公司印信管理辦法

1、公司印信管理辦法（試行）第一章總則第一條為進一步規(guī)范我公司印章的管理以及委托書、授權書、介紹信等的辦理根據(jù)三十所相關規(guī)定，結(jié)合我公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于全公司文件、便函、合同、協(xié)議書、證明、證件、證書、報表、獎狀等各類文書的用印以及委托書、授權書、介紹信等的統(tǒng)一辦理。第三條綜合管理部是印章刻制、使用監(jiān)督和銷毀的歸口管理部門，是公司級委托書、授權書、介紹信等的歸口辦理部門.第四條各子公司、中心、事業(yè)部的自有印章，需設專門管理部門及人員，適用公司管理方式，由綜合管理部不定期進行監(jiān)督檢查。第二章印章管理第五條印章的刻制、保管、使用和銷毀必須嚴格審批，并登記備案，按規(guī)定辦理.第六

2、條印章刻制（1） 自本文發(fā)布之日起，不允許下屬子公司、中心、事業(yè)部未經(jīng)批準私自刻印任何級別及形式的公章；（2） 公司一級印章由綜合管理部統(tǒng)一管控，公司印章?lián)p壞時，由綜合管理部填寫印章刻制審批表（附件1）,經(jīng)公司領導審批后，由綜合管理部安排刻制。（3） 公司二級印章由各子公司、中心、事業(yè)部自行保管，在印章?lián)p壞時，由印章管理部門填寫印章刻制審批表（附件1）,經(jīng)綜合管理部及相關領導審批后，由印章管理部門安排刻制.第七條印章保管印章保管實行“誰保管，誰負責”。（一）我公司印章分為一級和二級印章。一級印章指以“XXXXXX於司"打頭的印章;二級印章指公司下屬子公司、中心、事業(yè)部使用的印章。一級

3、印章由綜合管理部保管，二級印章由下屬子公司、中心、事業(yè)部設置專門部門或人員保管.（二）管理印章由所在部門責任領導指定專人（鑒印員）負責，并須確保只有自己能控制該印章，否則由此產(chǎn)生的責任由保管人承擔.（三）鑒印員不得私自自用、外借、丟失印章，未經(jīng)批準不得將印章交接給他人，否則由此產(chǎn)生的責任由保管人承擔。（四）二級印章的管理責任由子公司、中心、事業(yè)部領導負責，設置或變更鑒印員需到綜合管理部備案，填寫印章管理變更登記表（附件2）。第八條印章使用（一）印章使用總原則1、呈報給上級領導或相關部門的材料原則上統(tǒng)一采用公司一級印章；2、呈報公司領導的材料原則上不用印，由子公司、中心、事業(yè)部領導簽名落款即可；

4、3、非要求必須使用電子印章投標的特殊項目，在不能確保電子印章不被復制的情況下，對外不允許使用電子印章；4、二級印章和一級印章在對外使用時都必須嚴格審批，慎重使用。（二）直接用印情況1、公司制發(fā)的紅頭文件，領導已簽發(fā)的，可直接用印。2、公司領導意見在用印材料上簽名的，可直接加蓋一級或二級印章；子公司/中心/事業(yè)部領導已審批或簽字的，可直接加蓋二級印章。用印時需在用印登記表（附件4）做好登記。3、已經(jīng)完成合同審批流程或其他簽批手續(xù)的材料，可直接用印.（三）印章使用審批印章使用審批，實行“誰審批，誰負責".1、除直接用印情況外的其他材料用印，由經(jīng)辦人填寫用印審批表（附件5）,一級印章由公司

5、領導審批或授權審批，二級印章由子公司/中心/事業(yè)部領導審批。2、除使用發(fā)票專用章和財務專用章的財務例行、常態(tài)化材料外，其他需使用印章的材料都必須填寫用印審批表由業(yè)務所在子公司/中心/事業(yè)部領導審批。3、原則上單位印章不用于職工個人私事，確因需要，經(jīng)辦人填寫用印審批表，二級印章經(jīng)主管領導審批后方可用印；一級印章必須由所在子公司/中心/事業(yè)部領導審批簽字后方可用印.4、公司一級印章，涉及一般性用印都須經(jīng)公司領導審批后辦理；重大事項、合同、協(xié)議等必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批后辦理。涉及一般用印主要是指：銀行業(yè)務相關材料；稅務業(yè)務相關材料；各類資質(zhì)申報及年檢材料；項目申報材料；招投標文件；購銷合同材料（除委托

6、授權事宜由法定代表人親簽）；專利申報材料；人事考核、勞動合同材料等。（四）用印規(guī)定1、外文函件用印必須附部門領導簽名的譯文；2、經(jīng)辦人不允許鑒印員審核用印件內(nèi)容時，鑒印員可拒絕用??；如印件內(nèi)容確實不宜鑒印員知曉，可由印章管理部門領導親自用印.3、用印文本要求：出現(xiàn)用印內(nèi)容有誤，或文理不通，打印字跡不清、書寫潦草、有涂改、有錯別字、可能產(chǎn)生歧義的表達等情況時不予用??；落款距正文末行的最大距離為40mm（空兩行），留出空白超過規(guī)定距離過多的不予用?。挥糜〉捻撁鏇]有正文只有落款的不予用??；印章名稱必須與用印件的落款一致（代章需注明）。4、嚴禁在空白的證明信、便函、請柬、協(xié)議書、合同、報表、證書、獎狀

7、、證明等公務文書上用印。5、原則上印章不借出使用.確因工作需要，使用部門需填寫用印審批單，在使用欄內(nèi)說明借出理由，經(jīng)相關公司領導審批后到印章管理部門辦理印章借出使用登記表（附件6）手續(xù)，用后及時歸還。借出期間保管人須做好印章的管理，確保印章安全，否則由此產(chǎn)生的責任由保管人承擔。第九條印章銷毀（一）綜合管理部負責公司一級印章的更換及銷毀，二級印章的銷毀及更換由印章管理部門負責，銷毀前須提前向綜合管理部辦理手續(xù)，不得私自銷毀印章。（二）銷毀前由綜合管理部對將銷毀印章進行登記、拓印，并經(jīng)部門領導審核，公司領導審批。（三）二級印章銷毀后，印章管理部門需將銷毀回執(zhí)復印件交綜合管理部歸檔第三章委托書、授權

8、書辦理第十條原則上全公司使用統(tǒng)一格式的委托書、授權書（附件7、8）。由業(yè)務部門經(jīng)辦人填寫好正文打印紙件后，交綜合管理部在正本上編號、加蓋公章。正本交還經(jīng)辦人，存根聯(lián)留綜合管理部存檔。二級授權參照執(zhí)行。第十一條需要公司總經(jīng)理簽名落款的委托書、授權書，需交總經(jīng)理親自審簽。若總經(jīng)理在外不能親簽，可由業(yè)務部門請示總經(jīng)理同意后可先行辦理，待總經(jīng)理返回后再存根聯(lián)補簽名。業(yè)務部門未得到總經(jīng)理同意要求辦理，產(chǎn)生的一切后果由業(yè)務部門承擔。第十二條確因工作需要，部分業(yè)務管理部門可使用特殊格式要求的委托書、授權書。由該部門自行制作正本和存根聯(lián)，辦理程序同第十條、第十一條。第十三條嚴禁在空白的委托書或授權書上用印。第

9、四章介紹信辦理第十四條因公需要開具介紹信，由當事人填寫開具介紹信審批表（附件9）,經(jīng)部門領導和綜合管理部審批后，在綜合管理部開具介紹信（附件10）。二級部門參照本條執(zhí)行。第十五條職工因私需要開具介紹信，須經(jīng)其所在部門領導在介紹信存根聯(lián)簽名同意后方可辦理。第十六條嚴禁開具空白介紹信。第五章監(jiān)督檢查第十七條綜合管理部對各子公司/中心/事業(yè)部印章使用管理情況采取季度抽查的方式，在印章保管、使用審批、登記等方面進行規(guī)范性檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題給予相應處罰.第十八條檢查中如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)審批擅自用印、因使用或保管不當導致印章?lián)p壞甚至丟失等情況，將對具體經(jīng)辦人、部門鑒印員、部門責任領導給予全公司通報批評和200元一

10、1000元的罰款。如上述情況給本單位造成損失的，除應當賠償損失外，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關處理。第十九條對偽造印章、使用偽造印章或未經(jīng)批準私自刻制印章者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理并處以5000元罰款，情節(jié)嚴重，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關處理。第二十條鑒印員私下自用、外借、未經(jīng)批準將印章交給他人的，處罰款500元一2000元；情節(jié)嚴重，構(gòu)成犯罪的，移交司法機關處理。第六章附則第二十一條本辦法由綜合管理部負責解釋。第二十二條各子公司可參照本辦法制定本公司的印信管理辦法。第二十三條本辦法自發(fā)文之日起試行。原公司相關印信管理制度及相關簽批用表單同時作廢.印章刻制審批表）年第號申請部門經(jīng)辦人聯(lián)系電話申請理由刻制新

11、印章名稱尺寸數(shù)量重刻舊印章名稱尺寸數(shù)量申請部門領導意見公司領導意見綜合管理部意見印章刻制辦理人確認簽字說明:刻制新印章必須經(jīng)公司領導審批，舊印章?lián)p壞重新刻制由所在子公司/中心/事業(yè)部領導簽批后交綜合管理部備案。印章管理變更登記表印章名稱（拓印）：印章管理部門部門責任領導印章管理人變更事項及情況說明變更日期公司現(xiàn)有公章信息統(tǒng)計廳P公章名稱管理部門管理人1XXXXXX您司綜合管理部2XXXXXX您同發(fā)票專用章財務部3XXXXXX您司財務專用章財務部4總經(jīng)辦5財務部6財務部7總經(jīng)辦8財務部9101112131415161718用印登記表用印日期用印人用印內(nèi)容印章名稱用印份數(shù)審批領導備注用印審批表）年

12、第號申請部門經(jīng)辦人聯(lián)系電話使用理由用印材料名稱印章名稱用印份數(shù)申請部門領導意見印章管理部門領導審批公司領導審批總經(jīng)理審批印章管理人用印日期說明：1。使用本部門二級印章，由子公司/中心/事業(yè)部領導審批后用印2。使用其他部門二級印章，由印章管理部門領導審批后用印。3 .使用公司一級印章，由公司領導審批或總經(jīng)理審批后用印。4 .同一材料若需使用多個印章，須分別提交申請并分別審批。印章借出使用登記表()年第頁借用部門借用保管人借出日期印章名稱審批單號歸還日期歸還接收人備注委托書(存根聯(lián))XXX()委字第號經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：經(jīng)辦日期：委托人：被委托人：委托范圍：有效期限：年月日至年月日委托書XXX()委字第號茲委托(職務)代表我單位處理以下事項.委托處理范圍：授權書(存根聯(lián))XXX()授字第經(jīng)辦部門：經(jīng)辦人：經(jīng)辦日期：授權人：被授權人：授權范圍：有效期限：年月日至年月日委托書XXX()授字第號茲授權(職