文書檔案管理制度范文.doc

1、文書檔案管理制度范文文書檔案工作之我見檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責(zé)任。通過一年的學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)踐談?wù)剬?duì)做好文書和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)

2、導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文

3、件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。

4、而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的歸檔文件整理規(guī)則，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。3、改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接

5、收、鑒定，已是勢(shì)在必行。以件為單位組卷并輔助以計(jì)算機(jī)管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時(shí)剔除無保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時(shí)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，極大提高了工作效率。三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更

6、新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，

7、才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳檔案法、檔案人員職業(yè)道德、文書學(xué)和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理_的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。2、文書管理人員應(yīng)該認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到以下十點(diǎn)：一、做好上級(jí)文件的接收、打印、分類、登記工作，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。嚴(yán)格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時(shí)呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時(shí)做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時(shí)備用查閱。二、負(fù)

8、責(zé)黨政部門的文件、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表、信函的打印、復(fù)印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時(shí)登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質(zhì)量。三、負(fù)責(zé)向校區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送文件、材料；取送報(bào)刊信件并負(fù)責(zé)分發(fā)。負(fù)責(zé)到校外等單位取送文件、材料和復(fù)印文件、材料等。接轉(zhuǎn)電話，下達(dá)校內(nèi)臨時(shí)性通知等。四、負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實(shí)落實(shí)電子公文接收工作管理制度，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，確保電子公文接收辦理的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。五、及時(shí)收集、催要校內(nèi)各組室、各部門應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準(zhǔn)備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。六、負(fù)責(zé)升旗、集會(huì)等_活動(dòng)的出勤檢查；與辦公室其他人員

9、共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計(jì)工作；做好教職工月工作量津貼和學(xué)校考核效益獎(jiǎng)的計(jì)算統(tǒng)計(jì)工作。七、保管學(xué)校禮品及行政辦公室公共財(cái)產(chǎn)；保管辦公用品并負(fù)責(zé)分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識(shí)。八、做好校外來訪人員的接待工作。九、負(fù)責(zé)節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報(bào)文件。十、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。3、強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省_局及地市_局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，

10、提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。4、確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行

11、為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵(一)具體到一個(gè)立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。集工作包括三方面內(nèi)容：一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。1、歸檔范圍(1)確定歸檔范圍需考慮三個(gè)因素a機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)b文辦

12、理完畢c有查考利用價(jià)值(2)內(nèi)容a級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文b級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料c級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文d級(jí)或不相隸書機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?3)注意問題：a合辦理的公文；b本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí)c本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文如計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄2、歸檔時(shí)間一般在第二年_月底之前3、歸檔要求a類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)b卷封面填寫、卷內(nèi)文件排列、編頁、目錄及備考；c案卷要系統(tǒng)排列，交接時(shí)履行手續(xù)；d字跡材料要符合耐久性要求；e公文必須是正式的生效的公文(二)嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量。歸檔的文件材料應(yīng)

13、當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映單位的主要職能。(三)建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集1、將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責(zé)任制。2、建立外出開會(huì)人員帶回材料歸檔制度。3、保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度(四)明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整1、公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負(fù)責(zé)收集。2、于各種會(huì)議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部

14、門移交。3、位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等應(yīng)由文書人員負(fù)責(zé)收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。4、各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。五、加強(qiáng)入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價(jià)值1、改革現(xiàn)行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定工件依據(jù)的文書檔案保管期限表存在諸多對(duì)鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，_、下級(jí)報(bào)送文件、上級(jí)下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進(jìn)館后多數(shù)無人問津，占據(jù)了庫房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個(gè)單位角度劃定保管期限，必然會(huì)

15、導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級(jí)單位報(bào)送的年度以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時(shí)解決，進(jìn)館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時(shí)不易掌握。如長期為_年，跨越年度如此之大，令鑒定人員無所適從。2、注重進(jìn)館質(zhì)量，少一些無價(jià)值檔案進(jìn)館。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對(duì)案卷進(jìn)行的檢查。在這三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)

16、量的關(guān)鍵，_局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。因此為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時(shí)監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)館之前。3、在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。主要是對(duì)館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制定鑒定計(jì)劃；對(duì)雖未到期但實(shí)踐證明已無利用價(jià)值的檔案進(jìn)行調(diào)查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。4、對(duì)文書檔案堅(jiān)定定之后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審。到期檔案的復(fù)審工作是對(duì)入選文書做最后的確認(rèn)，應(yīng)本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“_從細(xì)，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進(jìn)行。還要運(yùn)用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷(件)為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁的進(jìn)行_鑒定。5、復(fù)審之后還要對(duì)不合格文件進(jìn)行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成，對(duì)經(jīng)過鑒定