錢主任：辦公室工作交流20101028

1、辦公室工作交流辦公室工作交流校長辦公室校長辦公室 錢德洲錢德洲2010.10.282010.10.28 主要內容主要內容一、會務接待一、會務接待二、檔案工作二、檔案工作三、統(tǒng)計工作三、統(tǒng)計工作四、保密工作四、保密工作五、幾點感受五、幾點感受一、會務接待一、會務接待確定會議地點、參會人員（領導嘉賓）和議程確定會議地點、參會人員（領導嘉賓）和議程發(fā)出會議通知發(fā)出會議通知確認參會人員確認參會人員領導（嘉賓）講話和代表發(fā)言稿的起草和會稿領導（嘉賓）講話和代表發(fā)言稿的起草和會稿會務安排會務安排（會標，主席臺、演講臺、會場桌椅布置，鮮花與植物，音響與話筒，多媒（會標，主席臺、演講臺、會場桌椅布置，鮮花與植

2、物，音響與話筒，多媒體調試，席卡，記錄筆紙，茶水，毛巾，水果，會議材料的分發(fā)等體調試，席卡，記錄筆紙，茶水，毛巾，水果，會議材料的分發(fā)等) )來賓聯(lián)系、迎接與引導來賓聯(lián)系、迎接與引導（禮品、講課費的準備和落實等）（禮品、講課費的準備和落實等）會前、會間休息、合影等安排會前、會間休息、合影等安排會場秩序安排（簽約、頒獎等）會場秩序安排（簽約、頒獎等）會后的新聞報道會后的新聞報道會后對會議部署任務的督辦和落實會后對會議部署任務的督辦和落實一次會議安排的環(huán)節(jié)一次會議安排的環(huán)節(jié)一、會務接待一、會務接待接到來訪信息（電話、函件等）接到來訪信息（電話、函件等）主動聯(lián)系，準確掌握來訪情況主動聯(lián)系，準確掌握來

3、訪情況 人員情況、到達方式與時間、來訪日程、訪問的主要目的及有關想法和要求人員情況、到達方式與時間、來訪日程、訪問的主要目的及有關想法和要求在第一時間向領導匯報，聽取領導指示在第一時間向領導匯報，聽取領導指示擬定接待方案擬定接待方案 我方接待領導和人員的確定（對等原則）、客人的迎送、交通、住宿、用餐或宴請、我方接待領導和人員的確定（對等原則）、客人的迎送、交通、住宿、用餐或宴請、 會議或座談、參觀或走訪安排等會議或座談、參觀或走訪安排等征求本單位領導和對方意見，確定接待方案征求本單位領導和對方意見，確定接待方案按照計劃執(zhí)行方案按照計劃執(zhí)行方案一次來訪接待安排的環(huán)節(jié)一次來訪接待安排的環(huán)節(jié) 高級別

4、的正式訪問，接待方案要細化到分鐘：包括每個環(huán)節(jié)的具體高級別的正式訪問，接待方案要細化到分鐘：包括每個環(huán)節(jié)的具體時間、活動地點、行動路線、負責人、陪同領導、參加人員、匯報時間、活動地點、行動路線、負責人、陪同領導、參加人員、匯報/解說人員、車輛交通、環(huán)境氛圍安排等解說人員、車輛交通、環(huán)境氛圍安排等一、會務接待一、會務接待信息掌握和確認不深入、不準確信息掌握和確認不深入、不準確 如參會人員或來賓變化如參會人員或來賓變化慮事不周全、不細致慮事不周全、不細致 如座談會的名單、宴請的桌卡、菜單的安排等如座談會的名單、宴請的桌卡、菜單的安排等應急應變能力不足應急應變能力不足 如臨時的參觀要求、索要特殊材料

5、，以及準備禮品等如臨時的參觀要求、索要特殊材料，以及準備禮品等會務和接待工作中容易發(fā)生的問題會務和接待工作中容易發(fā)生的問題一、會務接待一、會務接待大會主席臺座次大會主席臺座次（原則：貴者居中，以左為大）（原則：貴者居中，以左為大）究竟左大還是右大？究竟左大還是右大？朝朝 代代尊左尊左/ /尊右尊右夏、商、周夏、商、周尊左尊左春秋、戰(zhàn)國、秦、漢春秋、戰(zhàn)國、秦、漢魏、晉、南北朝、隋魏、晉、南北朝、隋尊右尊右唐、宋唐、宋尊左尊左元元尊右尊右明明初尚右，后尚左初尚右，后尚左清清尚左尚左民國民國建國初期建國初期尚右尚右當代當代尚左（與國際接軌）尚左（與國際接軌）一、會務接待一、會務接待一、會務接待一、會

6、務接待會議室座次會議室座次正門正門客客方方主主方方一、會務接待一、會務接待特殊情況可以適當變通特殊情況可以適當變通宴請座次宴請座次（原則：主人居中，以右為大）（原則：主人居中，以右為大）一、會務接待一、會務接待乘車座次乘車座次基本原則基本原則 1、安全、安全 2、便利、便利一、會務接待一、會務接待特殊情況的變通特殊情況的變通一、會務接待一、會務接待乘車座次乘車座次二、檔案工作二、檔案工作公文歸檔常識公文歸檔常識1、歸檔習慣、歸檔習慣 公文辦畢，應及時檢查其公文辦畢，應及時檢查其完整與規(guī)范完整與規(guī)范情況，并整理入卷宗，情況，并整理入卷宗，以防來年歸檔以防來年歸檔 時正文文稿、領導簽字、蓋章等要件

7、缺失。時正文文稿、領導簽字、蓋章等要件缺失。2、紙張要求、紙張要求 不可為了節(jié)約，用二次使用的紙張辦文和歸檔。不可為了節(jié)約，用二次使用的紙張辦文和歸檔。 3、字跡要求、字跡要求 公文擬、改、簽，不得使用圓珠筆、鉛筆、彩色筆。公文擬、改、簽，不得使用圓珠筆、鉛筆、彩色筆。4、非原件公文的歸檔、非原件公文的歸檔（傳真件、網絡傳輸件、復印件）（傳真件、網絡傳輸件、復印件） 收文單位必須加蓋紅色印章（辦文效力）。收文單位必須加蓋紅色印章（辦文效力）。二、檔案工作二、檔案工作公文歸檔常識公文歸檔常識5、附件材料的歸檔、附件材料的歸檔 附件原件隨同公文一并歸檔，復印件須加蓋紅色印章。附件原件隨同公文一并歸

8、檔，復印件須加蓋紅色印章。6、電子文件的歸檔、電子文件的歸檔 電子文件與紙質文件同步歸檔，歸檔范圍與紙質相同；電子文件與紙質文件同步歸檔，歸檔范圍與紙質相同； 工作中形成的電子文件待歸檔完成一年后方可刪除；工作中形成的電子文件待歸檔完成一年后方可刪除； 電子文件歸檔方式：電子文件歸檔方式：直接上傳檔案數(shù)據庫，直接上傳檔案數(shù)據庫，刻錄光刻錄光盤移交；涉秘文件只能采取后一種方式。盤移交；涉秘文件只能采取后一種方式。二、檔案工作二、檔案工作啟動學院檔案規(guī)范管理工作啟動學院檔案規(guī)范管理工作（一）歸檔范圍（一）歸檔范圍（長期）（長期） 1、上級來文（與本單位有關的重要通知、規(guī)定）、上級來文（與本單位有關

9、的重要通知、規(guī)定） 2、本單位發(fā)文、本單位發(fā)文 3、本單位機構設置、人員編制、教職工名單及基本情況表、本單位機構設置、人員編制、教職工名單及基本情況表 4、本單位總體發(fā)展規(guī)劃、學科建設、科研開發(fā)規(guī)劃、本單位總體發(fā)展規(guī)劃、學科建設、科研開發(fā)規(guī)劃 年度工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度年度工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度 5、本單位送學校的重要請示、報告及批復、本單位送學校的重要請示、報告及批復 6、與外單位合作、協(xié)作簽訂的重要合同、協(xié)議及形成的材料等、與外單位合作、協(xié)作簽訂的重要合同、協(xié)議及形成的材料等 7、本單位會議記錄、紀要、簡報、信息等、本單位會議記錄、紀要、簡報、信息等 8、本單位組織開展的各

10、項交流（含國際交流）活動的文件材料、本單位組織開展的各項交流（含國際交流）活動的文件材料 9、本單位統(tǒng)計年報及重要資料、本單位統(tǒng)計年報及重要資料 二、檔案工作二、檔案工作啟動學院檔案規(guī)范管理工作啟動學院檔案規(guī)范管理工作（一）歸檔范圍（一）歸檔范圍（永久）（永久） 1 1、本單位年鑒、大事記及機構沿革材料、本單位年鑒、大事記及機構沿革材料 2 2、本單位重要活動照片，歷年畢業(yè)生合影、本單位重要活動照片，歷年畢業(yè)生合影 3 3、正式編輯出版的學術刊物（入出版類）、正式編輯出版的學術刊物（入出版類） 4 4、其他有保存價值的材料（長期或永久）、其他有保存價值的材料（長期或永久） （二）歸檔時間（二）

11、歸檔時間 以上歸檔文件在每年年底整理立卷，錄入檔案管理系統(tǒng)，經學校以上歸檔文件在每年年底整理立卷，錄入檔案管理系統(tǒng)，經學校檔案室檢查合格后裝訂、移交（移交截止時間：次年檔案室檢查合格后裝訂、移交（移交截止時間：次年4月底）月底）（二）人員要求（二）人員要求 明確分管的學院領導，辦公室明確一位扎口負責的檔案工作人員明確分管的學院領導，辦公室明確一位扎口負責的檔案工作人員三、統(tǒng)計工作三、統(tǒng)計工作統(tǒng)計工作的基本任務統(tǒng)計工作的基本任務1 1、認真貫徹執(zhí)行、認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國統(tǒng)計法中華人民共和國統(tǒng)計法和上級和上級相關統(tǒng)計工作法規(guī)條例。相關統(tǒng)計工作法規(guī)條例。2 2、收集、整理、公布我校統(tǒng)計資料，開

12、展統(tǒng)計調查、收集、整理、公布我校統(tǒng)計資料，開展統(tǒng)計調查和統(tǒng)計分析，為學校管理提供科學的決策依據。和統(tǒng)計分析，為學校管理提供科學的決策依據。3 3、及時準確地完成上級下達的統(tǒng)計報表任務。、及時準確地完成上級下達的統(tǒng)計報表任務。三、統(tǒng)計工作三、統(tǒng)計工作統(tǒng)計工作的領導和組織統(tǒng)計工作的領導和組織1 1、明確一位校領導分管學校統(tǒng)計工作、明確一位校領導分管學校統(tǒng)計工作2 2、校長辦公室負責全校統(tǒng)計工作（專職綜合統(tǒng)計干部）、校長辦公室負責全校統(tǒng)計工作（專職綜合統(tǒng)計干部）3 3、統(tǒng)計工作網絡。各單位、部門，特別是人事、教務、統(tǒng)計工作網絡。各單位、部門，特別是人事、教務、學工、科技、實基、計財、資后、基建、圖書

13、、研究學工、科技、實基、計財、資后、基建、圖書、研究生院、繼教院、國教院、工學院等單位要配備兼職統(tǒng)生院、繼教院、國教院、工學院等單位要配備兼職統(tǒng)計人員，并明確一位負責人分管本部門統(tǒng)計工作。計人員，并明確一位負責人分管本部門統(tǒng)計工作。4 4、統(tǒng)計人員保持相對穩(wěn)定。、統(tǒng)計人員保持相對穩(wěn)定。三、統(tǒng)計工作三、統(tǒng)計工作統(tǒng)計人員的職責統(tǒng)計人員的職責1 1、學習、學習中華人民共和國統(tǒng)計法中華人民共和國統(tǒng)計法南京農業(yè)大學統(tǒng)計工南京農業(yè)大學統(tǒng)計工作暫行辦法作暫行辦法，增強責任心，提高統(tǒng)計工作水平。，增強責任心，提高統(tǒng)計工作水平。2 2、校辦統(tǒng)計干部對基層數(shù)據審核把關，匯總填報綜合統(tǒng)計、校辦統(tǒng)計干部對基層數(shù)據審核

14、把關，匯總填報綜合統(tǒng)計報表；分析全校統(tǒng)計資料，公布統(tǒng)計數(shù)據；負責全校統(tǒng)報表；分析全校統(tǒng)計資料，公布統(tǒng)計數(shù)據；負責全校統(tǒng)計工作的業(yè)務指導和組織協(xié)調計工作的業(yè)務指導和組織協(xié)調3 3、各單位統(tǒng)計人員填報上級和學校編制的統(tǒng)計報表，建立、各單位統(tǒng)計人員填報上級和學校編制的統(tǒng)計報表，建立統(tǒng)計臺帳；積累統(tǒng)計資料，隨時向學校提供統(tǒng)計數(shù)據。統(tǒng)計臺帳；積累統(tǒng)計資料，隨時向學校提供統(tǒng)計數(shù)據。三、統(tǒng)計工作三、統(tǒng)計工作綜合統(tǒng)計報表編報程序綜合統(tǒng)計報表編報程序學校接受上級學校接受上級統(tǒng)計報表任務統(tǒng)計報表任務 校辦召集部門校辦召集部門統(tǒng)計人員開展統(tǒng)計人員開展培訓、組織填培訓、組織填報報 部門統(tǒng)計人員部門統(tǒng)計人員填寫報表，并

15、填寫報表，并簽字簽字 部門負責人審部門負責人審核、簽字、單核、簽字、單位蓋章位蓋章 校辦統(tǒng)計人員校辦統(tǒng)計人員審核、匯總，審核、匯總，擬寫報送請示擬寫報送請示 校辦領導校辦領導審核、簽字審核、簽字 分管校領導分管校領導審核、簽發(fā)審核、簽發(fā) 校辦統(tǒng)計校辦統(tǒng)計人員復核人員復核 校辦加蓋校辦加蓋學校公章學校公章 校辦對外報校辦對外報送，同時存檔送，同時存檔 三、統(tǒng)計工作三、統(tǒng)計工作專項統(tǒng)計報表編報程序專項統(tǒng)計報表編報程序職能部門接受職能部門接受上級對口部門上級對口部門布置的統(tǒng)計報布置的統(tǒng)計報表任務表任務主辦職能部門主辦職能部門召集相關部門召集相關部門統(tǒng)計人員開展統(tǒng)計人員開展培訓、組織填培訓、組織填報報

16、 相關部門統(tǒng)計相關部門統(tǒng)計人員填寫報表，人員填寫報表，并簽字并簽字 相關部門負責相關部門負責人審核、簽字、人審核、簽字、單位蓋章單位蓋章 主辦職能部門主辦職能部門統(tǒng)計人員審核、統(tǒng)計人員審核、匯總，擬寫報匯總，擬寫報送請示送請示 主辦職能部主辦職能部門領導審核、門領導審核、簽字、單位簽字、單位蓋章蓋章校辦統(tǒng)計校辦統(tǒng)計人員審核、人員審核、簽字簽字 校辦領導校辦領導審核簽字審核簽字 分管校領分管校領導審核簽導審核簽發(fā)發(fā) 校辦加蓋校辦加蓋學校公章學校公章 主辦職能部主辦職能部門對外報送，門對外報送，存檔存檔 三、統(tǒng)計工作三、統(tǒng)計工作統(tǒng)計工作中存在的主要問題統(tǒng)計工作中存在的主要問題由于部門職能交叉產生的

17、責任不清由于部門職能交叉產生的責任不清對涉及多部門統(tǒng)計任務的推諉對涉及多部門統(tǒng)計任務的推諉不能按時上報統(tǒng)計資料不能按時上報統(tǒng)計資料 （虛報、瞞報、拒報、虛報、瞞報、拒報、遲報、遲報、偽造和篡改偽造和篡改）統(tǒng)計調研和分析工作需要進一步加強統(tǒng)計調研和分析工作需要進一步加強四、保密工作四、保密工作為什么要保密？為什么要保密？應對國家之間競爭應對國家之間競爭（軍事、政治、經濟、科技）（軍事、政治、經濟、科技）應對敵對勢力破壞應對敵對勢力破壞（滲透、策反、分裂、恐怖）（滲透、策反、分裂、恐怖）維護社會穩(wěn)定維護社會穩(wěn)定（國家方針、政策、計劃順利實施，國家機（國家方針、政策、計劃順利實施，國家機關職能活動正

18、常開展）關職能活動正常開展）保密的目的就是：維護國家的安全和利益！四、保密工作四、保密工作我們重點做什么？我們重點做什么？學習宣傳新的學習宣傳新的中華人民共和國保守國家秘密法中華人民共和國保守國家秘密法（20102010）加強文件保密管理。加強文件保密管理。 2006 2006南京農業(yè)大學關于進一步做好黨的文件印發(fā)、南京農業(yè)大學關于進一步做好黨的文件印發(fā)、閱讀和管理工作的規(guī)定閱讀和管理工作的規(guī)定，明確指出：，明確指出：“做好黨的文件印發(fā)、閱讀和管理工作極為重做好黨的文件印發(fā)、閱讀和管理工作極為重要，是各級辦公室的基本職責之一要，是各級辦公室的基本職責之一”。對上級下發(fā)的黨的文件，每年要清退一次，不。對上級下發(fā)的黨的文件，每年要清退一次，不得遺失，不得擅自翻印、復制和匯編黨的文件，要嚴格按照此項規(guī)定做好工作。得遺失，不得擅自翻印、復制和匯編黨的文件，要嚴格按照此項規(guī)定做好工作。加強計算機和網絡管理。加強計算