物業(yè)檔案管理培訓(xùn)課件

1、雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司行政中心行政中心20222022年年5 5月月2525日日檔案管理學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)習(xí)雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學(xué)習(xí)雅居樂地產(chǎn)置業(yè)有限公司檔案管理學(xué)習(xí)三個(gè)基本問題三個(gè)基本問題 什么是檔案什么是檔案123第一章第一章 什么是檔案什么是檔案檔案：是公司現(xiàn)行使用完畢或告一段落的具有保存價(jià)值的并保存?zhèn)洳榈奈募牧稀?.1、檔案的定義、檔案的定義 是文件材料是文件材料 是使用完畢或告是使用完畢或告一段落的文件材料一段落的文件材料 是具有保存價(jià)值是具有保存價(jià)值的文件材料的文件材料123 是保存?zhèn)洳榈奈氖潜４鎮(zhèn)洳榈奈募牧霞牧?第一章第一章 什么是檔案什么是檔案

2、文件：公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接產(chǎn)生和形 是信息記錄材料是信息記錄材料載體形式多樣載體形式多樣原生性和相關(guān)性原生性和相關(guān)性內(nèi)容極其豐富內(nèi)容極其豐富實(shí)質(zhì)是信息實(shí)質(zhì)是信息 是各種載體形式的是各種載體形式的 是公司直接產(chǎn)生和形成的是公司直接產(chǎn)生和形成的 是各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的是各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的1.2、文件的定義、文件的定義成的各種載體形式的信息記錄材料。第一章第一章 什么是檔案什么是檔案1.3、文件與檔案的關(guān)系、文件與檔案的關(guān)系文文件件檔檔案案整理歸檔整理歸檔具有保存價(jià)值具有保存價(jià)值使用完畢或告一段落使用完畢或告一段落半現(xiàn)行文件半現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件非現(xiàn)行文件現(xiàn)行文件現(xiàn)行文件文件生命周期文件生

3、命周期形成者形成者部門資料室部門資料室項(xiàng)目檔案室項(xiàng)目檔案室100%1070%310%第一章第一章 什么是檔案什么是檔案1.4、對(duì)檔案定義的理解、對(duì)檔案定義的理解形形式式依依附附載載體體保管保管！電子時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)電子時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)信息與實(shí)體分離信息與實(shí)體分離前端控制前端控制包包含含信信息息內(nèi)內(nèi)容容保密保密過程管理過程管理方方式式變變革革第一章第一章 什么是檔案什么是檔案1.5、檔案基本分類、檔案基本分類行政管理行政管理財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)管理綜合管理類綜合管理類其它類其它類檔檔 案案 基基 本本 分分 類類經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)營(yíng)管理營(yíng)銷管理營(yíng)銷管理多種經(jīng)營(yíng)多種經(jīng)營(yíng)技術(shù)類技術(shù)類物業(yè)管理物業(yè)管理基建工程基建工程設(shè)備

4、儀器設(shè)備儀器特殊載體特殊載體第二章第二章 為什么要管好檔案為什么要管好檔案2.1、檔案的直接作用、檔案的直接作用 記錄公司歷史記錄公司歷史 著錄公司資產(chǎn)著錄公司資產(chǎn) 維系公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)維系公司正常運(yùn)轉(zhuǎn) 保護(hù)公司合法權(quán)益保護(hù)公司合法權(quán)益1234憑證作用憑證作用參考作用參考作用第二章第二章 為什么要管好檔案為什么要管好檔案2.2、檔案在管理活動(dòng)中的價(jià)值體現(xiàn)、檔案在管理活動(dòng)中的價(jià)值體現(xiàn)決策決策計(jì)劃計(jì)劃組織組織領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新創(chuàng)新控制控制倫理倫理文化文化信息信息檔檔案案P(plan)D(do)C(check)A(again)第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.0.1檔案管理的基本原則檔案管理的基本原則 集中

5、統(tǒng)一管理本公司全部檔案集中統(tǒng)一管理本公司全部檔案 維護(hù)檔案完整與安全維護(hù)檔案完整與安全 便于各項(xiàng)工作的利用便于各項(xiàng)工作的利用123第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.0.2檔案工作結(jié)構(gòu)展開圖檔案工作結(jié)構(gòu)展開圖部門部門文員文員DAGL人員人員指導(dǎo)監(jiān)督檢查指導(dǎo)監(jiān)督檢查檔案工作檔案工作第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.1.1檔案管理體系和機(jī)構(gòu)檔案管理體系和機(jī)構(gòu)集團(tuán)綜合集團(tuán)綜合DAS項(xiàng)目綜合項(xiàng)目綜合DAS區(qū)域綜合區(qū)域綜合DAS部門部門ZLS部門部門ZLS集團(tuán)行政中心集團(tuán)行政中心區(qū)域行政中心區(qū)域行政中心項(xiàng)目行政人事部項(xiàng)目行政人事部部部 門門部部 門門三層架構(gòu)雙線管理三層架構(gòu)雙線管理工程工程ZLS工程部

6、工程部 表示領(lǐng)導(dǎo)表示領(lǐng)導(dǎo) 表示指導(dǎo)表示指導(dǎo) 表示虛擬表示虛擬 機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案 主管領(lǐng)導(dǎo)主管領(lǐng)導(dǎo) 行政管理部門行政管理部門 檔案主管檔案主管3.1.2檔案管理崗位和職責(zé)檔案管理崗位和職責(zé) 檔案管理員檔案管理員工程資料員工程資料員部門文員部門文員納入規(guī)劃納入規(guī)劃解決關(guān)鍵解決關(guān)鍵協(xié)調(diào)發(fā)展協(xié)調(diào)發(fā)展擬訂規(guī)劃擬訂規(guī)劃提供條件提供條件創(chuàng)造環(huán)境創(chuàng)造環(huán)境制定計(jì)劃制定計(jì)劃樹立標(biāo)準(zhǔn)樹立標(biāo)準(zhǔn)檢查指導(dǎo)檢查指導(dǎo)提升業(yè)務(wù)提升業(yè)務(wù)抓住頭尾抓住頭尾控制過程控制過程圖紙管理圖紙管理竣工驗(yàn)收竣工驗(yàn)收貫徹標(biāo)準(zhǔn)貫徹標(biāo)準(zhǔn)開展業(yè)務(wù)開展業(yè)務(wù)基層指導(dǎo)基層指導(dǎo)執(zhí)行制度執(zhí)行制度整理文件整理文件保管保密保管保密第三章 怎樣

7、管好檔案怎樣管好檔案3.1.3檔案行政工作職能檔案行政工作職能統(tǒng)籌檔案事務(wù)，規(guī)劃目標(biāo)和發(fā)展方向統(tǒng)籌檔案事務(wù)，規(guī)劃目標(biāo)和發(fā)展方向制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定、維護(hù)、實(shí)施制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定、維護(hù)、實(shí)施施加外部壓力（職責(zé)考核）施加外部壓力（職責(zé)考核）/激發(fā)內(nèi)部動(dòng)力（示范）激發(fā)內(nèi)部動(dòng)力（示范）以目標(biāo)為導(dǎo)向的過程控制（報(bào)表巡查）以目標(biāo)為導(dǎo)向的過程控制（報(bào)表巡查）標(biāo)準(zhǔn)指引和行為修正（培訓(xùn)總結(jié)咨詢）標(biāo)準(zhǔn)指引和行為修正（培訓(xùn)總結(jié)咨詢）第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案銷毀銷毀清退清退暫存暫存歸檔歸檔無保存價(jià)值無保存價(jià)值有保存價(jià)值有保存價(jià)值有清退要求有清退要求文文件件處處理理方方式式超過保管期限超過保管期限有參考價(jià)

8、值有參考價(jià)值重份文件重份文件3.2.1文件處理方式文件處理方式視視情情況況酌酌定定二次利用需二次利用需判斷保密性判斷保密性權(quán)威性（紅權(quán)威性（紅頭紅章）用頭紅章）用途（報(bào)批對(duì)途（報(bào)批對(duì)外）等因素外）等因素二次利用二次利用出賣出賣積累收集整理積累收集整理積累收集清理積累收集清理回復(fù)及外單位回復(fù)及外單位重份文件重份文件第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.2文件管理工作要點(diǎn)文件管理工作要點(diǎn)要素要素 責(zé)任者責(zé)任者時(shí)間時(shí)間要要 求求標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)/ /范圍范圍積累積累 形成者形成者隨時(shí)隨時(shí)及時(shí)及時(shí) 完整完整工作范圍內(nèi)形成的工作范圍內(nèi)形成的所有文件所有文件收集收集文員文員定時(shí)定時(shí)及時(shí)及時(shí) 齊全齊全 完整完整

9、系統(tǒng)系統(tǒng)整理整理文員文員隨時(shí)隨時(shí)+ +定時(shí)定時(shí)齊全齊全 完整完整 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 系統(tǒng)系統(tǒng) 規(guī)范規(guī)范綜合類整理規(guī)范綜合類整理規(guī)范技術(shù)類整理規(guī)范技術(shù)類整理規(guī)范歸檔歸檔文員文員隨時(shí)隨時(shí)+ +定時(shí)定時(shí)及時(shí)及時(shí) 完整完整歸檔辦法歸檔辦法第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.3綜合類文件整理綜述綜合類文件整理綜述按件整理，按卷裝盒按件整理，按卷裝盒 整理時(shí)間、地點(diǎn)方便靈活整理時(shí)間、地點(diǎn)方便靈活 方式簡(jiǎn)潔，減少工作量方式簡(jiǎn)潔，減少工作量 便于利用，有利保密便于利用，有利保密123優(yōu)優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)有保存價(jià)值，屬歸檔范圍有保存價(jià)值，屬歸檔范圍 件：具有完件：具有完整、獨(dú)立意思整、獨(dú)立意思表達(dá)的文件基表達(dá)的文件基本整理單位

10、本整理單位 卷：具有內(nèi)卷：具有內(nèi)在邏輯聯(lián)系的在邏輯聯(lián)系的件的集合及基件的集合及基本保管單位本保管單位第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.4綜合類文件整理程序綜合類文件整理程序定件定件裝訂裝訂分類分類排列排列編號(hào)編號(hào)編目編目裝盒裝盒自然件自然件組合件組合件（規(guī)格）（規(guī)格）原裝原裝訂裝訂裝線裝線裝粘裝粘裝年年 度度（大）（大）問題問題保管期限保管期限問問 題題時(shí)時(shí) 間間全全 宗宗 號(hào)號(hào)年年 度度保管期限保管期限件件 號(hào)號(hào)問問 題題件件 號(hào)號(hào)責(zé)任者責(zé)任者文文 號(hào)號(hào)題題 名名日日 期期頁(yè)頁(yè) 數(shù)數(shù)備備 注注封封 面面盒盒 脊脊備考表備考表第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案全宗號(hào)全宗號(hào)年度年度室編件號(hào)室

11、編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問題機(jī)構(gòu)或問題保管期限保管期限館編件號(hào)館編件號(hào)3.2.5歸檔章填寫示例歸檔章填寫示例A200710.1.011第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.6歸檔文件目錄填寫示例歸檔文件目錄填寫示例件號(hào)件號(hào)責(zé)任者責(zé)任者文號(hào)文號(hào)題名題名日期日期頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù)備注備注1地產(chǎn)置業(yè)雅集行中20072號(hào)關(guān)于“推選2006年度優(yōu)秀經(jīng)理候選人”事宜 200701122含附件第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.7檔案盒封面脊背及備考表填寫示例檔案盒封面脊背及備考表填寫示例全宗號(hào)全宗號(hào)年度年度保管期限保管期限機(jī)構(gòu)（問題）機(jī)構(gòu)（問題）起起止止件件號(hào)號(hào)室室館館盒號(hào)盒號(hào) 本卷為2007年?duì)I業(yè)執(zhí)照變更資料，共10件

12、，10頁(yè)。A200710.1.01起止件號(hào)1-1001盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件情況說明整理人：歐瑩整理人：歐瑩（手簽）2007年年3月月20日日檢查人：郭杰檢查人：郭杰（手簽）第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.8工程類文件整理概覽工程類文件整理概覽階段階段工程前期文件工程前期文件工程竣工文件工程竣工文件工程竣工驗(yàn)工程竣工驗(yàn)收文件收文件立項(xiàng)審批立項(xiàng)審批勘測(cè)勘測(cè)設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)施工施工竣工圖竣工圖監(jiān)理監(jiān)理責(zé)任者責(zé)任者 建設(shè)單位建設(shè)單位勘測(cè)勘測(cè) 單位單位設(shè)計(jì)設(shè)計(jì) 單位單位施工單位施工單位監(jiān)理監(jiān)理 單位單位建設(shè)單位建設(shè)單位職能職能全過程全過程收集、整理、歸檔收集、整理、歸檔全過程全過程標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn) 1.遵照

13、所在地城建檔案規(guī)范遵照所在地城建檔案規(guī)范 2.結(jié)合相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合相關(guān)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 3.參考公司參考公司工程文件歸檔管理規(guī)定工程文件歸檔管理規(guī)定 4.圖紙依據(jù)圖紙依據(jù)技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.9技術(shù)類文件整理程序技術(shù)類文件整理程序組卷組卷排列排列編目編目裝訂裝訂原則原則要求要求方法方法卷內(nèi)卷內(nèi)案卷案卷頁(yè)號(hào)頁(yè)號(hào)封面封面目錄目錄備考表備考表皮裝皮裝盒裝盒裝夾裝夾裝第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.2.10文件歸檔辦法文件歸檔辦法要素要素目標(biāo)目標(biāo)方法方法/ /措施措施歸檔范圍歸檔范圍齊全：數(shù)量而言整個(gè)公司完整流程完整：每一份歸檔文件內(nèi)容完整

14、了解流程熟悉范圍歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間定時(shí)限時(shí)隨時(shí)熟悉計(jì)劃把握重點(diǎn)歸檔份數(shù)歸檔份數(shù)一份/多份價(jià)值性實(shí)用性結(jié)合質(zhì)量審核質(zhì)量審核準(zhǔn)確：最終版本簽字蓋章手續(xù)完備清晰：表面清潔字跡線條清晰規(guī)范：經(jīng)過系統(tǒng)整理耐久：載體書寫材料金屬物過程控制培訓(xùn)示范第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.3.1檔案分類辦法檔案分類辦法分類原則：分類原則： 以全部檔案為對(duì)象以全部檔案為對(duì)象 依據(jù)管理職能依據(jù)管理職能 結(jié)合內(nèi)容及形成特點(diǎn)結(jié)合內(nèi)容及形成特點(diǎn) 保持有機(jī)聯(lián)系保持有機(jī)聯(lián)系 便于管理和開發(fā)利用便于管理和開發(fā)利用基基于于核核心心業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)的的職職能能分分類類第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.3.2檔案編號(hào)辦法檔案編號(hào)辦法全宗號(hào)全宗

15、號(hào)+分類號(hào)（一級(jí)類目分類號(hào)（一級(jí)類目+二級(jí)類目二級(jí)類目+三級(jí)類目）三級(jí)類目）+件號(hào)件號(hào)/卷號(hào)卷號(hào)檔號(hào)構(gòu)成：檔號(hào)構(gòu)成：從從1開始開始編流水號(hào)編流水號(hào)兩位數(shù)字兩位數(shù)字從從0199八分制先八分制先18再再9198十進(jìn)位制十進(jìn)位制從從09大寫英文大寫英文字母表示字母表示 注：綜合注：綜合管理類、特管理類、特殊載體類檔殊載體類檔案用以表示案用以表示件號(hào)，技術(shù)件號(hào)，技術(shù)類用以表示類用以表示卷號(hào)卷號(hào)第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.3.3檔案編號(hào)示例檔案編號(hào)示例A.0.1.011件號(hào)件號(hào)表示第表示第1件件三級(jí)類目三級(jí)類目表示機(jī)構(gòu)管理表示機(jī)構(gòu)管理二級(jí)類目二級(jí)類目表示行政綜合表示行政綜合一級(jí)類目一級(jí)類目表示行

16、政管理表示行政管理全宗號(hào)全宗號(hào)表示集團(tuán)本部表示集團(tuán)本部 綜合管理綜合管理類特殊載體類類特殊載體類檔號(hào)需與年度檔號(hào)需與年度及保管期限結(jié)及保管期限結(jié)合使用合使用第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.4.1檔案庫(kù)房管理辦法檔案庫(kù)房管理辦法原原 則則以防為主，防治結(jié)合，嚴(yán)格日常管理要要 求求防盜放火防潮防蟲防鼠措措 施施門窗緊固 庫(kù)房嚴(yán)入 嚴(yán)禁明火安全用電置滅火器禁水沖地 置除濕機(jī)放置藥品禁堆雜物 勤關(guān)門窗要要 求求防塵防高溫防強(qiáng)光防輻射防有害氣體措措 施施清潔掃除 門窗緊固置空調(diào)器 置溫濕度計(jì)外窗遮陽(yáng)遠(yuǎn)輻射源 置防磁柜遠(yuǎn)離污染源裝具布置裝具布置與墻間隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法排架方法從里到

17、外、從左到右、從上到下溫濕度溫濕度溫度14-24，濕度45%-60% ，日記年結(jié)第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.4.2檔案庫(kù)房布置示意圖檔案庫(kù)房布置示意圖門門窗窗表示不小表示不小于于60cm60cm庫(kù)房要求：庫(kù)房要求： 功能分區(qū)，輕重有別，標(biāo)識(shí)清晰； 新建房宜等三個(gè)月，裝修房宜等一個(gè)月后搬入； 選擇干燥樓層，不宜設(shè)在地下室、頂層或平房； 遠(yuǎn)易燃易爆物和污染源1234第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.5.1檔案鑒定銷毀辦法檔案鑒定銷毀辦法直接價(jià)值鑒定法直接價(jià)值鑒定法方法方法5-105-10年一次年一次頻率頻率申請(qǐng)鑒定申請(qǐng)鑒定成立鑒定小組成立鑒定小組 價(jià)值鑒定價(jià)值鑒定形成鑒定報(bào)告形成鑒定報(bào)告

18、 銷毀銷毀審批同意審批同意審批同意審批同意留存留存1-21-2年年鑒定銷毀程序鑒定銷毀程序后續(xù)工作后續(xù)工作內(nèi)容內(nèi)容來源來源完整程度完整程度載體形式載體形式第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.6.1檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系方案方案 調(diào)查調(diào)查 整理整理 分析分析程序程序第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.6.2檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析U=（U1+V1）/（U2+V2）100% 第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.7.1檔案利用概述檔案利用概述樹立服務(wù)意識(shí)樹立服務(wù)意識(shí)利用前提利用前提配備服務(wù)設(shè)施配備服務(wù)設(shè)施建立檢索體系建立檢索體系主動(dòng)性主動(dòng)性利用要求利用要求針對(duì)性針對(duì)性及時(shí)性及時(shí)性多

19、元化多元化保密性保密性熟悉館藏，了解需求熟悉館藏，了解需求用戶分類，需求分析用戶分類，需求分析熟悉流程，前端介入熟悉流程，前端介入方式多元，內(nèi)容多元方式多元，內(nèi)容多元用戶分類，秘密分級(jí)用戶分類，秘密分級(jí)在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，以恰當(dāng)?shù)姆绞?，在恰?dāng)?shù)臅r(shí)間，以恰當(dāng)?shù)姆绞?，將恰?dāng)?shù)臋n案提供給恰當(dāng)?shù)挠脩魧⑶‘?dāng)?shù)臋n案提供給恰當(dāng)?shù)挠脩衾米谥祭米谥嫉谌?怎樣管好檔案怎樣管好檔案利用方式利用方式提供原始檔案提供原始檔案提供一次信息提供一次信息提供二次信息提供二次信息閱覽閱覽出借出借復(fù)制供應(yīng)復(fù)制供應(yīng)電話查檔電話查檔網(wǎng)絡(luò)查詢網(wǎng)絡(luò)查詢咨詢咨詢編研編研3.7.2檔案利用方式檔案利用方式第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.

20、7.3檔案利用需求分析檔案利用需求分析利用人員利用人員決策人員中基層管理人員工程技術(shù)人員利用范圍利用范圍綜合性、可靠性強(qiáng)，涉及面廣具體詳盡實(shí)用性強(qiáng)的信息針對(duì)性強(qiáng)內(nèi)容具體利用內(nèi)容利用內(nèi)容政策性和分析論證文件，決策方案決策依據(jù)反饋意見等工作關(guān)聯(lián)度高的內(nèi)部信息項(xiàng)目專業(yè)信息、標(biāo)準(zhǔn)化文件、專利等利用時(shí)間利用時(shí)間緊急（針對(duì)性強(qiáng)篩選加工信息密度高）綜合迅速及時(shí)利用方式利用方式委托（適合主動(dòng)上門服務(wù)）綜合綜合第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.7.4檔案利用審批程序檔案利用審批程序要素要素部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人行政負(fù)責(zé)人行政負(fù)責(zé)人 主管副總裁（區(qū)域主管副總裁（區(qū)域/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）普通普通 秘密秘密 機(jī)

21、密絕密機(jī)密絕密 內(nèi)部利用內(nèi)部利用要素要素對(duì)口部門負(fù)責(zé)人對(duì)口部門負(fù)責(zé)人行政負(fù)責(zé)人行政負(fù)責(zé)人 主管副總裁（區(qū)域主管副總裁（區(qū)域/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）普通普通 秘密秘密 （集團(tuán)（集團(tuán) 行政中心負(fù)責(zé)人）行政中心負(fù)責(zé)人） 機(jī)密絕密機(jī)密絕密 外部利用外部利用第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.8.1檔案保密辦法檔案保密辦法整理整理按件整理，便于利用按件整理，便于利用保管保管嚴(yán)守庫(kù)房嚴(yán)守庫(kù)房、重點(diǎn)監(jiān)控重點(diǎn)監(jiān)控、專題索引專題索引、調(diào)整密級(jí)調(diào)整密級(jí)利用利用利用審批利用審批、勤于監(jiān)督勤于監(jiān)督、出借謹(jǐn)慎出借謹(jǐn)慎、及時(shí)歸還及時(shí)歸還過過程程保保密密人員保密人員保密樹立保密意識(shí)樹立保密意識(shí)牢記保密要?jiǎng)?wù)（牢記保密要?jiǎng)?wù)（422422）簽定保密協(xié)議簽定保密協(xié)議泄密必將追究泄密必將追究把好門、守住口、記于心把好門、守住口、記于心第三章 怎樣管好檔案怎樣管好檔案3.9.1設(shè)備檔案管理概覽設(shè)備檔案管理概覽范圍范圍原則原則整理整理歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間 歸檔份數(shù)歸檔份數(shù)1.滿足固定資產(chǎn)額度 2 .購(gòu)置安裝調(diào)試使用維護(hù)改造報(bào)廢全過程資料四同步： 1.申報(bào)與預(yù)立卷同步 2.開箱與隨機(jī)資料歸檔同步 3.驗(yàn)收與