第八章_物業(yè)管理檔案的建立與管理

1、第八章第八章物業(yè)管理檔案的建立與管理物業(yè)管理檔案的建立與管理基本要求基本要求1 1、了解了解檔案、物業(yè)管理檔案、電子文件、電子檔案、物業(yè)管理檔案、電子文件、電子檔案的內(nèi)涵或定義檔案的內(nèi)涵或定義 2 2、掌握掌握物業(yè)管理檔案的收集、整理、分類、歸物業(yè)管理檔案的收集、整理、分類、歸檔、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)要求檔、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)要求 3 3、重點(diǎn)掌握重點(diǎn)掌握物業(yè)管理檔案的分類方法、技術(shù)要物業(yè)管理檔案的分類方法、技術(shù)要求、使用管理，以及電子檔案的建立、運(yùn)用求、使用管理，以及電子檔案的建立、運(yùn)用和安全管理技能和安全管理技能 一、一、檔案的概念及構(gòu)成要素檔案的概念及構(gòu)成要素檔案檔案是指過去和現(xiàn)在的國

2、家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 構(gòu)成要素構(gòu)成要素: :檔案的形成者、檔案的內(nèi)容、檔案的形檔案的形成者、檔案的內(nèi)容、檔案的形式和檔案的本質(zhì)式和檔案的本質(zhì) 第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)檔案的形成者：檔案的形成者：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人檔案的內(nèi)容：檔案的內(nèi)容：所

3、記載的工作、活動(dòng)、事件等所記載的工作、活動(dòng)、事件等檔案的形式：檔案的形式：文種、載體信息記錄、信息表達(dá)形文種、載體信息記錄、信息表達(dá)形式式 文種：文種：公文、合同、證書、書稿公文、合同、證書、書稿 載體：載體：紙張、磁帶、膠片、電子版紙張、磁帶、膠片、電子版 信息記錄：信息記錄：手寫、印刷、攝影、錄音手寫、印刷、攝影、錄音 信息表達(dá)形式：信息表達(dá)形式：文字、圖像、聲像文字、圖像、聲像檔案的本質(zhì)：檔案的本質(zhì)：直接或原始的歷史記錄直接或原始的歷史記錄第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)二、物業(yè)管理檔案的概念二、物業(yè)管理檔案的概念 物業(yè)管理檔案物業(yè)管理檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和

4、個(gè)人從事物業(yè)管是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事物業(yè)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)及物業(yè)管理有價(jià)值的理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)及物業(yè)管理有價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。三、物業(yè)管理檔案的特點(diǎn)三、物業(yè)管理檔案的特點(diǎn) 檔案的形成領(lǐng)域較為局限檔案的形成領(lǐng)域較為局限 檔案的動(dòng)態(tài)性檔案的動(dòng)態(tài)性 檔案的基礎(chǔ)性檔案的基礎(chǔ)性 第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)物業(yè)管理檔案的基本知識(shí) 檔案的形成領(lǐng)域較為局限：檔案的形成領(lǐng)域較為局限：只是與業(yè)主或使用人有關(guān)的只是與業(yè)主或使用人有關(guān)的物業(yè)管理活動(dòng)形成的資料。物業(yè)管理活動(dòng)形成的資料。 檔案的動(dòng)態(tài)性：檔案的

5、動(dòng)態(tài)性：物業(yè)由于人為和自然原因的改變，物業(yè)物業(yè)由于人為和自然原因的改變，物業(yè)的買賣轉(zhuǎn)讓等，設(shè)備的增減、物業(yè)數(shù)量和質(zhì)量的改變。的買賣轉(zhuǎn)讓等，設(shè)備的增減、物業(yè)數(shù)量和質(zhì)量的改變。 檔案的基礎(chǔ)性：檔案的基礎(chǔ)性：物業(yè)管理檔案資料是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)物業(yè)管理檔案資料是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)也是物業(yè)管理水平的標(biāo)志。也是物業(yè)管理水平的標(biāo)志。第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)三、物業(yè)管理檔案的作用三、物業(yè)管理檔案的作用 憑證作用：憑證作用：物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理活動(dòng)真實(shí)的原物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理活動(dòng)真實(shí)的原始記錄，是真憑實(shí)據(jù)，具有法律的憑證作用。始記錄，是真憑實(shí)據(jù)，具有法律的憑證作用。 參考作用

6、：參考作用：物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)總結(jié)經(jīng)物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)物業(yè)服務(wù)手段、增加和完善服務(wù)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)物業(yè)服務(wù)手段、增加和完善服務(wù)項(xiàng)目的重要依據(jù)。項(xiàng)目的重要依據(jù)。 指導(dǎo)作用：指導(dǎo)作用：物業(yè)管理檔案對(duì)建立和制定科學(xué)的管物業(yè)管理檔案對(duì)建立和制定科學(xué)的管理體制和管理程序、準(zhǔn)確的確定管理目標(biāo)等具理體制和管理程序、準(zhǔn)確的確定管理目標(biāo)等具有重要的指導(dǎo)作用。有重要的指導(dǎo)作用。第一節(jié)第一節(jié) 物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)物業(yè)管理檔案的基本知識(shí)第二節(jié)第二節(jié) 物業(yè)管理檔案資料的來源和分類物業(yè)管理檔案資料的來源和分類一一、物業(yè)管理檔案資料的來源、物業(yè)管理檔案資料的來源 按時(shí)間順序劃分：規(guī)劃設(shè)計(jì)階段

7、、施工及驗(yàn)按時(shí)間順序劃分：規(guī)劃設(shè)計(jì)階段、施工及驗(yàn)收階段、委托管理階段、招商階段、業(yè)主入住收階段、委托管理階段、招商階段、業(yè)主入住和日常管理階段。和日常管理階段。 按資料形成的渠道劃分：相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定、按資料形成的渠道劃分：相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定、接管驗(yàn)收時(shí)得到完整資料、收集客戶的相關(guān)信接管驗(yàn)收時(shí)得到完整資料、收集客戶的相關(guān)信息、日常服務(wù)等。息、日常服務(wù)等。二、二、物業(yè)管理檔案資料的分類物業(yè)管理檔案資料的分類 o 按企業(yè)內(nèi)部的部門職責(zé)分類：辦公室檔案、工程部按企業(yè)內(nèi)部的部門職責(zé)分類：辦公室檔案、工程部檔案、經(jīng)營服務(wù)部檔案、財(cái)務(wù)部檔案和管理部檔案檔案、經(jīng)營服務(wù)部檔案、財(cái)務(wù)部檔案和管理部檔案 o 按業(yè)務(wù)

8、內(nèi)容分類按業(yè)務(wù)內(nèi)容分類 ：基礎(chǔ)工程檔案、房屋管理及維：基礎(chǔ)工程檔案、房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、安全管理檔案、修養(yǎng)護(hù)檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、安全管理檔案、環(huán)境管理檔案、精神文明建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益檔案環(huán)境管理檔案、精神文明建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益檔案o 按檔案資料的連貫性分類：按照從文件到檔案按檔案資料的連貫性分類：按照從文件到檔案的連貫性分類的連貫性分類第二節(jié)第二節(jié) 物業(yè)管理檔案資料的來源和分類物業(yè)管理檔案資料的來源和分類三、標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表三、標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊(cè)、表圖：圖：是指按標(biāo)準(zhǔn)繪制的各類圖紙。是指按標(biāo)準(zhǔn)繪制的各類圖紙。檔：檔：是指在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文字材料，是

9、檔案資料是指在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文字材料，是檔案資料的主要成分。的主要成分。 卡：卡：是指根據(jù)工作要求、檔案內(nèi)容的性質(zhì)、特點(diǎn)及規(guī)律而是指根據(jù)工作要求、檔案內(nèi)容的性質(zhì)、特點(diǎn)及規(guī)律而編制的目錄，是檔案內(nèi)容的濃縮。編制的目錄，是檔案內(nèi)容的濃縮。 冊(cè)：冊(cè)：為了提高工作效率而建立的設(shè)備手冊(cè)、使用手冊(cè)、業(yè)為了提高工作效率而建立的設(shè)備手冊(cè)、使用手冊(cè)、業(yè)戶繳費(fèi)手冊(cè)和分類檔案裝訂成冊(cè)。戶繳費(fèi)手冊(cè)和分類檔案裝訂成冊(cè)。表：表：根據(jù)物業(yè)管理工作要求設(shè)立的各類表格。根據(jù)物業(yè)管理工作要求設(shè)立的各類表格。第二節(jié)第二節(jié) 物業(yè)管理檔案資料的來源和分類物業(yè)管理檔案資料的來源和分類第三節(jié)第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立物業(yè)管理檔案的建

10、立一、物業(yè)檔案的建立一、物業(yè)檔案的建立 1.1.收集物業(yè)資料：建立健全制度、專人管理、注意收集的系收集物業(yè)資料：建立健全制度、專人管理、注意收集的系統(tǒng)性和完整性統(tǒng)性和完整性 2.2.整理物業(yè)資料：去偽存真、做到合理及時(shí)、條理清晰的分整理物業(yè)資料：去偽存真、做到合理及時(shí)、條理清晰的分類類 二、住戶檔案的建立二、住戶檔案的建立 1.1.建立住戶檔案的意義建立住戶檔案的意義: :所謂住戶檔案是指業(yè)主或物業(yè)所謂住戶檔案是指業(yè)主或物業(yè)使用人的檔案資料，是物業(yè)管理企業(yè)開展物業(yè)服務(wù)的使用人的檔案資料，是物業(yè)管理企業(yè)開展物業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。可以了解需求、制定服務(wù)目標(biāo)、較少盲目性、基礎(chǔ)。可以了解需求、制定服務(wù)目標(biāo)、

11、較少盲目性、提高服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。提高服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益。 2.產(chǎn)權(quán)備案：弄清各業(yè)主擁有產(chǎn)權(quán)的范圍和產(chǎn)權(quán)備案：弄清各業(yè)主擁有產(chǎn)權(quán)的范圍和比例，并依據(jù)其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。比例，并依據(jù)其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 3.住戶檔案的建立：業(yè)主或物業(yè)使用人入住住戶檔案的建立：業(yè)主或物業(yè)使用人入住后要及時(shí)進(jìn)行住戶檔案的建立。后要及時(shí)進(jìn)行住戶檔案的建立。第三節(jié)第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立物業(yè)管理檔案的建立第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o 一、資料歸檔管理一、資料歸檔管理o 1.按照檔案資料的特性和本身規(guī)律及時(shí)檔案的歸檔按照檔案資料的特性和本身規(guī)律及時(shí)檔案的歸檔工作，尤其是重要資

12、料必須指定專人接收。工作，尤其是重要資料必須指定專人接收。o 2.采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，便于原始資料的采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，便于原始資料的保存。保存。o 二、檔案使用管理二、檔案使用管理o 1.采用檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)采用檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)o 2.嚴(yán)格管理重要資料，尤其具有保密要求的（嚴(yán)格嚴(yán)格管理重要資料，尤其具有保密要求的（嚴(yán)格落實(shí)調(diào)閱的審批手續(xù)）落實(shí)調(diào)閱的審批手續(xù)）o 3.建立目錄，方便查詢建立目錄，方便查詢o 三、物業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化三、物業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化o （一）檔案管理現(xiàn)代化（一）檔案管理現(xiàn)代化 o 1.1.含義：檔案管理現(xiàn)代化是相對(duì)于傳統(tǒng)手工管理而含義：

13、檔案管理現(xiàn)代化是相對(duì)于傳統(tǒng)手工管理而言的。是以現(xiàn)代系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)言的。是以現(xiàn)代系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代的管理方法和手段，采用先進(jìn)管理技術(shù)和設(shè)用現(xiàn)代的管理方法和手段，采用先進(jìn)管理技術(shù)和設(shè)備等作為檔案管理的基礎(chǔ)來進(jìn)行檔案管理的行為。備等作為檔案管理的基礎(chǔ)來進(jìn)行檔案管理的行為。o 2.2.目的：取得最好的效果，為社會(huì)主義建設(shè)做服務(wù)。目的：取得最好的效果，為社會(huì)主義建設(shè)做服務(wù)。o 3.3.內(nèi)容：收集、積累、整理和形成檔案內(nèi)容：收集、積累、整理和形成檔案第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o （二）電子文件的形成（二）電子文件的形成 o 1.1.電子文件：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)

14、中生成的社會(huì)活電子文件：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成的社會(huì)活動(dòng)記錄，即以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤和動(dòng)記錄，即以數(shù)碼形式記錄在磁帶、磁盤和光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。o 2.2.電子檔案：具有保存價(jià)值、已歸檔的電子電子檔案：具有保存價(jià)值、已歸檔的電子文件及其支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。文件及其支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o （三）電子檔案管理的原則（三）電子檔案管理的原則 o 1.1.實(shí)行全過程管理，以確保連續(xù)和真實(shí)性。實(shí)行全過程管理，以確保連續(xù)和真實(shí)性。

15、o 2.2.確保歸檔的質(zhì)量，對(duì)有必要用紙質(zhì)的要及確保歸檔的質(zhì)量，對(duì)有必要用紙質(zhì)的要及時(shí)打印留存，一并歸檔。時(shí)打印留存，一并歸檔。o 3.3.建立、健全電子檔案管理的規(guī)章制度。建立、健全電子檔案管理的規(guī)章制度。第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o 四、物業(yè)管理檔案管理的基本要求四、物業(yè)管理檔案管理的基本要求o 1.出入室有明確嚴(yán)格規(guī)定出入室有明確嚴(yán)格規(guī)定o 2.明確收集、整理、分類、歸檔、管理和銷毀明確收集、整理、分類、歸檔、管理和銷毀各項(xiàng)管理流程各項(xiàng)管理流程o 3.按時(shí)存檔，定期及時(shí)檢查按時(shí)存檔，定期及時(shí)檢查o 4.多種形式存檔，并采用相應(yīng)的方法多種形式存檔，并采用相應(yīng)的方法o 5.

16、保存條件的要求保存條件的要求o 6.保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全等保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全等第四節(jié)第四節(jié) 物業(yè)檔案的管理物業(yè)檔案的管理 o 1.1.為了建立物業(yè)檔案，應(yīng)盡可能收集完整的物業(yè)資料，應(yīng)該為了建立物業(yè)檔案，應(yīng)盡可能收集完整的物業(yè)資料，應(yīng)該把從（把從（ ）到工程竣工的全部工程技術(shù)資料收集到。）到工程竣工的全部工程技術(shù)資料收集到。o A A、立項(xiàng)、立項(xiàng) B B、審批、審批 C C、規(guī)劃、規(guī)劃 D D、動(dòng)工、動(dòng)工o 2.2.電子檔案是指具有保存價(jià)值的電子文件及相應(yīng)的支持電子檔案是指具有保存價(jià)值的電子文件及相應(yīng)的支持（ ）、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。）、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。o A A、軟盤

17、、軟盤 B B、軟件、軟件 C C、光盤、光盤 D D、磁性載體、磁性載體o 3.3.物業(yè)管理企業(yè)員工管理資料應(yīng)該歸入（物業(yè)管理企業(yè)員工管理資料應(yīng)該歸入（ ）。）。o A A、管理效益檔案、管理效益檔案 B B、基礎(chǔ)管理檔案、基礎(chǔ)管理檔案o C C、安全管理檔案、安全管理檔案 D D、精神文明建設(shè)檔案、精神文明建設(shè)檔案o 4.4.以下關(guān)于物業(yè)管理檔案的說法正確的是（以下關(guān)于物業(yè)管理檔案的說法正確的是（ ）o A A、物業(yè)管理檔案的形成領(lǐng)域比較寬廣、物業(yè)管理檔案的形成領(lǐng)域比較寬廣o B B、物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性、物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性o C C、物業(yè)管理檔案的儲(chǔ)存方式應(yīng)盡量統(tǒng)一、物業(yè)管

18、理檔案的儲(chǔ)存方式應(yīng)盡量統(tǒng)一o D D、有了電子檔案，就不必再保存紙質(zhì)檔案、有了電子檔案，就不必再保存紙質(zhì)檔案o 5.5.房屋接管、變更、注銷通知單和回報(bào)單，物業(yè)管理接房屋接管、變更、注銷通知單和回報(bào)單，物業(yè)管理接管驗(yàn)收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本等屬于物管驗(yàn)收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本等屬于物業(yè)管理檔案中的（業(yè)管理檔案中的（ ）o A A、卡、卡 B B、冊(cè)、冊(cè) C C、檔、檔 D D、表、表o 6.6.形成電子文件的關(guān)鍵是（形成電子文件的關(guān)鍵是（ ）。）。o A A、檔案信息資源的開發(fā)、檔案信息資源的開發(fā)o B B、網(wǎng)絡(luò)化的形成、網(wǎng)絡(luò)化的形成o C C、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建立o D D、現(xiàn)代管理科學(xué)、現(xiàn)代管理科學(xué)o 7.7.物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施物業(yè)管理服務(wù)前必須做而且應(yīng)該做物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施物業(yè)管理服務(wù)前必須做而且應(yīng)該做好的一項(xiàng)檔案管理工作是物業(yè)的（好的一項(xiàng)檔案管理工作是物業(yè)的（ ）。）。o A A、權(quán)屬登記、權(quán)屬登記 B B、產(chǎn)權(quán)備案、產(chǎn)權(quán)備案 C C、資質(zhì)審批、資質(zhì)審批