《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計(jì)》八

1、?會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計(jì)?八第八章 采購與付款子系統(tǒng) 本章目標(biāo)【本章目標(biāo)】1、手工采購與付款業(yè)務(wù)流程 2、采購與付款子系統(tǒng)的特點(diǎn) 3、采購與付款子系統(tǒng)的目標(biāo) 4、電算化環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的主要流程 5、采購與付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu) 【學(xué)習(xí)內(nèi)容】8.1 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析 8.2 電算化環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析 8.3 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第一節(jié) 8.1 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中一個(gè)非常重要的業(yè)務(wù)循環(huán)。一般來講，企業(yè)從采購到付款經(jīng)歷的步驟如圖 8 - 1 所示:圖 8 - 1：采購到付款業(yè)務(wù)的主要步驟從圖

2、中可知，當(dāng)企業(yè)物資缺乏時(shí)，請(qǐng)購部門發(fā)出請(qǐng)購單進(jìn)行采購申請(qǐng)；采購部門接受請(qǐng)購申請(qǐng)后，確認(rèn)需求，選擇貨源和供給商，編制和發(fā)出采購訂單；當(dāng)貨物抵達(dá)企業(yè)時(shí)，驗(yàn)收部門檢驗(yàn)貨物并進(jìn)行確認(rèn)；當(dāng)采購發(fā)票到達(dá)企業(yè)后，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)發(fā)票，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行付款。一、采購與付款業(yè)務(wù)流程分析重點(diǎn)1、采購與付款業(yè)務(wù)涉及的部門 一般來講，采購與付款業(yè)務(wù)涉及五個(gè)重要的部門： 請(qǐng)購部門； 采購部門； 驗(yàn)收部門； 財(cái)務(wù)部門； 供給商外部部門。 2、根本流程概述 行業(yè)不同，采購與付款處理流程也不同，即使是同一行業(yè)，有些企業(yè)采購貨物品種多、流程復(fù)雜，有些企業(yè)采購業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單，流程也簡(jiǎn)單。一般說來，手工環(huán)境下，采購與付款的根本流程如圖

3、8 - 2 所示：圖 8 - 2：采購的根本業(yè)務(wù)流程3流程說明 請(qǐng)購。當(dāng)企業(yè)需要采購存貨時(shí)，請(qǐng)購部門提交購置存貨的請(qǐng)購單，并送到采購部門。 采購審批。采購部門收到請(qǐng)購單，由專職人員負(fù)責(zé)確認(rèn)請(qǐng)購需求，即確定請(qǐng)購單的數(shù)量等是否在規(guī)定的限額之內(nèi)，如果在限額之內(nèi)，審批通過。 選擇供給商。采購部門要根據(jù)供給商的報(bào)價(jià)、存貨的規(guī)格、送貨條件、存貨質(zhì)量、售后效勞等要素選擇優(yōu)質(zhì)供給商。 編制采購訂單。反映所選擇供給商、采購數(shù)據(jù)、付款方式等信息。 發(fā)出訂單。將訂單發(fā)給供給商，同時(shí)將采購訂單提供給財(cái)會(huì)部門、驗(yàn)收部門。 驗(yàn)收。當(dāng)存貨送到驗(yàn)收部門倉庫時(shí)，驗(yàn)收部門的承辦人首先在采購訂單檔案中找出采購訂單，進(jìn)行核對(duì)。如果驗(yàn)

4、收合格，編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送到財(cái)會(huì)部門，同時(shí)將相應(yīng)信息傳遞到存貨子系統(tǒng)。 處理采購發(fā)票。當(dāng)財(cái)會(huì)部門收到供給商寄來的發(fā)票和其他單據(jù)時(shí)，將其與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購訂單進(jìn)行核對(duì)，計(jì)算存貨本錢，編制記賬憑證并登記賬簿。 借：原材料或物資采購等 應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額 貸：應(yīng)付賬款 付款。在付款到期時(shí)，財(cái)會(huì)部門向供給商簽發(fā)支票付款。同時(shí)編制記賬憑證，進(jìn)行賬務(wù)處理。 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 某些供給商對(duì)于快速還款提供折扣。例如，折扣政策：2/10，n/30，表示購置者在發(fā)票寄出10天內(nèi)付款可以享受發(fā)票金額2的折扣，如果不享受折扣那么須在30天之內(nèi)支付全部款項(xiàng)。當(dāng)企業(yè)決定要享受這種折扣，那么以特殊

5、的賬戶記錄折扣的金額，并編制記賬憑證、登記賬簿，更新應(yīng)付賬款等賬戶。 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 財(cái)務(wù)費(fèi)用二、采購與付款核算和管理的特點(diǎn)通過上述流程分析可以看出，采購與付款業(yè)務(wù)核算與管理有以下特點(diǎn)： 1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大 企業(yè)為了滿足生產(chǎn)需求，采購大量的物資、材料，商業(yè)企業(yè)為了用于銷售也要采購大量的商品，這些存貨品種規(guī)格繁多，有的多達(dá)幾萬種，對(duì)每一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)都要進(jìn)行詳細(xì)全面的反映，此外，每一個(gè)供給商信息、每一筆應(yīng)付款業(yè)務(wù)都需要完整的保存。因此，采購與付款需要存儲(chǔ)和處理大量數(shù)據(jù)。 2數(shù)據(jù)變化頻繁 要保證生產(chǎn)或銷售的順利進(jìn)行，必須經(jīng)常進(jìn)行存貨的采購活動(dòng)；要保障采購質(zhì)量必須動(dòng)態(tài)了解供給商的報(bào)價(jià)、存貨的品種

6、和質(zhì)量等信息；當(dāng)確認(rèn)發(fā)票時(shí)，需要?jiǎng)討B(tài)獲取訂單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并經(jīng)過審核前方可確認(rèn)；無論在確認(rèn)發(fā)票時(shí)，還是在付款后，都要進(jìn)行大量的會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理，保證財(cái)務(wù)信息的正確反映。因此，采購與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當(dāng)高，數(shù)據(jù)變化相當(dāng)頻繁。 3管理要求高 采購與付款業(yè)務(wù)流程不僅要正確地反映采購訂貨、驗(yàn)收入庫、采購發(fā)票以及付款等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，而且還要嚴(yán)格進(jìn)行采購管理。因?yàn)檫^多的庫存會(huì)給企業(yè)帶來一系列不良影響，如過多的庫存會(huì)產(chǎn)生額外的庫存管理費(fèi)用；造成資本的僵化，使周轉(zhuǎn)資金緊張；會(huì)因陳舊而變成廢料，或削價(jià)出售，導(dǎo)致收益的惡化。因此，采購與付款流程必須提供豐富的管理信息，杜絕因管理不善所導(dǎo)致的生

7、產(chǎn)缺料或物料過剩問題。 4與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛 采購與付款流程要為存貨子系統(tǒng)提供貨到與檢驗(yàn)合格的信息，與存貨子系統(tǒng)聯(lián)合使用可以追蹤存貨的出庫信息，把握存貨的暢滯信息，從而減少盲目采購，防止庫存積壓，并且可以將采購結(jié)算本錢自動(dòng)記錄到存貨本錢原材料、庫存商品賬中，便于財(cái)務(wù)部門及時(shí)掌握存貨采購本錢；要為總賬子系統(tǒng)提供各種賬務(wù)處理信息，正確反映存貨的價(jià)值變化，流動(dòng)負(fù)債的增減變化，以及現(xiàn)金流出等信息。三、手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析案例 圖 8 - 3 為福特北美公司在手工環(huán)境下的采購與付款流程。圖 8 - 3：福特北美公司手工環(huán)境下的采購與付款流程 采購部門向供貨商發(fā)出訂單，并將訂單的復(fù)印件

8、送往財(cái)務(wù)部門； 供貨商發(fā)貨，福特的驗(yàn)收部門收檢，并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送到財(cái)務(wù)部門； 供貨商將產(chǎn)品發(fā)票送至財(cái)務(wù)部門； 當(dāng)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及發(fā)票三者一致時(shí)，財(cái)務(wù)部門才能付款。 在這種流程下，由于人工數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)傳遞的局限性，使得財(cái)務(wù)部門成為瓶頸：當(dāng)質(zhì)檢部門不及時(shí)提供驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購部門不及時(shí)提供采購訂單時(shí)，財(cái)務(wù)部門就不得不因單據(jù)的傳遞效率低下，延誤采購結(jié)算和付款；當(dāng)采購訂單或者驗(yàn)收?qǐng)?bào)告因兩個(gè)部門分別編制而出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致時(shí)，財(cái)務(wù)部門又要把大量的時(shí)間花費(fèi)在處理這三單是否吻合上，從而造成了人員、資金和時(shí)間的浪費(fèi)。當(dāng)時(shí)福特北美財(cái)務(wù)部門雇用員工500余人，冗員嚴(yán)重，效率低下。因此，該公司決心運(yùn)用信息技術(shù)，改變現(xiàn)有流

9、程，削減不必要的流程，在信息系統(tǒng)的支持下，提高了信息傳遞的速度、信息的準(zhǔn)確性和共享程度。在裁員20以上的情況下，仍然能夠 實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。第二節(jié) 8.2 電算化環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析目前很多企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程相差較大，采購訂單或訂單管理差異較大，因此，加大了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的難度。與此同時(shí)，采購與付款業(yè)務(wù)在核算和管理上還有諸多的特點(diǎn)和要求，也為利用信息技術(shù)構(gòu)建采購與付款系統(tǒng)提供了廣闊的應(yīng)用空間。下面，我們從系統(tǒng)目標(biāo)、流程方面進(jìn)行深入討論。一、采購與付款子系統(tǒng)的目標(biāo)采購與付款子系統(tǒng)的目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面： 1靈活、正確地反映企業(yè)個(gè)性化特征 不同企業(yè)其采購類型、結(jié)算方式、付款條件，乃至供給商都

10、不盡相同，即使同一企業(yè)在不同時(shí)期，上述特征也會(huì)變化。因此，采購與付款子系統(tǒng)能夠靈活、正確地反映企業(yè)這些個(gè)性化特征，滿足不同時(shí)期企業(yè)的管理變革的需求。 2正確反映采購與付款日常業(yè)務(wù)，并進(jìn)行實(shí)時(shí)控制 采購與付款子系統(tǒng)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地反映采購訂單、采購入庫、采購發(fā)票等日常工作的運(yùn)作信息，并對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。 3加強(qiáng)對(duì)資金的管理 在采購與付款子系統(tǒng)中，能夠動(dòng)態(tài)表達(dá)從收到供給商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過程，反映和監(jiān)督存貨采購交易過程資金的支出和應(yīng)付情況，跟蹤應(yīng)付賬款的到期日，及時(shí)提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的核算和管理。 4提供各種核算和管理信息 提供各種管理信息功能是指系統(tǒng)應(yīng)及

11、時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)各部門和管理者提供采購與付款賬款的各種核算和管理信息，并通過網(wǎng)絡(luò)將各種信息傳遞到其他子系統(tǒng)。 5充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng) 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷開展，特別是Internet、EDI電子數(shù)據(jù)交換的開展和應(yīng)用，采購與付款子系統(tǒng)應(yīng)該充分利用先進(jìn)技術(shù)，建立無紙采購與付款系統(tǒng)。二、電算化環(huán)境下采購與付款業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的原那么在電算化環(huán)境下，利用信息技術(shù)改變傳統(tǒng)流程，做到部門之間信息實(shí)時(shí)傳遞、信息共享，在保證信息正確性的同時(shí)，提高采購與付款流程的運(yùn)作效率。采購與付款流程構(gòu)建的原那么是： “數(shù)出一門，共同使用。 整個(gè)流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。 在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)控制點(diǎn)，強(qiáng)化實(shí)時(shí)控制。三、電算

12、化采購與付款流程的內(nèi)容重點(diǎn)主要包括請(qǐng)購與采購流程、驗(yàn)收流程、發(fā)票管理流程以及應(yīng)付與付款流程。 1、請(qǐng)購與采購流程圖 8 - 3：請(qǐng)購與采購流程流程說明： 請(qǐng)購崗位處理請(qǐng)購單。當(dāng)企業(yè)各部門需要采購存貨時(shí)首先編制請(qǐng)購單。處理請(qǐng)購單的方法有多種： 錄入。請(qǐng)購者編制購置存貨的請(qǐng)購單，通過錄入模塊將采購訂單送人計(jì)算機(jī)，并保存在請(qǐng)購單文件中。 存貨子系統(tǒng)自動(dòng)傳入。存貨子系統(tǒng)可以自動(dòng)判斷每項(xiàng)存貨的再訂點(diǎn)最低儲(chǔ)量，一旦存貨數(shù)量低于或等于再訂點(diǎn)，存貨子系統(tǒng)就自動(dòng)產(chǎn)生一份要求訂貨的記錄存人請(qǐng)購單文件。 物料需求方案?jìng)魅搿Ｓ行┢髽I(yè)建立了物料需求方案系統(tǒng)，該系統(tǒng)經(jīng)過運(yùn)算后自動(dòng)生成了采購方案，并將其傳遞到請(qǐng)購單文件。

13、采購訂單編制崗位進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。采購部門由專職人員從請(qǐng)購單文件調(diào)出請(qǐng)購單、從存貨子系統(tǒng)的存貨文件中獲取信息，并將請(qǐng)購單與存貨文件中的最高庫存量和最低庫存量進(jìn)行比擬。如果審核沒有通過，那么將不合理信息反響給請(qǐng)購崗位有關(guān)人員；如果審核通過，那么進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)。 選擇供給商。采購訂單編制人員根據(jù)請(qǐng)購單的請(qǐng)求，從供給商檔案文件和采購價(jià)格文件中提取數(shù)據(jù)，以及訂單交貨情況文件等獲取信息。系統(tǒng)自動(dòng)按照供給商的選擇條件，供給商的交貨記錄、效勞、價(jià)格、質(zhì)量等給出供給商的排名，并保存在供給商排名文件中。 編制采購訂單。按照采購合同的要求，編制采購訂單。采購訂單以請(qǐng)購單信息為根底信息，在確定采購訂單供給商時(shí)，首先從供

14、給商排名文件獲取排名結(jié)果，然后按照企業(yè)采購管理方法，選擇排名前列的供給商，并分配相應(yīng)的采購數(shù)量。當(dāng)所有信息編制完成后，將其保存在采購訂單文件中。該文件是整個(gè)采購到付款循環(huán)的最重要的數(shù)據(jù)文件之一。 采購訂單審核崗位審核訂單。一般來講，為了有效地控制采購活動(dòng)，將采購訂單編制人員和采購訂單審核和發(fā)出人員進(jìn)行職責(zé)別離，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。 如果審核通過，將訂單發(fā)送給供給商。 2、存貨驗(yàn)收流程 存貨驗(yàn)收流程仍然以采購訂單文件為主線，進(jìn)行相應(yīng)的質(zhì)檢和驗(yàn)收業(yè)務(wù)，如圖 8 - 5 所示。圖 8 - 5：存貨驗(yàn)收流程說明：當(dāng)供給商將存貨送入企業(yè)，由檢驗(yàn)崗位的人員對(duì)存貨進(jìn)行檢驗(yàn)：檢驗(yàn)人眼從采購訂單文件中獲取信息，并將存

15、貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，如果檢驗(yàn)合格，將檢驗(yàn)合格信息寫入采購訂單文件，將自動(dòng)生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中。 3、發(fā)票管理流程 發(fā)票管理流程仍然以采購訂單文件為根底，經(jīng)過與發(fā)票文件中的關(guān)鍵要素采購金額進(jìn)行比照和實(shí)時(shí)控制后，生成記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。其流程如圖 8 - 6 所示。圖 8 - 6：發(fā)票管理流程說明： 發(fā)票處理。當(dāng)采購部門或財(cái)會(huì)部門收到供給商的發(fā)票時(shí)，從采購發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù)， 自動(dòng)生成采購發(fā)票的根本信息。 發(fā)票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計(jì)算機(jī)，并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中。經(jīng)過發(fā)票與采購訂單核對(duì)后的發(fā)票，才能保存在采購發(fā)票文件中。 實(shí)時(shí)控制。對(duì)采購發(fā)票

16、進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從采購訂單文件中獲取合同金額，從臨時(shí)采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)剛性控制；否那么，生成采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在采購發(fā)票文件中。這是一個(gè)非常重要的控制點(diǎn)，為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用。在電算化環(huán)境下，發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財(cái)務(wù)部門，也可以設(shè)在采購部門，但該崗位的人員必須是財(cái)務(wù)人員，并受財(cái)務(wù)部門管理。 采購結(jié)算。根據(jù)采購發(fā)票信息、入庫單信息確認(rèn)采購本錢，并根據(jù)財(cái)會(huì)人員預(yù)先設(shè)置的憑證模板，自動(dòng)生成記賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。 4、應(yīng)付與付款流程 應(yīng)付與付款流程仍然以采購訂單文件為根底

17、數(shù)據(jù)，通過應(yīng)付款管理、出納付款，將資金送給供給商，完成整個(gè)采購和付款流程。應(yīng)付與付款流程如圖 8 - 7 所示。圖 8 - 7：應(yīng)付與付款流程說明： 財(cái)會(huì)人員從采購訂單文件中獲取的滿足條件的采購訂單有應(yīng)付期限已滿、質(zhì)檢合格、入庫的采購訂單。 財(cái)會(huì)人員從數(shù)據(jù)庫中獲取請(qǐng)購單、入庫單、采購發(fā)票，進(jìn)行復(fù)查，這是對(duì)采購活動(dòng)必要的控制措施。 如果復(fù)查通過，自動(dòng)生成付款準(zhǔn)備通知書，存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件。 出納從付款準(zhǔn)備通知書文件中獲取信息并付款。 根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書生成付款單，并通過憑證模版自動(dòng)生成記賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。 綜上所述，我們討論了請(qǐng)購與采購管理、存貨驗(yàn)收、發(fā)票管理以及應(yīng)付與付款

18、四個(gè)子流程，這些子流程連接起來就構(gòu)成了采購與付款的完整流程。雖然不同企業(yè)采購與付款流程千差萬別，但是通過上述討論，可以了解電算化環(huán)境下采購子系統(tǒng)的流程的構(gòu)建思路。四、電算化環(huán)境與手工環(huán)境采購與付款流程的區(qū)別1、電算化環(huán)境下能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時(shí)傳遞。 在手工環(huán)境下，采購、倉庫、財(cái)務(wù)等部門之間不能實(shí)現(xiàn)信息共享和傳遞，在電算化環(huán)境下，采購、應(yīng)付、存貨、總賬子系統(tǒng)之間保持密切的聯(lián)系，子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠及時(shí)傳遞，采購、財(cái)務(wù)、倉庫等部門可以共享信息。 2、電算化環(huán)境保證了數(shù)據(jù)一致性和工作高效性。 在手工環(huán)境下，由于采購、倉庫、財(cái)務(wù)等部門之間不能實(shí)現(xiàn)信息共享和傳遞，采購部門常常因得不到準(zhǔn)確的存貨信息

19、而盲目采購；財(cái)務(wù)、采購部門都重復(fù)處理采購發(fā)票，采購、倉庫都重復(fù)處理入庫單，因而造成數(shù)據(jù)不一致、效率低下。在電算化環(huán)境下，采購、應(yīng)付、存貨、總賬子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和及時(shí)傳遞，采購、財(cái)務(wù)、倉庫等部門可以共享信息，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入、多處使用，保證了數(shù)據(jù)的一致性和高效性。 3、電算化環(huán)境加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力。 在手工環(huán)境下，由于數(shù)據(jù)不能共享、不能及時(shí)得到所需的數(shù)據(jù)，各種統(tǒng)計(jì)分析工作受到極大的影響。在IT環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，同時(shí)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的高速處理能力，使得統(tǒng)計(jì)分析能力大大加強(qiáng)，用戶可以隨時(shí)隨地得到各種分析信息，如采購統(tǒng)計(jì)表、入庫統(tǒng)計(jì)表、暫估統(tǒng)計(jì)表、在途統(tǒng)計(jì)表、采購資金分析表、采購貨齡分析

20、表、應(yīng)付賬款賬齡分析表等。 4、電算化環(huán)境使得無紙采購、付款業(yè)務(wù)成為可能。 在西方興旺國(guó)家，信息高速公路已經(jīng)四通八達(dá)，采購子系統(tǒng)的訂單通過電子數(shù)據(jù)交換electronic data interchange，EDl系統(tǒng)“寄給供給商，甚至訂單上審批主管人員的簽字也可原原本本傳送。在我國(guó)，隨著Internet和EDI的廣泛使用，無紙采購系統(tǒng)將要或正在成為可能。與此同時(shí)，隨著銀行電子結(jié)算系統(tǒng)electronic corporate trade payments system，ECTPS的廣泛使用，應(yīng)付子系統(tǒng)與其相連接，每天計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢查付款方案，把到期應(yīng)付的款項(xiàng)通過網(wǎng)絡(luò)通知銀行劃款同時(shí)修改企業(yè)付款信息

21、，使無紙付款系統(tǒng)成為可能。第三節(jié) 8.3 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)采購與付款子系統(tǒng)是用于支持各種材料物資采購原材料、外購半成品、修理用備件、包裝物、燃料、低值易耗品或商品的采購、付款有關(guān)業(yè)務(wù)處理、方案制定、會(huì)計(jì)核算、采購與付款控制等業(yè)務(wù)活動(dòng)的子系統(tǒng)。 在現(xiàn)有的商品化軟件中，有些將采購與付款子系統(tǒng)作為一個(gè)子系統(tǒng)，有些將其劃分為兩個(gè)子系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，即采購子系統(tǒng)和付款子系統(tǒng)允許獨(dú)立，采購子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)共同構(gòu)成分銷系統(tǒng)；應(yīng)付賬款子系統(tǒng)與總賬、應(yīng)收賬款等子系統(tǒng)構(gòu)成往來核算系統(tǒng)。無論系統(tǒng)如何劃分，采購與付款之間都保持密切的聯(lián)系。一、采購與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)采購與付款子系統(tǒng)涉及大量

22、數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)的問題。例如，存貨編碼、存貨類別編碼、倉庫編碼、供給商編碼等。因此，數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)的好與壞，直接影響到系統(tǒng)運(yùn)行的效率和數(shù)據(jù)的正確性。數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)是任何一家企業(yè)建立信息系統(tǒng)時(shí)必須要做的根底工作，有些企業(yè)存貨品種多、倉庫多、供給商多，使得編碼工作需要持續(xù)幾個(gè)月的時(shí)間。因此，必須認(rèn)真研究編碼設(shè)計(jì)問題。有關(guān)存貨編碼、存貨類型編碼、倉庫編碼等設(shè)計(jì)將在存貨子系統(tǒng)中詳細(xì)討論，下面只對(duì)供給商編碼的設(shè)計(jì)進(jìn)行討論。 1、制定編碼原那么 按照一致性原那么、層次性原那么、易用性原那么等設(shè)計(jì)供給商編碼。 一致性原那么。 層次性原那么。 易用性原那么。 2、選擇合理的編碼方法 常用的編碼有順序編碼、位數(shù)編碼和分

23、組編碼。對(duì)供給商進(jìn)行編碼時(shí)可以采用位數(shù)編碼和分組編碼相結(jié)合的方法。因?yàn)楣┙o商來自全國(guó)各省、地區(qū)，因此，可以采用分組編碼的方法，將供給商編碼分成兩組，例如如下的編碼方式： ×××××××××××× 第1位第4位表示供給商所在城市或地區(qū)的區(qū)號(hào)，可以采用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的區(qū)號(hào)，如北京010，石家莊0311，缺乏4位補(bǔ)空格。 第5位第12位表示供給商編號(hào)，可以用 號(hào)碼作為編號(hào)。二、數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì) 采購與付款子系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)文件非常多，這些文件中有些是供各個(gè)處理模塊查詢參照用的“字典文件如供

24、給商檔案文件，有些是在處理過程中要頻繁使用的主數(shù)據(jù)文件如采購訂單文件、發(fā)票文件，有些那么是用過后立即刪除其數(shù)據(jù)的暫存文件如臨時(shí)入庫單文件。 1、采購與付款子系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)文件： 請(qǐng)購單文件 采購發(fā)票文件 采購訂單文件采購合同文件 供給商檔案文件 采購價(jià)格文件定期根據(jù)供給商提供的信息進(jìn)行更新 入庫單文件與存貨子系統(tǒng)共享 臨時(shí)憑證文件與總賬子系統(tǒng)共享 2、主要數(shù)據(jù)文件及其作用 供給商檔案文件 供給商檔案文件用于存儲(chǔ)所有供給商的固定信息，文件中每個(gè)記錄對(duì)應(yīng)一個(gè)供給商，根據(jù)此文件可以查閱供給商的各種信息。該文件的建立主要是為企業(yè)的采購核算和管理、存貨核算和管理、應(yīng)付賬款核算和管理效勞，并保證在填制采購

25、入庫單、采購發(fā)票和進(jìn)行采購結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供給單位統(tǒng)計(jì)時(shí)提供一致的供給商信息，提高數(shù)據(jù)處理速度，減少工作過失。供給商文件必須為每個(gè)供給商建立一個(gè)獨(dú)立的供給商編碼，該編碼具有唯一性，是該數(shù)據(jù)文件的關(guān)鍵字,按供給商編碼建立索引文件。供給商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此可以采用一年一個(gè)文件。供給商檔案文件如表 8 - 1 所示：表 8 - 1 ：供給商文件序號(hào)工程說明1供給商編碼編碼必須惟一2供給商名稱漢字或英文字母3供給商地址漢字、數(shù)字或英文字母4郵政編碼供給商通訊地址所在的郵政編碼5供給商 數(shù)字6開戶銀行供給商所在開戶銀行名稱7銀行賬號(hào)供給商在其開戶銀行中的賬號(hào)8納稅編號(hào)供給商的工商登

26、記稅號(hào)9法人供給商企業(yè)法人代表的姓名10E_mail供給商的電子郵件地址11信用等級(jí)供給商的信用等級(jí)12信用額度供給商提供的賒購額度13信用期限作為結(jié)算供給商超期應(yīng)付款項(xiàng)的計(jì)算依據(jù)，其度量單位為“天14付款條件用于采購單據(jù)中付款條件的缺省值15開展日期與供給商建立供貨關(guān)系的日期16停用日期供給商停止供貨關(guān)系的具體日期17交貨評(píng)價(jià)對(duì)供給商交貨是否及時(shí)的評(píng)價(jià)指標(biāo)值18效勞評(píng)價(jià)對(duì)供給商效勞質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)值19質(zhì)量評(píng)價(jià)對(duì)供給商提供貨物質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)值 采購訂單文件 采購訂單文件用來存儲(chǔ)企業(yè)確認(rèn)的各種采購訂單的數(shù)據(jù)文件，該文件是整個(gè)流程的核心和根底文件。采購訂單文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如表 8 - 2 所示：表

27、8 - 2 ：采購訂單文件序號(hào)工程說明1日期訂單日期2訂單號(hào)每張采購訂單有惟一的編號(hào)，該編號(hào)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生3供給商編碼與供給商檔案一致4付款條件這是指企業(yè)為了鼓勵(lì)客戶歸還貨款而允諾在一定期限內(nèi)給予的折扣 優(yōu)待。這種折扣條件通?？杀硎緸?510，220，n305訂貨部門與部門檔案文件中的部門一致6運(yùn)費(fèi)如運(yùn)輸費(fèi)等7業(yè)務(wù)員業(yè)務(wù)員姓名8方案周期采購方案周期，如旬、月、季、年等9運(yùn)貨方式如鐵路、公路等10送貨地址企業(yè)指定的送貨地點(diǎn)11存貨編碼與存貨檔案文件一致12訂貨數(shù)量 13訂貨單價(jià) 14稅率 15已收數(shù)量入庫數(shù)量16存貨質(zhì)檢狀態(tài)具體取值：合格，不合格17發(fā)票處理狀態(tài)具體取值：處理，未處理18付款狀

28、況具體取值：已付，未付19付款到期日每一訂單的具體付款到期日20制單人制單人姓名21審核人審核人姓名22狀態(tài)用于記錄訂單的狀態(tài)，如錄入、審核等采購訂單文件中一張采購訂單只能和一個(gè)供給商簽訂采購業(yè)務(wù)，一張采購訂單又可以同時(shí)包含數(shù)筆不同內(nèi)容的采購業(yè)務(wù)。因此，既可將采購訂單文件設(shè)計(jì)為一個(gè)文件，也可將采購訂單文件分成兩個(gè)相互聯(lián)系的文件：采購訂單固定信息和采購訂單變動(dòng)信息文件，兩個(gè)文件用一個(gè)關(guān)鍵字訂單號(hào)連接。存儲(chǔ)方式可以采用一年一個(gè)文件。三、采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)根據(jù)前面對(duì)采購與付款子系統(tǒng)的流程分析，可以得出采購與付款功能結(jié)構(gòu)，如圖 8 - 8 所示：圖 8 - 8：采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)不同的

29、企業(yè)核算與管理需求不同，有些企業(yè)將采購與付款分開，付款屬于往來核算的內(nèi)容。四、采購發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì)在手工環(huán)境下，采購發(fā)票的控制受人為影響因素比擬大，其結(jié)果是使無效的采購發(fā)票進(jìn)入企業(yè)，財(cái)會(huì)人員被動(dòng)地編制憑證、記賬，導(dǎo)致采購過程失控，采購本錢居高不下。在電算化環(huán)境下，由于財(cái)會(huì)人員能夠?qū)崟r(shí)從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單、入庫單等控制依據(jù)，因此，對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。在設(shè)計(jì)采購與付款子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該改變觀念，將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制，并用實(shí)時(shí)控制的方法控制采購活動(dòng)。 1用結(jié)構(gòu)化描述語言描述準(zhǔn)那么 事實(shí)上，現(xiàn)代企業(yè)為了保證運(yùn)作有效，在經(jīng)營(yíng)過程中采用了個(gè)各種各樣的控制規(guī)那么，在采購發(fā)票處理流程中也常

30、常采用這樣的控制規(guī)那么：如果采購發(fā)票金額大于采購訂單金額，那么采購發(fā)票不予處理。 在IT環(huán)境下只有將各種控制規(guī)那么按照專門的描述語言進(jìn)行結(jié)構(gòu)化描述，將規(guī)那么轉(zhuǎn)換成準(zhǔn)那么后，才能嵌入系統(tǒng)，為剛性控制提供支持。 采購發(fā)票控制準(zhǔn)那么的結(jié)構(gòu)化語言描述如下： IF 發(fā)票金額>采購訂單金額 THEN 不允許通過 顯示“采購發(fā)票金額：×××，采購訂單金額：×××，超標(biāo)金額：××× ELSE 允許通過 RNDIF 2在系統(tǒng)中設(shè)置控制準(zhǔn)那么 通過設(shè)置控制準(zhǔn)那么模塊將準(zhǔn)那么保存在控制準(zhǔn)那么文件中。當(dāng)采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)

31、會(huì)自動(dòng)從控制準(zhǔn)那么文件中提取相應(yīng)的準(zhǔn)那么，并對(duì)采購發(fā)票處理業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。 3實(shí)時(shí)控制原理 對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制的根本原理是：系統(tǒng)自動(dòng)從采購訂單文件中提取數(shù)據(jù)，從控制方法文件中提取控制準(zhǔn)那么，并與采購發(fā)票進(jìn)行比照，將結(jié)果顯示在屏幕上。其控制根本原理如圖 8 - 9 所示。圖 8 - 9：采購發(fā)票實(shí)時(shí)控制原理圖五、采購、付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化策略總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過程信息的子系統(tǒng)，因此，采購與付款業(yè)務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化策略，首先應(yīng)該建立采購與付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)聯(lián)系的紐帶憑證模板，并將其保存在動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中；在日常采

32、購與付款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)通過動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)自動(dòng)將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證。 1、定義憑證模板 采購與付款業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化成記賬憑證的模板主要有以下兩大類： 采購結(jié)算過程中根據(jù)采購發(fā)票、入庫單等信息編制的憑證模板。 借：材料或材料采購等 應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額) 貸：應(yīng)付賬款等 付款過程中根據(jù)付款通知書編制的憑證模板。 借：應(yīng)付賬款一一XX供給商 貸：銀行存款 實(shí)際上，不同企業(yè)可以根據(jù)其核算和管理的需要，將兩大類模板不斷細(xì)化成假設(shè)干小類，使得每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都能夠明確地對(duì)應(yīng)一類憑證模板，并嵌入到動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中。 2、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過程 當(dāng)采購、結(jié)算、付款事件發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)采購發(fā)票文件、入庫單文件、憑證模板自

33、動(dòng)生成記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)的臨時(shí)文件中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。其過程如圖 8 - 10 所示。圖 8 - 10：自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過程示意圖案例分析ERP系統(tǒng)環(huán)境下的采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析與內(nèi)部控制設(shè)計(jì) 基于某企業(yè)集團(tuán)實(shí)施ERP案例的思考采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)主要為：1標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)的采購流程，減少采購中的貓膩，降低采購本錢。2提高采購業(yè)務(wù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3確保購進(jìn)資產(chǎn)的平安、完整。4確保采購與付款業(yè)務(wù)中會(huì)計(jì)信息真實(shí)、完整、一致。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的深入，為了防范采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，減少采購本錢，很多企業(yè)集團(tuán)采用集中采購和招投標(biāo)方法，并且運(yùn)用電子采購平臺(tái)等現(xiàn)代化管理手段來標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)

34、的采購流程。 本文以對(duì)某大型日用消費(fèi)品企業(yè)集團(tuán)實(shí)施ERP 系統(tǒng)為例，介紹其采購與付款流程控制上成功的經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)采購與付款的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)提出幾點(diǎn)建議。 一、企業(yè)集團(tuán)采購與付款業(yè)務(wù)的流程分析 該集團(tuán)實(shí)行集中采購模式，所有的物資需求由集團(tuán)總部的采購中心統(tǒng)一采購。采購中心分為3個(gè)部門：開發(fā)部、業(yè)務(wù)部和綜合部。開發(fā)部確定新原料、新供給商及供給商的評(píng)估管理；業(yè)務(wù)部確定采購訂單的分配在采購平臺(tái)上進(jìn)行競(jìng)價(jià)、招投標(biāo)來分配訂單、訂單跟蹤到貨及采購合同的簽訂；綜合部確定采購訂單的制定、請(qǐng)購單初審及請(qǐng)款付款。采購部門主要利用電子采購平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)供給商和采購信息的管理，通過招標(biāo)選定供給商簽訂合同后，財(cái)務(wù)人員將合同信息錄入

35、ERP系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)供給商信譽(yù)管理、到貨質(zhì)量管理和采購付款管理。具體的業(yè)務(wù)流程如下：聚集請(qǐng)購單選擇供給商簽訂訂購合同驗(yàn)貨入庫發(fā)票校驗(yàn)付款1. 聚集請(qǐng)購單。按照該公司的特點(diǎn)，請(qǐng)購單分為3類：一般物料請(qǐng)購單、特殊物料請(qǐng)購單和部門物資請(qǐng)購單。一般物料請(qǐng)購單是根據(jù)正常的銷售方案結(jié)合庫存情況推導(dǎo)來的。特殊物料請(qǐng)購單是由于市場(chǎng)上供給商供給能力和供給價(jià)格變化，營(yíng)銷、科研活動(dòng)需要等產(chǎn)生的。部門物資請(qǐng)購單是由辦公部門、固定資產(chǎn)部門根據(jù)實(shí)際需要提出的請(qǐng)購單。所有的請(qǐng)購單均由綜合部完成請(qǐng)購單的初審，并按物料進(jìn)行分類、整理。 2.選擇供給商。價(jià)格是供給商選擇中比擬重要的環(huán)節(jié)，該公司采用電子平臺(tái)公開招標(biāo)的方式

36、，詢比價(jià)、核價(jià)、競(jìng)價(jià)及招投標(biāo)工作由采購中心業(yè)務(wù)部組織在電子采購平臺(tái)上進(jìn)行。 3.簽訂訂購合同。采購中心業(yè)務(wù)部與供給商簽訂訂購單、合同，供給商按合同規(guī)定的時(shí)間、價(jià)格供貨，各種運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用都包含在采購合同之中。財(cái)務(wù)人員將合同資料、訂購單錄入ERP，訂購單或合同是ERP中收貨、付款的原始依據(jù)。經(jīng)選定的供給商信息、采購信息、付款信息也同時(shí)由采購平臺(tái)轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)。 4. 驗(yàn)貨入庫。倉庫保管員先核對(duì)訂單即將送貨品種、數(shù)量等內(nèi)容與訂單所列內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，然后開具手工入庫單、質(zhì)檢入庫通知單，質(zhì)檢人員驗(yàn)貨后，出具質(zhì)檢報(bào)告；合格物料，保管員將質(zhì)檢報(bào)告和質(zhì)檢入庫通知單一起傳遞給記賬員處。 集團(tuán)中新投資的產(chǎn)業(yè)暫時(shí)未上線

37、，該公司的方案是由采購中心綜合部在下訂單后的兩個(gè)工作日內(nèi)將訂單清單以電子郵件的方式發(fā)給相應(yīng)供給中心工廠的收貨人員。產(chǎn)品供給中心收貨人員嚴(yán)格按照發(fā)運(yùn)方案進(jìn)行收貨，收貨后及時(shí)在訂單中對(duì)數(shù)量進(jìn)行記錄。 5.發(fā)票校驗(yàn)。該集團(tuán)采購人員(月末)統(tǒng)計(jì)匯總需要開票的入庫單，向供給商索要發(fā)票，然后將入庫單和發(fā)票提交給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部核對(duì)入庫單、發(fā)票單據(jù)是否匹配。 6.付款。發(fā)生支付業(yè)務(wù)時(shí)，先由請(qǐng)款部門經(jīng)辦人填制請(qǐng)款單。財(cái)務(wù)人員查看部門預(yù)算費(fèi)用，然后審批。付款經(jīng)辦后，付款票據(jù)交由制證會(huì)計(jì)進(jìn)行記賬處理。期末由指定會(huì)計(jì)編制銀行調(diào)節(jié)表，落實(shí)、跟蹤未達(dá)賬項(xiàng)。 二、企業(yè)集團(tuán)采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析 1.聚集請(qǐng)購單。這是

38、采購的第一環(huán)節(jié)，始發(fā)點(diǎn)。ERP是一個(gè)有效的物料需求管理系統(tǒng)，它可以實(shí)現(xiàn)銷售方案到生產(chǎn)方案到物資需求方案的分解，但是分解的準(zhǔn)確又依賴于物料主數(shù)據(jù)、生產(chǎn)排程和庫存數(shù)據(jù)等根底數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。由于市場(chǎng)有不確定性，企業(yè)的采購方案也不能完全依賴于ERP系統(tǒng)的方案，一些特殊的促銷用物資、科研用物資，金額大、彈性強(qiáng)，且與企業(yè)的戰(zhàn)略緊密相關(guān)。 這些物資的采購應(yīng)結(jié)合企業(yè)資金情況，科研情況和市場(chǎng)環(huán)境，通常還需要高層領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的參與。所以由于根底數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或領(lǐng)導(dǎo)信息不對(duì)稱造成請(qǐng)購不合理是這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。 2.選擇供給商。這一環(huán)節(jié)是存在貓膩?zhàn)疃嗟沫h(huán)節(jié)，電子采購平臺(tái)是一個(gè)有效的采購窗口。但是即使有電子平臺(tái)，供給商的評(píng)估、

39、選擇、談判、合同的簽訂等各個(gè)過程還需要用制度加以標(biāo)準(zhǔn)。ERP內(nèi)供給商的資信、到貨率、銀行賬號(hào)與供給商的評(píng)估、付款直接相關(guān)，供給商資料也需要專人進(jìn)行維護(hù)。評(píng)估程序的不當(dāng)或資料的不準(zhǔn)確造成選擇供給商的不恰當(dāng)是這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。 3.簽訂合同。合同的簽訂與企業(yè)的用款方案、資金狀況密切相關(guān)，采購人員合同簽訂是否合理往往需要財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督。財(cái)務(wù)人員不參與合同的簽訂，假設(shè)采購部門的付款方案與財(cái)務(wù)預(yù)算不符，企業(yè)可能會(huì)發(fā)生現(xiàn)金危機(jī)。同時(shí)電子采購平臺(tái)和ERP分屬兩個(gè)不同的系統(tǒng)，合同信息由采購系統(tǒng)錄入ERP系統(tǒng)的過程中，也可能出現(xiàn)遺漏或信息不一致的情況。 4.驗(yàn)收入庫。驗(yàn)貨入庫后相關(guān)的采購單在ERP內(nèi)部也會(huì)進(jìn)行自動(dòng)

40、檢查，當(dāng)差異超過了預(yù)先設(shè)置的容許界限時(shí)即有關(guān)的交貨日期和數(shù)量將會(huì)被拒收。只要實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員的不相容職責(zé)別離，這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)是較小的。但是對(duì)于未上線不能實(shí)現(xiàn)信息共享的企業(yè)，企業(yè)應(yīng)該注意信息的及時(shí)反響。因?yàn)檫@些入庫信息得不到反響，采購中心無法在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行入庫單與請(qǐng)購單的匹配，可能會(huì)影響下期的采購方案。 5. 發(fā)票校驗(yàn)。發(fā)票是企業(yè)付款的依據(jù)，ERP會(huì)自動(dòng)根據(jù)發(fā)票生成應(yīng)付記錄。該公司由財(cái)務(wù)人員保管入庫單、發(fā)票，并在系統(tǒng)外進(jìn)行入庫單與發(fā)票的匹配，然后輸入系統(tǒng)。這一步驟也可以設(shè)置在系統(tǒng)內(nèi)，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)過賬環(huán)節(jié)加以控制，即當(dāng)發(fā)票與訂單一致時(shí)才能過賬，每個(gè)企業(yè)可以根據(jù)自身特點(diǎn)靈活設(shè)置。這一環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

41、較小。 6.付款。請(qǐng)款部門經(jīng)辦人填制請(qǐng)款單，財(cái)務(wù)人員審批后，銀行出納通過銀行票據(jù)系統(tǒng)開轉(zhuǎn)賬支票付款，因此付款前必須確保銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)的賬號(hào)數(shù)據(jù)同步更新并保持一致。審批手續(xù)的不齊全、賬戶信息的錯(cuò)誤將直接導(dǎo)致付款的不合理。 三、企業(yè)集團(tuán)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì) 1.建立完善的授權(quán)審批體系和考核制度。對(duì)各類不同的物資請(qǐng)購，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé)；特殊請(qǐng)購方案的制定必須由公司方案部、營(yíng)銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時(shí)，為了保證權(quán)責(zé)對(duì)等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系，真正做到誰擁有權(quán)利誰承當(dāng)責(zé)任。 2.建

42、立供給商定期考核制度。為了得到真實(shí)準(zhǔn)確的供給商信息，采購中心應(yīng)定期對(duì)供給商進(jìn)行考核，以系統(tǒng)提供的各項(xiàng)指標(biāo)分析表和相關(guān)檢測(cè)部門提供的物料質(zhì)檢分析報(bào)告為主要依據(jù)，并設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供給商進(jìn)行評(píng)分，輸入系統(tǒng)生成?供給商評(píng)估報(bào)表?，將?供給商評(píng)估報(bào)表?作為供給商選取時(shí)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。 3.建立不相容職責(zé)別離制度。公司通過采購部門、物資管理部門、內(nèi)審部門的組織設(shè)置根本可以實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購與采購、采購與驗(yàn)收、合同訂立與審計(jì)等崗位的職責(zé)別離。制度上需要關(guān)注部門內(nèi)的不相容職責(zé)別離，主要有供給商的選擇與考核，收貨、驗(yàn)貨與記賬。供給商的選擇人員同時(shí)負(fù)責(zé)供給商的考核，難免會(huì)有失公正。因此在采購部門內(nèi)部這兩項(xiàng)工作應(yīng)分派不同的人

43、完成。收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員應(yīng)分別設(shè)崗、各施其責(zé)，即由倉庫保管員將送貨品種、數(shù)量等內(nèi)容與訂單所列內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，開具手工入庫單、質(zhì)檢入庫通知單。由質(zhì)檢人員對(duì)貨物質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具質(zhì)檢報(bào)告。合格物料，由記賬員在物料模塊中記賬。通過上述職務(wù)的別離，有效防止收貨環(huán)節(jié)的舞弊。 4.建立招標(biāo)過程的審計(jì)監(jiān)督制度。在選擇供給商環(huán)節(jié)，雖然有電子采購平臺(tái)，但電子采購平臺(tái)還需要與一系列的制度加以配合。做到每一次遴選必須通過平臺(tái)招標(biāo)，不通過平臺(tái)就無法實(shí)現(xiàn)。企業(yè)還應(yīng)成立獨(dú)立的審計(jì)部對(duì)日常詢比價(jià)、核價(jià)、競(jìng)價(jià)及招投標(biāo)實(shí)行管理和監(jiān)督，網(wǎng)上競(jìng)價(jià)或招投標(biāo)物料價(jià)格也應(yīng)交專人簽字確認(rèn)。 5.建立財(cái)務(wù)部的合同審核控制制度。在與供給商簽

44、訂合同時(shí)，財(cái)務(wù)處采購會(huì)計(jì)要對(duì)采購文件中的各因素進(jìn)行最終審查，確認(rèn)其符合規(guī)定前方能支付預(yù)付款；如果是采購結(jié)束后才支付款項(xiàng)，采購會(huì)計(jì)必須參與采購方案的審核和付款方案的簽訂。采購會(huì)計(jì)還應(yīng)將合同信息與采購部門采購信息核對(duì)一致后錄入ERP系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)原始合同資料的分類與保管。上述集團(tuán)由財(cái)務(wù)人員管理訂購單，財(cái)務(wù)人員在合同簽訂中的付款審核與監(jiān)督作用發(fā)揮得似乎不很充分，這一環(huán)節(jié)該企業(yè)還需要進(jìn)一步完善。 6.建立未上線部門的定時(shí)信息傳遞制度。未上線的部門無法實(shí)現(xiàn)信息的集成，信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確是這一環(huán)節(jié)的控制重點(diǎn)。同時(shí)采購部還應(yīng)派專人在系統(tǒng)中進(jìn)行入庫數(shù)據(jù)與訂單、請(qǐng)購單的匹配，并以書面形式將未完成的采購申請(qǐng)情況經(jīng)

45、部門負(fù)責(zé)人簽字后傳遞方案配送部，由方案配送部結(jié)合工廠物料庫存、生產(chǎn)需求制定下期采購方案采購申請(qǐng)。 7.建立付款的請(qǐng)款控制和供給商信息的定期維護(hù)制度。為了防止不合理的付款致使企業(yè)資產(chǎn)流失，企業(yè)在付款前，應(yīng)由請(qǐng)款人員填制請(qǐng)款申請(qǐng)書，由財(cái)務(wù)人員核對(duì)請(qǐng)款是否合理、是否在部門資金預(yù)算范圍之內(nèi)。假設(shè)是銀行出納通過銀行票據(jù)系統(tǒng)支付款項(xiàng)，企業(yè)還應(yīng)派專人負(fù)責(zé)供給商、客戶類的賬號(hào)信息的同步維護(hù)，確保該系統(tǒng)中賬號(hào)信息與SAP 系統(tǒng)的賬號(hào)數(shù)據(jù)同步更新并保持一致，且有關(guān)賬號(hào)的變更以該單位有效蓋章確認(rèn)函為依據(jù)。 8.建立信息的平安控制與維護(hù)制度。在ERP環(huán)境下傳統(tǒng)的許多會(huì)計(jì)控制點(diǎn)由機(jī)外移到了機(jī)內(nèi)，程序控制取代了制度控制。

46、如系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行入庫單與采購訂單的一致性檢查。同時(shí)，企業(yè)的管理和決策也更加依賴系統(tǒng)提供的信息。因此企業(yè)更應(yīng)該注意信息系統(tǒng)內(nèi)根底信息的接觸控制，建立完善的信息系統(tǒng)使用與維護(hù)制度。閱讀材料供給容易成鏈難關(guān)于企業(yè)SCM 應(yīng)用的對(duì)話作為近幾年企業(yè)信息化應(yīng)用的熱點(diǎn)之一，供給鏈管理Supply Chain Management，簡(jiǎn)稱SCM在ERP之后，受到了眾多企業(yè)的關(guān)注。尤其是一些在整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈中占據(jù)主導(dǎo)地位的企業(yè)，更是寄期望于應(yīng)用SCM系統(tǒng)，將上下游企業(yè)緊密地集中在自己周圍，實(shí)現(xiàn)企業(yè)間的信息高度共享，加快供給鏈反響速度，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。但自從SCM概念引入中國(guó)之后，業(yè)界對(duì)其一直有許多不同的觀點(diǎn)。而

47、SCM的成功案例，似乎也沒有最初想象的那樣層出不窮。企業(yè)應(yīng)用SCM首先要有什么前提？SCM系統(tǒng)的核心技術(shù)根底是什么？應(yīng)用SCM系統(tǒng)的關(guān)鍵是什么？應(yīng)用SCM一定要從采購環(huán)節(jié)入手嗎？如何評(píng)價(jià)SCM 應(yīng)用的效果？目前的企業(yè)管理水平與技術(shù)根底是否適合應(yīng)用SCM？SCM應(yīng)用過程中最難解決的問題是什么？帶著這些問題，我們邀請(qǐng)到江鈴汽車股份信息部部長(zhǎng)秦長(zhǎng)坤、i2科技北京公司售前咨詢經(jīng)理曹偉和明基逐鹿系統(tǒng)集成(蘇州)GES事業(yè)部總監(jiān)汪中田一起進(jìn)行了探討。· 主持人： 企業(yè)應(yīng)用SCM 首先要有哪些前提？用戶： 上下游企業(yè)都需要有自己的管理系統(tǒng)。 廠商1：SCM 不需要ERP 先行，只要平常有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)積

48、累就可以。廠商2：企業(yè)要有ERP根底，上下游信息透明，有一個(gè)平臺(tái)協(xié)同運(yùn)作。秦長(zhǎng)坤：在供給鏈中的上下游企業(yè)都需要有自己的管理系統(tǒng)，使自己的管理流程暢通，并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，才是保證SCM系統(tǒng)有效應(yīng)用的前提條件。 曹偉：SCM 的概念非常寬泛，對(duì)每個(gè)企業(yè)都可能意味著不同的重點(diǎn)。在不同應(yīng)用領(lǐng)域里所要具備的條件要求是不同的。具體來說執(zhí)行層面上條件要求并不高，企業(yè)有一些根底的能力就可以；方案層面對(duì)管理、運(yùn)作理念和數(shù)據(jù)根底的要求稍高一點(diǎn)。但從整體來說，要有效地應(yīng)用SCM，最大的前提是企業(yè)要有以供給鏈運(yùn)作為核心競(jìng)爭(zhēng)力的理念，然后企業(yè)對(duì)流程的有效建立、運(yùn)行有充分的保證能力，對(duì)基于數(shù)據(jù)管理的理念要有一個(gè)整體比擬

49、認(rèn)可的理念，這些都是比擬重要的前提。我們?cè)趪?guó)際和國(guó)內(nèi)的經(jīng)驗(yàn)都證明SCM 不需要ERP 先行，只要平常有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的積累就可以。SCM回報(bào)來了之后，再投入到ERP 中也可以。 汪中田：我認(rèn)為首先企業(yè)要有一個(gè)ERP根底，是企業(yè)內(nèi)部的信息透明；第二要想方法讓上下游企業(yè)的信息透明，就是我們通常講的供給鏈的整合；然后還需要有一個(gè)平臺(tái)，在信息透明之后，上下游企業(yè)可以通過一個(gè)平臺(tái)來協(xié)同運(yùn)作。在這些根底都做好，整個(gè)供給鏈速度變得很快之后，再進(jìn)行其他更復(fù)雜功能的應(yīng)用是比擬可行的。· 主持人： SCM 系統(tǒng)的核心技術(shù)根底是什么嗎？用戶： 最核心的戰(zhàn)略層是確立最正確實(shí)踐模型，APS 只是戰(zhàn)術(shù)層。廠商1：AP

50、S 是一個(gè)核心的應(yīng)用根底。廠商2：企業(yè)間的協(xié)同才是核心，在此根底上才能應(yīng)用APS。秦長(zhǎng)坤：我覺得技術(shù)層面已經(jīng)不成問題，目前國(guó)內(nèi)的信息和通信技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)與國(guó)際根本同步了。當(dāng)然這也是應(yīng)用SCM 的一個(gè)不可或缺的根底。最正確模型或者說商務(wù)模式的作用也非常重要，如果模型設(shè)計(jì)得不好，其他局部可能也失去了意義。A P S Advance Planning Systems 高級(jí)方案與排程是一個(gè)操作層面，當(dāng)然也很重要，想把SCM有效地應(yīng)用，與APS的應(yīng)用有很大關(guān)系。這三個(gè)方面我覺得最重要的還是商務(wù)模式確實(shí)立，也就是最正確實(shí)踐模型這局部，我認(rèn)為這屬于戰(zhàn)略層的內(nèi)容，而APS的應(yīng)用是屬于戰(zhàn)術(shù)層。 曹 偉：銷售管理、

51、庫存管理、工商管理等內(nèi)容在執(zhí)行上有一個(gè)通用的方案層，這個(gè)方案層從最早手工的方案模式，隨著技術(shù)的開展轉(zhuǎn)變成基于ERP的其他模式?；谛碌挠?jì)算機(jī)技術(shù)和運(yùn)籌學(xué)根底產(chǎn)生的APS技術(shù)，是從需求方案上來增加整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作的效率。只要把方案做好,運(yùn)作才能做得更有效率，從這個(gè)角度來說，APS確實(shí)是比擬重要的，因?yàn)樗軐⒏鱾€(gè)執(zhí)行的層面在這個(gè)方案層面上實(shí)現(xiàn)最大程度優(yōu)化和資源整合，最大程度地使需求能到達(dá)平衡以及提供可視性，因此說APS 確實(shí)是一個(gè)核心的應(yīng)用根底。 汪中田：我不太同意這一點(diǎn)。因?yàn)锳PS只是在做需求和供給的優(yōu)化和平衡，雖然很重要，但是對(duì)一個(gè)企業(yè)來講，更實(shí)際的做法是先做好協(xié)同，實(shí)現(xiàn)快速反響和信息透明。因?yàn)槲?/p>

52、們認(rèn)為，供給鏈?zhǔn)紫纫龅降氖菂f(xié)同，然后讓大家能夠整合分享。在這個(gè)根底上才可以應(yīng)用到APS。如果協(xié)同沒有做好，那么系統(tǒng)反響速度不可能很快，企業(yè)就無法將上下游的需求納入整個(gè)方案里面，就無法做到準(zhǔn)確的方案。即使能夠做到準(zhǔn)確的方案，但與上下游企業(yè)協(xié)同的時(shí)間又不可能做到很快。所以我認(rèn)為，應(yīng)該重點(diǎn)解決供給鏈兩端的協(xié)同及其整合，在此根底上應(yīng)用APS 才是比擬可行的。· 主持人： 企業(yè)應(yīng)用SCM 系統(tǒng)的關(guān)鍵是什么？用戶： 取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)略目標(biāo)。 廠商1：企業(yè)對(duì)流程優(yōu)化的認(rèn)知能力和執(zhí)行能力。 廠商2：關(guān)鍵一點(diǎn)是企業(yè)要把上下游作為合作伙伴看待。秦長(zhǎng)坤：有了根底之后，怎樣能真正做好SCM 的應(yīng)用，

53、很大程度上取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)略目標(biāo)。真正想提高競(jìng)爭(zhēng)力，提高供給鏈的效率來降低本錢，贏得時(shí)間優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮SCM的作用，與領(lǐng)導(dǎo)層追求的戰(zhàn)略目標(biāo)與努力方向有直接的關(guān)系。 曹 偉：我認(rèn)為應(yīng)用SCM 系統(tǒng)最關(guān)鍵還是在于企業(yè)對(duì)相關(guān)流程的優(yōu)化，包括對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)知能力和執(zhí)行能力。 汪中田：關(guān)鍵的一點(diǎn)是企購本錢的降低，對(duì)于增加企業(yè)的利潤(rùn)來說是一個(gè)有效的途徑。 曹 偉：通常從采購環(huán)節(jié)開始應(yīng)用SCM 是比擬容易，因?yàn)楹芏喙┙o鏈改造是從采購環(huán)節(jié)開始。但是不是最見效有待商榷。從采購環(huán)節(jié)入手有其局限性，就是企業(yè)無法對(duì)需求進(jìn)行整體的把握。當(dāng)企業(yè)的采購環(huán)節(jié)受到前端環(huán)節(jié)需求的約束時(shí)，怎么來平衡約束與需求履行之間的關(guān)系，不僅

54、僅對(duì)后端的流程施加壓力來執(zhí)行需求，而更多是用更高速度的整體供給鏈反響能力，更好地支持需求、影響需求，才能到達(dá)最終一個(gè)良好的狀態(tài)。也就是說當(dāng)采購端效率已經(jīng)到達(dá)一定水平時(shí)，要業(yè)要把你的上下游作為合作伙伴來看待。例如說上游，如果企業(yè)沒有一些長(zhǎng)期的合作伙伴，要想通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)行信息透明和協(xié)同是很難的。企業(yè)的核心供給商應(yīng)該比擬穩(wěn)定，否那么從長(zhǎng)遠(yuǎn)來說，雖然好似企業(yè)的采購本錢降低，但是SCM 系統(tǒng)的效率就會(huì)很差。另外企業(yè)如果不把上下游企業(yè)當(dāng)做合作伙伴看待的話，合作伙伴也不愿意使用企業(yè)的供給鏈平臺(tái)，也不愿意同企業(yè)分享信息。· 主持人： 企業(yè)應(yīng)用SCM 一定要從采購環(huán)節(jié)入手嗎？用戶： 從采購環(huán)節(jié)入手是一

55、個(gè)比擬可行、比擬現(xiàn)實(shí)的方法。 廠商1：從采購環(huán)節(jié)入手有其局限性，企業(yè)無法對(duì)需求進(jìn)行整體把握。 廠商2：企業(yè)應(yīng)該從自己最關(guān)鍵的需求入手。秦長(zhǎng)坤：我認(rèn)為SCM 的應(yīng)用從采購環(huán)節(jié)入手確實(shí)是一個(gè)正確的方向，至少是一個(gè)比擬可行、比擬現(xiàn)實(shí)的方法，也是一個(gè)很重要的起點(diǎn)。畢竟在目前競(jìng)爭(zhēng)越來越劇烈的市場(chǎng)環(huán)境下，采購本錢的降低，對(duì)于增加企業(yè)的利潤(rùn)來說是一個(gè)有效的途徑。 曹 偉：通常從采購環(huán)節(jié)開始應(yīng)用SCM 是比擬容易，因?yàn)楹芏喙┙o鏈改造是從采購環(huán)節(jié)開始。但是不是最見效有待商榷。從采購環(huán)節(jié)入手有其局限性，就是企業(yè)無法對(duì)需求進(jìn)行整體的把握。當(dāng)企業(yè)的采購環(huán)節(jié)受到前端環(huán)節(jié)需求的約束時(shí)，怎么來平衡約束與需求履行之間的關(guān)系，不僅僅對(duì)后端的流程施