商務(wù)公文寫作技巧與規(guī)范

1、商務(wù)公文寫作技巧與規(guī)范培訓商務(wù)公文寫作技巧與規(guī)范培訓商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識常用商務(wù)公文寫作規(guī)范商務(wù)電函寫作規(guī)范商務(wù)寫作原則與技巧一、商務(wù)公文寫作基礎(chǔ)知識1公文的定義2公文的特點3公文的種類4公文常用詞匯5公文結(jié)構(gòu)用語1、公文定義公文是公務(wù)文書的簡稱，它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料。集團發(fā)布的公文管理辦法中的定義：集團公司實施管理和對外進行公務(wù)活動的過程中，所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是貫徹集團發(fā)展目標、開展經(jīng)營業(yè)務(wù)，頒布規(guī)章制度、請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。2、公文特點首先，由法定的作者制成和

2、發(fā)布；其次，無論是事實、數(shù)字還是各種意見、結(jié)論，一旦進入正式公文，就不能任意更改、解釋、否定；第三，公文是機關(guān)、團體、組織開展工作的依據(jù)。權(quán)威性公文的撰寫和處理，從起草到成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等等，都有一套規(guī)范化的制度。另外，公文具有特定的體式。其文體、結(jié)構(gòu)、用紙的尺寸、文件標記都有統(tǒng)一的規(guī)定。規(guī)范性公文是各機關(guān)、團體、組織在公務(wù)管理過程中最經(jīng)常、最大量使用的一種工具。公務(wù)管理的方法很多，而最科學最正規(guī)的方法是利用公文。工具性從行文關(guān)系上劃分有三種。行文是指一個機關(guān)給另一機關(guān)的發(fā)文。下級向它所屬的上級領(lǐng)導機關(guān)的行文，即自下而上的行文。如報告、請示。上級領(lǐng)導機關(guān)給其所屬的下級

3、機關(guān)的行文，即自上而下的行文。 如命令、決定、指示、批復等。同級機關(guān)或者互不隸屬機關(guān)之間的行文。如函是最典型的平行文。下級向它所屬的上級領(lǐng)導機關(guān)的行文，即自下而上的行文。如報告、請示。上級領(lǐng)導機關(guān)給其所屬的下級機關(guān)的行文，即自上而下的行文。 如命令、決定、指示、批復等。同級機關(guān)或者互不隸屬機關(guān)之間的行文。如函是最典型的平行文。上行文上行文下行文下行文平行文平行文3、公文種類3、公文種類從具體的文種來看，根據(jù)2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法 的規(guī)定，有下列13個文種：命令議案決定指示公告通告通知通報報告請示批復函會議紀要3、公文種類根據(jù)2008年集團公司發(fā)布的公文管理辦

4、法，公司目前涉及到的商務(wù)公文為九種：1、決定適用于對重要事項和重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項等。2、意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。3、通知適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文；批轉(zhuǎn)下級單位的公文；傳達要求下級單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免人員 。4、通報適用于發(fā)布規(guī)章制度；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息或者情況。3、公文種類根據(jù)2008年集團公司發(fā)布的公文管理辦法，公司目前涉及到的商務(wù)公文為九種：6、請示適用于向上級單位請求指示、批準的事項。7、批復適用于答復下級單位請示事項

5、。8、函不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題等。請求批準和答復審批事項。5、報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級單位的詢問。適用于記載和傳達會議情況和決定事項。9、會議紀要4、公文格式及常用的詞匯發(fā)文機關(guān)發(fā)文字號標題主發(fā)機關(guān)落款主題詞抄送機關(guān)n發(fā)文機關(guān)發(fā)文字號標題落款抄送機關(guān)主送機關(guān)主題詞5、公文結(jié)構(gòu)用語用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。 一是開頭用語如：為要（盼）、特此通知（報告、函告）等。 二是結(jié)尾用語如：為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。 三是過渡用語如：經(jīng)、已

6、經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。 四是經(jīng)辦用語有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該；等等。 五是稱謂用語二、常用商務(wù)公文寫作規(guī)范1請示2報告3通知4函5會議紀要1、請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標題（機關(guān)+事由+文種、事由+文種）如：關(guān)于開展上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示主送機關(guān)（只有一個主送機關(guān)，不能多頭請示，不要越級請示） 正文 請示緣由+請示事項（一文一事）結(jié)語（妥否，請批示；當否，請批準為荷） 單位 成文時間1、請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法一、要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中；二、要做到材料真實，不要為了讓上級領(lǐng)導批準而虛構(gòu)情況，也不要

7、因為沒能認真調(diào)查而片面地擺情況，提問題；三、要理由充分，請示事項要明確、具體；四、要語氣平實，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。 撰寫請示應注意的問題 ：2、報告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標題（機關(guān)+事由+文種、事由+文種）如：公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的報告主送機關(guān)（可以一個，也可多個） 正文 開頭：（交待緣由、目的、意義、依據(jù)） 主體： （陳述說明報告事項） 結(jié)語 （特此報告、專此報告、以上報告請審閱） 單位 成文時間2、報告的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法一、嚴格使用文種，尤其應當注意不要與請示混用。報告事項不得夾帶請示事項，否則會因“報告”不需批復而影響請示事項的處理和

8、解決。二、材料要真實。向上級機關(guān)匯報工作應該本著實事求是的態(tài)度，如實匯報。無論是成績還是失誤，都應該全面、真實地反映，不能只報喜不報憂，也不能夸大和虛構(gòu)。上報的公文應該在調(diào)查研究、全面掌握本單位情況的基礎(chǔ)上撰寫。三、主旨鮮明。報告的內(nèi)容，一般涉及的面寬而且復雜，很容易寫的篇幅較長而又重點不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫時，力求寫的觀點鮮明，條理清楚、簡潔、深刻。 撰寫報告應注意的問題 ：區(qū)別報告請示性質(zhì)不同陳述性公文呈批性公文行文目的不同在于匯報工作，反映情況，提出意見和建議，回簽上級機關(guān)詢問為解決某一問題，請示某一問題，請示上級指示或批準行文時間不同工作結(jié)束后或進行中必須在事前行文，不

9、得先斬后奏主送機關(guān)不同旨在為上級提供信息，允許多頭主送是向上級請示批示或批準，只能寫一個主送機關(guān)事項的多少不同可以是一件事，如專題報告，或多件事，如綜合報告必須遵循“一文一事”的原則答復的形式不同不要求上級回復要求上級及時批復回文，給予明確答復。請示與報告的區(qū)別3、通知的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標題（機關(guān)+事由+文種、事由+文種、文種）如：通 知正文 （一般寫法）通知的緣由、根據(jù)通知事項執(zhí)行要求 結(jié)語 （特此通知） 單位 成文時間 寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。 通知種類3、通知的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知批示性通知知照性通知事務(wù)性通知任免、聘

10、用通知4、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標題：發(fā)函用關(guān)于XXXX的函 復函用關(guān)于XXXX的復函 正式公函，應在標題下方標注發(fā)文字號。主送單位：發(fā)函可多頭，復函主送來函單位。正文：開頭發(fā)函說明緣由、目的，商洽工作、情況交代清； 復函引述來函日期、發(fā)文號做起首語，表明收到函。 主體-發(fā)函寫清商洽、詢問、請求的事項， 明確具體； 復函要針對來函事項逐一鄭重作答，不能回避不答。 結(jié)尾-發(fā)函用“盼復”、“請回復”、“專此函達” 復函用“特此復函”、“此復”發(fā)文單位和日期：同公文，有的加蓋公章，有的寫明抄送單位。撰寫函件應注意的問題 4、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行

11、機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進行。 請示和函都有請求批準的功能，但由于行文方向不同，則要使用不同的文種。 請示：則用于有隸屬關(guān)系的上下級機關(guān)之間，下級機關(guān)用請示向上級機關(guān)行文請求指示批準重要事項。 函：主要用于平級單位之間、不相隸屬單位之間以及有業(yè)務(wù)上的主管和被主管關(guān)系的單位之間的工作往來。 如：關(guān)于購置*設(shè)備的請示 *公司關(guān)于與*單位建立合作關(guān)系的函請示與報告的區(qū)別4、

12、會議紀要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法會議紀要的特點1、會議紀要屬于會議文件它需記錄會議情況和議定事項，凡不屬于會議內(nèi)容不能寫入會議紀要。撰寫人要根據(jù)會議客觀實際行文，不可以擅自增刪會議內(nèi)容。第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。2、會議紀要與會議記錄的區(qū)別 第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 4、會議紀要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法會議紀要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。1、前言首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后

13、用“現(xiàn)將這次會議研究的幾個問題紀要如下：”或“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下：”等語句轉(zhuǎn)入下文。這項內(nèi)容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。2、主體是會議紀要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。3、結(jié)尾屬于選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結(jié)束。在具體寫法上，不同類型的會議紀要，寫法也有不同。決議型紀要，主要根據(jù)中心議題，著重把會議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。綜合性紀要，主體內(nèi)容則

14、側(cè)重于突擊會議的指導思想，全面介紹會議的基本情況。4、會議紀要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法撰寫會議紀要應當注意的兩個問題： 一是概括要全面，要如實反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達能力。這樣，表述上才能做到重點突擊，條理清晰，文字簡練。 三、商務(wù)電函寫作規(guī)范1商務(wù)電子郵件格式與寫作要求2商務(wù)傳真格式及寫作要求4、商務(wù)電子郵件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法電子郵件，又稱電子函件或電子信函。密件抄送欄主題欄附件欄正文欄收件人欄抄送欄商務(wù)電子郵件實例n 4、商務(wù)電子郵件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法標準傳真主要組成傳真版頭傳真發(fā)送的單位、部門或

15、個人（To）發(fā)傳真的日期（Date)、傳真號（Fax No.） 傳真正文 標題發(fā)傳真的單位、部門或個人（From）頁數(shù)（Page）傳真主題（Subject）稱呼正文結(jié)束語署名4、商務(wù)電子郵件、傳真的的禮儀規(guī)范1、主題要明確一個電子郵件或傳真，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件或傳真一目了然了。2、語言要流暢書寫內(nèi)容要便于閱讀，就要以語言流暢為要。語氣語調(diào) ：真誠、直接、禮貌、簡潔、精確，盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。3、內(nèi)容要簡潔現(xiàn)代的商務(wù)人士時間極為寶貴，所以內(nèi)容應當簡明扼要，愈短愈好。若涉及內(nèi)容

16、較多，需要增加附件，應將重點內(nèi)容歸納總結(jié)，在正文中引用，方便收件人閱讀。 4、仔細填寫收件人地址收件人須與正文內(nèi)容密切相關(guān)；若是郵件多為內(nèi)部工作匯報，須發(fā)送至直屬主管或相關(guān)人員；公司內(nèi)部慎用群發(fā)功能（如：收件人：惠生公司全體、惠生工程全體）。若是傳真必須將收件部門及個人填寫清楚。5、郵件、傳真必須使用公司統(tǒng)一模板 6、認真檢查校對郵件、傳真寫完之后，最基本是要確保拼寫和語法正確，檢查所提供的事實，數(shù)據(jù)等是否有錯。 7、回復應迅速及時，避免耽誤工作四、商務(wù)寫作原則與技巧1商務(wù)公文寫作技巧具體內(nèi)容具體明確，特別是要求對方答復或者對以后的交往產(chǎn)生影響的函電。體諒為對方著想，站在對方的立場。尤其是在起草商務(wù)函電時，始終應該以對方的觀點來看問題，多多使用對方較易理解的用語，溝通才會卓有成效。禮 貌文字表達的預期上應表現(xiàn)職業(yè)修養(yǎng)，客氣而得體。最重要的禮貌是及時回復對方，坦誠以待。文章結(jié)