高校教學檔案作用及管理策略散議

1、高校教學檔案作用及管理策略散議趙黎英（浙江廣廈建設職業(yè)技術學院 綜合檔案室，浙江 東陽 322100）摘 要：教學檔案管理工作是高校工作重要組成部分。具有查考與憑證、教學研究與評估依據(jù)、信息反饋及促進交流等作用。因此，應注重管理策略，提高教學檔案管理人員素質與水平；做好教學檔案收集、整理工作；克服“重藏輕用”思想，使教學檔案發(fā)揮應有作用；并應用計算機等高新技術，實現(xiàn)高校教學管理檔案的信息化管理。關鍵詞：高校教學檔案作用管理策略Discussion on Archive Function and Management Strategy of College Teaching Zhao Liyin

2、g(Comprehensive Archive Office Guangsha College of Applied Construction Technology, Dongyang 322100, Zhejiang)Abstract: The teaching Archive management work is an important constituent of the universities work. It has the function on investigation and certificate, teaching research and appraisal bas

3、is, information feedback and promotion exchange. Therefore, we should pay more attention to the management strategy, improve the teaching records management personnel's quality and level; complete the teaching file collection, the crabbing; overcome the thought of "heavily hidden but lightl

4、y used", make the teaching file display to be supposed to have its function; And apply computers and so on high-tech, realize the information management of teaching management file in universities.Key words: teaching archive in universities; function; management strategy高校教學檔案是學校教學活動和教學管理工作狀態(tài)的真

5、實記載，反映和評估教學質量及教學管理水平的重要依據(jù)，教職工在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像等的歷史記錄。它是高校檔案中數(shù)量最多的一部分，是從事教學活動和教學研究的基本條件，能真實地反映教學工作的全部歷史過程，屬于專向檔案。在高校教學檔案管理工作中，必須做到思想上高度重視，制度上完善合理，管理上全面到位，才能真正發(fā)揮其重要作用，并制訂出相應的管理策略來。 1 高校教學檔案的作用高校教學檔案的作用，概括地說來，主要有如下幾個方面：（1）查考與憑證作用。教學檔案是高校教學活動和教學管理工作狀態(tài)的記載。它不同于一般文書檔案，也不同于科技檔案，是全體師生員工在教學活

6、動中直接形成的，準確地反映了學校主要職能、活動的全貌。因此，在查考材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質疑的證明材料和重要依據(jù)。高校在開展教學研究活動、對教學質量評估、編寫校史、查閱學生學習成績及學籍管理工作中，教學檔案都起著重要的歷史憑證作用。（2）為教學研究與評估提供重要依據(jù)。教學檔案記錄著教學活動中的經(jīng)驗和教訓，反映著教學改革和研究的成果。為了提高教學質量，必須不斷總結教學經(jīng)驗，研究教學內容，改革教學方法，而這些都離不開以知識密集、信息集中及數(shù)量多廣為特點的教學檔案；教學檔案記載了歷年的教學及其管理工作，可以作為現(xiàn)階段教學及其管理工作的科學依據(jù)，為教學評估、教學改革和科研工作提供重要素

7、材。教師和學生是教學活動的主體，教學活動是兩者的雙邊活動，因此，說得具體一點，教學質量、水平的高低，在很大程度上取決于教師所傳授知識的科學性、新穎性和系統(tǒng)性，以及學生對知識接收以至消化的能力，而通過對這些有關內容的研究，可以分析教師的教學質量的好壞和水平的高低，作為對教學效果和學校管理水平進行評估的依據(jù)。例如，通過對教學計劃、課程安排、專業(yè)設置、班主任工作、畢業(yè)生就業(yè)及學校文明建設等情況的分析，就能反映出一個學?？傮w教育水平的高低，就可以對學校的綜合教學能力作出評估；同樣，通過老師歷年講稿、學生評價等測評材料，就可以看出教師的教學態(tài)度、能力和專業(yè)水平。特別是檔案管理進入計算機管理時代之后，這一

8、系列的資料、信息都可在計算機中保存，實行數(shù)字化檔案管理手段，這使評估結果更為準確、客觀、公正。（3）教學檔案能為教學管理工作反饋信息。既然教學檔案來源于教學管理活動之中，就必然會涉及到教學環(huán)節(jié)的各個方面。因為，它不只是孤立地反映各個單一材料，而是相互關聯(lián)地反映一定時期教學管理活動的整體材料。單一材料只能反映局部教學活動的某些方面，而整體材料則能反映教學管理活動的總趨勢。因為，局部與整體之間，既有區(qū)別，又有聯(lián)系；既互相制約，又互相配合。教學活動中出現(xiàn)的矛盾，會迫使教學管理工作者做出相應的調整，又會使教學活動程序發(fā)生新的變化，如此一來，整個教學管理工作就是一個不斷把信息輸送出去又不斷接受教學活動的

9、反饋信息，然后再根據(jù)反饋信息對教學管理工作進行調整、改進，如此循環(huán)往復，不斷取得最佳效果過程。在這個過程中，通過局部環(huán)節(jié)所透露的信息，往往會反映到整個教學活動之中，從而記錄在教學檔案資料上，供人們隨時查詢以至利用。只要我們平時注意及時收集、整理日常教學活動中產生的各類文件、資料，注重對這些的分析、鑒別、歸類和保管，就可以及時發(fā)現(xiàn)對教學管理有用的情報和信息。這對提高教學管理工作水平，適應現(xiàn)代化教育改革的要求，無疑是非常有益的。（4）教學檔案具有院校間相互學習和交流的作用。隨著教育改革的進一步深入，開放辦學和院校之間的相互交流和借鑒，已成為院校提高教學質量和管理水平的必要條件。教學可為此提供可靠的

10、交流資料，可供有效利用。教學檔案工作的成敗對于高校的教學管理、教學改革和教學質量都有著重要的作用，因此，怎樣做好教學檔案工作也就成為高校教學檔案工作者應該認真研究的問題。2 高校教學檔案管理工作的策略只有充分而又深刻地認識高校教學檔案的重要作用，并結合工作實際作認真而又全面的思考，才能制訂出高校教學檔案管理工作具體而又可行的策略來。2 1 高教學檔案管理人員素質與水平教學檔案管理工作是高校的一項基礎性管理工作，是加強學校教學基礎建設，強化教學管理，科學規(guī)范教學活動和教學行為，深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環(huán)節(jié)。同時，還要加強領導，提高教學檔案管理人員自身素質與水平。檔案人員不僅要

11、精通檔案管理業(yè)務，還要了解所涉及的專業(yè)知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能，用計算機儲存、檢索；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學管理、主動服務、有效提供信息資源的意識。為此，就要加強對高校檔案管理人員的業(yè)務培訓工作。通過各種形式的培訓，拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。教學檔案工作做好了，到位了，可以使教學工作提高效率，少走彎路，開拓創(chuàng)新。從目前各高校教學檔案管理工作的實際情況來看，無論思想認識還是工作狀態(tài)和成果方面，都還有待進一步改善和提高。為此，筆者認為應采取如下措施：（1）在全校范圍內開展強化檔案意識的宣傳教育工作。使全校

12、師生員工充分認識加強教學檔案工作的重要性和必要性。從中認識到教學檔案管理工作是學校教學管理工作中一項不可或缺的基礎性管理工作，做得好壞不僅直接關系到教學質量的提高，也是一所高校校風、學風的標志和反映。一所高校如果沒有完整、真實的教學運行狀態(tài)的記錄，不能說是一所學風嚴謹、管理規(guī)范、對人才培養(yǎng)高度負責的院校；強化教學管理，深化教學改革，也就無從談起。檔案意識也是一種質量意識，重視高校教學檔案工作也是重視教學工作的具體體現(xiàn)。高校教學檔案工作沒有全體人員的重視和參與，很難做到及時、完整地收集到真實的原始性的教學信息資料。因此，首先要在全校范圍內全面、深入、反復地進行教學檔案工作意識的宣傳教育，這是由高

13、校教學檔案信息資源的原始性和廣泛性的特點和要求所決定的。（2）建立必要的工作組織體系。任何一項工作都要以組織體系為基礎。高校教學檔案管理也要建立相應的組織機構和工作體系。從目前高校的現(xiàn)實情況看，各高校都建有檔案室，主要管理學校行政文書性檔案，兼管科技檔案和部分教學檔案，內容主要包括專業(yè)設置、招生、學生畢業(yè)、學籍管理等行政性教學檔案，較少涉及教學全過程的教學活動的檔案資料，收集整理管理的教學信息還不夠全面、系統(tǒng)，特別是對量大面廣又豐富多彩的教學活動，還缺少真實而又系統(tǒng)的記載。為此，應當充分利用高校檔案室的機構建制，調整、充實其教學檔案管理工作方面的職責和功能，發(fā)揮其在檔案工作中的作用。一般說來，

14、根據(jù)教學檔案管理工作的特點，應在高校按學科專業(yè)設置二級院系管理機構，院校教學檔案管理工作的狀況取決于二級院系的工作。因此，在組織體系中要突出二級學院的地位和作用，明確分管教學工作的院系主任為本院系教學檔案管理工作第一責任人，同時還要配有具體工作人員，并明確其工作職責，對參與教學活動的有關人員也要提出明確要求。工作的組織體系建立了，才能保證高校教學檔案管理工作的順利開展。（3）健全相應的管理制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要依靠工作制度作保障。工作制度的健全要由高校分管校長負責組織，由校檔案室具體牽頭草擬制訂，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學性。主要的工作制度應包括：檔案的編目分類制

15、度、檔案的分級管理制度、檔案的存儲借閱制度、各級檔案管理人員的職責與獎勵制度等。通過相關制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范教學檔案管理工作行為，使高校教學檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運行機制。（4）強化教學檔案工作的時效性。教學檔案的特點之一是周期性。由于高校教學工作是分學期、學年及學制組織的，教學檔案也應按相應的周期建檔，根據(jù)不同檔案內容確定不同存留期，如期末考試試卷、畢業(yè)論文、專業(yè)教學計劃，一般以專業(yè)學制年限為存留期，定期剔除，以減少檔案管理工作的量。高校教學檔案管理工作應強化時效性。目前現(xiàn)實狀況是難于按期完成建檔歸檔任務。沒有按期歸檔的檔案就沒有適時的借鑒參考價值。為了保證能按時完成建

16、檔工作，必須在相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員明確責任和任務，規(guī)定時限要求，并輔以相應的考核和獎懲措施。這是一項十分必要又難于做好的工作，必須有得力的措施，并嚴肅地貫徹執(zhí)行才能收到實效。（5）充分發(fā)揮教學檔案的借鑒和激勵作用。檔案的地位和作用是十分明確的。它既是歷史的寫實與記載，也是新的工作的起點和開端。充分發(fā)揮高校教學檔案的借鑒作用，可以直接引領新的工作在原有基礎上起步，有效地進行改革和創(chuàng)新，從而推動教學改革的深化，教學管理工作的強化，促進教學質量的提高。完整而真實的教學檔案記載著參與教學和管理的人員與學生在教學活動過程中的具體表現(xiàn)，有的受到表彰，有的受到懲罰，有的創(chuàng)造了新鮮經(jīng)驗，有

17、的出現(xiàn)了失誤差錯，這些真實記錄都具有激勵和警示作用，要充分使這些檔案發(fā)揮管理、教育作用，提高全體師生員工提高教育教學質量的自覺性和積極性，以達到高校教學檔案管理工作的初衷和目的。22 做好教學檔案收集、整理工作根據(jù)高校教學檔案的特點，其管理工作的主要內容，應包括對一個管理周期（一學期、一學年或一個學制歷程）內本單位全部教學活動和管理工作真實情況的采集和整理。高校教學檔案原始資料的采集、收集工作，是搞好教學檔案管理最基礎的工作；沒有原始資料采集的全面性和真實性，就沒有教學檔案的科學性和指導性。由于教學活動的多樣性、廣延性，參與人員的多方位性、多層次性，且又是一個動態(tài)過程，教學活動原始資料的采集、

18、收集工作是十分復雜和難做的。只有參與教學活動和管理工作全體人員的高度重視和積極參與，才能收到良好的效果，這是做好高校教學檔案管理工作首先要處理和解決好的一個關鍵問題。目前，在這方面尚存在一些需要解決的問題。以期末考試為例，每個學期期末考試結束后，應建立相應檔案，內容應包括試題試卷、學生成績、考場記錄、試卷與成績分析等信息資料。這不但可以及時做好學期結束工作，總結課程學期教學成績、經(jīng)驗和存在的不足，還可以為下一學期考試工作提供借鑒，不斷提高考試工作的管理水平。但在實際工作中，有的未能及時做到，有的是信息收集不齊全，有的是試卷成績分析沒做或沒做到位，造成原始信息丟失或失真。至于其他方面，如有的教師

19、參加全國性的專業(yè)會議，獲得的與專業(yè)建設有關的資料、文件和信息，往往長時間留在個人手中或者丟失。因此，不但需要對參與教學活動和管理工作的師生進行重視教學檔案工作的宣傳教育工作，更需要建立必要的規(guī)章制度，明確各自在教學檔案管理工作中的任務和職責。為便于之后人們的借鑒使用，對采集、收集到的原始資料要進行加工整理。高校教學檔案的整理也要根據(jù)國家和高校檔案分類目錄進行，并按照學校檔案分級管理的要求歸檔、存儲在相應的管理部門。目前，在高校范圍內尚缺少具體的教學檔案細目和分級管理的辦法，檔案管理權限的分級也不夠明確。不少原始資料因沒有分類整理而不具備借鑒使用功能。檔案的分類整理工作具有較強的專業(yè)性，這項工作

20、應由專人負責，并要對他們進行專門的業(yè)務培訓。由于教學檔案的特殊性，如原始資料來源龐雜繁多，形式多樣，因此，在分類整理過程中，要篩選那些對教學工作質量、教學管理工作水平及效果影響較大的資料建檔，并做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、精煉、實用。而且，隨著教學改革的深化和教學管理工作的加強，高校教學檔案的建檔目錄也應與時俱進，作相應調整。系統(tǒng)而完整的教學檔案是高校教學工作的歷史積淀，是經(jīng)驗總結，是學校的寶貴財富，應充分發(fā)揮其借鑒、指導和警示作用。經(jīng)過分類整理的教學擋案，從分級、儲存到管理要便于借閱使用，不能束之高閣。高校教學檔案一般很少涉及密級問題，并且信

21、息多是來自實際教學活動，具有直接的參考價值。因此，在檔案的管理、儲存分級問題上應以方便基層教學單位借閱使用為前提，儲存的單位、部門應接近借閱使用的單位和部門。借閱、使用是教學檔案管理工作的一項主要內容。高校教學檔案的收集、整理工作很繁瑣，也很辛苦。但是，又應認識到，只有通過收集、整理才能使教學實踐過程中的文件材料轉化為教學檔案，這是做好教學檔案工作的第一個步驟，是做好教學檔案管理、利用等工作的基礎，也是決定能否做好教學檔案工作的關鍵環(huán)節(jié)；如果教學管理人員因為辛苦和復雜而忽視了教學檔案的收集、整理工作，或者收集的材料不完整、不真實，就會給教學檔案工作帶來損失，影響學校的教學改革工作。因此，作為教

22、學管理人員，必須認識到教學檔案收集工作的重要性，切實做好教學檔案資料的收集工作，并進行科學的分類整理，為發(fā)揮其應有的作用打好基礎。23 克服“重藏輕用”思想，使教學檔案發(fā)揮應有作用在高校教學檔案管理工作中很容易出現(xiàn)一種傾向，將工作重點放在檔案的保存、管理等環(huán)節(jié)上，以至為避免檔案的損壞而盡量減少對檔案的使用。其實，應該認識到，愛護檔案材料是檔案管理人員應有的素質，但收集、整理、保管等工作的目的是使教學檔案在妥善保管的基礎上發(fā)揮其應有的作用。因此，對于教學檔案，我們也要有正確認識，避免出現(xiàn)“重藏輕用”的思想。在對教學檔案進行充分收集、分類整理、妥善保管的基礎上科學檢索、正確利用，使教學檔案發(fā)揮其應

23、有作用，為高校進行教學管理提供科學依據(jù)，促進教學研究工作的開展，教學質量的提高，以培養(yǎng)出高素質的畢業(yè)生，才是高校教學檔案管理工作重要意義的所在。24 應用計算機等高新技術，實現(xiàn)教學檔案信息化管理檔案信息化是一個以信息技術廣泛應用為主導，以檔案信息資料建設為核心，以信息網(wǎng)絡為基礎，以信息人才為依托，以檔案信息法規(guī)、政策、標準為保障的綜合體系。但是，在我國檔案信息化過程中，目前仍存在人、財、物投入不到位及在檔案信息安全上過于苛求等問題。由于高校教學檔案具有多科性、多樣性、廣布性、層次性、時序性和成套性等特點，加強高校教學檔案信息化建設既有利于提高教學檔案的管理水平，也有利于提升教學檔案的服務效率。隨著高校