適用于辦公室日常工作的EXCEL技巧

1、EXCEL培訓(xùn)1、刪除單元格 直接在要刪除的單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊選擇“刪除單元格”命令，也可以打開“刪除單元格”對話框。刪除表格中的行、列及單元格時，不能通過按鍵盤上的刪除鍵【Delete】來刪除，因為按【Delete】鍵，只能刪除單元格中的內(nèi)容，而不能刪除線條。2、刪除列 第1步 選擇要刪除的一列或多列。第2步 單擊“表格工具”下的“布局”選項卡，單擊“刪除”按鈕，再單擊“刪除列”命令。3、疊字輸入 在漢字中經(jīng)常遇到重疊字，在Word屮輸入時除了利用輸入法自帶的功能快速輸入外，還可以按鍵盤上的Alt+Enter組合鍵，便可輕松輸入，如在輸入“爸”字后，按組合鍵Alt+

2、Enter,便可再輸入一個“爸”字。4、設(shè)置輸入信息有效性 選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】|【有效性】菜單項，打開【數(shù)據(jù)有效性】對話框。切換到【設(shè)置】選項卡中，分別在【允許】、【數(shù)據(jù)】下拉列表中選擇【任何值】和【介于】選項，在【最小值】、【最大值】文本框中分別輸入值。單擊按鈕返回到工作表中。當(dāng)用戶在輸入過程中輸入了不合要求的數(shù)據(jù)時，就會彈出【Microsoft Excel】對話框，提示所輸入的信息有誤。5、指定每行字符數(shù) 第1步 在“頁面布局”選項卡下的“頁面設(shè)置”組中，單擊對話框啟動器。第2步 在“頁面設(shè)置”對話框的“文檔網(wǎng)絡(luò)”選項卡中，選中“網(wǎng)格”欄下的“指定行和字符網(wǎng)格”單選按

3、鈕，在“字符數(shù)”欄下的“每行”后輸入每頁行數(shù)，再單擊“確定”按鈕即可。6、應(yīng)用樣式 第1步 選擇要應(yīng)用樣式的文本。第2步 在“開始”選項卡下的“樣式”組中，在快速樣式庫里找到所需的樣式，單擊即可。7、鏈接至活動文檔項目 單擊Office按鈕丨準(zhǔn)備丨屬性命令，彈出文檔屬性窗口，單擊左上角的文檔屬性按鈕，單擊高級屬性按鈕，彈出屬性對話框，切換到自定義選項卡。在名稱文本框中輸入自定義屬性的名稱。選中鏈接到內(nèi)容復(fù)選框。如果沒有為要鏈接的項目創(chuàng)建書簽，則無法選中鏈接到內(nèi)容復(fù)選框。在源列表中單擊標(biāo)簽的名稱，單擊添加按鈕，再單擊”確定按鈕完成設(shè)置。8、選中工作表中的空白區(qū)域 如果用戶想選中某一區(qū)域周圍的空白

4、區(qū)域，用戶可以先選中該區(qū)域，然后將鼠標(biāo)指針移動到該區(qū)域的邊框處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙十字箭頭時，按下【Shift】鍵，同時雙擊鼠標(biāo)左鍵，此時，從該區(qū)域起鼠標(biāo)指針?biāo)赶蛭恢玫目瞻讌^(qū)域被選定。9、通過設(shè)置單元格格式為表格添加斜線 選中單元格A1:A4，單擊【格式】|【單元格】菜單項打開【單元格格式】對話框。切換到【對齊】選項卡中，在【文本控制】組合框中選中【合并單元格】復(fù)選框。切換到【邊框】選項卡中，在【邊框】組合框中選中【對角線】按鈕。單擊【確定】按鈕，則設(shè)置好的單元格如下圖所示。向設(shè)置好的單元格中輸入信息。在輸入信息時為了使單元格的最終形式美觀，可以通過在單元格中輸入空格來調(diào)整單元格中的內(nèi)容。10

5、、在打印預(yù)覽下編輯文檔 一般情況下，用戶使用“打印預(yù)覽”功能進(jìn)行文檔打印前的預(yù)覽工作。一旦發(fā)現(xiàn)需要修改的地方，就單擊預(yù)覽界面下的“關(guān)閉”按鈕，回到編輯視圖下進(jìn)行修改。其實，我們可以在不退出預(yù)覽的情況下直接對文檔進(jìn)行編輯。在“打印預(yù)覽”狀態(tài)下，單擊“打印預(yù)覽”丨“預(yù)覽”命令，選中“放大鏡”復(fù)選框，就可以在打印預(yù)覽界面中直接編輯文檔，而不用關(guān)閉打印預(yù)覽了。11、修改目錄文字樣式 目錄默認(rèn)使用的字體為宋體，如果想讓文檔更灑脫、漂亮，則可以修改目錄文字的格式。修改目錄文字樣式的操作步驟如下。第1步 將光標(biāo)定位在需要插入目錄的位置，確定插入點，單擊“引用”選項卡，切換到“引用”選項卡工具按鈕界面。第2步

6、 在“目錄”工具塊中單擊“目錄”工具按鈕，打開下拉列表，單擊選擇“插入目錄”命令，打開“目錄”對話框。第3步 單擊“修改”按鈕，打開“樣式”對話框，單擊選擇目錄級別，單擊“修改”按鈕。第4步 在“修改樣式”對話框中設(shè)置字體、字形、顏色、大小等格式，設(shè)置完畢后單擊“確定”按鈕。第5步 在“樣式”對話框中單擊“確定”按鈕，在“目錄”對話框中單擊“確定”按鈕。12、在輸入文字時保持單元格寬度不改變 默認(rèn)情況下，當(dāng)輸入文字超過單元格寬度時，該列寬度會增加，同時相鄰列的寬度會減少，這勢必會影響表格的整體美觀。要實現(xiàn)單元格寬度不隨輸入文字多少改變，操作方法如下。第1步 將光標(biāo)置于要調(diào)整的表格任意單元格內(nèi)。

7、第2步 在“表格工具”下的“布局”選項卡下的“單元格大小”組中，單擊“自動調(diào)整”按鈕，選擇“固定列寬”命令即可。提示：設(shè)置完成后，當(dāng)輸入的文字超過該單元格寬度時，單元格寬度不改變，但是該行高度會增加，同時文字會自動換行。提示：如果給表格行高也設(shè)置了固定值，則行高不會增加，超過的文字內(nèi)容將不可見。13、使工作表適應(yīng)頁面寬度 打印預(yù)覽時如果發(fā)現(xiàn)工作表的寬度超過了頁面，可以通過以下幾種方法使工作表與頁面寬度相適應(yīng)。(1)單擊【文件】|【頁面設(shè)置】菜單項打開【頁面設(shè)置】對話框，切換到【頁面】選項卡中，在【方向】組合框中選中【橫向】單選按鈕，再單擊【確定】按鈕即可。(2)根據(jù)(1)的方法打開【頁面設(shè)置】

8、對話框，切換到【頁面】選項卡中，在【縮放】組合框中選中【調(diào)整為】單選按鈕，在【頁寬】微調(diào)框中輸入“1”，在【頁高】微調(diào)框中輸入“1”，再單擊【確定】按鈕即可。(3)根據(jù)(1)的方法打開【頁面設(shè)置】對話框，切換到【頁邊距】選項卡中，根據(jù)實際需要調(diào)整上、下、左、右的寬度，同時也可以調(diào)整頁眉和頁腳的寬度，調(diào)整完畢后單擊【確定】按鈕即可。14、更改頁邊距 1.單擊頁面布局丨頁面設(shè)置丨頁邊距丨自定義邊距命令，彈出頁面設(shè)置對話框。2.在頁邊距選項卡下的頁邊距”選項組中設(shè)備各項值，單擊確定按鈕完成設(shè)置。15、使用部分自動套用格式 使用部分自動套用格式的具體操作步驟如下。步驟1 在工作表中，選擇需要應(yīng)用分級顯

9、示樣式的單元格區(qū)域。步驟2 在菜單欄上選擇“格式自動套用格式”命令。步驟3 彈出“自動套用格式”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出擴(kuò)展區(qū)域，在其中選擇需要的格式類型。步驟4 在列表框中選擇需要的樣式，然后單擊“確定”按鈕。16、打印沒有網(wǎng)格線的工作表。激活要打印的工作表，單擊【文件】|【頁面設(shè)置】菜單項，打開【頁面設(shè)置】對話框。切換到【工作表】選項卡中，在【打印】組合框中撤選【網(wǎng)格線】組合框，單擊【確定】按鈕關(guān)閉對話框執(zhí)行打印操作后即可打印出沒有網(wǎng)格線的工作表。17、快速定位到行首單元格 不管活動單元格在該行的哪個單元格，只要按下鍵盤上的【Ctrl+】組合鍵，活動單元格就會馬上定位到該行的第一個單

10、元格?？焖俣ㄎ坏叫惺讍卧襁€可按【Home】鍵。18、在兩個工作表單元格之間創(chuàng)建超鏈接 選中要創(chuàng)建超鏈接的單元格，單擊【插入】|【超鏈接】菜單項，打開【插入超鏈接】對話框，選擇所要鏈接的內(nèi)容所在的位置。單擊【書簽】按鈕打開【在文檔中選擇位置】對話框，在【或在這篇文檔中選擇位置】列表框中選擇【員工薪金表】選項，在【請鍵入單元格引用】文本框中輸入所要引用的單元格。兩次單擊【確定】按鈕，關(guān)閉兩個對話框。建立超鏈接的單元格顯示為藍(lán)色且具有下劃線，單擊該單元格可以鏈接到相應(yīng)的單元格上。19、選擇單元格 選定單元格是表格編輯的最基本操作之一。要對表格的單元格、行或列進(jìn)行操作，必須要先選定。選擇單元格時，只

11、需要將鼠標(biāo)指針指向要選擇范圍的起始單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動至要選擇范圍的末尾單元格后松開左鍵即可。如果要選擇的范圍比較大，拖動不方便時，可以將光標(biāo)定位在要選擇單元格范圍的起始單元格，然后按住鍵盤【Shift】鍵，再單擊要選擇單元格范圍的最后一個單元格。如果只選擇一個單元格，則將鼠標(biāo)指針指向單元格左下角，鼠標(biāo)指針變成”形狀后單擊即可。有時需要對表格中多個不連續(xù)的單元格進(jìn)行相同的操作，則按住鍵盤【Ctrl】鍵，指針指向單元格的左下角，變成“”形狀后單擊，可以選擇不連續(xù)的多個單元格。20、調(diào)整單元格寬度 第1步 選擇想要調(diào)整的單元格。第2步 將光標(biāo)置于要調(diào)整的單元格的右側(cè)表線，直到出現(xiàn)左右調(diào)整箭

12、頭。第3步 按下鼠標(biāo)左鍵向左或向右拖動即可實現(xiàn)列寬的減少或增加。如果用戶相同時更改多行的高度或者多列的寬度，可通過以下步驟來實現(xiàn)。先選中一列或者一行，按下【Ctrl】鍵后依次選中要更改的行或者列。將鼠標(biāo)移到所選中的區(qū)域內(nèi)任意一行或者一列的標(biāo)號處，當(dāng)鼠標(biāo)變成形狀時，按住鼠標(biāo)左鍵拖動到合適的位置，松開鼠標(biāo)后，所有選中的行或者列都調(diào)節(jié)成了相同的尺寸。21、設(shè)置頁面邊框 在頁面周圍添加邊框，可以使文檔得到不同凡響的頁面外觀效果。除了線型邊框外，還可以在頁面周圍添加Word提供的藝術(shù)型邊框。例如，一個有著杯形蛋糕或錐形冰淇淋邊框的宴會請柬可能會更加吸引客人的注意。設(shè)置頁面邊框的操作步驟如下。第1步 單擊

13、“頁面布局”選項卡，單擊“頁面背景”工具塊中的“頁面邊框”工具按鈕，打開“邊框和底紋”對話框。第2步 單擊“頁面邊框”選項卡，設(shè)置頁面邊框線條樣式、顏色、寬度。第3步 單擊“應(yīng)用于”文本框，在下拉列表中單擊選擇應(yīng)用范圍，單擊“確定”按鈕。提示：在“邊框和底紋”對話框的“應(yīng)用于”文本框中選擇不同的應(yīng)用范圍，可以對整篇文檔中的所有頁添加邊框，也可以為文檔的個別頁添加邊框。22、更改表格里的文字方向 第1步 選擇要更改文字方向的一個或多個單元格。第2步 在“表格工具”下的“布局”選項卡下的“對齊方式”組中，單擊“文字方向”按鈕即可實現(xiàn)文字的垂直排列。23、添加頁碼日期和時間等信息 1.單擊插入丨頁眉

14、和頁腳丨頁眉丨編輯頁眉命令，進(jìn)入頁眉與頁腳的設(shè)計狀態(tài)。2.如果要將頁碼置于頁面底部，則單擊設(shè)計丨導(dǎo)航丨轉(zhuǎn)至頁腳命令進(jìn)行切換。3.單擊設(shè)計丨插入丨日期和時間命令，可添加日期和時間信息。4.單擊關(guān)閉按鈕完成操作。24、精確調(diào)整單元格列寬和行高 步驟1 單擊需要設(shè)置最適宜的列寬的列中任意單元格，或最適宜的行高的行中任意單元格。步驟2 如果要精確調(diào)整單元格的列寬，則在菜單欄上選擇“格式列列寬”命令。如果用戶需要精確調(diào)整單元格的行高，則在菜單欄上選擇“格式行行高”命令。步驟3 彈出“列寬”對話框，此時只需在“列寬”文本框中輸入具體的數(shù)值，然后單擊“確定”按鈕即可。25、為工作表重新命名 工作表在建立之初

15、，總是將其名稱默認(rèn)為Sheet1或Sheet2等，為了便于以后對工作表的查詢，用戶可以給其定義一個易于識別的名稱。(1)雙擊工作表左下方的【標(biāo)簽】，輸入新的名稱按下【Enter】鍵即可。(2)右單擊工作表【標(biāo)簽】，在快捷菜單中單擊【重命名】菜單項，然后輸入新的名稱并按下【Enter】鍵即可。26、快速錄入序列編號 在使用Excel2007處理日常工作中，經(jīng)常碰到需要輸入有規(guī)律的遞增或遞減序列編號的情況，如“001，002，003”等。對于這樣的序列編號，只需拖動填充柄填充就可以了，操作方法如下：按住編號單元格右下角的小方框（俗稱“填充柄”，將鼠標(biāo)移動到它上面的時候會變成黑十字形+)往下拖到需要

16、連續(xù)的序列編號單元格后松開鼠標(biāo)左鍵即可。27、拆分工作表 編輯工作表時，有時由于表格內(nèi)容過長，不能同時瀏覽同一表格的不同部分。盡管可以使用滾動條，但操作十分煩瑣。這時，我們就可以使用Excel的“拆分”功能。1.選擇要進(jìn)行拆分的工作表。2.單擊“視圖”丨“窗口”丨“拆分”命令。此時，系統(tǒng)自動將工作表拆分為4個獨(dú)立的窗口。提示如果對系統(tǒng)自動拆分不滿意，可以用鼠標(biāo)來分別調(diào)整4個窗口的大小。如果要關(guān)閉拆分效果，可以通過單擊“視圖”丨“窗口”丨“取消拆分”命令來將其撤銷。當(dāng)用戶成功定位到工作表的不同部分時，就可以對其進(jìn)行操作，一般需要凍結(jié)操作的兩個窗口，免得誤操作，操作方法為單擊“視圖”丨“窗口”丨“

17、凍結(jié)窗格”命令。28、分欄 分欄，就是將某一部分文檔或整篇文檔分成具有相同欄寬或不同欄寬的多個欄。利用Word的分欄排版功能，可以在文檔中建立不同數(shù)量或不同版式的欄。分欄后，Word的正文將逐欄排列。欄中文本的排列順序是從最左邊的一欄開始，自上而下地填滿一欄后，再自動從一欄的底部接續(xù)到右邊相鄰一欄的頂端，并開始新的一欄。對文檔分欄的操作步驟如下。第1步 選擇要分欄的段落，單擊“頁面布局”選項卡，切換到“頁面布局”選項卡工具按鈕界面。第2步 單擊“頁面設(shè)置”工具塊中的“分欄”工具按鈕，打開下拉列表，單擊“更多分欄”命令，打開“分欄”對話框。第3步 選擇欄數(shù)或分欄樣式，調(diào)整欄寬、欄間距，以及設(shè)置分隔線，最后單擊“確定”按鈕。如果要分成更多的欄，則可以在“分欄”對話框中直接單擊“列數(shù)”文本框右側(cè)的微調(diào)按鈕，直到文本框中的數(shù)字變?yōu)樗枰臋跀?shù)，但最多只能分成11欄。如果要將各欄的欄寬設(shè)置成不一樣，則在“分欄”對話框中單擊“欄寬相等”復(fù)選框，取消選擇該復(fù)選框前的“”標(biāo)記，然后在“寬度和間距”區(qū)域中就可以進(jìn)行調(diào)整了。如果不需要對分欄進(jìn)行精確設(shè)置，則可以在單擊“