特殊載體檔案整理課件

1、 2010年80特殊載體檔案的整理特殊載體檔案的整理 第一步第一步 分載體分載體 將特殊載體檔案按不同載體分成：照片（底片）、錄音、將特殊載體檔案按不同載體分成：照片（底片）、錄音、錄像、光盤、磁盤（硬盤）、證書、獎狀、獎杯、錦旗等類。錄像、光盤、磁盤（硬盤）、證書、獎狀、獎杯、錦旗等類。分類要根據(jù)各單位實際情況來定，并在分類方案中標(biāo)明類別分類要根據(jù)各單位實際情況來定，并在分類方案中標(biāo)明類別代號，如：照片為代號，如：照片為“1”，錄音為，錄音為“2” 、錄像為、錄像為“3”，光盤為，光盤為“4”， 證書為證書為“5”。 照片照片 底片底片 錄音帶錄音帶 錄像帶錄像帶 光盤光盤 計算機(jī)磁帶計算機(jī)

2、磁帶2010年81 第二步第二步 初步整理初步整理 特殊載體檔案一般在歸檔過程中容易受污和破損，因此特殊載體檔案一般在歸檔過程中容易受污和破損，因此要進(jìn)行檢驗、清潔、修正。照片印制質(zhì)量要高，底片與照片要進(jìn)行檢驗、清潔、修正。照片印制質(zhì)量要高，底片與照片要同時收集，一個單位內(nèi)的照片規(guī)格要相對統(tǒng)一，常用要同時收集，一個單位內(nèi)的照片規(guī)格要相對統(tǒng)一，常用5寸或寸或 7寸。有條件的單位要將歸檔照片進(jìn)行掃描，實現(xiàn)數(shù)字化保存。寸。有條件的單位要將歸檔照片進(jìn)行掃描，實現(xiàn)數(shù)字化保存。錄音、錄像帶歸檔時要轉(zhuǎn)換成常用的格式，并進(jìn)行播放檢測。錄音、錄像帶歸檔時要轉(zhuǎn)換成常用的格式，并進(jìn)行播放檢測。 照片掃描照片掃描 錄

3、像帶整理、檢測錄像帶整理、檢測 數(shù)碼照片刻錄光盤數(shù)碼照片刻錄光盤 印出代表性照片印出代表性照片 2010年82 獎狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、獎狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。保養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。 2010年83 第三步第三步 分類整理分類整理 1照片檔案的整理照片檔案的整理 （1）紙質(zhì)照片的整理）紙質(zhì)照片的整理 照片的分類：照片的分類： 一是按年度一是按年度問題進(jìn)行分類：問題進(jìn)行分類：例：例：2005年年 黨群類黨群類 行政類行政類 業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類 2006年年 黨群類黨群類 行政類

4、行政類 業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類 二是按問題二是按問題年度進(jìn)行分類：年度進(jìn)行分類：例：黨群類例：黨群類 2005年年 2006年年 行政類行政類 2005年年 2006年年 業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類 2005年、年、2006年年 分類方案應(yīng)保持前后一致，選定一種方法后不應(yīng)隨意變分類方案應(yīng)保持前后一致，選定一種方法后不應(yīng)隨意變動。問題的設(shè)置各單位視情而定，建議不要分得過細(xì)。動。問題的設(shè)置各單位視情而定，建議不要分得過細(xì)。 2010年84 照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類方法而采取不同照片的組卷：根據(jù)照片不同的分類方法而采取不同的組卷方法。的組卷方法。 按年度按年度問題進(jìn)行分類的，則將照片按年度分開，一問題進(jìn)行分類的，則將

5、照片按年度分開，一個年度中形成的所有照片對應(yīng)分類方案按問題分成若干類，個年度中形成的所有照片對應(yīng)分類方案按問題分成若干類，如上述的黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類，依次放入照相冊中組成如上述的黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類，依次放入照相冊中組成一卷（冊），若照片多的可組成二卷（冊）、三卷（冊）。一卷（冊），若照片多的可組成二卷（冊）、三卷（冊）。一個類里的照片一般按時間先后依次放入。一個類里的照片一般按時間先后依次放入。 2010年85 按問題按問題年度進(jìn)行分類的，則將照片對應(yīng)分類方案按問年度進(jìn)行分類的，則將照片對應(yīng)分類方案按問題分開，如上述的黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。同一問題的照題分開，如上述的黨群類、行政類、

6、業(yè)務(wù)類。同一問題的照片組成一卷，即黨群類的照片按照年度依次放入照相冊中組片組成一卷，即黨群類的照片按照年度依次放入照相冊中組成一卷（冊），直至放滿一卷（冊）為止，一個年度的照片成一卷（冊），直至放滿一卷（冊）為止，一個年度的照片一般按時間先后依次放入。依次類推，行政類、業(yè)務(wù)類照片一般按時間先后依次放入。依次類推，行政類、業(yè)務(wù)類照片同樣方法另行組卷。同樣方法另行組卷。2010年86 對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)相冊對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入相應(yīng)相冊或檔案袋、檔案盒中，按照片號順序排列，其說明可另外書或檔案袋、檔案盒中，按照片號順序排列，其說明可另外書寫，與照片一同保

7、存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。其存放地址。 2010年87 照片的編號照片的編號 照片號用照片號用“卷號卷號張?zhí)枏執(zhí)枴北硎荆幢硎?，即“照片檔案案卷流照片檔案案卷流水號水號卷內(nèi)照片流水號卷內(nèi)照片流水號”。每卷內(nèi)的照片均從。每卷內(nèi)的照片均從1開始編張開始編張?zhí)?，并在照片背面寫上相?yīng)的照片號，以便提供利用后歸號，并在照片背面寫上相應(yīng)的照片號，以便提供利用后歸入原位。入原位。2010年88 照片說明的編寫照片說明的編寫 單張照片

8、說明：一是符號說明，包括照片號、參見號單張照片說明：一是符號說明，包括照片號、參見號（是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號）二（是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號）二是文字說明，包括時間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影是文字說明，包括時間、事由、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。者等六要素。2010年89 組合照片說明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順組合照片說明：一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，應(yīng)擬寫組合照片說明。序排列后，應(yīng)擬寫組合照片說明。 一是要概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其一是要概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其 他需要說明的事項。他需要說明

9、的事項。 二是要指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。二是要指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。 三是同組中的每張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角三是同組中的每張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號。或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號。 四是組合照片說明可放在本組照片第一張照片的上方。四是組合照片說明可放在本組照片第一張照片的上方。2010年90 照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)照片檔案案卷格式：采用統(tǒng)一式樣、規(guī)格的照片檔案相冊，不一式樣、規(guī)格的照片檔案相冊，不用普通的照相簿。用普通的照相簿。 卷內(nèi)目錄的填寫：每卷照片卷內(nèi)目錄的填寫：每卷照片檔案都要填寫卷內(nèi)目錄，欄目有：檔案都要填寫卷內(nèi)目錄，欄目有：照片照片/底片號

10、、題名、拍攝時間、備底片號、題名、拍攝時間、備注，單張照片逐條填寫，一組照片注，單張照片逐條填寫，一組照片可概括該組照片基本內(nèi)容填寫一條可概括該組照片基本內(nèi)容填寫一條內(nèi)目。內(nèi)目。2010年91 備考表的填寫：填寫立卷人、檢查人姓名、立卷時間。備考表的填寫：填寫立卷人、檢查人姓名、立卷時間。 案卷內(nèi)封面的填寫：案卷內(nèi)封面的填寫： 第一欄：填寫單位全稱。第二欄：按問題第一欄：填寫單位全稱。第二欄：按問題年度分類的，年度分類的，應(yīng)填寫問題名稱，按年度應(yīng)填寫問題名稱，按年度問題分類的，可不填。第三欄（中問題分類的，可不填。第三欄（中間空白處）：填寫案卷標(biāo)題：按問題間空白處）：填寫案卷標(biāo)題：按問題年度分

11、類組卷的，題名年度分類組卷的，題名為：為：XXX（單位名稱）二（單位名稱）二X二二X年黨群工作活動照年黨群工作活動照片；按年度片；按年度問題分類組卷的，題名為：問題分類組卷的，題名為：XXX（單位名稱）二（單位名稱）二X年工作活動照片。另案卷號、保管期限號、卷內(nèi)照片張年工作活動照片。另案卷號、保管期限號、卷內(nèi)照片張數(shù)等欄目如實填寫。數(shù)等欄目如實填寫。 XXXX鎮(zhèn)人民政府鎮(zhèn)人民政府本鎮(zhèn)2010年92 脊背的填寫：如照片冊脊背有固定欄目的，可如實脊背的填寫：如照片冊脊背有固定欄目的，可如實填寫，如沒有，則可貼四線標(biāo)簽，第一格填全宗號，第二填寫，如沒有，則可貼四線標(biāo)簽，第一格填全宗號，第二格填目錄號

12、，第三格填案卷流水號，第四格填卷內(nèi)照片起格填目錄號，第三格填案卷流水號，第四格填卷內(nèi)照片起止號。止號。 案卷目錄的編制：欄目有檔號、題名、日期、張數(shù)、案卷目錄的編制：欄目有檔號、題名、日期、張數(shù)、保管期限、備注。保管期限、備注。2010年93 2錄音帶、錄像帶的整理錄音帶、錄像帶的整理 錄音帶一般單位形成不是很多，可以不再具體分類。錄音帶一般單位形成不是很多，可以不再具體分類。 一個錄音帶就是一個保管單位，即一盒，按照時間順序一個錄音帶就是一個保管單位，即一盒，按照時間順序編一個大流水號即可。編一個大流水號即可。 錄音帶盒子脊背上貼上四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第錄音帶盒子脊背上貼上四線標(biāo)簽：第

13、一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填流水號。二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填流水號。 編制錄音帶案卷目錄。其中題名擬寫可參照照片說明的編制錄音帶案卷目錄。其中題名擬寫可參照照片說明的寫法，另備注中還要注明播放設(shè)備的規(guī)格要求。寫法，另備注中還要注明播放設(shè)備的規(guī)格要求。 錄像帶的整理同上。錄像帶的整理同上。 2010年94 3光盤檔案的整理：光盤檔案的整理： 一般要求按年度，或按專題，或按數(shù)據(jù)形成一張或多張一般要求按年度，或按專題，或按數(shù)據(jù)形成一張或多張光盤，同時應(yīng)在相應(yīng)的載體中制作出對應(yīng)的機(jī)讀目錄或存儲光盤，同時應(yīng)在相應(yīng)的載體中制作出對應(yīng)的機(jī)讀目錄或存儲內(nèi)容說明。內(nèi)容說明

14、。 一張光盤即自然形成一個保管單位，每張光盤按要求寫一張光盤即自然形成一個保管單位，每張光盤按要求寫好文字說明及播放設(shè)備的規(guī)格要求。每張光盤盒子背脊貼四好文字說明及播放設(shè)備的規(guī)格要求。每張光盤盒子背脊貼四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填光盤流水號。號，第四格填光盤流水號。 光盤也可以放入光盤檔案冊中，每張光盤按要求寫好文光盤也可以放入光盤檔案冊中，每張光盤按要求寫好文字說明。字說明。2010年95 光盤檔案冊脊背填寫，可直接按上面的欄目填寫，也光盤檔案冊脊背填寫，可直接按上面的欄目填寫，也可貼與單張光盤脊背相同

15、的四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，可貼與單張光盤脊背相同的四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填冊內(nèi)光盤起第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填冊內(nèi)光盤起止號。一個單位內(nèi)要統(tǒng)一選用填寫脊背或貼標(biāo)簽兩種方法止號。一個單位內(nèi)要統(tǒng)一選用填寫脊背或貼標(biāo)簽兩種方法中的一種，不能兩種方法混用。中的一種，不能兩種方法混用。 光盤檔案目錄按設(shè)置的內(nèi)容和格式填寫，要按光盤檔案目錄按設(shè)置的內(nèi)容和格式填寫，要按“張張”為單位進(jìn)行登錄。備考表填寫參考照片檔案填寫要求。為單位進(jìn)行登錄。備考表填寫參考照片檔案填寫要求。2010年96 4實物檔案的整理實物檔案的整理 （1）分類排序）分類排序 實物檔

16、案按證書、獎牌、獎杯、實物檔案按證書、獎牌、獎杯、錦旗錦旗分類，同一類的實物檔案分類，同一類的實物檔案按時間順序排列，時間相同的可根按時間順序排列，時間相同的可根據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序。據(jù)其內(nèi)容按重要程度排序。 （2）貼標(biāo)簽）貼標(biāo)簽 采用四線標(biāo)簽：第一格填全宗采用四線標(biāo)簽：第一格填全宗號，第二格填目錄號，第三格填分號，第二格填目錄號，第三格填分類號，第四格填類內(nèi)實物流水號。類號，第四格填類內(nèi)實物流水號。標(biāo)簽位置一般貼在實物背面右上方，標(biāo)簽位置一般貼在實物背面右上方，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。2010年97 （3）編制目錄）編制目錄 實物檔案目錄內(nèi)容有：檔號

17、、責(zé)任者、題名、時間、實物檔案目錄內(nèi)容有：檔號、責(zé)任者、題名、時間、載體、互見號、備注。大部分欄目填寫與文書檔案、科技載體、互見號、備注。大部分欄目填寫與文書檔案、科技檔案的要求相同，互見號填寫該實物承載內(nèi)容所對應(yīng)的文檔案的要求相同，互見號填寫該實物承載內(nèi)容所對應(yīng)的文書檔案的檔號。書檔案的檔號。2010年98 第四步第四步 上架入柜上架入柜 照片檔案上架要豎放，不應(yīng)相疊平放；錄音照片檔案上架要豎放，不應(yīng)相疊平放；錄音(像像)帶、磁帶帶、磁帶分別單個放入塑料盒或?qū)Ｓ觅A存柜（防磁柜）平放，沒有防磁分別單個放入塑料盒或?qū)Ｓ觅A存柜（防磁柜）平放，沒有防磁柜的單位可放入鐵制檔案箱或密集架上，不能放置樟腦丸等揮柜的單位可放入鐵制檔案箱或密集架上，不能