出口方案跟單設(shè)計

1、光聯(lián)光電公司光纖光纜由口跟單方案摘要：跟單員在國際貿(mào)易中起著舉足輕重的作用，外貿(mào)跟單能對業(yè)務(wù)進程中現(xiàn)實的或潛在的風(fēng)險進行有效的控制，以及產(chǎn)品質(zhì)量上的了解。跟單是指在進出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯等部分或者全部環(huán)節(jié)進行跟蹤或操作，協(xié)助履行合同，湖南光聯(lián)光電科技有限公司作為一個國內(nèi)外銷售兼顧的光纖光纜生產(chǎn)出口商，本文將依據(jù)光纖光纜出口合同設(shè)計具體的跟單流程和操作方法，主要設(shè)計光纖光纜出口跟單問題的解決方案。關(guān)鍵字：出口合同跟單光纖光纜目錄一、引言31.1 光纖光纜發(fā)展現(xiàn)狀31.2 跟單員的重要性3二、光聯(lián)光電科技公司背景介紹3三、光纖光纜

2、出口跟單流程介紹43.1 下達產(chǎn)品合同43.2 下達包裝材料53.3 委托貨代公司訂艙63.4 安排光纜及相關(guān)產(chǎn)品驗貨7四、光纖光纜跟單流程中存在的問題74.1 合同、訂單跟蹤表建立不完整74.2 委托訂艙和出貨地點不合理問題74.3 交貨期不準確、產(chǎn)品質(zhì)量差以及驗貨安排不妥當84.4 光纖光纜產(chǎn)品跟單上技術(shù)欠發(fā)達8五、解決光纖光纜出口跟單問題的方案95.1 仔細核對合同細節(jié)，并合理安排生產(chǎn)95.2 下達的合同包裝資料齊全、最新、及時95.3 準確確認出貨形式與及時安排驗貨105.4 公司應(yīng)擴大光纖光纜生產(chǎn)規(guī)模，提高產(chǎn)業(yè)地位10總結(jié)10參考文獻11一、引言1.1 光纖光纜發(fā)展現(xiàn)狀2014年，全

3、球各地區(qū)對光纖光纜需求都呈現(xiàn)較大幅度增長，印度和南亞相關(guān)地區(qū)高達60%,西歐增長20%,東歐增長13%,北美增長19%。中國原纖維出貨量達23%。根據(jù)CRU分析，2014年中國光纖光纜需求增速8%,下面介紹湖南省光纖光纜月度產(chǎn)量情況分析，如圖所示：時間當月產(chǎn)量（芯千米）當月同比（）2014年03月32740.00-29.31%2014年04月42646.0024.20%2014年05月98346.0045.94%2014年06月122673.00178.37%1.2 跟單員的重要性外貿(mào)企業(yè)的生存和發(fā)展，都是以訂單為主線條的，作為訂單的跟進者，跟單員的工作跨越了整個企業(yè)運作體系的每一個環(huán)節(jié)，湖南

4、光聯(lián)光電科技公司是一家出口光纖光纜的流通性外貿(mào)公司。有利于促進外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化，有利于外貿(mào)業(yè)務(wù)進程中的風(fēng)險控制，有利于交流信息和處理信息。收集來自生產(chǎn)、物流、海關(guān)、商檢等各部門的信息，在履行每一筆合同中，能夠進行有效的處理信息和完成業(yè)務(wù)跟單任務(wù)，本設(shè)計基于光纖光纜相關(guān)產(chǎn)品出口跟單采取的一系列方案。二、光聯(lián)光電科技公司背景介紹湖南光聯(lián)光電科技有限公司專業(yè)生產(chǎn)光纖光纜，2004年通過信息產(chǎn)業(yè)部電信入網(wǎng)許可證書，2008年獲得ADSS和OPGW光纜的許可證書。湖南光聯(lián)作為最早的光纖光纜廠家之一，我們一直追求“質(zhì)量創(chuàng)造品牌，服務(wù)成就我們”的原則，嚴把質(zhì)量關(guān)，從選料到產(chǎn)品生產(chǎn)，注重產(chǎn)品檢驗，確認產(chǎn)

5、品合格，完善產(chǎn)品生產(chǎn)鏈，面對日益多元化的需求，我們研發(fā)的團隊，一直在研究適應(yīng)新型環(huán)境下的光纜，先后完成電力光纜特種光纜（ADSS、OPGW、OPPC、OPLC光纜），礦用阻燃新型光纜（MGTSV、MGXTSV、GYFTZY光纜），野外地埋光纜（GYTA53、GYTY53）等特殊光纜的研發(fā)生產(chǎn)，長期以來，公司憑高品質(zhì)的產(chǎn)品、高素質(zhì)的服務(wù)、以及良好的信譽贏得了廣大的客戶和國內(nèi)外市場。三、光纖光纜出口跟單流程介紹外貿(mào)跟單員按業(yè)務(wù)進程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類，前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止，中程跟單是指跟到裝船清關(guān)為止，全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止。本文以光

6、聯(lián)光電科技有限公司與阿爾巴尼亞客戶TELESYS-ABsh.p.k公司出口光纖光纜相關(guān)產(chǎn)品的合同流程：下達合同一一下達包裝資料一一委托貨代公司訂艙一一安排驗貨一一安排拖柜一一裝箱確認來做詳細說明。3.1 下達產(chǎn)品合同第一，查看公司合同下達的消息，如合同號、PO號、產(chǎn)品品名、工廠、數(shù)量、客人、客戶經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、包裝資料、備注信息記錄。第二，收到合同正本后，仔細認真審核合同內(nèi)容，包括檢查是否有產(chǎn)品經(jīng)理及副經(jīng)理兩個人的簽名，確保合同的有效性。第三，將合同的相關(guān)信息輸入到訂單跟蹤表中，確保其及時性和準確性，方便日后對整個訂單的跟蹤。第四，收到寄回的合同正本后，歸檔并將系統(tǒng)中此合同下達消息刪除圖一：光

7、纜產(chǎn)品訂單跟蹤A客戶E內(nèi)鞘合同C產(chǎn)品名稱D貨號E數(shù)量F合同交期c船期H收購價格£I收購金額名J工廠TELESrS-AEGL2014120201光纜8544700001002014/12/282015/1坐S70.翡37,025,00光聯(lián)光電3.2 下達包裝材料第一，向公司工廠催要確認樣，與客戶部確認是否收到確認樣。第二，催問客戶部提供合同的包裝材料。第三，整頓、審核、理解包裝材料內(nèi)容。第四，把此合同的包裝材料以郵件形式轉(zhuǎn)發(fā)給工廠生產(chǎn)，與其跟單打電話確認是否收到，以便工廠順利安排生產(chǎn)、及包裝。三圖三：商業(yè)發(fā)票HUNANGUANGLIANPHOTOELECTRICIPfTECHNOLOG

8、IESCO.,LTDCOMMERCIALINVOICEPlNd:GL2D14120=301FrcwniAttn：HurtanGijanglianPhiDtoelectricityTechnologieECo_3LidAdd:Nb.3118.WanjialiMddleR<jadLChangsha.Tran,Ctww.410007Mobile二<861862756E2557：*36731酩501765EmBil:srl-ContactPersoTi:Kte.AriesHbsngDate:December2lti.2014Consigiw&rMtn.TELESYS-AB5h.p.

9、kCofttkuv用3n蟲r九HLTirana,AJhsna.Tel:+35542229S31htabte.*39567201ISAlContactPerson:EdmondShytstt«tnDescrlpboniQTYCFDurrnUnitPrdce(USD)CFDurmTotalPriw(LI5D)1F%tiraptcuiMi100*HL2B2Flberopt。cab'140£221.72S311.0W即3Optics1FiberJcantCte.LTB5JS1S.CIDS95D.OO4口印由DiE.tnbidtianBox&Dsn.2oST鼠.005

10、Fib*rOpteSpin*SOS1931rS1.1S8.&06Fib»rOptt50.75315000ToCalAnoirt:US541416dQAmoLrtinMorti±(ln:UEDFORTTONETHOUSANDONEHJhDREDSIXTEENANDFOURTYC34TSONLY.NOTE:1.Thepa/mensterra:CIF口urresPtb&m.Paidby30%T/Tnad例nee.BaLanuTO%before：delraery.ZThepariofLoading:Shangh®1.Clwia.WHh20GPCmtaine

11、r.I3LThepartofDes-tination:Dunes.Albania.%The111meerfdelruery1075werkf但修arfterneeeaingdepisort.3.3 委托貨代公司訂艙第一，向工廠要光纜的木軸包裝的外箱尺寸、毛凈重、貨號時間。第二，對照合同光纜及光纖分路器相關(guān)產(chǎn)品總數(shù)為610PCS,貨代公司確認其出貨形式走一個1*20GP。第三，光聯(lián)光電科技有限公司有自己的工廠，因此確定工廠拖柜地點為光聯(lián)光電工廠地點。同時檢查合同內(nèi)相關(guān)內(nèi)容檢查無誤后，打印合同托運單備份并將托單發(fā)給單證相關(guān)部門及時委托長沙羅世物流貨代托運。圖四：裝箱單<HUNANGUANGU

12、ANPHOTOELECTRIGITVTECHNOLOGIESCO,LTDPACKINGLISTPlNc：GL20H120201DrtJanuaryJSth2015LFrom:Can&igriee:Attn:HunanGuangliafiPhDtcelectricjtyTectn曲或與Co.,Ltdhb31«.WnjiabiM聞11際方他.Hma.Chira.4lO(WMsbie:鑲，照275682酶THErnatl:aresgkftercabte.DomC4rnaciPerwn:Ms,在依血.Ann:TELESYS-ABs.kp.k而“.府QAku二FfttiKiK想穌討函電

13、3tiILT/ara,barn.TeJ：3554222331Mobil*溺6?式I118«1CdniaclPerson:EdmondStti1kmHSCadfePmdLetQTYNrtt(Wfight(阿Huniffp配kw里TotalVoluw1(CB鬧|1354470Fiber/i也回旭六靛三1002250501102r454470000Pib*r印tClMftfi!5EEBia.go3，K«cslFiberJoimOosure光霰安霸直二50115-IfKQSO4rOpticalDisnbiilKMiBox.我1c股燃耙無獨橫工工65rritefSpihSfS韓年號翼

14、聃W451).04&曉177,二算FiberOpcePigjaji五2Q045他您1JW1«n.n3.4 安排光纜及相關(guān)產(chǎn)品驗貨阿爾及利亞客人的貨物都要求客檢，但在安排客檢之前，為了確保貨物質(zhì)量，首先要安排公司自檢。跟單員首先要與工廠確認貨號時間，轉(zhuǎn)達工廠預(yù)檢時間、客檢時間，及時驗貨。安排拖柜：確認合同的拖柜郵件后，與光聯(lián)光電公司工廠確認出貨時間，確認時間后，記錄拖柜出貨時間、實際船期。裝箱確認：按拖柜時間、合同號、裝箱單傳真件與裝柜圖片記錄文件夾，收到裝箱單之后，核對其裝箱數(shù)據(jù)與合同托單的數(shù)據(jù)是否一致，即共為610箱，無溢短裝。四、光纖光纜跟單流程中存在的問題4.1 合同、

15、訂單跟蹤表建立不完整合同是以美金為交易貨幣、合同上標明此合同項下的貨物是需要客檢的、此合同項下的客人是有具體訂艙要求的、并且此合同的客人是有自己指定的貨代等，在實際跟單過程中，我們很容易因為不仔細的原因而漏掉某個信息，導(dǎo)致后期跟單、單證及運輸操作也容易出錯。4.2 委托訂艙和出貨地點不合理問題訂艙前未注意合同的相關(guān)備注，如合同是否為美元合同、是否為商檢產(chǎn)品、貨物所在工廠是否有所更改、光纜光纖是否以混裝、套裝形式來包裝等，導(dǎo)致在委托訂艙中沒有寫明備注，從而使貨運情況出現(xiàn)一系列問題。要求商檢的產(chǎn)品（如木質(zhì)產(chǎn)品等），光纜的包裝是木軸。在出運前未做商檢，海關(guān)查驗時發(fā)現(xiàn)會導(dǎo)致扣留。同時出貨地點不合理，又

16、或者在確認拖柜時間時，沒有及時通知準確變更地點，導(dǎo)致集裝箱重復(fù)來回托運，產(chǎn)生一系列運輸費用。4.3 交貨期不準確、產(chǎn)品質(zhì)量差以及驗貨安排不妥當由于工廠確認的交期不準確，引起我公司的客檢時間不準確，同時在客檢時，工廠光纜產(chǎn)品品質(zhì)有缺陷，出現(xiàn)客檢不合格的情況，又得重新申請客檢時間，產(chǎn)生重驗費，產(chǎn)品返工費。如果是船期很緊，這樣的問題將會導(dǎo)致無法按時出貨，則會引起客戶投訴索賠等問題。同一工廠，未把幾票貨物安排在同一時間驗貨，并且驗貨時間臨時有變動的，沒有及時通知QC調(diào)度員，浪費公司人力、物力、財力。同時相關(guān)合同貨物漏排驗貨，但是出貨時間已經(jīng)確認，導(dǎo)致無法提供驗貨照片、驗貨報告給客人。導(dǎo)致客人無法接受出

17、貨。4.4 光纖光纜產(chǎn)品跟單上技術(shù)欠發(fā)達在產(chǎn)業(yè)鏈上，光聯(lián)光電科技公司并沒有通過打破外國公司在光纖光纜預(yù)制棒上的發(fā)展而導(dǎo)致技術(shù)封鎖，公司未能掌握先進的等離子氣象沉積法制棒技術(shù)，無法降低了生產(chǎn)成本，這樣導(dǎo)致公司從光棒、光纖到光纜和原材料，缺乏完整的產(chǎn)業(yè)鏈。在光纖預(yù)制棒的技術(shù)方面，國內(nèi)的亨通、中天科技和烽火通信，現(xiàn)在都有了光纖預(yù)制棒項目，而富通集團是國內(nèi)首家掌握具有自主知識產(chǎn)權(quán)光纖有預(yù)制棒技術(shù)的企業(yè)，顯然光聯(lián)光電在產(chǎn)品技術(shù)上需要加大發(fā)展力度。光纖光纜在企業(yè)成本競爭上，將會越來越激烈。這也是國內(nèi)企業(yè)開拓市場的原因。五、解決光纖光纜出口跟單問題的方案5.1 仔細核對合同細節(jié)，并合理安排生產(chǎn)在訂艙過程中，

18、如此合同項下的產(chǎn)品是否要求商檢（如木質(zhì)產(chǎn)品），或者是否為美元合同，在備注欄標明：“此合同為美元合同，工廠委托報”，則需在系統(tǒng)托單上體現(xiàn)出來，光聯(lián)光電公司光纖光纜產(chǎn)品木質(zhì)的包裝需要商檢。及時發(fā)行生產(chǎn)計劃，為了掌握各方面的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)各方面的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，有針對性的進行生產(chǎn)。我們以下圖參考合理的安排生產(chǎn)：5.2 下達的合同包裝資料齊全、最新、及時在下達合同包裝資料前，我們一定要對應(yīng)合同號的交貨期、船期、查詢該合同資料是否已經(jīng)全部到位，如果沒有和還欠缺資料的必須催問相關(guān)負責(zé)人，特別是合同交期、船期較緊的。若郵件中有相關(guān)產(chǎn)品描述、產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品要求，者B要存檔在相應(yīng)合同的文件記錄中。與此同時，在此批貨物

19、出運前，必須時刻追蹤是否為最新的包裝資料，若資料已光盤形式提供，在寄工廠時，確保已存檔。嚴格控制合同交期、船期，及時訂艙。在訂艙前，必須明確客人的訂艙要求，如要求出貨的柜型及立方數(shù)的控制。然后一般在合同船期前20天就需要訂艙，需要向工廠詢問相關(guān)合同號的實際外箱尺寸和毛凈重以及工廠預(yù)計船期，如果工廠告知的交貨時間超過了合同要求的船期，則必須及時將情況反饋給相關(guān)部門。下面以光聯(lián)光電公司本次出口客戶舉例說明：光纜光纖訂艙要求立方數(shù)：20GP:28CBM,40GP:58CBM,40HQ:68CBM。一個訂單如果是有整柜也有散貨的要分開托單、訂艙，其次訂艙必須在船期前二周完成。5.3 準確確認出貨形式與及時安排驗貨訂艙前必須根據(jù)產(chǎn)品實際外箱尺寸與毛凈重確定出貨形式，是出整柜還是散貨，一定要合理算柜，一般來說一個20GP的集裝箱，最多能裝28個立方。一個40GP最多能裝58個立方，一個40HQ最多能裝68個立方。如果是不同產(chǎn)品配同一個柜的時候，我們必須要考慮到紙箱之間是否湊箱以及工廠在封箱時是否平整等因素，避免發(fā)生短裝。并且確定好合理的出貨地點，工廠離什么港口近就走哪個港口。還有根據(jù)合同交期、船期，在確保產(chǎn)品質(zhì)量基礎(chǔ)上，及時