(jù)輸入l2. 數(shù)據(jù)類型的設(shè)置l先選中要設(shè)置類型的單元格，執(zhí)行“格式” 菜單中的 “單元格命令，選擇“數(shù)字選項(xiàng)卡，即可進(jìn)行類型設(shè)置。4.2.2 自動(dòng)填充自動(dòng)填充l1. 自動(dòng)填充相同的數(shù)據(jù)l (1) 先選定這個(gè)區(qū)域，然后在活動(dòng)單元格填入數(shù)據(jù)并按Ctrl+Enter鍵。 l (2) 先在第一個(gè)單元格中填入數(shù)據(jù)(或選定一個(gè)有數(shù)據(jù)的單元格)，將鼠標(biāo)指向單元格右下角稱為填充柄的小方塊，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，可在一行或一列自動(dòng)填充相同的數(shù)據(jù)。l 2. 自動(dòng)填充序列數(shù)據(jù)l (1) 用菜單的方法自動(dòng)填充序列數(shù)據(jù)l (2) 用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法自動(dòng)填充序列數(shù)據(jù) 3. 創(chuàng)建自定義序列數(shù)據(jù)創(chuàng)建自定義填充序列數(shù)據(jù)

5、的具體步驟為：執(zhí)行“工具菜單中的“選項(xiàng)命令，彈出“選項(xiàng)對話框，選擇“自定義序列選項(xiàng)卡。在“自定義序列列表框中列出了可供使用的全部“自定義序列數(shù)據(jù)，在“輸入序列列表框中輸入用戶自己定義的序列數(shù)據(jù)。每輸入一個(gè)序列數(shù)，可輸入一個(gè)逗號或按回車鍵。序列數(shù)全部輸入后單擊“添加按鈕，將新定義的序列數(shù)添加到“自定義序列列表框中，以后就可以使用了。4.2.3 公式與函數(shù)公式與函數(shù)l1. 公式組成l 公式的構(gòu)成是以“=”開頭，由常量、單元格引用、函數(shù)和運(yùn)算符組成。 l2. 公式應(yīng)用l3. 函數(shù)l 執(zhí)行“插入菜單中的“函數(shù)”命令或單擊常用工具欄中的“fx按鈕即“函數(shù)項(xiàng)，彈出“插入函數(shù)對話框。l(1) 數(shù)學(xué)與三角函數(shù)

6、3. 函數(shù)l(2) 時(shí)間和日期函數(shù)l(3) 統(tǒng)計(jì)函數(shù) l(4) 文本函數(shù)l(5) 財(cái)務(wù)函數(shù)l(6) 邏輯函數(shù)l(7) 數(shù)據(jù)庫函數(shù) l(8) 查找與引用函數(shù)l(9) 信息函數(shù) 4. 單元格引用 l(1) 相對引用l 相對引用是當(dāng)公式在復(fù)制時(shí)會(huì)根據(jù)移動(dòng)的位置自動(dòng)調(diào)節(jié)公式中引用單元格的地址。 l(2) 絕對引用l 在行號和列號前均加上“$”符號，則代表絕對引用。公式復(fù)制時(shí)，絕對引用單元格將不隨著公式位置變化而改變。l(3) 混合引用l 混合引用是指單元格地址的行號或列號前加上“$”符號。當(dāng)公式單元格因?yàn)閺?fù)制或插入而引起行列變化時(shí)，公式的相對地址部分會(huì)隨位置變化，而絕對地址部分仍保持不變。4.2.4

7、編輯工作表數(shù)據(jù)編輯工作表數(shù)據(jù)l1. 數(shù)據(jù)修改l 在編輯欄修改：先選中要修改的單元格，然后在編輯l 欄中進(jìn)行相應(yīng)修改l 直接在單元格修改：雙擊單元格，然后進(jìn)入單元格修l 改。l2. 數(shù)據(jù)刪除l(1) 數(shù)據(jù)清除l 選取單元格或一個(gè)區(qū)域后，執(zhí)行“編輯菜單中的“去除命令。 l(2) 數(shù)據(jù)刪除l 選取單元格或一個(gè)區(qū)域后，執(zhí)行“編輯菜單中的“刪除命令。 3. 數(shù)據(jù)復(fù)制和移動(dòng) l (1) 數(shù)據(jù)復(fù)制、挪動(dòng)l Excel數(shù)據(jù)復(fù)制方法多種多樣，可以利用剪貼板，也可以用鼠標(biāo)拖放操作。 l(2) 選擇性粘貼l 選擇性粘貼的具體步驟為：l將數(shù)據(jù)復(fù)制到剪貼板，再選擇待粘貼目標(biāo)區(qū)域中的第一個(gè)單元格。l執(zhí)行“編輯菜單中的“選

8、擇性粘貼命令，彈出 “選擇性粘貼對話框。l選擇相應(yīng)選項(xiàng)后，單擊“確定按鈕完成選擇性粘貼。 4. 插入與修改批注 插入批注的具體步驟為： 單擊需要添加批注的單元格。執(zhí)行“插入菜單中的“批注命令，在彈出的批注框中鍵入批注文本。完成文本鍵入后，單擊批注框外部的工作表區(qū)域。這時(shí)在單元格的右上角有三角形標(biāo)志。 修改批注的具體步驟為：單擊需要修改批注的單元格。執(zhí)行“插入菜單中的“修改批注命令，在文本框中對批注進(jìn)行修改即可。4.3 工作表的格式化工作表的格式化 l4.3.1 管理工作表 l4.3.2 單元格格式 l4.3.3 調(diào)整工作表 l4.3.4 自動(dòng)套用格式 l4.3.5 條件格式化 4.3.1 管理

9、工作表管理工作表l1. 選取工作表l2. 刪除工作表 l3. 插入工作表 l4. 重命名工作表 l5. 工作表的復(fù)制或移動(dòng)l 使用鼠標(biāo)復(fù)制或移動(dòng)工作表 l 使用菜單命令復(fù)制或移動(dòng)工作表4.3.2 單元格格式單元格格式l1. 設(shè)置數(shù)字格式l2. 設(shè)置對齊格式l3. 設(shè)置字體l4. 設(shè)置邊框線l5. 設(shè)置圖案l 以上設(shè)置均可以通過執(zhí)行“格式菜單中的“單元格命令來完成。l【例4.3-1】 建立如圖4.3.1所示工作表。 4.3.3 調(diào)整工作表調(diào)整工作表l1. 調(diào)整行高列寬l 用鼠標(biāo)來完成l 執(zhí)行“格式菜單中的“列或“行命令l 2. 插入行、列或單元格l 通過Excel的“插入菜單來完成。l3. 刪除

10、行、列或單元格l 執(zhí)行“編輯菜單中的“刪除命令l 單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“刪除”命令l4. 移動(dòng)行、列或單元格l選中需要移動(dòng)的單元格、行或列。l將鼠標(biāo)定位于所選中區(qū)域的黑色邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)至目標(biāo)處。4.3.4 自動(dòng)套用格式自動(dòng)套用格式執(zhí)行“格式菜單中的“ 自動(dòng)套用格式命令?！纠?.3-2】 給圖4.3.1中的學(xué)生基本情況表套用“彩色1格式。 4.3.5 條件格式化條件格式化 通過執(zhí)行“格式菜單中的“條件格式命令完成。【例4.3-3】將圖4.3.7“成績表中各科成績中小于75分的標(biāo)以紅色粗體，超過者則標(biāo)以黑色粗體。 4.4 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析 l4.4.1 數(shù)據(jù)排

11、序 l4.4.2 數(shù)據(jù)篩選l4.4.3 分類匯總 l4.4.4 合并計(jì)算 l4.4.5 數(shù)據(jù)透視表 4.4.1 數(shù)據(jù)排序數(shù)據(jù)排序l1. 簡單數(shù)據(jù)排序l 執(zhí)行“數(shù)據(jù)菜單中的“排序命令。l 【例4.4-1】 在圖4.4.1的成績表中，請按“數(shù)學(xué)成績由低到高排序。 l2. 復(fù)雜數(shù)據(jù)排序l 【例4.4-2】 在圖4.4.1的成績表中，請按“系別的不同將“數(shù)學(xué)成績由低到高排序。4.4.2 數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選l1. 自動(dòng)篩選 l 通過執(zhí)行菜單命令“數(shù)據(jù)”“挑選”“自動(dòng)篩選來完成。l 【例4.4-3】 在圖4.4.1的成績表中顯示所有語文成績在60至90之間的記錄。l2. 高級篩選l 通過執(zhí)行菜單命令“數(shù)據(jù)”

12、“挑選”“高級篩選” 來完成。4.4.3 分類匯總分類匯總l1. 分類匯總l 【例4.4-4】 在圖4.4.1的成績表中，求各系學(xué)生各科成績的平均分。l2. 分類匯總數(shù)據(jù)分級顯示 l 可以通過單擊分級顯示區(qū)上方的“123三個(gè)按鈕進(jìn)行控制：單擊“1按鈕，只顯示列表中的列標(biāo)題和總計(jì)結(jié)果；單擊“2按鈕顯示列標(biāo)題、各個(gè)分類匯總結(jié)果和總計(jì)結(jié)果；單擊“3按鈕顯示所有的詳細(xì)數(shù)據(jù)。4.4.4 合并計(jì)算合并計(jì)算l1. 通過位置合并計(jì)算數(shù)據(jù)l 【例4.4-5】 將圖4.4.8中所示的三個(gè)數(shù)據(jù)表合并為一個(gè)新表。l2. 通過分類來合并計(jì)算數(shù)據(jù)l 【例4.4-6】 將圖4.4.13所示的兩個(gè)工作表通過分類合并計(jì)算的方法

13、合并為一個(gè)工作表。4.4.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表 【例4.4-7】 在圖4.4.1的成績表中，統(tǒng)計(jì)各系男女生的人數(shù)。 4.5 數(shù)據(jù)的圖表化數(shù)據(jù)的圖表化 l4.5.1 創(chuàng)建圖表 l4.5.2 圖表的編輯 l4.5.3 設(shè)置圖表對象格式 4.5.1 創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表 【例4.5-1】 根據(jù)圖4.5.1所示的銷售情況統(tǒng)計(jì)表，制作柱形圖。4.5.2 圖表的編輯圖表的編輯l1. 圖表類型的改變l單擊圖表將其選中。l執(zhí)行“圖表菜單中的“圖表類型命令，在其對話框中選擇所需的圖表類型和子類型。l 也可以單擊“圖表工具欄的“圖表類型按鈕改變圖表類型，但不能選擇子類型。l2. 圖表中數(shù)據(jù)的編輯l(1) 刪除數(shù)據(jù)

14、系列 l(2) 向圖表添加數(shù)據(jù)系列 3. 圖表中文字的編輯l(1) 增加圖表標(biāo)題或坐標(biāo)軸標(biāo)題l選中要增加圖表標(biāo)題或坐標(biāo)軸標(biāo)題的圖表。l執(zhí)行“圖表菜單中的“圖表選項(xiàng)”，在彈出的對話框中選擇“標(biāo)題選項(xiàng)卡。l根據(jù)需要確定增加何種標(biāo)題。 l(2) 增加數(shù)據(jù)標(biāo)志l 選中圖表后執(zhí)行“圖表菜單中的“圖表選項(xiàng)命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)據(jù)標(biāo)志選項(xiàng)卡，在其中選擇所需的數(shù)據(jù)標(biāo)志即可。l(3) 突出指定數(shù)據(jù)l(4) 修改和刪除文字l 單擊要修改的文字處，可直接修改其中的內(nèi)容；選擇中文字后，按Del鍵可將文字刪除。 4.5.3 設(shè)置圖表對象格式設(shè)置圖表對象格式 圖表的格式化是指對圖表的各個(gè)對象的格式設(shè)置，包括文字和

15、數(shù)值的格式、顏色、字號、圖案等。 格式設(shè)置可以有三種方法：(1) 執(zhí)行“格式菜單中的“圖表格式命令。(2) 指向圖表對象，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行該圖表對象格式設(shè)置命令。(3) 雙擊欲進(jìn)行格式設(shè)置的圖表對象。4.6 Excel XP與與Word XP綜合應(yīng)用綜合應(yīng)用 l4.6.1 在Word文檔中嵌入Excel工作表對象l4.6.2 在Word文檔中鏈接插入Excel 工作表 4.6.1 在在Word文檔中嵌入文檔中嵌入Excel工作表對象工作表對象l1. 嵌入已建好的Excel工作表或圖表l (1) 普通嵌入法l同時(shí)打開Word文檔和欲嵌入的Microsoft Excel工作表。

16、l切換到Microsoft Excel，選定需嵌入的工作表區(qū)域或所需圖表。l執(zhí)行“編輯菜單中的“復(fù)制命令。l切換到Word文檔，單擊要插入嵌入對象的地方。l執(zhí)行“編輯菜單中的“選擇性粘貼”，彈出“選擇性粘貼對話框，選中“粘貼選項(xiàng)，單擊“形式框中的“Microsoft Excel工作表對象或“Microsoft Excel圖表對象命令。如果要將嵌入的工作表或圖表顯示為圖標(biāo)，則選中“顯示為圖標(biāo)復(fù)選框。l單擊“確定按鈕，完成嵌入Excel工作表對象。1. 嵌入已建好的Excel工作表或圖表l(2) 快速嵌入法l執(zhí)行“插入菜單中的“對象命令，彈出“對象對話框，單擊“由文件創(chuàng)建標(biāo)簽，顯示“由文件創(chuàng)建選項(xiàng)

17、卡。l在“文件名框中，鍵入要由其創(chuàng)建嵌入對象的工作表的名稱，或者單擊“閱讀按鈕并從列表中選擇文件，去除“鏈接到文件復(fù)選框。l單擊“確定按鈕完成設(shè)置。 2. 新建嵌入的Excel工作表或圖表l(1) 在Word文檔中，單擊要為工作表或圖表插入新嵌入對象的位置。l(2) 執(zhí)行“插入菜單中的“對象”命令，彈出“對象對話框，單擊“對象類型框中的“Microsoft Excel工作表或“Microsoft Excel圖表命令。如果要將嵌入工作表或圖表顯示為圖標(biāo)，則選中“顯示為圖標(biāo)復(fù)選框。l(3) 單擊“確定按鈕，進(jìn)入Excel工作表窗口。l(4) 在自動(dòng)進(jìn)入的Excel工作表窗口中輸入工作表內(nèi)容，然后退

18、出Excel，完成插入新建Excel對象。4.6.2 在在Word文檔中鏈接插入文檔中鏈接插入Excel 工作表工作表l鏈接插入具體步驟如下：l(1) 同時(shí)打開Word文檔和要鏈接插入的Microsoft Excel工作表。l(2) 切換到Microsoft Excel，選定需插入的工作表區(qū)域或所需圖表。l(3) 執(zhí)行“編輯菜單中的“復(fù)制命令。l(4) 切換到Word文檔，單擊要插入鏈接對象的位置。l(5) 執(zhí)行“編輯菜單中的“選擇性粘貼命令，彈出 “選擇性粘貼對話框，單擊“粘貼鏈接選項(xiàng)，選擇“形式框中的所需選項(xiàng)。如果要將鏈接的工作表或圖表顯示為圖標(biāo)，則選中“顯示為圖標(biāo)復(fù)選框。l(6) 單擊“確定按鈕完成設(shè)置。4.7 頁面設(shè)置與打印頁面設(shè)置與打印 l4.7.1 頁面設(shè)置 l4.7.2 設(shè)置打印區(qū)域和分