高效會(huì)議管理(2016-05)

1、講師：向廣鏃請(qǐng)您將手機(jī)調(diào)成靜音請(qǐng)您將手機(jī)調(diào)成靜音或者振動(dòng)或者振動(dòng)狀態(tài)狀態(tài). .謝謝謝謝! ! 欠缺目標(biāo)欠缺目標(biāo) 目標(biāo)不清晰目標(biāo)不清晰 欠缺議題欠缺議題 與會(huì)人選不當(dāng)（與會(huì)者太多或與會(huì)人太少）與會(huì)人選不當(dāng)（與會(huì)者太多或與會(huì)人太少） 會(huì)議時(shí)間不當(dāng)（周一早上或者周六下午）會(huì)議時(shí)間不當(dāng)（周一早上或者周六下午） 會(huì)會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)（太早通知開(kāi)會(huì)或者太晚會(huì)會(huì)通知時(shí)間不當(dāng)（太早通知開(kāi)會(huì)或者太晚 開(kāi)會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。開(kāi)會(huì)通知內(nèi)容欠周詳。 想一想討論三分鐘會(huì)議為什么沒(méi)有實(shí)效? 練習(xí)題： 5月5日,客戶(hù)將50個(gè)樣品速遞到道豐公司后,要求道豐公司盡快按照樣品的形狀生產(chǎn)50萬(wàn)雙鞋底,并于5月20日交貨. 公司接到如此大

2、的訂單有喜有憂,喜的是這筆訂單完成交貨后可以為公司帶來(lái)800萬(wàn)元的利潤(rùn).憂的是: 在短短的15天內(nèi)做不出50萬(wàn)雙產(chǎn)品,總經(jīng)理召集各部門(mén)主管開(kāi)會(huì),要求業(yè)務(wù),計(jì)劃,生產(chǎn),質(zhì)量,研發(fā),采購(gòu)等部門(mén)全力配合,完成生產(chǎn)任務(wù)和準(zhǔn)時(shí)交貨。請(qǐng)問(wèn):假如你是總經(jīng)理, 你打算如何召開(kāi)這次會(huì)議?課程綱要會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)會(huì)議的類(lèi)型和目的制定決策 解決問(wèn)題交流匯報(bào)會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議成本時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本會(huì)議的十大致命傷沒(méi)有議程 跑題，偏離討論主題 主持人不能拍板決定 少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見(jiàn)無(wú)法流暢地溝通 一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法 會(huì)議的十大致

3、命傷6. 打斷別人，爭(zhēng)辯7. 議而不決，沒(méi)有行動(dòng)計(jì)劃8. 與會(huì)人不對(duì)，與會(huì)議主題相關(guān)性不大；9. 會(huì)議場(chǎng)所不佳，與會(huì)議人頻繁進(jìn)出，辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情，；10.與會(huì)者沒(méi)有充分準(zhǔn)備 “必要”的會(huì)議 會(huì)議目的單純化 會(huì)議資料有準(zhǔn)備 會(huì)前先行溝通 書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng) 報(bào)告內(nèi)容有紀(jì)要 有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén) 前輪后輪會(huì)前準(zhǔn)備一個(gè)中心會(huì)議議程會(huì)后跟蹤一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)問(wèn)題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見(jiàn)的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員對(duì)問(wèn)題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員什么人參加？會(huì)議規(guī)范流程開(kāi)始 歡迎 會(huì)議目的 議程 時(shí)間安排 規(guī)章制度

4、議程一： 分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng) 小結(jié)議程二議程三結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排下次會(huì)議跟進(jìn) 會(huì)議紀(jì)要 跟進(jìn)計(jì)劃準(zhǔn)備會(huì)議議程的要求會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。由重要到不重要由不尖銳到尖銳由容易到困難練習(xí)：會(huì)議議程內(nèi)容和格式會(huì)議準(zhǔn)備工具：思維導(dǎo)圖會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開(kāi)會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場(chǎng)如何布

5、置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽(tīng)材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知籌備工作的方方面面會(huì)議主題時(shí)間地點(diǎn)負(fù)責(zé)人預(yù)算邀請(qǐng)通知嘉賓參會(huì)者報(bào)到接送籌備工作的方方面面會(huì)場(chǎng)會(huì)議資料用餐宴會(huì)住宿演出展臺(tái)參觀旅游會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)如 何 開(kāi) 場(chǎng)會(huì)議期待議程會(huì)議目的 介紹背景主持人的守則與責(zé)任 營(yíng)造和諧氣氛 按照議程進(jìn)行 正確總結(jié)討論的內(nèi)

6、容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 幫助與會(huì)者理清不假思索的想法 尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況 減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論 保持中立態(tài)度與會(huì)者的守則與責(zé)任 會(huì)前充分準(zhǔn)備 會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn) 以解決問(wèn)題為己任 保持開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn) 盡可能多地獲取信息 耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn) 勇于發(fā)言，言之有物 不進(jìn)行人身攻擊 避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言 會(huì)后總結(jié)會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)換位思考職場(chǎng)溝通3模型 Asking QuestionsAsking Questions問(wèn)問(wèn)題Active listeningActiv

7、e listening積極傾聽(tīng)AdvocacyAdvocacy陳述意見(jiàn)積極傾聽(tīng)的技巧 什么是傾聽(tīng)？ 傾聽(tīng)與你是否同意其他人的講話是毫無(wú)關(guān)系的。 傾聽(tīng)就是接收到其他人所講的一切。 傾聽(tīng)就是理解其他人的想法。 理解并不意味著接受。 傾聽(tīng)中的障礙聽(tīng)的速度說(shuō)的速度聽(tīng)力測(cè)試1：商店打烊時(shí)學(xué)會(huì)聽(tīng) 要學(xué)會(huì)聽(tīng)，首先要學(xué)會(huì)沉默 把所有個(gè)人見(jiàn)解放在一邊 聚精會(huì)神，不要走神 注意一些非言語(yǔ)的示意動(dòng)作(沉默、手勢(shì)模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、懷疑、有興趣 或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì) 或動(dòng)作。) 不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)。采用合適的反饋方式 傾聽(tīng)能力測(cè)試2你是哪種反饋方式？?jī)A聽(tīng)了解演繹支持決定判斷復(fù)述積極傾聽(tīng) 復(fù)

8、述是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說(shuō)的話 或者直接引用他的話 或者用自己的語(yǔ)言重組對(duì)方的話積極傾聽(tīng)就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！復(fù)述在這兩種情況下尤其有用 當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí) 當(dāng)對(duì)方給予的是重要的 感情上的信息時(shí)積極傾聽(tīng)的八個(gè)方面提問(wèn)問(wèn)題類(lèi)型封閉式問(wèn)題 你是哪里人？ 你多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ 開(kāi)放式問(wèn)題 這種問(wèn)題需要解釋和說(shuō)明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說(shuō)的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容引發(fā)討論的三種提問(wèn)36以事實(shí)為中心的問(wèn)題以團(tuán)隊(duì)為中心的問(wèn)題以個(gè)人為中心的問(wèn)題關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞誘導(dǎo)性問(wèn)題 Leading questions多個(gè)問(wèn)題Multiple questions批評(píng)性問(wèn)題 Criticizi

9、ng Questions妨礙討論的提問(wèn)“您難道不認(rèn)為我們應(yīng)該參與該業(yè)務(wù)嗎？”問(wèn)題的定義是什么？最可能的原因有哪些？應(yīng)該采取什么措施?“為什么我們需要這么長(zhǎng)時(shí)間才能完成這個(gè)項(xiàng)目？”“小張，保證進(jìn)度真的這么困難嗎？妨礙討論的三種提問(wèn)提問(wèn)題時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題問(wèn)題過(guò)于寬泛開(kāi)始的問(wèn)題太難問(wèn)引導(dǎo)性問(wèn)是最封閉的問(wèn)題提批判型問(wèn)題找不到提問(wèn)的內(nèi)容 通過(guò)問(wèn)問(wèn)題進(jìn)行深入探討 Probe提出概括性的開(kāi)放式問(wèn)題使被提問(wèn)者能夠用不同方式回答。 示例:“我們現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展怎樣？”提出具體的開(kāi)放式的問(wèn)題集中在關(guān)鍵點(diǎn)以獲得具體信息。 示例:“這個(gè)新設(shè)計(jì)有哪些優(yōu)點(diǎn)？”提出封閉式問(wèn)題確認(rèn)您的理解的準(zhǔn)確性。 示例:”八層板是否能使橫梁的

10、支撐力提高一倍？” （如果不能，重新開(kāi)始該流程。）深入探討問(wèn)題舉例問(wèn)：會(huì)議進(jìn)行得怎么樣？(概括性和開(kāi)放式問(wèn)題)答：會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)！問(wèn)： 今后我們可能采取什么措施改進(jìn)會(huì)議？(具體和開(kāi)放式的問(wèn)題)答： 我們可以使用會(huì)議議程。問(wèn)： 哪種議程最有用？您有什么看法？(具體和開(kāi)放式的問(wèn)題)答： 我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)一起討論會(huì)議議程并制定合理時(shí)間限制。問(wèn)： 您是否認(rèn)為下次會(huì)議開(kāi)始時(shí)用 10 分鐘來(lái)制訂一個(gè)合理議程會(huì)有幫助？(封閉式問(wèn)題)答： 是的。但您必須確保大家能夠在時(shí)間限制內(nèi)發(fā)言完。41清晰，完整表達(dá)自己的感受：_ 5個(gè)口信_(tái) 看見(jiàn)/聽(tīng)見(jiàn)(seeing/hearing) 當(dāng)我看/聽(tīng)的時(shí)候 感受(feeling) 我

11、感覺(jué) 因?yàn)槲?because I ) 因?yàn)槲蚁胍?需要,我認(rèn)為 現(xiàn)在我希望(now I want) 現(xiàn)在/然后,我要/希望 以便(so that) 以便練習(xí)：你已發(fā)現(xiàn)小張?zhí)峤坏臄?shù)據(jù)分析報(bào)告有多處錯(cuò)誤，而且 這已經(jīng)是第三次出現(xiàn)類(lèi)似的錯(cuò)誤，你準(zhǔn)備和他聊一下如何提供反饋 反饋步驟1. 以具體語(yǔ)言描述行為2. 說(shuō)明此行為的后果3. 征求對(duì)方或團(tuán)隊(duì)的確認(rèn)4. 幫助制定計(jì)劃以繼續(xù)或停止該行為5. 使用正面反饋表?yè)P(yáng)有效行為43有效反饋技巧Descriptive描述Well-Timed及時(shí)Solution建議Verifiable證實(shí)Owned - I-Message“我給出反饋Specific具體“賞不逾時(shí)，

12、欲民速得為善之利也罰不遷列，欲民速睹為不善之害也干預(yù)的方法 M.E.T.H.O.D.M Mirror 說(shuō)明E Evaluate 評(píng)價(jià)T Transfer 轉(zhuǎn)移H Help 幫助O Outline 總結(jié)D Decide 決策會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)理性決策模型識(shí)別決策問(wèn)題確認(rèn)決策標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)備選方案選擇備選方案實(shí)施備選方案評(píng)估決策結(jié)果決策方式一致通過(guò)法多數(shù)票通過(guò)法領(lǐng)導(dǎo)決定法阿羅悖論影響群體決策的因素1. 心理定勢(shì)2. 自尊、自信3. 從眾行為4. 合理化動(dòng)機(jī)5. 權(quán)威效應(yīng)6. 責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移會(huì)議成功的小竅門(mén)采用頭腦風(fēng)暴法（Brain

13、storming）竅門(mén)一視頻案例：頭腦風(fēng)暴學(xué)員演練決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開(kāi) 竅門(mén)二奧美廣告大人閉嘴請(qǐng)吃棒棒糖讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì) 竅門(mén)三會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板 竅門(mén)四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖制造幽默的會(huì)議氛圍 竅門(mén)五奧美廣告的文字接龍游戲適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門(mén)六假想對(duì)方的反對(duì)意見(jiàn) 克服脾氣鼓勵(lì)積極的發(fā)言提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題注意人際關(guān)系選擇最佳時(shí)機(jī) 正面發(fā)言七大技巧會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧會(huì)議進(jìn)程會(huì)前會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)和與會(huì)人會(huì)中會(huì)后感謝，會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后跟蹤開(kāi)場(chǎng)爭(zhēng)論達(dá)成總結(jié)會(huì)議結(jié)束總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估這次會(huì)議對(duì)你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對(duì)會(huì)議的主持方式滿(mǎn)意嗎？是或否作為這次會(huì)議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其